超详细！手把手教你填写进销存明细账本的实用指南

一、什么是进销存明细账本

进销存明细账本，简单来说，就是记录企业商品或货物从购入、销售到库存情况的一本账本。它就像是企业货物的“大管家”，能清楚地反映出每一种商品的来龙去脉。比如说，一家小超市，每天会进货各种零食、饮料，也会把这些商品卖给顾客，那这些进货、销售的具体情况以及库存还剩下多少，都可以通过进销存明细账本记录下来。有了这本账本，老板就能随时知道哪种商品卖得好，哪种商品库存多了需要调整进货量。

二、填写前的准备工作

确定账本格式：市面上有很多种不同格式的进销存明细账本，常见的有三栏式、多栏式等。三栏式比较简单，一般有收入、发出和结存三栏，适合业务量比较少的企业；多栏式则可以更详细地记录各种信息，比如在收入栏可以再细分进货的日期、供应商等，适合业务复杂、商品种类多的企业。比如一家大型的五金店，商品种类繁多，就可以选择多栏式的账本，这样能更清晰地记录每一笔业务。

收集相关单据：在填写账本之前，要把和商品进销存有关的单据都收集好，像进货发票、销售发票、入库单、出库单等。这些单据是填写账本的依据，没有它们，账本上的数据就没有来源。举个例子，如果没有进货发票，就不知道商品的进价和数量，那在账本上记录进货情况就无从谈起。

整理商品信息：把企业的商品按照一定的规则进行分类整理，比如按照商品的种类、规格等。给每一种商品编上一个唯一的编号，这样在填写账本的时候就更方便查找和记录。比如一家服装店，可以把衣服按照上衣、裤子、裙子等分类，再给每一款衣服编上一个货号。

三、进货的填写方法

记录进货日期：在账本的相应位置填写商品进货的具体日期，这能让我们清楚地知道商品是什么时候进入企业的。比如，10月5日进了一批苹果，就在账本上准确地写上“10月5日”。

填写供应商信息：记录下提供这批商品的供应商名称。这很重要，因为如果商品出现质量问题或者需要补货，就能快速联系到供应商。比如，这批苹果是从“XX水果批发公司”进的，就把这个公司名称写在账本上。

登记商品数量和单价：准确地填写进货的商品数量和单价。数量要和进货单据上的一致，单价就是商品的进价。比如进了100斤苹果，每斤进价是3元，就在账本上分别填写“数量：100斤”“单价：3元”。

计算进货金额：用商品的数量乘以单价，得出进货的总金额。在上面的例子中，100斤苹果，每斤3元，进货金额就是100×3 = 300元，把这个金额填写在相应的位置。

四、销售的填写方法

记录销售日期：和进货一样，要准确填写商品销售的日期。比如10月10日卖出了50斤苹果，就写上“10月10日”。

填写客户信息：如果知道购买商品的客户是谁，就把客户的名称或者相关信息记录下来。不过在一些零售业务中，可能客户信息不太明确，这种情况下可以简单写“零售”等字样。

登记销售数量和单价：按照实际销售的情况填写商品的数量和销售单价。比如卖出的50斤苹果，每斤售价是5元，就分别填写“数量：50斤”“单价：5元”。

计算销售金额：用销售数量乘以销售单价，得出销售的总金额。这里50斤苹果，每斤5元，销售金额就是50×5 = 250元，填写在相应位置。

五、库存的填写方法

计算库存数量：库存数量是根据进货数量和销售数量来计算的。一般的计算公式是：期初库存数量 + 本期进货数量 - 本期销售数量 = 期末库存数量。还是以苹果为例，假如期初库存有20斤，本期进了100斤，本期卖了50斤，那么期末库存数量就是20 + 100 - 50 = 70斤，把这个数量填写在账本的结存栏。

确定库存金额：库存金额可以按照先进先出法、加权平均法等方法来计算。先进先出法就是先购进的商品先销售出去，库存商品的成本按照最早进货的成本计算；加权平均法是用总成本除以总数量得到平均单价，再乘以库存数量得到库存金额。不同的计算方法可能会导致库存金额有所不同，企业可以根据自身情况选择合适的方法。

