怎么用表格来进销存

一、进销存表格使用前的准备

在使用表格进行进销存管理之前，咱们得先做好一些准备工作。就是明确自己的管理需求，不同的行业、不同的业务规模，对进销存管理的要求是不一样的。比如说，一家小便利店，可能只需要简单记录商品的进货、销售和库存数量就够了；但要是一家大型的批发企业，除了基本的数量信息，还得记录进货价格、销售价格、供应商信息、客户信息等等。

确定表格工具：现在市面上有很多可以制作表格的工具，像大家比较熟悉的 Excel、WPS 表格等。这些工具功能都很强大，操作也相对简单。如果你平时用电脑比较多，Excel 是个不错的选择；要是你经常在手机上处理数据，WPS 表格的移动版就很方便。

规划表格结构：要想让表格能清晰地记录进销存信息，合理规划结构很重要。一般来说，一个基本的进销存表格会包含商品信息、进货信息、销售信息和库存信息这几个部分。商品信息里要记录商品的名称、规格、型号等；进货信息包括进货日期、供应商、进货数量、进货价格等；销售信息有销售日期、客户、销售数量、销售价格等；库存信息则是当前的库存数量、库存成本等。

二、创建进货表格

进货表格是记录商品进入仓库的重要工具。咱们来详细说说怎么创建一个实用的进货表格。

表头设计：表头就像是表格的“导航”，能让你快速找到需要的信息。常见的进货表格表头有“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“规格型号”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。比如，你开了一家文具店，进了一批铅笔，在表格里就可以记录进货日期是哪天，供应商是哪家文具厂，铅笔的品牌和型号，进了多少支，每支多少钱，一共花了多少钱。

数据录入：当有商品进货时，要及时把相关信息录入到表格里。录入数据的时候要注意准确性，不然会影响后面的库存计算和成本核算。比如，你进了 100 本笔记本，单价是 5 元，那在“进货数量”这一栏就填 100，“进货单价”填 5，“进货金额”会自动计算得出 500 元（这里可以设置公式，让表格自动计算金额，公式一般是“进货数量进货单价”）。

数据更新与核对：定期要对进货表格的数据进行更新和核对。比如每个月月底，检查一下这个月的进货记录是否完整，有没有录入错误的信息。要是发现有错误，要及时修改，保证数据的准确性。这里可以试试建米软件，它能自动对录入的数据进行校验，避免出现录入错误的情况，提高数据的准确性和录入效率。

三、创建销售表格

销售表格是记录商品卖出情况的表格，它和进货表格一样重要。

表头设计：销售表格的表头通常有“销售日期”“客户名称”“商品名称”“规格型号”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。举个例子，你把之前进的铅笔卖给了一家学校，在销售表格里就要记录销售日期，客户是哪所学校，卖了多少支铅笔，每支卖多少钱，一共收入了多少。

数据录入：每当有商品销售出去，就要马上把销售信息录入到表格中。同样，录入数据要准确。比如，你卖了 50 支铅笔，单价是 1 元，“销售数量”就填 50，“销售单价”填 1，“销售金额”就是 50 元。

销售数据分析：通过销售表格的数据，我们可以进行一些简单的分析。比如，看看哪些商品卖得比较好，哪些商品销量比较低。如果发现某种商品销量一直上不去，就要考虑是不是价格太高、市场需求不大，还是推广不到位等原因。通过分析，我们可以及时调整销售策略，提高销售业绩。

四、创建库存表格

库存表格能让我们随时了解商品的库存情况，避免出现缺货或者积压的问题。

表头设计：库存表格的表头一般有“商品名称”“规格型号”“期初库存数量”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存数量”“库存成本”等。期初库存数量就是这个时间段开始时的库存数量，本期进货数量和本期销售数量可以从进货表格和销售表格中获取，期末库存数量可以通过公式计算得出，公式是“期初库存数量 + 本期进货数量 - 本期销售数量”。

数据更新：随着进货和销售业务的进行，要及时更新库存表格的数据。比如，进了一批新货，就要在“本期进货数量”这一栏加上相应的数量；卖出去一些商品，就在“本期销售数量”这一栏记录下来。这样，才能保证库存数据的实时性和准确性。

库存预警设置：为了避免缺货或者积压，我们可以在库存表格里设置库存预警。比如，设置某种商品的最低库存数量，当库存数量低于这个数值时，表格会自动提醒你要进货了。同样，也可以设置最高库存数量，当库存超过这个数值时，就要考虑是不是要减少进货或者加大促销力度了。

五、表格之间的关联与数据计算

进货表格、销售表格和库存表格不是孤立存在的，它们之间是相互关联的，通过数据计算可以让我们更全面地了解进销存情况。

数据关联：进货表格和销售表格的数据会影响库存表格的数据。比如，进货表格里记录的进货数量会增加库存数量，销售表格里的销售数量会减少库存数量。我们可以通过设置公式，让库存表格自动根据进货和销售数据更新库存数量。

成本计算：除了库存数量的计算，我们还可以计算商品的成本。比如，根据进货表格里的进货金额和进货数量，可以计算出商品的平均进货成本。在销售商品时，就可以根据这个成本计算出销售利润。公式一般是“销售利润 = 销售金额 - 销售数量 平均进货成本”。

数据分析与报表生成：把这三个表格的数据关联起来后，我们可以进行更深入的数据分析，还能生成各种报表。比如，生成月度进销存报表，直观地展示这个月的进货、销售和库存情况。通过这些报表，我们可以更好地掌握企业的经营状况，做出合理的决策。

