怎么用表格做进销存帐

一、什么是进销存账

其实，进销存账就是记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。它就像是企业经营的一个“小管家”，能清楚地告诉你进了多少货、卖了多少货，还剩下多少货。比如说，你开了一家小超市，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶，到最后还剩下多少瓶，这些信息都可以通过进销存账来记录。有了这个账本，你就能对自己的生意状况一目了然，知道哪些商品好卖，哪些商品可能积压了，从而更好地做出进货和销售的决策。

二、准备工作

确定表格工具：常见的表格工具有Excel、WPS表格等。Excel功能强大，用的人也很多，很多企业都用它来做各种数据处理和分析；WPS表格则比较适合咱们国内用户，它和Excel操作很相似，而且还有很多免费的模板可以用。你可以根据自己的使用习惯来选择。

规划表格结构：在开始做表格之前，得先想清楚表格要包含哪些内容。一般来说，进销存账需要有日期、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额、销售数量、销售单价、销售金额、库存数量这些基本信息。比如说，你记录某一天进了100个苹果，每个苹果进价2元，那进货金额就是200元；当天卖出去50个，每个卖3元，销售金额就是150元，库存数量就变成了50个。

收集基础数据：这一步就是把商品的相关信息都收集起来，像商品的名称、规格、初始库存数量等。如果你是新开的店铺，那初始库存就是你第一次进的货；要是已经经营一段时间了，就得先盘点一下现有的库存数量。比如你有一家文具店，要记录铅笔、橡皮、笔记本等商品的信息，每种商品的规格不同，价格也不一样，都要详细记录下来。

三、创建表格

新建工作表：打开你选好的表格工具，新建一个工作表。在Excel里，点击“新建工作簿”就能创建一个新的空白表格了；WPS表格也是类似的操作，点击“新建”，选择空白表格就行。

设置表头：在表格的第一行输入我们前面规划好的表头，比如“日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”“销售数量”“销售单价”“销售金额”“库存数量”等。输入的时候要注意对齐，这样表格看起来会更整齐。

调整格式：为了让表格更美观、易读，可以对表格的格式进行一些调整。比如设置字体的大小、颜色，调整列宽和行高，让内容能够完整显示。还可以给表头加上一些颜色，和表格内容区分开来。比如把表头的字体设置为14号加粗，背景颜色设置为浅蓝色，这样看起来就很清晰。

四、记录进货信息

填写进货日期：在“日期”这一列填写商品进货的具体日期。这个日期很重要，它能让你清楚地知道商品是什么时候进的，方便后续的统计和分析。比如你在3月1号进了一批货，就在对应的行里填写“3月1号”。

填写商品名称：准确填写商品的名称，最好和商品的实际标签一致。如果商品有规格、型号等信息，也可以一起写在名称后面。比如你进的是500毫升装的矿泉水，就写“500毫升矿泉水”。

记录进货数量和单价：在“进货数量”列填写实际进货的数量，在“进货单价”列填写每个商品的进价。然后根据“进货金额 = 进货数量 × 进货单价”的公式，自动计算出进货金额。在Excel或WPS表格里，可以通过输入公式来实现自动计算。比如你进了200瓶矿泉水，每瓶进价1元，在“进货数量”列输入200，“进货单价”列输入1，然后在“进货金额”列输入“=2001”，按下回车键，就会自动算出进货金额是200元。

更新库存数量：每进一批货，库存数量就要相应地增加。可以用初始库存数量加上本次进货数量，得到新的库存数量。比如原来库存有100瓶矿泉水，这次又进了200瓶，那新的库存数量就是300瓶。

五、记录销售信息

填写销售日期：和进货日期一样，在“日期”列填写商品销售的日期。这有助于你分析不同时间段的销售情况。比如你在3月5号卖出去一些商品，就在对应的行里填写“3月5号”。

填写商品名称：同样要准确填写销售的商品名称，和进货时的名称保持一致。

记录销售数量和单价：在“销售数量”列填写实际销售的数量，在“销售单价”列填写每个商品的售价。再根据“销售金额 = 销售数量 × 销售单价”的公式，自动计算出销售金额。比如你卖出去150瓶矿泉水，每瓶售价1.5元，在“销售数量”列输入150，“销售单价”列输入1.5，在“销售金额”列输入“=1501.5”，按下回车键，就能算出销售金额是225元。

更新库存数量：每销售一批商品，库存数量就要相应地减少。用当前库存数量减去本次销售数量，得到新的库存数量。还是上面的例子，原来库存有300瓶矿泉水，卖出去150瓶，那新的库存数量就是150瓶。

六、数据统计与分析

计算进货总量和总金额：可以使用表格工具的求和功能，计算出一段时间内的进货总量和总金额。比如在Excel里，选中“进货数量”列的数据，点击工具栏上的“自动求和”按钮，就能算出进货总量；同样的方法可以算出进货总金额。通过这些数据，你可以了解到这段时间内的进货规模。

计算销售总量和总金额：用同样的求和方法，计算出一段时间内的销售总量和总金额。这能让你知道这段时间的销售业绩如何。比如算出一个月内矿泉水的销售总量和总金额，看看销售情况是好是坏。

分析库存情况：观察库存数量的变化，判断哪些商品库存积压，哪些商品库存不足。如果某种商品的库存数量一直居高不下，可能就需要减少进货量；如果库存数量很少，经常出现缺货的情况，就要考虑增加进货量。比如发现某款文具的库存很多，但是销售很慢，就可以少进一些；而另一款畅销的文具库存快没了，就要赶紧补货。

