超详细！手把手教你用 Excel 轻松打造高效仓库进销存管理系统

一、仓库进销存管理与Excel的缘分

在仓库管理中，进销存管理可是核心任务。进，就是货物的采购入库；销，代表着货物的销售出库；存，指的是库存数量的管理。做好进销存管理，能让仓库运营更高效，避免货物积压或缺货的情况。

Excel的优势：Excel是一款大家都比较熟悉的办公软件，它操作相对简单，而且有强大的表格处理和数据计算功能。对于一些小型仓库或者刚开始进行仓库管理的人来说，用Excel来做进销存管理是个不错的选择。比如，小张经营着一家小文具店，他的仓库规模不大，用Excel就能轻松记录每天的进货、销售和库存情况。

二、搭建基础的进销存表格

创建进货表格：我们要创建一个进货表格。表格的列标题可以有“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“规格型号”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。举个例子，假如某一天从晨光文具厂进了一批中性笔，在“进货日期”这栏就填写当天的日期，“供应商名称”写晨光文具厂，“商品名称”是中性笔，后面依次填写规格型号、数量、单价等信息。“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算得出，在Excel里设置好公式就行。

制作销售表格：销售表格和进货表格类似，列标题可以有“销售日期”“客户名称”“商品名称”“规格型号”“销售数量”“销售单价”“销售金额”。比如，小李来店里买了5支中性笔，在销售表格里就按照对应的列填写相关信息。同样，“销售金额”也可以用公式计算。

设立库存表格：库存表格是核心，它要能实时反映商品的库存数量。列标题可以有“商品名称”“规格型号”“期初库存数量”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存数量”。“期末库存数量”可以通过“期初库存数量”加上“本期进货数量”再减去“本期销售数量”得到。比如，期初有100支中性笔，本期进了50支，销售了30支，那么期末库存数量就是100 + 50 - 30 = 120支。

三、数据的录入与更新

及时录入数据：每次有进货或者销售行为发生，都要及时在对应的表格里录入数据。还是拿小张的文具店来说，每天晚上关店后，他就会把当天的进货和销售数据录入到Excel表格里。这样才能保证数据的及时性和准确性。

更新库存数据：随着进货和销售数据的录入，库存表格里的数据也要及时更新。可以通过设置公式让库存数据自动更新，这样就不用手动一个个去计算了。比如，当在进货表格里录入新的进货数据后，库存表格里的“本期进货数量”会自动更新，进而“期末库存数量”也会自动重新计算。

数据的核对：定期对录入的数据进行核对是很有必要的。比如每周或者每月，把实际的库存数量和Excel表格里的库存数据进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，可能是录入错误，也可能是货物在搬运过程中有损坏等情况。

四、利用Excel的函数进行数据分析

SUM函数：SUM函数可以用来求和。比如，我们想知道某个月的总进货金额，就可以用SUM函数把这个月进货表格里所有的“进货金额”相加。在Excel里，选中要计算总和的单元格区域，然后在编辑栏输入“=SUM( )”，把单元格区域的范围写在括号里就行。

VLOOKUP函数：VLOOKUP函数可以进行数据的查找和匹配。比如，在销售表格里，我们只知道商品名称，想查找对应的规格型号，就可以用VLOOKUP函数。它能在另一个表格里快速找到匹配的数据并显示出来。

IF函数：IF函数可以进行条件判断。比如，我们可以设置一个条件，如果库存数量低于某个数值，就提示“库存不足”。在Excel里输入“=IF(库存数量单元格<设定值,"库存不足","")”，这样当库存数量低于设定值时，就会显示“库存不足”。

五、制作图表直观展示数据

柱状图展示进销情况：可以用柱状图来展示不同商品的进货和销售数量。比如，把不同商品的进货数量和销售数量用柱状图表示出来，这样一眼就能看出哪些商品进货多，哪些商品销售好。在Excel里选中要制作图表的数据，然后点击“插入”菜单，选择柱状图类型就行。

折线图展示库存变化：折线图适合展示库存数量随时间的变化情况。比如，以月份为横轴，库存数量为纵轴，用折线图展示每个月的库存数量变化。这样可以直观地看到库存是在增加还是减少。

饼图展示销售占比：饼图可以用来展示不同商品的销售金额占总销售金额的比例。比如，我们能清楚地看到哪种商品的销售贡献最大。同样在Excel里选择数据，插入饼图即可。

六、遇到问题怎么办

数据丢失问题：有时候可能会因为电脑故障或者误操作导致数据丢失。所以要养成定期备份Excel文件的习惯，比如每天下班前把文件复制一份到移动硬盘或者云盘里。

公式错误问题：如果发现计算结果不对，可能是公式设置有问题。要仔细检查公式，看看引用的单元格是否正确，公式的语法是否有误。

数据过多处理慢问题：当数据量越来越大时，Excel的处理速度可能会变慢。这时候可以考虑对数据进行分类整理，或者使用数据透视表来快速分析数据。

七、建米软件的助力

当仓库规模逐渐扩大，业务变得复杂，Excel可能就有点力不从心了。这时候可以试试建米软件。建米软件在仓库进销存管理方面功能强大，它可以实现数据的实时同步和自动化处理，避免了手动录入数据的繁琐和错误。而且它还能生成更专业的报表和分析图表，帮助管理者更好地做出决策。比如，它能快速分析出哪些商品是畅销品，哪些商品容易积压，让仓库管理更加科学高效。

