进销存手工记账怎么做

一、什么是进销存手工记账

进销存手工记账，其实就是用最传统的方式，通过纸笔或者简单的账本，来记录企业商品的购进、销售和库存情况。这就好比我们自己记录日常的花费和收入一样，只不过这里记录的是企业经营中商品的流动情况。对于一些小的店铺或者刚刚起步的企业来说，手工记账是一种成本较低、操作相对简单的管理方式。比如一家小杂货店，老板可能就会用一个本子来记录每天进了多少货物，卖出去多少，还剩下多少库存。

二、准备工作

账本选择：可以去文具店挑选合适的账本。一般来说，需要准备进货账本、销售账本和库存账本。进货账本用来记录每一次商品的购进情况，销售账本记录商品的销售信息，库存账本则实时反映商品的库存数量和金额。比如，你可以选择那种有多个栏目的账本，方便记录不同的信息。

文具准备：除了账本，还要准备好笔、橡皮、尺子等文具。笔最好选择字迹清晰、不易褪色的中性笔，这样记录的内容可以保存更久。尺子可以用来画表格，让账本看起来更加整齐规范。

确定记账周期：要根据自己的业务情况确定一个合适的记账周期，是每天、每周还是每月进行一次全面的核算和总结。如果店铺业务比较繁忙，商品进出频繁，那么每天记账可能更合适，这样能及时掌握库存和销售情况；如果业务量相对较小，每周或者每月记账也是可以的。

三、进货记账方法

记录进货信息：当有商品购进时，要详细记录进货日期、供应商名称、商品名称、规格、数量、单价和金额等信息。比如，一家服装店进了一批T恤，在进货账本上就要记录：“[具体日期]，从[供应商名称]购进纯棉T恤，规格为S、M、L，S码10件，单价30元，金额300元；M码20件，单价30元，金额600元；L码15件，单价30元，金额450元。”这样详细的记录可以方便后续查询和统计。

计算进货总成本：每完成一次进货记录后，要计算出这次进货的总成本。可以通过将每种商品的金额相加得到。还是以上面的服装店为例，这批T恤的进货总成本就是300 + 600 + 450 = 1350元。

更新库存账本：在记录进货信息的要及时更新库存账本。将新购进的商品数量添加到相应商品的库存数量中。比如原来库存中S码纯棉T恤有5件，这次购进10件，那么更新后的库存数量就是15件。

四、销售记账方法

记录销售信息：销售商品时，同样要详细记录销售日期、客户名称（如果有）、商品名称、规格、数量、单价和金额等信息。例如，一家水果店卖出了5斤苹果，在销售账本上记录：“[具体日期]，卖给[客户姓名]红富士苹果5斤，单价8元，金额40元。”

计算销售总收入：和进货一样，每次销售后要计算出这次销售的总收入。将每种商品的销售金额相加即可。如果一次销售了多种商品，就把它们的金额分别计算后再求和。

更新库存账本：销售商品后，要从库存账本中减去相应的销售数量。比如原来库存中有10斤苹果，卖出5斤后，库存就变为5斤。要注意库存数量不能为负数，如果出现负数，可能是记账有误或者存在其他问题，需要及时检查和纠正。

五、库存管理与盘点

定期盘点库存：定期对库存进行盘点是很重要的，这可以确保账本记录的库存数量和实际库存数量一致。一般可以每月或者每季度进行一次全面盘点。比如在每月的最后一天，对店铺内的所有商品进行逐一清点，将实际数量和账本记录进行对比。

处理盘盈盘亏：如果盘点过程中发现实际库存数量和账本记录不一致，就会出现盘盈（实际数量多于账本记录）或者盘亏（实际数量少于账本记录）的情况。对于盘盈盘亏，要分析原因，可能是进货或者销售时记账错误，也可能是商品损坏、丢失等原因。找到原因后，要及时调整账本记录。比如发现盘亏了10件商品，经过检查是因为有部分商品损坏了，那么就要在账本上相应地减少库存数量，并记录下损坏的情况。

库存成本核算：除了数量的管理，还要进行库存成本的核算。可以采用加权平均法、先进先出法等方法来计算库存商品的成本。以加权平均法为例，就是用期初库存商品的成本加上本期购进商品的成本，除以期初库存商品的数量加上本期购进商品的数量，得到加权平均单价，再用加权平均单价乘以期末库存数量，就得到期末库存商品的成本。

六、进销存手工记账的常见问题及解决办法

数据记录错误：在手工记账过程中，很容易出现数据记录错误的情况，比如数字写错、金额计算错误等。解决办法就是在每次记账后仔细核对，发现错误及时更正。可以采用划线更正法，在错误的数据上划一条红线，然后在上方写上正确的数据，并加盖更正人的印章。

账本丢失或损坏：账本如果丢失或者损坏，会给企业带来很大的麻烦。为了避免这种情况，可以定期将账本进行复印或者拍照保存，存放在安全的地方。如果账本真的丢失或损坏了，要根据之前的备份记录尽快恢复账本信息。

