超详细！手把手教你填写进销存采购入库单的正确方法

一、什么是进销存采购入库单

在日常的企业经营当中，采购入库单可是个很重要的东西。简单来说，它就是记录企业采购货物入库情况的一种单据。比如说，一家超市采购了一批饮料准备上架销售，这时候就需要填写采购入库单来记录这批饮料的相关信息。

记录采购信息的作用：它能详细记录采购的货物数量、规格、价格等信息，方便企业进行库存管理和成本核算。就像超市采购饮料，通过入库单就能清楚知道进了多少箱饮料，每箱的价格是多少，这样就能算出这批饮料的总成本。

财务核算的依据：对于财务部门来说，采购入库单是进行账务处理的重要依据。有了它，财务人员才能准确记录企业的采购支出，编制财务报表。还是以超市为例，财务人员根据入库单上的金额，就能在账上记录下这笔采购费用。

追溯查询的凭证：如果在后续的经营过程中，企业需要查询某一批货物的采购情况，采购入库单就能派上用场了。比如超市发现某一批饮料出现质量问题，就可以通过入库单追溯到这批饮料的采购时间、供应商等信息。

二、填写采购入库单前的准备工作

在填写采购入库单之前，可不能盲目下笔，得做好一些准备工作。

核对采购合同：要仔细核对采购合同。采购合同里明确了采购的货物名称、规格、数量、价格等关键信息。比如企业和供应商签订了采购电脑的合同，合同里规定了采购 50 台某品牌、某型号的电脑，单价是 5000 元。在填写入库单之前，就得对照合同，确保实际收到的电脑和合同上的要求一致。

检查货物：对收到的货物进行详细检查也很重要。要检查货物的数量是否和采购合同一致，质量是否符合要求。还是以采购电脑为例，要一台一台地数清楚电脑的数量，同时检查电脑外观是否有损坏，开机测试电脑是否能正常使用。如果发现货物数量不对或者质量有问题，要及时和供应商沟通解决。

准备相关资料：准备好发票、送货单等相关资料。这些资料能和采购入库单相互印证，保证采购业务的真实性和准确性。比如发票上的金额和入库单上的金额要一致，送货单上的货物信息也要和入库单相符。

三、采购入库单的基本内容及填写方法

采购入库单包含了很多基本内容，下面来详细说说怎么填写。

单据信息： - 日期：填写入库的具体日期，精确到年月日。比如今天是 2024 年 10 月 15 日，就填写 2024 年 10 月 15 日。 - 单据编号：一般由企业按照一定的规则进行编号，方便后续查询和管理。比如可以按照年份、月份和流水号来编号，202410001 就表示 2024 年 10 月的第 1 张入库单。 - 仓库名称：填写货物实际存放的仓库名称。比如企业有 A 仓库和 B 仓库，这批货物存放在 A 仓库，就填写 A 仓库。

供应商信息： - 供应商名称：填写提供货物的供应商全称。比如从 XX 科技有限公司采购的电脑，就填写 XX 科技有限公司。 - 供应商地址：填写供应商的详细地址，方便后续联系和沟通。 - 联系方式：填写供应商的联系电话等信息。

货物信息： - 货物名称：填写货物的具体名称，要准确规范。比如是苹果手机，就不能写成水果手机。 - 规格型号：填写货物的规格和型号。比如苹果手机的型号是 iPhone 15 Pro Max。 - 数量：填写实际入库的货物数量。如果采购了 100 个苹果手机，实际入库 100 个，就填写 100。 - 单价：填写货物的单个价格。比如苹果手机单价是 9999 元，就填写 9999。 - 金额：金额等于数量乘以单价。这里就是 100×9999 = 999900 元。

备注信息：如果有一些特殊情况需要说明，比如货物有轻微瑕疵等，可以在备注栏里填写清楚。

四、填写采购入库单的注意事项

填写采购入库单的时候，有一些注意事项可得牢记。

准确性：填写的信息一定要准确无误。如果入库单上的数量、金额等信息填错了，会影响企业的库存管理和财务核算。比如把入库的电脑数量从 50 台写成了 60 台，就会导致库存数据不准确，财务成本核算也会出错。

完整性：要保证入库单上的各项信息都填写完整。不能漏填某一项内容，否则会影响入库单的有效性和后续的查询使用。比如漏填了供应商的联系方式，后续如果货物出现问题就很难及时联系到供应商。

规范性：填写的字迹要清晰，不能潦草难认。要使用规范的汉字和数字。比如数字要使用阿拉伯数字，金额要用大写和小写同时标注。

审核签字：填写完成后，一般需要相关人员进行审核签字。比如仓库管理人员、采购人员等。审核人员要仔细核对入库单上的信息，确保准确无误后再签字确认。

五、建米软件助力采购入库单填写

在实际的企业管理中，填写采购入库单可能会遇到一些麻烦，比如数据容易出错、填写效率低等。这时候可以试试建米软件，它能很好地解决这些问题。

建米软件可以实现采购入库单的电子化填写。操作人员只需要在系统里输入相关信息，软件就能自动计算金额等数据，大大提高了填写的准确性和效率。比如在填写采购电脑的入库单时，只需要输入电脑的数量和单价，软件就能瞬间算出总金额，而且不会出现计算错误的情况。

