超详细！手把手教你用 Excel 轻松打造实用药品进销存管理系统

一、什么是药品进销存

药品进销存简单来说，就是药品的进货、销售和库存管理。在药店或者医疗机构里，每天都会有药品的采购进来，这就是“进”；顾客来买药，药品卖出去了，这就是“销”；而仓库里还剩下多少药品，就是“存”。做好药品进销存管理非常重要，就好比一个指挥官要清楚自己的弹药储备一样。要是管理不好，可能会出现药品积压过期浪费，或者缺货导致顾客买不到药的情况。

二、准备工作

确定表格内容：在开始用 Excel 做药品进销存之前，得先想清楚表格里要记录哪些信息。一般来说，进货表格要记录药品名称、进货日期、进货数量、进货单价、供应商等信息。销售表格要记录药品名称、销售日期、销售数量、销售单价、顾客信息等。库存表格要记录药品名称、当前库存数量、最低库存预警数量等。

创建工作簿和工作表：打开 Excel 软件，新建一个工作簿。可以把不同的表格放在不同的工作表里，比如一个工作表放进货数据，一个放销售数据，一个放库存数据。给每个工作表取个合适的名字，像“进货表”“销售表”“库存表”，这样以后查找和使用数据就方便多了。

设置表头：在每个工作表的第一行设置好表头，也就是我们前面说的那些信息名称。比如在“进货表”里，第一行依次输入“药品名称”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“供应商”等。设置表头的时候，要注意字体、对齐方式等，让表格看起来整齐美观。

三、制作进货表格

录入基本信息：当有药品进货的时候，就按照表头的信息依次录入。比如进了一批感冒药，就在“药品名称”这一列输入“感冒药”，在“进货日期”输入具体的日期，“进货数量”输入进了多少盒，“进货单价”输入每盒的价格，“供应商”输入是从哪个公司进的货。

计算进货总价：在进货表格里，可以设置一个公式来自动计算每笔进货的总价。比如在“进货总价”这一列对应的单元格里，输入“=进货数量进货单价”（这里假设“进货数量”和“进货单价”所在的列分别是 C 列和 D 列，那公式就是“=C2D2”，然后向下拖动单元格右下角的小方块，就可以自动计算出其他行的进货总价了）。

数据排序和筛选：有时候我们想查看某一段时间内从某个供应商进的货，或者想按照进货数量从大到小排序。这时候就可以用 Excel 的排序和筛选功能。点击数据区域的任意一个单元格，然后在“数据”选项卡中找到“排序”和“筛选”按钮。通过排序和筛选，能更方便地管理和分析进货数据。

四、制作销售表格

记录销售信息：顾客来买药的时候，同样按照表头信息记录。比如顾客买了一盒退烧药，就在“药品名称”里填“退烧药”，“销售日期”填当天日期，“销售数量”填 1 盒，“销售单价”填卖的价格，“顾客信息”可以简单记录一下顾客姓名或者联系方式。

计算销售总额：和进货表格一样，在“销售总额”这一列用公式计算每笔销售的金额。公式是“=销售数量销售单价”。

统计销售情况：可以用 Excel 的数据透视表功能来统计不同药品的销售数量、销售金额等。选中销售表格的数据区域，然后在“插入”选项卡中点击“数据透视表”。在数据透视表的字段列表里，把“药品名称”拖到“行”区域，把“销售数量”和“销售总额”拖到“值”区域，这样就能快速看到每种药品的销售情况了。

五、制作库存表格

初始库存录入：在开始使用这个进销存表格之前，要先把仓库里现有的药品库存数量录入到库存表格里。在“药品名称”列输入药品名字，在“当前库存数量”列输入对应的数量。

库存数量更新：每次有进货或者销售的时候，库存数量都要相应地更新。可以通过公式来实现自动更新。比如在“当前库存数量”列对应的单元格里，用初始库存数量加上进货数量再减去销售数量。假设初始库存数量在 E 列，进货数量在 F 列，销售数量在 G 列，那公式就是“=E2+F2 - G2”。

设置库存预警：为了避免药品缺货，我们可以设置一个最低库存预警数量。在“最低库存预警数量”列输入每种药品的最低库存数量。然后用条件格式功能来突出显示低于最低库存的药品。选中“当前库存数量”列的数据区域，在“开始”选项卡中点击“条件格式”，选择“突出显示单元格规则” - “小于”，输入最低库存预警数量，然后选择一种突出显示的颜色，这样低于最低库存的药品就会很明显地显示出来。

六、数据关联与分析

关联进货、销售和库存数据：通过 VLOOKUP 函数可以把进货、销售和库存表格的数据关联起来。比如在库存表格里，想查看每种药品的进货单价和销售单价，就可以用 VLOOKUP 函数从进货表格和销售表格里引用数据。假设库存表格里“药品名称”在 A 列，要引用进货表格里的“进货单价”，在库存表格的“进货单价”列对应的单元格里输入“=VLOOKUP(A2,进货表!$A$1:$E$100,4,FALSE)”（这里假设进货表格的数据区域是 A1 到 E100）。

