进销存手工账怎么书写

一、什么是进销存手工账

在我们日常的商业活动中，无论是小商铺还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行记录。进销存手工账就是通过手动书写的方式，把这些商品的进出和存储信息详细地记录下来。其实，就好比你开了一家小超市，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，都要清清楚楚地记在本子上，这就是最基本的进销存手工账。它能让你随时了解商品的流动情况，知道哪些商品畅销、哪些滞销，对生意的管理非常重要。

二、准备工作

账本选择：市面上账本的种类很多，你可以根据自己的需求来选。如果你经营的商品种类不多，业务量也不大，那普通的三栏式账本就够用了。它就像一个简单的小格子本，能清晰地记录商品的数量、单价和金额。但要是你的商品种类繁多，业务复杂，那可以选择多栏式账本，它能把不同的信息分类记录，查找起来更方便。

书写工具：一支好的笔能让书写更加流畅。建议选择中性笔或者钢笔，颜色一般用黑色或者蓝色，这样记录的内容清晰又不容易褪色。就像你在重要文件上签字一样，用合适的笔才能保证记录的长久性。

其他材料：除了账本和笔，还可以准备一些便利贴、直尺等。便利贴可以用来做一些临时的标记或者备注，比如在某页记录了重要的促销活动信息，就可以贴个便利贴提醒自己。直尺则能帮助你画表格、写直线，让账本看起来更加整齐规范。

三、进货账的书写

记录内容：当有商品进货时，要详细记录进货日期、供应商名称、商品名称、规格型号、数量、单价和金额等信息。举个例子，假如你开的服装店进了一批牛仔裤，你就得记清楚进货的日期是哪天，是从哪个厂家进的货，牛仔裤的尺码、颜色等规格，进了多少条，每条多少钱，一共花了多少钱。这些信息都完整记录下来，以后查起来就一目了然。

书写规范：在账本上书写时，字迹要工整、清晰，不能潦草。日期要按照年、月、日的顺序写全，金额要精确到小数点后两位。比如进货金额是 1500.50 元，就不能写成 1500 元或者 1500.5 元。而且，每一行记录都要保持整齐，不能东倒西歪，这样账本看起来才专业。

分类整理：可以按照商品的种类或者供应商进行分类记录。还是拿服装店举例，你可以把上衣、裤子、裙子等分别记录在不同的页面或者区域，也可以按照不同的供应商来分类。这样做的好处是，当你某一类商品的进货情况，或者和某个供应商核对账目时，能快速找到相关信息。比如你想知道这个月从 A 供应商进了多少货，直接在 A 供应商的分类里就能查到。

四、销售账的书写

记录要点：销售账要记录销售日期、客户名称、商品名称、规格型号、数量、单价和金额等。比如你开的文具店，有位顾客买了 5 支钢笔，每支 10 元，你就要记清楚销售日期、顾客是谁（如果有会员信息可以记上）、钢笔的型号、卖了几支、每支多少钱、一共收了多少钱。最好还能记录销售方式，是现金交易、刷卡还是线上支付等。

折扣与优惠处理：在销售过程中，可能会有折扣、满减等优惠活动。遇到这种情况，要在账本上明确记录优惠的方式和金额。比如一件衣服原价 200 元，打八折出售，那你要在账本上记录原价、折扣率、实际售价等信息。这样既能清楚知道每笔销售的实际收入，也方便以后统计优惠活动的效果。

销售退回处理：有时候会出现客户退货的情况，这时候要在销售账上做红字冲销记录。还是以文具店为例，如果有顾客退回了 2 支钢笔，你就在账本上用红笔记录销售退回的日期、商品名称、数量等信息，把之前的销售记录冲减，这样就能准确反映实际的销售情况。

五、库存账的书写

期初库存记录：在开始记录库存账时，要先确定期初库存数量和金额。这就好比你新接手一家店铺，要先盘点清楚店里现有的商品数量和价值。记录时要按照商品的种类分别记录，每种商品的期初数量、单价和金额都要准确无误。

库存变动记录：随着进货和销售的进行，库存数量会不断变化。每次进货时，要在库存账上增加相应的数量；每次销售时，要减少相应的数量。要计算出每次变动后的库存余额。比如你店里原本有 100 个水杯，进了 50 个，那库存就变成 150 个；卖出去 30 个，库存就剩下 120 个。这样实时记录库存变动，能让你随时掌握商品的库存情况。

定期盘点核对：定期对库存进行实物盘点，然后和账本上的记录进行核对。一般可以一个月或者一个季度盘点一次。如果发现账本记录和实际库存有差异，要及时查找原因。可能是记录错误，也可能是商品丢失、损坏等原因。比如盘点时发现账本上记录有 50 个玩具，但实际只有 48 个，那就要仔细查找少的 2 个玩具去哪里了，是卖出去没记录，还是被损坏扔掉了，找到原因后要及时调整账本记录。

