超详细！手把手教你用 Excel 设计实用又高效的进销存软件

一、进销存软件和Excel的基本认识

在我们日常的生意经营里，进销存管理可是相当重要的一环。简单来说，进销存就是管理商品的进货、销售和库存情况。比如开一家小超市，每天要进多少货，卖出去多少，还剩下多少库存，这些都得心里有数。而进销存软件呢，就是帮助我们更高效地管理这些数据的工具。

Excel大家应该都不陌生，它是一款功能强大的办公软件，很多人都用它来处理数据。那为什么要用Excel设计进销存软件呢？其实原因很简单，Excel几乎是电脑里必备的软件，大家都比较熟悉，操作起来也相对容易上手。而且它的灵活性很高，我们可以根据自己的需求来定制进销存软件的功能。

二、设计前的准备工作

明确业务需求：在动手设计之前，得先清楚自己的业务流程。比如是做批发的，那进货可能是成批量的，销售也是面向其他商家；要是开零售店，进货量相对小一些，销售对象就是普通消费者。不同的业务模式，对进销存软件的功能需求也不一样。

规划表格结构：这就好比盖房子要先设计好图纸一样。我们要规划好Excel表格里都有哪些列和行。一般来说，进货表格可能需要有商品名称、进货日期、进货数量、进货单价等列；销售表格要有商品名称、销售日期、销售数量、销售单价等列；库存表格则要记录商品名称、当前库存数量等信息。

收集基础数据：把现有的商品信息、供应商信息、客户信息等收集起来。比如商品的规格、型号、进价、售价等，供应商的联系方式、供货价格等，客户的购买记录、联系方式等。这些数据是后续设计和使用进销存软件的基础。

三、创建进货表格

表头设计：在Excel的第一行输入表头信息，像“商品编号”“商品名称”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。商品编号可以方便我们对商品进行唯一标识，就像每个人都有自己的身份证号一样。

数据录入：当有新的进货时，就按照表头的信息依次录入。比如进了一批苹果，在“商品名称”列输入“苹果”，“进货日期”填写实际进货的日期，“进货数量”写进了多少斤，“进货单价”写每斤多少钱，“进货金额”可以通过“进货数量”乘以“进货单价”自动计算得出。这里可以使用Excel的公式功能，在“进货金额”对应的单元格输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键就可以自动计算了。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如“进货数量”只能输入正整数，“进货单价”不能为负数等。选中要设置验证的单元格，点击“数据”选项卡中的“数据验证”，在弹出的对话框中设置相应的条件。

四、创建销售表格

表头设置：和进货表格类似，销售表格的表头可以有“商品编号”“商品名称”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。

销售记录：每当有商品销售出去时，及时在销售表格中记录相关信息。同样，“销售金额”也可以通过公式自动计算。这里要注意的是，销售数量不能超过当前的库存数量，不然就会出现超卖的情况。

客户信息关联：如果有客户信息，还可以在销售表格中添加“客户名称”“客户联系方式”等列，方便后续对客户进行管理和分析。比如可以统计某个客户的购买频率、购买金额等。

五、创建库存表格

初始库存录入：把一开始的商品库存数量录入到库存表格中。同样有“商品编号”“商品名称”“初始库存数量”等列。

库存更新：根据进货表格和销售表格的数据，实时更新库存数量。库存数量的计算公式是：当前库存数量=初始库存数量+进货数量-销售数量。可以使用Excel的函数来实现自动更新。比如在库存表格的“当前库存数量”单元格输入相应的公式，引用进货表格和销售表格中的数据。

库存预警：为了避免库存过多或缺货的情况，可以设置库存预警。比如当某种商品的库存数量低于一定值时，单元格的颜色会自动改变或者弹出提示框。可以通过条件格式来实现，选中“当前库存数量”列，点击“开始”选项卡中的“条件格式”，设置相应的规则。

六、数据统计与分析

进货统计：可以统计一段时间内的进货总金额、不同商品的进货数量等。比如统计一个月内所有商品的进货总金额，可以使用SUM函数对“进货金额”列进行求和。还可以制作图表，直观地展示不同商品的进货比例。

销售统计：统计一段时间内的销售总金额、不同商品的销售数量、销售利润等。销售利润可以通过销售金额减去对应的进货成本来计算。同样可以用图表展示销售数据的变化趋势，比如折线图可以展示每个月的销售金额变化。

库存分析：分析库存周转率、库存结构等。库存周转率可以反映商品的销售速度，计算公式是：库存周转率=销售成本/平均库存余额。通过分析库存结构，可以了解哪些商品的库存过多，哪些商品的库存不足，以便及时调整进货策略。

七、使用Excel设计进销存软件的注意事项

数据安全：要定期备份Excel文件，防止数据丢失。可以把文件保存到不同的存储设备上，比如移动硬盘、云盘等。设置好文件的访问权限，避免无关人员查看和修改数据。

公式和函数的正确使用：在使用公式和函数时，要确保公式的正确性。如果公式错误，会导致计算结果不准确。可以在输入公式后，进行简单的测试，验证计算结果是否符合预期。

表格的维护和更新：随着业务的发展，可能需要对表格的结构和内容进行调整。比如增加新的商品、修改商品的价格等。要及时更新表格，保证数据的准确性和完整性。

八、建米软件的推荐

虽然用Excel设计进销存软件有一定的便利性，但当业务规模逐渐扩大，数据量增多，Excel可能就会显得力不从心。比如数据处理速度变慢、难以进行复杂的数据分析等。这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件，能够处理大量的数据，并且提供更强大的功能。像自动化的库存管理、精准的销售分析、便捷的采购管理等。建米软件可以根据不同行业的特点进行定制，更贴合企业的实际需求，帮助企业更高效地管理进销存业务。

