怎么用excle进销存

一、什么是Excel进销存

在了解怎么用Excel做进销存之前，先说说啥是Excel进销存。其实啊，就是利用Excel这个办公软件来管理企业或者店铺的进货、销售和库存情况。比如说一家小超市，每天都有商品进货入库，也有商品销售出去，还有一些库存商品。用Excel来记录这些信息，就相当于有了一个电子账本，能清楚地知道每种商品的进了多少、卖了多少、还剩多少。

1. 应用场景

Excel进销存适用于很多场景，像小型的零售店、批发店，甚至个人的小生意。比如小区门口的便利店，规模不大，用专业的进销存软件可能成本高，用Excel就很合适。还有一些小型的加工厂，需要管理原材料的进货和成品的销售，Excel也能满足基本的管理需求。

2. 优点

Excel很容易获取，几乎每台电脑上都有。而且操作相对简单，只要会基本的表格操作就能上手。它的灵活性很高，可以根据自己的需求随意设计表格样式和计算公式。比如你可以根据商品的类别、进货时间等不同维度来设计表格。

二、准备工作

在开始用Excel做进销存之前，得先做好一些准备工作。就像盖房子要先准备好材料一样，做Excel进销存也得准备好相关的信息。

1. 明确数据项目

要确定好需要记录哪些数据。一般来说，进货方面要记录进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等信息。销售方面要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等信息。库存方面要记录商品名称、当前库存数量等。比如一家文具店，进了一批铅笔，就要记录进了多少支、每支多少钱、从哪个供应商进的货等。

2. 规划表格结构

规划好表格的结构很重要。可以创建几个工作表，分别用来记录进货、销售和库存信息。在每个工作表中，合理安排列和行。比如在进货工作表中，第一行可以设置为表头，写上进货日期、商品名称等项目，从第二行开始记录具体的进货数据。

三、创建进货表格

接下来就开始创建进货表格啦，这是记录进货信息的重要工具。

1. 表头设置

在工作表的第一行设置表头，依次输入进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等内容。比如“进货日期”这一列用来记录商品进货的具体时间，“商品名称”列就写清楚进的是什么商品。

2. 数据录入

从第二行开始录入具体的进货数据。每次有商品进货时，就按照表头的项目依次填写。比如3月1号进了100个笔记本，每个5元，供应商是XX公司，就在对应的行里依次填写3月1号、笔记本、100、5、XX公司。

3. 计算进货金额

可以在表格中添加一列“进货金额”，通过公式来计算。在这一列对应的单元格中输入“=进货数量进货单价”，然后向下拖动单元格右下角的填充柄，就能自动计算出每笔进货的金额。这样就能清楚地知道每次进货花了多少钱。

四、创建销售表格

销售表格和进货表格类似，但也有一些不同的地方。

1. 表头设置

表头可以设置为销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等。“销售日期”记录商品卖出的时间，“客户”列记录是卖给了哪个客户。

2. 数据录入

同样从第二行开始录入销售数据。比如4月5号卖给了张三20个笔记本，每个8元，就在相应的行里填写4月5号、笔记本、20、8、张三。

3. 计算销售金额

和进货表格一样，添加一列“销售金额”，用公式“=销售数量销售单价”来计算每笔销售的金额。这样能清楚每笔销售赚了多少钱。

五、创建库存表格

库存表格是用来实时反映商品库存数量的。

1. 表头设置

表头设置为商品名称、初始库存数量、进货数量汇总、销售数量汇总、当前库存数量等。“初始库存数量”就是一开始有的商品数量。

2. 计算库存数量

“进货数量汇总”可以用SUMIF函数来计算该商品的所有进货数量之和，“销售数量汇总”用同样的方法计算销售数量之和。“当前库存数量”的计算公式为“=初始库存数量+进货数量汇总-销售数量汇总”。这样就能随时知道每种商品还剩多少库存。

六、数据查询与分析

有了这些表格之后，还可以进行数据查询和分析。

1. 数据查询

比如想知道某个时间段内某商品的进货情况，可以用筛选功能。选中进货表格的数据区域，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，然后在“进货日期”列的筛选箭头中选择相应的时间段，就能快速找到该时间段内该商品的进货记录。

