超详细！利用 Excel 轻松打造高效实用的进销存管理系统全攻略

一、什么是进销存管理系统

在咱们日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家工厂，都离不开对商品的进货、销售和库存进行管理。简单来说，进销存管理系统就是用来记录和管理这些业务流程的工具。进货时，要知道进了多少货、花了多少钱；销售时，要清楚卖了多少、赚了多少；而库存管理则能让我们随时了解还剩多少货，避免出现缺货或者积压的情况。

比如，小张开了一家文具店，每天都有各种文具的进货和销售，如果没有一个有效的管理系统，他很难知道每种文具的库存情况，可能会出现热门文具断货，而一些冷门文具积压的问题。这时候，一个好用的进销存管理系统就能帮他解决这些烦恼。

二、为什么选择 Excel 做进销存管理系统

成本低：对于很多小商家或者刚开始创业的人来说，购买专业的进销存管理软件可能需要一笔不小的费用。而 Excel 是大家比较熟悉的办公软件，很多电脑上都已经安装了，基本不需要额外花钱。

易上手：Excel 的操作界面大家都比较熟悉，基本的表格操作、数据录入等功能很容易掌握。即使没有太多的计算机知识，也能快速学会用 Excel 来做进销存管理。就像上面提到的小张，他没有专业的 IT 背景，但通过简单的学习，就能用 Excel 来管理他的文具店进销存。

灵活性高：Excel 可以根据自己的需求进行个性化设置。不同的行业、不同的企业，进销存管理的需求可能会有所不同。用 Excel 可以自由地设计表格的格式、添加或删除列，以满足自己的特殊需求。

三、用 Excel 做进销存管理系统的前期准备

明确需求：在开始动手之前，要先想清楚自己的管理需求。比如，你是要管理哪些商品，进货和销售的记录需要包含哪些信息，是否需要统计利润等。还是以小张的文具店为例，他需要记录文具的名称、品牌、进货数量、进货价格、销售数量、销售价格等信息，同时还想知道每种文具的利润情况。

规划表格结构：根据需求来规划 Excel 表格的结构。一般来说，进销存管理系统至少需要三个表格，分别是进货表、销售表和库存表。进货表用来记录每次进货的详细信息，销售表记录销售情况，库存表则实时反映商品的库存数量。

收集基础数据：把商品的基本信息，如商品名称、规格、初始库存数量等收集起来，以便后续录入到表格中。小张就需要把店里现有的各种文具的信息整理好，包括每种文具的初始库存数量。

四、创建进货表

表头设计：进货表的表头可以包含日期、供应商、商品名称、规格、进货数量、进货单价、进货金额等信息。日期可以让我们知道是什么时候进的货，供应商信息方便我们与供应商进行沟通和结算，商品名称和规格能准确区分不同的商品，进货数量和单价用于计算进货金额。

数据录入：每次进货时，把相关信息录入到进货表中。比如，小张进了一批铅笔，他就需要在进货表中填写进货日期、铅笔的供应商、铅笔的名称和规格、进货的数量和单价，然后通过公式自动计算出进货金额。在 Excel 中，可以使用乘法公式来计算进货金额，如在进货金额列输入“=进货数量进货单价”。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，进货数量和单价必须是正数，可以通过设置数据验证规则，当输入的数据不符合要求时，会弹出提示框。

五、创建销售表

表头设计：销售表的表头可以有日期、客户、商品名称、规格、销售数量、销售单价、销售金额等。日期记录销售时间，客户信息有助于了解销售对象，销售数量和单价用于计算销售金额。

数据录入：每完成一笔销售业务，就把相关信息录入到销售表中。小张卖出了一些铅笔，他就要在销售表中填写销售日期、购买铅笔的客户、铅笔的名称和规格、销售数量和单价，同样通过公式计算出销售金额。

关联库存：销售表要与库存表关联起来，每销售一笔商品，库存数量要相应减少。可以通过 VLOOKUP 函数来实现关联。比如，在销售表中输入商品名称后，通过 VLOOKUP 函数从库存表中查找该商品的当前库存数量，然后判断销售数量是否超过库存数量，如果超过则给出提示。

六、创建库存表

表头设计：库存表的表头可以有商品名称、规格、初始库存数量、进货数量累计、销售数量累计、当前库存数量等。初始库存数量是商品一开始的库存，进货数量累计是从开始到现在的进货总量，销售数量累计是销售的总量，当前库存数量则是通过初始库存数量加上进货数量累计再减去销售数量累计得到的。

数据更新：库存表的数据要根据进货表和销售表的数据实时更新。可以使用 SUMIF 函数来统计进货数量累计和销售数量累计。比如，在进货数量累计列输入“=SUMIF(进货表!商品名称,当前单元格对应的商品名称,进货表!进货数量)”，在销售数量累计列输入“=SUMIF(销售表!商品名称,当前单元格对应的商品名称,销售表!销售数量)”，然后通过公式计算当前库存数量。