以上就是关于怎么用Excel设计进销存软件的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 设计进销存软件难不难啊？

我听说很多人都想自己用 Excel 设计进销存软件，但是又担心太难搞不定。我就想知道这到底难不难呢。其实吧，用 Excel 设计进销存软件，说难也难，说不难也不难。下面给大家详细说说。

数据处理方面：如果数据量不大，只是简单的记录一些进出货信息，那处理起来还算轻松。但要是数据量很大，比如每天有几百笔进出货记录，那在数据的录入、整理和分析上就会有点麻烦。像数据的排序、筛选、求和等操作，要是不熟练 Excel 的函数，可能会花费很多时间。

函数运用方面：Excel 有很多强大的函数，比如 VLOOKUP、SUMIF 等。要是能熟练运用这些函数，设计进销存软件会方便很多。但这些函数的学习和掌握需要一定的时间和精力。如果函数运用不好，可能就无法实现准确的库存计算和统计。

表格设计方面：设计一个合理的表格结构很重要。要考虑到进货、销售、库存等各个环节的信息如何清晰地呈现。比如表头的设置、列宽的调整、数据的分类等。如果表格设计得不合理，可能会导致数据混乱，难以查看和管理。

后期维护方面：随着业务的发展，进销存软件可能需要不断地更新和完善。比如增加新的产品类别、修改统计规则等。这就需要对 Excel 表格进行相应的调整。要是不熟悉 Excel 的操作，后期维护可能会成为一个难题。不过呢，如果觉得用 Excel 设计太麻烦，也可以考虑建米软件，它能更专业地解决进销存管理问题。

二、Excel 设计的进销存软件能满足企业需求吗？

朋友说他们公司想用 Excel 设计进销存软件，但是又不确定能不能满足公司的需求。我就很好奇，Excel 设计的软件到底行不行呢。下面来分析一下。

功能完整性方面：对于一些小型企业或者业务简单的企业，Excel 设计的进销存软件可能基本能满足需求。它可以记录进货、销售和库存信息，进行简单的统计和分析。但对于大型企业或者业务复杂的企业，可能就不够用了。比如无法实现多仓库管理、订单跟踪、采购预警等高级功能。

数据安全性方面：Excel 文件相对来说比较容易被修改和损坏。如果不小心误删了数据或者文件损坏，可能会导致重要的进销存信息丢失。而且 Excel 没有很好的权限管理功能，无法对不同用户设置不同的操作权限，数据的安全性得不到很好的保障。

数据共享方面：在企业中，不同部门可能都需要使用进销存数据。如果使用 Excel 设计的软件，数据共享可能会不太方便。需要频繁地发送文件，而且文件版本容易混乱。而专业的软件可以实现数据的实时共享，不同部门可以同时查看和操作数据。

扩展性方面：随着企业的发展，业务需求可能会不断变化。Excel 设计的软件扩展性较差，很难根据新的需求进行功能的扩展和升级。而建米软件这类专业的进销存软件，扩展性就比较好，可以根据企业的发展随时增加新的功能。

三、用 Excel 设计进销存软件需要掌握哪些知识？

我想知道要是想用 Excel 设计进销存软件，得掌握哪些知识呢。感觉这应该是很多人关心的问题。下面就来详细说说。

Excel 基本操作知识：这是最基础的，像单元格的编辑、数据的录入、表格的排版等。要能熟练地输入文字、数字，调整单元格的格式，比如字体、颜色、对齐方式等。还要会对表格进行简单的美化，让数据看起来更清晰。

函数和公式运用知识：前面也提到了，Excel 有很多函数和公式。比如 SUM 函数可以用来求和，AVERAGE 函数可以求平均值。对于进销存软件来说，VLOOKUP 函数很重要，它可以根据一个值在表格中查找对应的信息。掌握这些函数和公式，能大大提高数据处理的效率。

数据透视表知识：数据透视表可以对大量的数据进行快速的汇总和分析。通过数据透视表，可以很方便地查看不同产品的销售情况、库存情况等。要学会如何创建数据透视表，以及如何对数据透视表进行设置和调整。

图表制作知识：图表可以更直观地展示数据。比如用柱状图可以展示不同时间段的销售对比，用折线图可以展示库存的变化趋势。学会制作各种图表，能让进销存数据更加一目了然。如果觉得 Excel 的这些知识太难掌握，建米软件可以提供更便捷的解决方案。

四、Excel 设计的进销存软件有啥优缺点呀？

朋友推荐可以用 Excel 设计进销存软件，但是我又一下它到底有啥优缺点。我就想知道值不值得去用 Excel 设计。下面来分析分析。

优点方面：

成本低：Excel 是很多人电脑上都有的软件，不需要额外花钱购买专门的进销存软件。对于一些小成本的企业或者个人来说，这是一个很大的优势。

灵活性高：可以根据自己的需求随意设计表格的格式和内容。想怎么改就怎么改，能很好地满足个性化的需求。

容易上手：对于有一定 Excel 使用基础的人来说，不需要花太多时间去学习就能开始设计。不像一些专业的进销存软件，可能需要专门的培训才能使用。

缺点方面：

功能有限：前面也提到了，它无法实现一些复杂的功能，比如多用户协同操作、远程访问等。对于业务发展到一定规模的企业来说，可能就无法满足需求了。

数据安全性低：Excel 文件容易丢失和损坏，而且没有很好的安全防护机制。一旦数据出问题，可能会给企业带来损失。这时候建米软件就能发挥它的优势，保障数据的安全和稳定。

效率不高：当数据量很大时，处理和分析数据会花费很多时间。而且容易出现人为的错误，影响数据的准确性。