2. 数据分析

可以制作一些图表来直观地展示数据。比如用柱状图来比较不同商品的销售数量，用折线图来展示某个商品的库存变化情况。通过这些图表，能更清楚地看到数据的变化趋势。

七、使用Excel进销存的注意事项

在使用Excel进销存的过程中，也有一些需要注意的地方。

1. 数据准确性

录入数据时一定要保证准确，一个数字输错可能就会导致库存数量计算错误。比如把进货数量多输了一个零，那库存数量就会出现很大的偏差。

2. 数据备份

定期备份Excel文件，防止数据丢失。可以把文件保存到不同的存储设备上，比如U盘、移动硬盘等。

其实，当业务量逐渐增大，Excel进销存可能会显得力不从心，比如数据处理速度变慢、难以实现多部门协同等。这时候可以试试建米软件，它能实现高效的进销存管理，数据处理速度快，还支持多部门实时协同办公，能大大提高工作效率。

以上就是关于怎么用Excel做进销存的详细介绍，希望能帮助你更好地管理进货、销售和库存情况。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存表格能实现自动计算吗？

我听说很多用 Excel 做进销存的朋友都希望表格能自动计算，这样就省了好多事儿。我就想知道，Excel 进销存表格到底能不能实现自动计算呢？下面咱们来详细唠唠。

公式设置是关键

进货数据计算：在 Excel 中可以设置公式来自动计算进货的总价。比如你进了一批货，数量在 A 列，单价在 B 列，那在 C 列输入“=AB”就能自动算出总价啦。

销售数据计算：同样的道理，对于销售数据，也能通过公式算出销售金额。要是有折扣的话，还能在公式里把折扣算进去。

库存数量计算：可以根据进货和销售的数据，设置公式自动更新库存数量。用期初库存加上进货数量再减去销售数量，就能得到实时的库存数。

成本核算：通过设置公式，还能自动核算商品的成本，这对于了解盈利情况很有帮助。建米软件在数据计算方面也有强大的功能，如果 Excel 公式设置太复杂，建米软件或许能让计算更轻松。