以上就是用Excel进行仓库进销存管理的一些方法和要点，希望能对大家有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做仓库进销存管理有什么优点？

我听说很多小仓库管理员都喜欢用 Excel 来做进销存管理呢，我就想知道它到底有啥优点能这么受欢迎。下面就来唠唠。

操作简单：Excel 大家都比较熟悉，基本上稍微懂点电脑操作的人都能上手。不像一些专业的管理软件，还得专门去学习怎么用。

成本低：不用花钱去买专门的仓库管理软件，只要有个电脑装上 Excel 就能用。对于一些小仓库或者刚开始做仓库管理的人来说，能省不少钱。

灵活性高：可以根据自己仓库的实际情况随意设计表格。比如你仓库里的货品分类比较特殊，就可以按照自己的想法去设置列和行，记录各种数据。

方便共享：做好的 Excel 表格可以很容易地通过邮件、聊天软件等方式发给同事或者上级。大家都能及时看到仓库的进销存情况。

数据处理方便：Excel 有很多函数可以用，像求和、平均数等。能快速对仓库的进销存数据进行统计和分析，帮你了解仓库的运营状况。不过呢，要是仓库业务越来越复杂，Excel 的局限性也会慢慢显现出来，这时候就可以考虑像建米软件这样专业的仓库管理软件啦。

二、用 Excel 做仓库进销存管理有哪些局限？

朋友说 Excel 做仓库进销存管理虽然方便，但也有不少问题。我就想知道到底有啥局限。下面就来说说。

数据安全性低：Excel 表格一般存在自己电脑里，如果电脑出问题，比如硬盘坏了、中病毒了，数据就可能丢失。不像专业软件有数据备份和恢复功能。

难以实时更新：要是有多人同时操作 Excel 表格，很难保证数据的实时更新。可能你这边改了数据，别人那边还是旧数据，容易造成混乱。

功能有限：Excel 主要就是做表格和简单的数据处理。对于一些复杂的仓库管理功能，像库存预警、批次管理等，就很难实现。

数据分析能力弱：虽然 Excel 有函数，但对于深入的数据分析，比如趋势分析、关联分析等，就不如专业软件强大。很难从大量的数据中挖掘出有价值的信息。

不适合大规模数据：当仓库的货品数量很多，进销存数据量很大时，Excel 表格会变得很卡顿，操作起来很不方便。这时候就需要建米软件这样能处理大规模数据的专业软件来帮忙了。

三、怎么用 Excel 建立仓库进销存管理表格？

假如你想用 Excel 来管理仓库进销存，却不知道怎么建表格，我就来给你说说。我朋友之前也是自己摸索着建表格，费了不少劲呢。

确定表格结构：先想好要记录哪些信息，比如货品名称、规格、入库日期、出库日期、数量等。然后根据这些信息来设计表格的列和行。

设置表头：在表格的第一行，依次输入你确定好的信息名称，像“货品名称”“入库数量”“出库数量”等。

建立数据录入区域：从第二行开始，就是录入具体数据的地方啦。每次有货品入库或者出库，就在对应的行里填上相关信息。

设置计算公式：用 Excel 的函数来计算库存数量。比如库存数量=入库数量 - 出库数量。这样每次录入入库和出库数据，库存数量就会自动更新。

添加筛选和排序功能：可以方便你查找和整理数据。比如你想看看某个货品的进销存情况，就可以通过筛选功能快速找到相关数据。不过如果仓库业务越来越复杂，Excel 表格管理起来就会有些吃力，建米软件可以提供更专业的解决方案。

四、Excel 仓库进销存管理表格怎么维护和更新？

朋友推荐说做好 Excel 仓库进销存管理表格后，维护和更新也很重要。我就想知道具体该怎么做。下面来详细说说。

及时录入新数据：每次有货品入库或者出库，都要马上在表格里更新数据。这样才能保证表格里的数据是最新的。

定期检查数据准确性：隔一段时间，比如一个月或者一个季度，检查一下表格里的数据有没有错误。可以和实际的货品数量进行核对。

清理无用数据：对于一些已经没有用的历史数据，可以适当清理。这样可以让表格更简洁，操作起来也更快。

备份表格：定期把 Excel 表格备份到其他地方，比如移动硬盘或者云盘。以防电脑出问题导致数据丢失。

优化表格结构：随着仓库业务的变化，表格的结构可能需要调整。比如增加新的列或者行。要是觉得 Excel 维护起来越来越麻烦，建米软件能提供更高效的维护和更新方式。