六、常见问题及解决方法

记录错误：在手工记账过程中，难免会出现记录错误的情况。比如把数量写错、金额算错等。如果发现错误，不要随意涂改，而是要用红笔在错误的记录上划一条横线，然后在旁边写上正确的内容，并签上自己的名字。这样既能保证账本的原始记录可查，又能及时纠正错误。

账本丢失或损坏：要是账本不小心丢失或者损坏了，那损失可就大了。为了避免这种情况，平时可以定期把账本上的信息复印或者拍照保存，存在电脑或者云盘里。这样即使账本出了问题，还有备份可以查看。要把账本放在安全、干燥的地方，避免受潮、被老鼠咬等情况发生。

数据统计困难：当账本记录的内容越来越多，要统计某个时间段的进货总额、销售总额、库存余额等数据时，可能会比较麻烦。这时候可以借助一些简单的工具，比如计算器，或者自己制作一些简单的表格来进行统计。如果你觉得手工统计实在太繁琐，也可以试试建米软件，它能自动对进销存数据进行统计分析，生成各种报表，让你轻松掌握生意的经营状况。

以上就是关于进销存手工账书写的一些详细介绍，希望能帮助你更好地管理自己的生意账本。

常见用户关注的问题：

一、进销存手工账需要记录哪些内容呀？

我就想知道这进销存手工账到底要记些啥。感觉这是很多刚开始做进销存手工账的人都会纠结的事儿。下面咱来好好唠唠。

进货方面

商品名称：得把进的啥货写清楚，比如进了一批苹果，那就得写“苹果”，不能含糊。

进货数量：进了多少苹果，是 100 斤还是 200 斤，要准确记录。

进货单价：每斤苹果多少钱进的，这关系到成本核算。

进货日期：啥时候进的货，方便后续查询和统计。

销售方面

销售商品名称：卖出去的是苹果还是香蕉，要明确。

销售数量：卖了多少斤苹果。

销售单价：每斤苹果卖了多少钱。

销售日期：啥时候卖出去的。

库存方面

期初库存：一开始有多少库存。

本期进货：这期间进了多少货。

本期销售：这期间卖了多少货。

期末库存：最后还剩下多少货。像建米软件就能很好地帮助我们对这些数据进行管理和统计，让记录更准确。

二、进销存手工账的格式是怎样的呢？

朋友推荐说了解进销存手工账格式很重要。我就想弄明白这格式到底啥样。下面来详细说说。

进货账格式

日期栏：记录进货的具体日期。

凭证编号栏：可以写上进货凭证的编号，方便查找。

摘要栏：简单说明进的是什么货。

数量栏：填写进货的数量。

单价栏：标注进货的单价。

金额栏：数量乘以单价得出的进货金额。

销售账格式

日期栏：记录销售的日期。

凭证编号栏：销售凭证的编号。

摘要栏：说明卖的是什么货。

数量栏：销售的数量。

单价栏：销售的单价。

金额栏：销售金额。

库存账格式

日期栏：记录库存变动的日期。

摘要栏：说明库存变动的原因，比如进货、销售等。

收入数量栏：进货增加的库存数量。

发出数量栏：销售减少的库存数量。

结存数量栏：当前的库存数量。建米软件也能按照这样的格式帮我们清晰地记录和展示数据。

三、进销存手工账容易出错的地方有哪些？

我听说很多人做进销存手工账的时候老是出错。我就想知道到底哪些地方容易出错。下面来分析分析。

数据记录错误

数字写错：比如把 100 写成 10，这会导致库存和成本核算出现大问题。

小数点位置错误：单价或者金额的小数点位置写错，影响利润计算。

日期记错：进货或者销售日期记错，会让统计数据不准确。

漏记情况

漏记进货：进了一批货没记录，库存就会不准确。

漏记销售：卖出去的货没记，利润统计就不对。

重复记录

重复记进货：把同一批进货记了两次，库存就会虚高。

重复记销售：导致销售数据不准确。建米软件可以有效避免这些手工记录容易出现的错误，提高数据的准确性。

计算错误

金额计算错误：数量乘以单价算错，成本和利润就不对。

库存计算错误：期初库存、进货、销售和期末库存的计算关系弄错，库存数据就混乱了。

四、进销存手工账和软件记账哪个更好呀？

我想知道这进销存手工账和软件记账到底哪个好。感觉各有各的优缺点。下面来对比一下。

手工账的优点

成本低：只需要纸和笔，基本没什么额外成本。

简单直观：自己亲手记录，对数据一目了然。

适合小规模：业务量小的时候，手工账很方便。

能随时修改：发现错误可以直接修改。

手工账的缺点

效率低：记录和计算都得手动，很费时间。

容易出错：前面也说了，容易出现各种记录和计算错误。

数据难统计：要统计数据得自己慢慢算，很麻烦。

软件记账的优点

效率高：数据录入后自动计算和统计，节省时间。

准确性高：减少了人为错误。

数据易查询：随时可以查询各种数据。建米软件就是一款很不错的进销存管理软件，能很好地发挥这些优势。

软件记账的缺点

有成本：购买软件和维护可能需要一定费用。

需要学习：得花时间学习软件的操作。