数据更新要及时

新进货录入：每次有新的进货，都要及时把数据录入到 Excel 表格里，这样公式才能准确计算。

销售记录添加：销售出去的商品也要马上记录，不然库存数量就不准确啦。

数据准确性检查：定期检查录入的数据是否准确，避免因为数据错误导致计算结果出错。

公式检查：时不时检查一下公式有没有设置错误，确保计算的准确性。

函数的运用

SUM 函数：可以用 SUM 函数来快速求和，比如求一段时间内的进货总额或者销售总额。

VLOOKUP 函数：这个函数能方便地查找和引用数据，比如查找某个商品的单价。

IF 函数：可以用 IF 函数来做一些条件判断，比如判断库存是否低于某个数值。

AVERAGE 函数：用来计算平均值，比如计算商品的平均进价。

局限性与拓展

数据量限制：当数据量很大的时候，Excel 的计算速度可能会变慢。

复杂业务处理难：对于一些复杂的业务场景，Excel 可能就有点力不从心了。

建米软件的优势：建米软件可以处理大规模的数据，还能应对复杂的业务逻辑，是 Excel 进销存的一个很好的拓展选择。

数据安全：建米软件在数据安全方面有更好的保障，能避免数据丢失和泄露。

二、如何用 Excel 制作进销存图表？

朋友说用图表展示进销存数据会更直观，我就想知道该怎么用 Excel 制作进销存图表呢？下面就来和大家分享一下。

选择合适的数据

进货数据：可以选择一段时间内的进货数量、进货金额等数据。

销售数据：包括销售数量、销售金额等。

库存数据：库存数量的变化情况是很重要的数据。

对比数据：比如不同商品的进销存对比数据。

确定图表类型

柱状图：适合比较不同类别数据的大小，比如不同商品的销售数量对比。

折线图：能很好地展示数据的变化趋势，像库存数量随时间的变化。

饼图：可以用来展示各部分占总体的比例，比如不同商品的销售金额占比。

雷达图：如果要综合对比多个指标，可以考虑用雷达图。

制作图表步骤

选中数据：在 Excel 中选中你要制作图表的数据区域。

插入图表：点击菜单栏中的“插入”，选择你想要的图表类型。

调整图表：对图表的标题、坐标轴、数据标签等进行调整，让图表更清晰美观。

添加趋势线：如果是折线图，可以添加趋势线来更清楚地看到数据的变化趋势。

图表的优化与应用

颜色搭配：选择合适的颜色，让图表更吸引人。

数据标注：在图表上标注重要的数据，方便查看。

定期更新：随着数据的变化，要及时更新图表。

建米软件的图表功能：建米软件也有丰富的图表制作功能，能让图表更加专业和美观。

三、Excel 进销存表格怎么设置密码保护？

我想知道如果用 Excel 做进销存，表格里有很多重要的数据，怎么设置密码保护呢？毕竟数据安全很重要嘛。

设置打开密码

文件选项：点击 Excel 左上角的“文件”选项。

信息保护：在弹出的菜单中选择“信息”，然后点击“保护工作簿”，选择“用密码进行加密”。

输入密码：在弹出的对话框中输入你想要设置的密码，然后再次确认密码。

保存设置：设置好密码后，保存表格，下次打开就需要输入密码了。

设置修改密码

另一种加密方式：除了打开密码，还可以设置修改密码。同样在“保护工作簿”里选择“用密码进行加密”，不过这次在“允许此用户进行的更改”里选择“只读”，然后设置修改密码。

防止误修改：这样别人打开表格后只能查看，不能修改，除非输入修改密码。

多人协作场景：在多人协作使用 Excel 进销存表格时，修改密码能保证数据不被随意修改。

建米软件的安全保障：建米软件在数据安全方面有更完善的机制，除了密码保护，还有更多的安全措施。

保护工作表

选择工作表：右键点击要保护的工作表标签，选择“保护工作表”。

设置权限：在弹出的对话框中设置允许用户进行的操作，比如是否允许排序、筛选等。

设置密码：输入保护工作表的密码。

防止数据篡改：保护工作表能防止别人随意修改工作表中的数据。

密码管理与注意事项

密码复杂度：设置密码时尽量用复杂一些的密码，包含字母、数字和特殊字符。

密码记录：把密码记录在安全的地方，避免忘记。

定期更换密码：为了保证数据安全，定期更换密码。

备份数据：即使设置了密码，也要定期备份数据，以防万一。

四、Excel 进销存表格能和财务软件对接吗？

朋友推荐说如果 Excel 进销存表格能和财务软件对接，那工作效率能提高不少。我就想知道，这到底能不能实现呢？

对接的可能性

数据格式兼容：如果 Excel 表格的数据格式和财务软件能兼容，就有对接的可能。

软件接口支持：有些财务软件提供了和 Excel 对接的接口，这样就能方便地导入导出数据。

数据转换：如果数据格式不兼容，可能需要进行数据转换。

建米软件的对接优势：建米软件在数据对接方面有很好的兼容性，能和很多财务软件对接。

对接的步骤

了解财务软件：先了解你使用的财务软件是否支持和 Excel 对接，以及对接的具体方式。

准备数据：把 Excel 进销存表格中的数据整理好，确保数据准确无误。

导入数据：按照财务软件的要求，把 Excel 表格中的数据导入到财务软件中。

验证数据：导入数据后，要验证数据是否准确，有没有遗漏或者错误。

对接的好处

提高效率：避免了重复录入数据，节省了时间和精力。

数据一致性：保证了进销存数据和财务数据的一致性。

财务分析：方便进行财务分析，比如分析成本、利润等。

建米软件助力对接：建米软件能帮助更顺畅地完成和财务软件的对接，让工作更高效。

对接可能遇到的问题及解决方法

数据格式错误：如果导入数据时提示格式错误，需要检查 Excel 表格的数据格式，进行调整。

接口问题：如果财务软件的接口有问题，联系软件客服解决。

数据丢失：在对接过程中可能会出现数据丢失的情况，所以要提前备份数据。

持续优化对接流程：不断优化对接流程，提高对接的稳定性和准确性。