六、表格的维护与管理

做好表格的维护与管理，才能保证进销存管理的顺利进行。

数据备份：定期对进销存表格进行数据备份是很重要的。因为有时候可能会遇到电脑故障、软件问题或者误删除等情况，导致数据丢失。我们可以把表格保存到外部硬盘、云盘等地方，这样即使本地数据丢失了，也能从备份中恢复。

权限管理：如果有多个人使用进销存表格，要进行权限管理。比如，只有采购人员可以修改进货表格，销售人员只能录入销售数据，财务人员可以查看和分析所有数据。这样可以保证数据的安全性和准确性。

表格优化：随着业务的发展，我们可能会发现表格的结构或者功能不能满足需求了。这时候就要对表格进行优化。比如，增加一些新的字段，或者调整公式的设置。通过不断优化表格，让它更好地为我们的进销存管理服务。

以上就是用表格来进行进销存管理的一些方法和步骤，希望能帮到大家。在实际操作过程中，要是觉得手动操作表格比较麻烦，数据处理效率不高，也可以试试建米软件，它可以实现进销存数据的自动化管理，提高工作效率，让你的管理工作更加轻松。

常见用户关注的问题：

一、用表格做进销存难不难啊？

我听说好多人都想用表格来做进销存，我就想知道这到底难不难呢。其实用表格做进销存说难也难，说简单也简单，下面给大家详细说说。

数据录入方面：刚开始的时候，要把商品的各种信息，像名称、规格、进价、售价这些都录入到表格里，这得细心点，要是录错了，后面的数据就全乱套了。不过只要认真点，多检查几遍，也不算特别难。

公式设置方面：表格里得设置一些公式来计算库存数量、成本、利润这些。对于懂点公式的人来说，设置起来可能还比较顺手，比如用 SUM 函数计算总和。但要是不太懂公式的，就得花点时间去学习了，不然设置错了，数据就不准确啦。

数据更新方面：每次有进货或者销售，都得及时更新表格里的数据。要是业务比较多，更新起来就有点麻烦，而且还容易漏记。所以得养成及时更新的好习惯。

数据安全方面：表格存在电脑里，要是不小心误删了，或者电脑出故障了，数据就没了。所以得定期备份，这样才能保证数据的安全。建米软件在数据安全方面做得就挺不错的，有完善的备份机制，能让数据更有保障。

二、表格进销存能满足企业需求吗？

朋友说他想用表格来做进销存，我就想知道这表格到底能不能满足企业的需求呢。其实这得看企业的具体情况，下面来分析分析。

小型企业：对于一些规模比较小，业务量也不多的企业来说，表格进销存基本能满足需求。因为业务简单，数据量也不大，用表格来记录和管理就够了，而且成本还低，不用额外花钱去买专业的软件。

大型企业：要是企业规模大，业务复杂，表格进销存可能就有点力不从心了。大型企业的进货、销售数据很多，表格处理起来效率就会很低，而且容易出错。这时候就需要专业的软件来提高效率和准确性，建米软件就是一款很适合大型企业的进销存软件，功能强大，能应对复杂的业务。

数据分析方面：表格在数据分析上有一定的局限性，只能做一些简单的统计和分析。而企业在发展过程中，需要更深入的数据分析来做出决策。专业的进销存软件就能提供更全面、更深入的数据分析功能，帮助企业更好地发展。

多部门协作方面：如果企业有多个部门需要协同工作，表格的共享和协作就不太方便。不同部门的人可能同时需要修改表格里的数据，容易造成数据冲突。而专业软件能实现多部门的实时协作，提高工作效率。

三、表格进销存容易出错吗？

我朋友推荐我用表格做进销存，但是我想知道这表格进销存容易出错吗。其实它确实存在一些容易出错的地方，下面来具体说说。

人为录入错误：前面也提到了，数据录入的时候，要是不小心输错数字或者文字，就会导致错误。比如把进价 10 元写成了 100 元，那成本和利润的计算就全错了。所以录入数据的时候一定要仔细。

公式引用错误：设置公式的时候，要是引用的单元格不对，或者公式本身写错了，计算出来的结果就会不准确。而且有时候公式比较复杂，检查起来也不容易。

数据更新不及时：如果没有及时更新表格里的数据，就会导致库存数量和实际情况不符。比如已经销售出去了一批商品，但是表格里没有及时减去相应的数量，这样就会造成库存虚高。

多人操作冲突：要是有多个人同时操作表格，可能会出现数据覆盖或者冲突的情况。比如一个人在修改数据，另一个人也在修改，最后保存的时候就不知道哪个是正确的了。建米软件就能避免这种多人操作冲突的问题，它有严格的权限管理，能保证数据的准确性和安全性。

四、有没有简单的表格进销存模板？

假如你想用表格来做进销存，肯定想找个简单的模板。我就想知道哪里能找到这样的模板呢。其实网上有很多免费的模板可以下载，下面给大家介绍介绍。

百度搜索：在百度上输入“表格进销存模板”，能搜到好多相关的模板。这些模板有简单的，也有复杂的，可以根据自己的需求选择。不过要注意模板的质量和适用性，有些模板可能不太符合自己的业务情况。

办公软件自带：像 Excel 这类办公软件，本身就自带了一些模板。可以在软件里的模板库中查找进销存模板，这些模板都是经过软件厂商设计的，质量有一定的保证。

专业网站：有一些专门提供办公模板的网站，上面的进销存模板比较丰富。而且有些网站还会对模板进行分类和筛选，方便用户找到自己想要的模板。不过有些网站可能需要付费才能下载高级的模板。

建米软件官网：建米软件官网也会提供一些简单实用的表格进销存模板，这些模板都是结合了软件的功能和特点设计的，使用起来可能会更方便。而且建米软件还有专业的客服团队，可以为用户提供模板使用方面的指导。