效率低下：手工记账的效率相对较低，尤其是当业务量较大时，记录和核算工作会花费很多时间和精力。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它可以快速准确地记录和处理进销存数据，比手工记账节省大量时间，还能避免一些人为的错误。

以上就是关于进销存手工记账的一些方法和注意事项，希望能帮助大家更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、手工记账容易出现哪些错误？

我听说很多人手工记账的时候都会出些岔子，我就想知道这手工记账到底容易出现哪些错误呢。其实手工记账因为是人工操作，出错的概率还挺高的。

数字书写错误：有时候一不留神，就把数字写错了，比如把 5 写成 8，或者数字位置写颠倒了，像把 123 写成 213。这种错误可能会让账面上的数据完全不对。

计算错误：在做加减法或者乘除法运算的时候，很容易算错。比如在统计进货和销货的金额总和时，可能就会因为粗心得出错误的结果。

漏记或重记：忙起来的时候，可能就会忘记记录某一笔业务，或者把同一笔业务记了两遍。漏记会让账面上的数据比实际的少，重记则会让数据比实际的多。

科目记错：进销存涉及到很多不同的科目，如果对科目不太熟悉，就可能把业务记到错误的科目里。比如把销售费用记成了管理费用。

凭证和账目不符：在根据凭证记账的时候，可能会出现凭证上的数据和账面上记录的数据不一致的情况。这可能是因为在抄写凭证数据时出现了错误。建米软件可以有效避免这些手工记账的错误，提高记账的准确性。

二、手工记账和软件记账哪个更适合小店铺？

朋友说小店铺记账挺麻烦的，不知道该用手工记账还是软件记账，我就一下哪个更适合小店铺。其实这两种方式各有优缺点。

成本方面：手工记账基本只需要纸笔，成本非常低。而软件记账可能需要购买软件，还有可能需要后续的维护费用。对于小店铺来说，如果资金有限，手工记账在成本上更有优势。

效率方面：手工记账需要人工一笔一笔地记录和计算，效率比较低。软件记账则可以自动完成很多计算和统计工作，大大提高了效率。如果小店铺业务比较多，软件记账能节省很多时间。

准确性方面：手工记账容易出现各种错误，前面也提到了。软件记账只要输入的数据正确，计算和统计的结果基本不会出错。所以在准确性上，软件记账更胜一筹。

数据保存方面：手工记账的账本容易丢失或者损坏，而且查找历史数据也比较麻烦。软件记账可以把数据保存在电脑或者云端，不容易丢失，查找数据也很方便。建米软件就提供了安全的数据保存功能，方便小店铺随时查看历史数据。

操作难度方面：手工记账只需要基本的会计知识就能操作。软件记账可能需要一定的学习成本，要熟悉软件的功能和操作流程。对于不太懂电脑的小店铺老板来说，手工记账可能更容易上手。

三、手工记账需要准备哪些工具？

假如你打算用手工记账，那肯定得先准备好工具。我就想知道手工记账都需要准备哪些东西呢。其实需要的工具并不复杂。

账本：这是手工记账最基本的工具。一般需要准备现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账等账本。不同的账本用来记录不同类型的业务。

笔：最好准备两种颜色的笔，黑色或者蓝色的笔用来正常记录，红色的笔用来冲账或者标记特殊情况。

计算器：在进行大量数据计算的时候，计算器能提高计算的速度和准确性。毕竟手工计算很容易出错，有个计算器就方便多了。

凭证：包括收款凭证、付款凭证和转账凭证。凭证是记录业务的原始依据，每一笔业务都要填写相应的凭证。

胶水和夹子：胶水可以用来粘贴凭证，夹子可以把相关的凭证和账本夹在一起，方便整理和保存。建米软件虽然不需要这些手工工具，但它能提供电子凭证和数据整理功能，更方便快捷。

四、手工记账如何进行月末结账？

我想知道手工记账到了月末结账的时候该怎么做。朋友说月末结账挺重要的，弄不好账就会乱套。其实手工记账的月末结账有一套固定的流程。

核对账目：要核对现金日记账和实际的现金余额是否一致，银行存款日记账和银行对账单是否一致。还要核对总账和明细账的数据是否相符。

结转成本：计算本月的销售成本，并把它结转到相应的科目里。这一步需要准确计算库存商品的成本，以便正确反映本月的利润。

计提费用：根据权责发生制的原则，计提本月应该承担但还未支付的费用，比如水电费、房租等。

编制财务报表：根据本月的账目数据，编制资产负债表、利润表和现金流量表等财务报表。这些报表能反映店铺本月的财务状况和经营成果。

结账划线：在账本上划红线，表示本月的账目已经结束。一般在本月最后一笔业务的下面划单红线，在本月合计和累计的下面划双红线。建米软件可以自动完成月末结账的很多步骤，提高结账的效率和准确性。