六、填写时的注意事项

数据准确无误：填写账本时一定要保证数据的准确性，任何一个小的错误都可能导致库存数量和金额的计算错误，影响企业的决策。比如在填写进货数量时，如果多写了一个零，那库存数量就会严重不准确。

字迹清晰工整：账本是企业重要的财务资料，要保证字迹清晰，让人能够清楚地辨认。如果字迹模糊，时间长了自己可能都看不懂，更不用说给其他人查看了。

及时更新账本：每发生一笔进销存业务，都要及时在账本上进行记录，这样才能保证账本数据的及时性和准确性。如果拖延不记录，时间长了可能会忘记某些业务，导致账本数据不完整。

七、使用建米软件辅助填写

在实际操作中，手工填写进销存明细账本可能会比较繁琐，而且容易出错。这时候可以试试建米软件，它能大大提高填写账本的效率和准确性。建米软件可以自动记录企业的进销存业务，只要把进货、销售等单据信息录入到软件中，它就能自动计算库存数量和金额，生成详细的进销存明细账。比如，当企业进了一批新货，在软件中输入进货的日期、数量、单价等信息，软件会立即更新库存数据，同时生成相应的账本记录。而且，建米软件还能生成各种报表，方便企业进行数据分析和决策。

以上就是关于进销存明细账本怎么填的一些介绍，希望能帮助大家准确地填写账本，更好地管理企业的货物。

常见用户关注的问题：

一、进销存明细账本填写有啥注意事项？

我听说很多人在填进销存明细账本的时候都容易出错，我就想知道这里面到底有啥要特别注意的地方。下面咱来好好说说。

日期填写要准确：日期可是账本里很重要的信息，它能反映业务发生的时间顺序。填的时候得按照实际业务发生的日期来，不能乱填，不然到时候查账就麻烦了。比如说，进货是 5 月 1 号，那账本上就老老实实地写 5 月 1 号。

数量记录要精确：进了多少货，出了多少货，数量一定要记准。多记或者少记都会影响库存的核算。像进了 100 件商品，就不能写成 99 件或者 101 件。如果数量记不准，库存就对不上，会给后续的经营决策带来误导。

金额计算要正确：金额是根据数量和单价算出来的，计算的时候可得细心。单价变了，金额也得跟着重新算。比如说，进货单价从 10 元涨到 12 元了，那金额就得重新按照新单价来算。要是金额算错了，利润核算也会出错。

摘要描述要清晰：摘要就是简单说明一下这笔业务是干啥的。写得清楚明白，以后看账本的时候就能一下子知道这笔业务的大概情况。比如进货，就写清楚进的啥货，从哪个供应商进的。要是摘要写得含糊不清，时间长了自己都搞不明白。

字迹要工整：账本是要长期保存的，字迹工整了，以后查阅的时候才不会因为看不清而犯难。要是写得歪歪扭扭，别人或者自己过段时间再看，都不知道写的是啥。

在填写进销存明细账本的时候，用建米软件就挺方便的，它能自动计算金额，还能规范填写格式，减少出错的概率。

二、进销存明细账本和财务账本有啥区别？

朋友说很多人都搞不清楚进销存明细账本和财务账本的区别，我就想知道它们到底有啥不一样的地方。下面来详细讲讲。

记录内容不同：进销存明细账本主要记录的是商品的进、销、存情况，也就是进货多少，销售多少，还剩多少库存。而财务账本记录的是企业的所有经济业务，包括收入、成本、费用、利润等等。比如说，进销存账本只关注商品的数量和金额，而财务账本还要考虑税费、折旧等其他因素。

用途不同：进销存明细账本主要是为了管理库存，方便企业了解商品的流动情况，以便及时补货或者促销。财务账本则是为了反映企业的财务状况和经营成果，给企业管理者、投资者、税务机关等提供决策依据。比如说，企业管理者可以通过财务账本知道这个月赚了多少钱，而通过进销存账本知道哪种商品卖得好。

格式不同：进销存明细账本一般有数量、单价、金额等栏目，主要是按照商品的种类来记录。财务账本则有很多种格式，比如总账、明细账、日记账等，记录的内容更加详细和复杂。比如说，财务账本里的明细账会按照会计科目来分类记录。