分析销售趋势：可以按照日期或者商品类别对销售数据进行排序和分析，找出销售的高峰期和低谷期，以及哪些商品比较受欢迎。比如通过分析发现周末的销售情况比平时好，或者某种品牌的饮料卖得特别好，以后就可以在周末多备一些货，多进一些畅销的商品。

七、注意事项

数据准确性：在记录进货和销售信息时，一定要保证数据的准确性。一个小小的错误可能会导致库存数量和金额计算错误，影响你的决策。比如进货数量写错了，就会让库存数量不准确，可能会导致进货过多或者过少。所以每次记录数据后，最好再核对一遍。

及时更新：要养成及时记录和更新进销存账的习惯。每天的进货和销售情况都要当天记录下来，这样才能保证数据的及时性和准确性。如果拖延记录，可能会忘记一些信息，导致数据缺失。比如今天进了一批货，就当天把进货信息记录到表格里。

备份数据：定期对表格数据进行备份，防止数据丢失。可以把表格保存到云端，或者复制一份到移动硬盘里。万一电脑出现故障或者数据丢失了，还能找回之前的数据。比如每个月把进销存账的表格备份到百度网盘里。

八、建米软件的推荐

当你用表格做进销存账的规模逐渐变大，数据越来越复杂时，可能会遇到一些问题，比如数据处理速度变慢、统计分析功能不够强大等。这时候可以试试建米软件，它能很好地解决这些问题。建米软件可以自动同步进货和销售数据，实时更新库存数量，还能生成各种详细的统计报表，让你更直观地了解企业的经营状况。而且它操作简单，即使是不太懂电脑的人也能快速上手，能为你节省大量的时间和精力。

以上就是用表格做进销存账的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、用表格做进销存帐有哪些优点？

我听说很多人都喜欢用表格来做进销存帐，我就想知道它到底有啥优点呢。下面就来唠唠。

操作简单：表格软件像 Excel 大家都比较熟悉，基本的操作很容易上手，不需要专门去学复杂的软件操作，只要会简单的公式和数据录入，就能开始做进销存帐啦。

成本低：一般来说，办公电脑都会预装表格软件，或者可以免费下载使用一些开源的表格工具，不用额外花钱去购买专业的进销存软件，能为企业节省一笔开支。

灵活性高：可以根据自己的需求随意设计表格的格式和内容，想加什么字段就加什么字段，能很好地适应不同企业的个性化需求。

方便分享：表格文件可以很方便地通过邮件、即时通讯工具等进行分享，团队成员之间可以随时交流和查看数据。

数据直观：通过表格的形式，数据呈现得很直观，能一眼看出进货、销售和库存的情况，便于分析和决策。

二、用表格做进销存帐容易出现哪些问题？

朋友说用表格做进销存帐虽然方便，但也会有不少问题，我就一下到底有哪些。

数据易出错：手动录入数据的时候，很容易出现输入错误，比如数字输错、小数点位置不对等，一旦出错，可能会导致整个进销存数据不准确。

效率低下：当业务量比较大的时候，每天要录入大量的进货、销售和库存数据，这是个很繁琐的工作，花费的时间和精力都很多，效率不高。

缺乏实时性：表格数据更新不及时，不能实时反映库存的变化情况，可能会导致库存积压或者缺货的情况发生。

数据安全问题：表格文件一般保存在本地电脑上，如果电脑出现故障、丢失或者被盗，数据就可能会丢失，而且也容易被他人随意修改。

分析功能有限：表格自带的分析功能相对简单，对于复杂的数据分析和统计需求，很难满足，不利于企业进行深入的业务分析。

三、怎样用表格设计一个简单的进销存帐模板？

假如你想用表格自己设计一个进销存帐模板，我来给你说说大概的步骤。

确定表头：要想好需要哪些字段，常见的有日期、商品名称、进货数量、进货单价、销售数量、销售单价、库存数量等，把这些字段作为表头列出来。

设置格式：对表格的格式进行设置，比如字体、字号、对齐方式等，让表格看起来更美观、易读。

建立公式：为了方便计算库存数量和金额，需要建立一些公式。比如库存数量可以用进货数量减去销售数量来计算，金额可以用数量乘以单价来计算。

添加数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证规则，比如进货数量和销售数量必须是正数等。

美化表格：可以给表格添加一些边框、颜色等，让它看起来更清晰、专业。

当然啦，如果觉得自己设计模板太麻烦，也可以考虑使用建米软件，它有专业的进销存模板，能帮你省去不少时间和精力。

四、用表格做进销存帐和专业软件相比，哪个更好？

我想知道用表格做进销存帐和专业软件比起来，到底哪个更有优势呢。

功能方面：专业软件功能更强大，除了基本的进销存管理，还可能有财务分析、报表生成、客户管理等功能，而表格的功能相对单一，只能进行简单的记录和计算。

效率方面：专业软件可以实现数据的自动化录入和处理，大大提高了工作效率，而表格需要手动录入大量数据，效率较低。

准确性方面：专业软件有严格的数据校验和审核机制，能有效避免数据错误，而表格容易出现人为输入错误。

成本方面：表格基本不需要成本，而专业软件可能需要购买许可证或者支付使用费用。

适用场景方面：如果是小型企业或者业务量比较少的情况，表格可能就够用了；但如果是大型企业或者业务复杂的情况，专业软件会更合适，比如建米软件，能满足企业多样化的需求。