建米软件还能对采购入库单进行有效的管理。它可以自动保存入库单信息，方便后续查询和统计。企业管理人员可以随时通过软件查看某一时间段内的采购入库情况，了解库存动态。

以上就是关于进销存采购入库单怎么填的详细介绍，希望能帮助大家正确填写采购入库单，做好企业的库存管理工作。

常见用户关注的问题：

一、进销存采购入库单填写有哪些注意事项？

我听说好多人在填进销存采购入库单的时候都挺容易出错的，我就想知道这里面到底有啥要注意的。其实啊，填这个入库单还真得细心点。

基本信息要准确：日期得写对，这直接关系到账目的时间顺序。然后供应商的信息，像名称、联系方式啥的，得写清楚，不然以后要是有啥问题，找都找不到人。还有采购单号，这是入库单和采购订单对应的关键，可不能写错。

商品信息要详细：商品的名称、规格、型号都得写明白，不能含糊。比如说买的是手机，那得写清楚是啥牌子、啥型号的。数量也得点清楚，多了少了都不行。单价也得准确，这涉及到成本核算呢。

质量检验情况：得注明商品的质量是否合格。要是有不合格的商品，得单独列出来，说明是啥问题，是外观有瑕疵啊，还是功能有故障。这样方便后续处理，比如退换货啥的。

签字确认环节：相关人员都得签字，像仓库管理员、采购员啥的。他们签了字就表示对入库单上的内容负责。不然以后出了问题，都不知道该找谁。建米软件在处理这些签字流程的时候就挺方便的，能清晰记录每个人的操作。

保存与存档：填好的入库单得好好保存，纸质的要放在安全的地方，电子档的也要备份。以后要是查账或者审计，都得用到这些入库单。

二、进销存采购入库单填错了怎么办？

朋友说他有次填进销存采购入库单的时候填错了，可把他愁坏了，我就想知道要是遇到这种情况该咋解决。其实啊，填错了也别慌，有办法处理。

及时发现错误：要是刚填完就发现错了，那最好办了。赶紧把错误的地方划掉，然后在旁边写上正确的内容，再签上修改人的名字和日期。这样就能保证入库单的准确性和可追溯性。

已审核未入账：如果入库单已经审核了，但是还没入账，这时候就得联系审核人员，让他们撤销审核。然后你再重新修改入库单，修改好了再重新提交审核。建米软件在处理这种撤销审核和重新提交的流程就很顺畅。

已入账的情况：要是入库单已经入账了，那就有点麻烦了。这时候得做红字冲销，就是再填一张和错误入库单内容一样，但是金额是负数的入库单，把原来的账冲掉。然后再填一张正确的入库单重新入账。

与供应商沟通：如果错误涉及到供应商的信息或者商品的数量、价格等，得及时和供应商沟通。让他们知道情况，避免以后出现纠纷。比如说数量填错了，供应商那边的记录可能也得调整。

做好记录：不管是哪种修改方式，都得做好记录。记录下错误的原因、修改的过程和结果。这样以后再遇到类似的问题，就能有个参考。

三、进销存采购入库单和销售出库单有啥关系？

我想知道好多人都搞不清楚进销存采购入库单和销售出库单之间到底有啥关系。其实啊，它们俩的关系还挺密切的。

业务流程的先后顺序：一般是先有采购入库单，企业先采购商品入库，然后才有商品可以销售，这时候才会有销售出库单。就好比你得先把货进到仓库里，才能从仓库里拿出去卖。

数据的关联：采购入库单上的商品信息，像名称、规格、数量等，会和销售出库单上的对应起来。比如说入库单上入了100件商品，那销售出库单上卖出去的商品肯定也是这100件里面的。而且成本核算也和这两个单据有关，入库单上的成本会影响销售出库单的利润计算。

库存的变化：采购入库单会让库存增加，而销售出库单会让库存减少。这两个单据共同影响着企业的库存水平。企业得根据这两个单据来合理安排采购和销售计划，避免库存积压或者缺货。

财务核算的依据：这两个单据都是财务核算的重要依据。采购入库单是记录采购成本的，销售出库单是记录销售收入的。财务人员根据这两个单据来做账目处理，计算利润和成本。建米软件能很好地把这两个单据的数据关联起来，方便财务核算。

管理决策的参考：通过分析采购入库单和销售出库单的数据，企业可以了解商品的销售情况和采购需求。比如说哪种商品入库多但是销售少，那就得考虑是不是采购过量了。

四、进销存采购入库单需要哪些人签字？

朋友推荐说在填进销存采购入库单的时候，签字环节很重要，我就想知道到底需要哪些人签字。其实啊，这签字可不是随便签的，不同的人签了字就代表着不同的责任。

采购员：采购员得签字，因为采购这个事儿是他们负责的。他们签字就表示这张采购入库单上的商品是他们采购的，对采购的数量、价格等负责。比如说采购的商品是不是符合公司的要求，价格是不是合理，他们都得有数。

仓库管理员：仓库管理员也得签字。他们签字表示商品已经实际入库了，而且他们对商品的数量、质量等进行了验收。比如说商品的数量对不对，有没有损坏，他们都得检查清楚。

质量检验人员：如果有质量检验环节，质量检验人员也得签字。他们签字表示商品的质量是合格的。要是商品有质量问题，他们得及时反馈，并且在入库单上注明。

财务人员：财务人员签字主要是对采购成本进行审核。他们得看看入库单上的价格、金额等是不是符合财务规定。比如说采购的价格是不是和预算一致，金额的计算是不是正确。建米软件在处理这些签字流程的时候，能让财务人员更方便地审核数据。

部门负责人：部门负责人签字表示对整个采购入库业务的认可。他们从整体上把控这个业务，看看是不是符合部门的需求和公司的规定。比如说这次采购是不是必要的，有没有超出预算等。