核算方法不同：进销存明细账本主要采用的是数量金额核算法，重点关注商品的数量和金额变化。财务账本则采用的是权责发生制或者收付实现制来核算，要考虑收入和费用的归属期。比如说，财务账本在核算收入的时候，可能会根据合同约定来确认收入，而不仅仅是看钱有没有收到。

审计要求不同：财务账本是要接受审计的，审计的要求比较严格，需要遵循相关的会计准则和法规。进销存明细账本一般是企业内部管理用的，审计要求相对较低。比如说，税务机关主要检查财务账本的真实性和合法性。

使用建米软件可以把进销存明细账本和财务账本的数据关联起来，方便企业进行统一管理和核算。

三、进销存明细账本可以用电子表格代替吗？

我听说现在很多人都喜欢用电子表格来记录进销存，我就想知道电子表格能不能完全代替传统的进销存明细账本呢？下面来分析分析。

便捷性方面：电子表格确实很方便，只要有电脑就能随时记录和修改。而且还能自动计算，减少了手工计算的麻烦。比如说，在电子表格里设置好公式，输入数量和单价，金额就能自动算出来。电子表格也有缺点，容易丢失数据，要是电脑出问题或者不小心误删了，数据就没了。

安全性方面：传统的账本有纸质记录，相对比较安全，不容易被篡改。而电子表格如果没有设置好密码或者权限，数据很容易被别人修改。比如说，员工不小心或者故意修改了数据，可能会导致库存数据不准确。

功能扩展性方面：电子表格的功能相对有限，只能进行简单的记录和计算。如果企业规模扩大，业务变得复杂，电子表格可能就满足不了需求了。比如说，无法实现多用户同时操作，也不能和其他系统进行数据对接。而专业的进销存软件，像建米软件，功能就比较强大，可以进行库存预警、数据分析等。

规范性方面：传统的进销存明细账本有一定的格式和规范，填写比较严谨。电子表格则比较随意，不同的人可能有不同的记录方式，不利于统一管理。比如说，在电子表格里，每个人可能对摘要的填写方式都不一样。

数据共享方面：电子表格在数据共享方面不太方便，需要通过邮件或者 U 盘等方式传输。如果数据更新不及时，容易导致信息不一致。而专业的软件可以实现多用户实时共享数据，大家看到的都是最新的信息。

虽然电子表格有一定的便利性，但对于一些对数据管理要求较高的企业来说，建米软件这样的专业进销存软件可能更合适。

四、进销存明细账本填错了咋修改？

朋友说填进销存明细账本的时候难免会出错，我就想知道填错了该怎么修改才正确。下面来看看具体的方法。

划线更正法：如果是在记账后发现数字或者文字有错误，但是记账凭证没错，就可以用划线更正法。就是在错误的数字或者文字上划一条红线，然后在上面写上正确的内容，并且加盖记账人员的印章。比如说，把 100 写成 101 了，就在 101 上划条红线，然后在上面写上 100。

红字更正法：要是记账凭证上的科目或者金额写错了，并且已经登记入账，就得用红字更正法。先按照错误的凭证用红字填写一张相同的凭证，把原来的错误冲销掉，然后再用蓝字填写一张正确的凭证。比如说，本来应该借记“库存商品”，结果写成“原材料”了，就先用红字写一张借记“原材料”的凭证，再用蓝字写一张借记“库存商品”的凭证。

补充登记法：如果记账凭证上的金额少记了，并且已经登记入账，就用补充登记法。按照少记的金额用蓝字再填写一张记账凭证，补充登记到账本里。比如说，本来应该记 500 元，结果只记了 300 元，就再用蓝字写一张 200 元的凭证登记入账。

备注说明：不管用哪种方法修改，都要在账本上做好备注说明，解释清楚为什么修改。这样以后查账的时候就能明白是怎么回事了。比如说，在修改的地方写上“因笔误，原数字错误，现更正”。

审核确认：修改完账本后，最好让相关的负责人审核确认一下，确保修改的正确性。比如说，让会计主管审核签字。

使用建米软件可以减少填错的概率，而且软件也有修改记录功能，方便查看修改的历史。