数据分析：通过分析这些数据，我们可以了解哪些药品销售得好，哪些药品容易积压。比如通过对比不同时间段的销售数据，看看某种药品的销售趋势是上升还是下降。还可以计算药品的毛利率，毛利率 =（销售总额 - 进货总价）/ 销售总额。通过分析这些数据，能帮助我们做出更好的采购和销售决策。

七、建米软件的推荐

虽然用 Excel 可以做药品进销存管理，但当数据量比较大，业务比较复杂的时候，Excel 可能就有点力不从心了。这时候可以试试建米软件，它专门针对药品进销存管理设计，能自动关联进货、销售和库存数据，实时更新库存数量，还能生成各种详细的报表和分析图表。有了建米软件，能大大提高药品进销存管理的效率和准确性。

以上就是用 Excel 做药品进销存的详细步骤和方法，希望能帮助你更好地管理药品的进货、销售和库存。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做药品进销存难不难呀？

我就想知道，好多人都想用 Excel 做药品进销存，这到底难不难呢。感觉 Excel 挺常见的软件，但是要用来做这么专业的事情，心里还是有点打鼓。

下面来具体说说：

数据录入方面：刚开始录入药品的基本信息，像名称、规格、进价、售价这些，可能会觉得有点繁琐。不过只要细心点，按照一定的顺序来，也不算特别难。比如可以先把同类型的药品放在一起录入，这样能提高效率。

公式运用方面：要计算库存数量、成本、利润等，就需要用到一些公式。像求和、乘积这些简单公式还好说，要是遇到复杂点的函数，可能得花点时间去学习和摸索。不过网上有很多教程，多看看多练习，也能掌握。

数据更新方面：药品每天都有进有出，要及时更新数据。如果业务量小，手动更新还能应付；但要是业务量大，就容易出错或者遗漏。这时候可能就需要一些技巧，比如设置数据验证，避免输入错误的数据。

报表生成方面：生成进销存报表，要把数据整理得清晰明了。这就需要对 Excel 的图表和数据透视表功能有一定了解。要是不熟悉这些功能，做出来的报表可能就不那么直观。建米软件在这方面有专业的报表生成功能，能让报表更加美观和准确。

二、Excel 能满足药品进销存的所有需求吗？

我听说有人用 Excel 做药品进销存，我就好奇它到底能不能满足所有需求呢。毕竟药品进销存涉及的东西还挺多的，感觉 Excel 虽然功能强大，但也不一定能面面俱到。

下面详细分析一下：

基本功能需求：对于记录药品的进货、销售和库存数量这些基本需求，Excel 是完全可以胜任的。可以通过简单的表格来记录每一笔业务，然后进行统计和计算。

数据安全需求：Excel 文件如果没有做好加密和备份，数据容易丢失或者被篡改。药品进销存的数据可是很重要的，一旦出问题就麻烦了。建米软件有更完善的数据安全保障机制，能更好地保护数据。

多用户协作需求：如果是多人同时操作药品进销存系统，Excel 就有点力不从心了。多人同时编辑一个文件，容易出现冲突和数据混乱。而建米软件支持多用户协作，能提高工作效率。

数据分析需求：Excel 虽然能进行一些简单的数据分析，但对于复杂的数据分析，比如预测药品的销售趋势、分析不同药品的利润贡献等，就显得不够强大。建米软件有专业的数据分析模块，能提供更深入的分析结果。

三、用 Excel 做药品进销存需要注意些什么呢？

朋友说用 Excel 做药品进销存挺方便的，但是肯定也有需要注意的地方。我就想知道到底要注意些啥，别到时候出了问题都不知道咋回事。

下面来看看具体注意事项：

数据准确性：录入药品信息的时候，一定要保证准确无误。一个数字输错，可能就会导致库存数量、成本计算错误。比如进价输错了，利润计算就会偏差很大。

表格格式规范：要设计好表格的格式，让数据一目了然。不同的列要有明确的标题，比如进货日期、药品名称、数量等。这样在查找和分析数据的时候会更方便。

备份数据：定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以把备份文件存放在不同的地方，比如移动硬盘或者云盘。这样即使电脑出问题，数据也不会丢失。

及时更新：药品有进有出，要及时更新库存数据。不然库存数量和实际情况不符，会影响采购和销售决策。建米软件可以自动更新数据，减少人工操作的失误。

四、有没有 Excel 做药品进销存的模板可以用呀？

我想知道网上有没有现成的 Excel 做药品进销存的模板可以用呢。要是有模板的话，就可以省不少事，直接在模板基础上修改就行。

下面来了解一下：

模板来源：可以在网上搜索，很多办公软件相关的网站都有免费的模板下载。也可以在一些专业的药品行业论坛找找，说不定有同行分享的模板。

模板适用性：下载的模板不一定完全符合自己的需求，可能需要进行一些修改和调整。比如模板里的列标题和自己想要的不一样，或者缺少某些功能，这时候就需要自己动手改改。

模板安全性：从网上下载模板要注意安全性，有些模板可能带有病毒或者恶意软件。最好从正规的网站下载，下载后先进行杀毒处理。

建米软件模板：建米软件也提供专业的药品进销存模板，这些模板经过精心设计，功能更完善，适用性更强。而且使用建米软件的模板，还能享受到软件的其他功能，提高工作效率。