库存预警：为了避免缺货情况的发生，可以设置库存预警。当某种商品的当前库存数量低于设定的预警值时，单元格会变色或者弹出提示框。可以通过条件格式来实现库存预警。

七、用 Excel 做进销存管理系统的注意事项

数据安全：要定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以把文件保存到不同的存储设备上，如移动硬盘、云盘等。

公式检查：在使用公式计算时，要仔细检查公式是否正确，避免因公式错误导致数据计算不准确。

权限设置：如果有多个人使用这个 Excel 进销存管理系统，要设置好权限，防止误操作或者数据被篡改。

八、建米软件的推荐

虽然 Excel 能满足一些基本的进销存管理需求，但当业务规模逐渐扩大，数据量增多时，可能会出现操作复杂、数据处理效率低等问题。这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理工具，能自动关联进货、销售和库存数据，实时更新库存信息，还能生成各种详细的报表，大大提高工作效率，让管理更加轻松。

以上就是用 Excel 做进销存管理系统的详细介绍，希望能帮助到有需要的朋友。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做进销存管理系统难不难呀？

我听说好多人想用 Excel 做进销存管理系统，但又担心太难搞不定。我就想知道这到底难不难呢？其实呀，这难度高低得看个人情况。

对于有 Excel 基础的人

熟悉函数运用：要是你对 Excel 的各种函数，像 VLOOKUP、SUMIF 这些用得很溜，那做进销存系统就会轻松不少。你可以用函数来自动计算库存数量、进货成本啥的。

表格设计有经验：知道怎么合理设计表格结构，把进货、销售、库存等数据有条理地放进去，操作起来就会顺手很多。

数据处理能力强：能够快速准确地输入和处理大量数据，保证系统数据的准确性。

善于学习新功能：Excel 不断更新，有新功能可以利用，有学习能力就能让系统更完善。

对于没 Excel 基础的人

函数学习有挑战：要从头学各种函数，理解和运用起来可能会觉得头疼。

表格设计没思路：不知道怎么布局表格，让数据清晰明了。

数据处理易出错：输入数据时可能会手忙脚乱，容易出现错误。

系统搭建没方向：不知道从哪开始搭建这个系统。不过要是觉得 Excel 做起来太难，也可以考虑建米软件，它在进销存管理方面很专业，能省不少事。

二、用 Excel 做的进销存管理系统能满足日常需求不？

朋友说他想用 Excel 做个进销存管理系统来满足日常业务需求，我就有点好奇，这到底能不能行呢？其实在一定程度上是可以的。

基本数据记录方面

进货记录：可以详细记录每次进货的日期、商品名称、数量、单价等信息。

销售记录：把销售的时间、商品、数量、售价等都记下来，方便统计销售额。

库存记录：实时更新库存数量，清楚知道每种商品还剩多少。

客户信息记录：记录客户的基本信息和购买情况。

数据分析方面

库存分析：通过数据可以分析哪些商品库存积压，哪些缺货。

销售分析：了解不同时间段、不同商品的销售情况。

成本分析：计算进货成本和销售利润。

趋势分析：预测商品的销售趋势。不过如果业务比较复杂，Excel 可能就有点力不从心了，建米软件能提供更强大的数据分析功能。

三、Excel 做的进销存管理系统安全不？

我想知道用 Excel 做的进销存管理系统安不安全呀。毕竟里面有很多重要的业务数据呢。其实它的安全性有一定的问题。

数据存储方面

本地存储风险：Excel 文件一般存在本地电脑，如果电脑出故障，像硬盘损坏、中毒啥的，数据就可能丢失。

共享风险：要是和多人共享文件，可能会因为误操作导致数据被修改或删除。

备份麻烦：需要手动定期备份，很容易忘记。

数据恢复难：一旦数据丢失，恢复起来比较困难。

访问控制方面

权限设置简单：Excel 的权限设置比较基础，很难精细控制不同人员的访问权限。

易被破解：简单的密码保护很容易被破解。

缺乏审计功能：不知道谁什么时候对数据进行了操作。

数据泄露风险：如果文件被非法获取，数据就可能泄露。相比之下，建米软件在安全方面做得更好，有专业的安全防护措施。

四、Excel 做的进销存管理系统能和其他软件对接不？

朋友推荐说要是 Excel 做的进销存管理系统能和其他软件对接就好了，我也觉得这样会方便很多。但它到底能不能对接呢？

和财务软件对接方面

数据格式差异：Excel 和财务软件的数据格式可能不一样，对接时需要进行格式转换。

接口问题：有些财务软件没有提供和 Excel 对接的接口，对接起来就很困难。

数据同步麻烦：要手动更新数据，保证两边数据一致。

功能匹配度：可能有些功能在对接后无法很好地协同工作。

和电商平台对接方面

技术要求高：需要一定的技术知识来实现对接。

数据安全问题：对接过程中可能会有数据泄露的风险。

平台限制：有些电商平台不允许和 Excel 对接。

实时性问题：数据不能实时同步。而建米软件在对接其他软件方面有更好的兼容性和技术支持。