怎么用excel制作进销存

一、了解进销存和Excel

在日常的生意经营里，不管是开个小超市，还是经营一家小型工厂，都会涉及到商品的进货、销售和库存管理，这就是所谓的进销存。简单来说，进货就是把商品采购回来，销售就是把商品卖出去，库存则是还没卖出去，留在仓库里的商品数量。

Excel大家应该都不陌生，它就像一个功能强大的电子表格小助手。它可以轻松地记录数据，还能对这些数据进行计算、分析，帮我们制作出各种直观的图表。用Excel来做进销存管理，既方便又实用，而且几乎每个人的电脑上都有这个软件，不用额外花钱去买其他复杂的管理系统。

二、准备工作

明确需求和目标：在动手制作之前，得先想清楚自己的需求。比如你是开服装店的，那你可能需要记录衣服的款式、颜色、尺码、进货价格、销售价格等信息。你制作这个进销存表格是为了了解每天的销售情况，还是为了分析哪些款式的衣服比较畅销，这些目标都要明确。

规划表格结构：规划好表格要包含哪些内容。一般来说，会有进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货日期、供应商、商品名称、数量、单价等；销售表要记录销售日期、客户、商品名称、数量、单价等；库存表则要实时反映每种商品的库存数量。

收集基础数据：把之前的进货单、销售单都找出来，把里面的信息整理一下。比如之前进了多少件商品，卖给了哪些客户，这些数据都要收集好，以便后续录入到Excel表格里。

三、创建进货表

设置表头：打开Excel，在第一行依次输入“进货日期”“供应商”“商品名称”“商品编号”“数量”“单价”“金额”等内容。这些表头就像是给表格划定了不同的区域，方便我们把相应的数据填进去。

录入数据：按照收集好的进货单信息，一行一行地把数据录入到表格里。比如在“进货日期”这一列填上具体的日期，在“供应商”这一列填上供货的商家名称。

计算金额：在“金额”这一列，我们可以利用Excel的公式来自动计算。在需要计算金额的单元格里输入“=数量单元格单价单元格”，然后按下回车键，金额就自动算出来了。比如数量在C列，单价在D列，金额在E列，就在E2单元格输入“=C2D2”，然后向下拖动鼠标，整列的金额就都算好了。

四、创建销售表

设置表头：和进货表类似，在销售表的第一行输入“销售日期”“客户”“商品名称”“商品编号”“数量”“单价”“金额”等内容。

录入数据：把销售单上的信息录入到销售表中。这里要注意销售日期、客户名称等信息的准确性。

计算金额和统计销售情况：同样用公式计算“金额”列。还可以用数据透视表来统计不同时间段、不同客户的销售情况。比如想知道某个月每个客户的购买金额，就可以通过数据透视表快速得到结果。

五、创建库存表

设置表头：在库存表的第一行输入“商品名称”“商品编号”“期初库存”“本期进货”“本期销售”“期末库存”等内容。期初库存就是一开始仓库里有的商品数量。

录入期初库存数据：把仓库里现有的商品数量录入到“期初库存”这一列。

计算本期进货和销售数量：可以通过VLOOKUP函数从进货表和销售表中提取相应的商品数量。比如在“本期进货”列的单元格里输入“=VLOOKUP(商品编号单元格,进货表!$A$1:$G$100,5,FALSE)”，就可以把该商品的进货数量提取过来。“本期销售”列也用同样的方法操作。

计算期末库存：在“期末库存”列输入公式“=期初库存+本期进货-本期销售”，这样就能得到当前的库存数量了。

六、数据关联和更新

关联进货、销售和库存表：通过商品编号把这三个表格关联起来。这样当进货表或销售表有数据更新时，库存表能自动更新库存数量。

定期更新数据：每天或者每周把新的进货和销售数据录入到表格里，保证数据的及时性和准确性。比如每天晚上关店后，把当天的销售数据录入到销售表中。

七、数据分析和报表生成

制作数据图表：利用Excel的图表功能，把进货、销售和库存数据以图表的形式展示出来。比如用柱状图展示不同商品的销售数量对比，用折线图展示某个商品的库存变化趋势。这样看起来更加直观，能快速发现数据中的规律。

生成报表：根据分析的结果，生成进销存报表。报表里可以包含进货总额、销售总额、库存周转率等信息。这些报表可以帮助我们了解生意的经营状况，做出合理的决策。比如如果发现某个商品的库存周转率很低，就可以考虑减少进货量。

八、使用Excel制作进销存的注意事项和其他建议

注意数据准确性：录入数据时一定要仔细，避免输错数字或者填错信息。比如把数量10写成了100，这会对库存计算和经营决策产生很大的影响。

备份数据：定期把Excel文件备份到其他地方，防止数据丢失。比如可以备份到移动硬盘或者云盘里。

学习更多Excel技巧：Excel有很多强大的功能，比如函数、数据透视表等。可以通过上网学习或者参加培训课程，掌握更多的技巧，让进销存管理更加高效。

其实，当生意规模逐渐扩大，数据量增多，Excel可能会显得力不从心，处理起来比较吃力。这时候可以试试建米软件，它能更高效地处理大量的进销存数据，自动生成各种报表，还能实时更新库存信息，让管理变得更加轻松。

以上就是用Excel制作进销存的详细方法和相关注意事项，希望能帮助大家更好地管理自己的生意。

常见用户关注的问题：

一、Excel 制作进销存的基本步骤是什么？

我听说好多人都想用 Excel 做进销存，可就是不太清楚基本步骤。我就想知道这到底难不难呢？接下来咱就好好唠唠。

第一步：规划表格结构

得先想清楚这个进销存表格要包含啥内容。一般来说，进货表得有进货日期、商品名称、数量、单价、供应商这些信息；销售表要有销售日期、商品名称、数量、单价、客户信息；库存表得有商品名称、期初库存、进货数量、销售数量、期末库存。

第二步：创建工作表

打开 Excel，新建几个工作表，分别命名为“进货表”“销售表”“库存表”。这样分类清楚，以后查找和管理数据都方便。

第三步：输入基本数据

在进货表和销售表中，按照实际发生的业务，依次输入相关数据。比如进了一批货，就把进货的详细信息填到进货表对应的位置。

第四步：设置公式计算库存

在库存表中，用公式来计算期末库存。可以用期初库存加上进货数量再减去销售数量得到期末库存。这样每次进货和销售数据更新后，库存也能自动更新。

第五步：数据验证和美化

为了保证数据输入的准确性，可以设置数据验证，比如限制数量只能输入数字。还可以给表格设置一些格式，让它看起来更美观，方便查看。要是觉得 Excel 功能有限，也可以考虑用建米软件，它在进销存管理方面功能更强大。

二、Excel 制作进销存如何保证数据准确性？

朋友说用 Excel 做进销存最头疼的就是数据准确性问题。我就想知道有没有啥好办法能保证数据准确呢？下面咱就来探讨探讨。

1. 数据录入规范

在录入数据的时候，得有统一的规范。比如商品名称的写法要一致，不能一会儿写全称，一会儿写简称。日期的格式也要统一，这样才能避免因录入不规范导致的数据错误。

2. 数据验证

利用 Excel 的数据验证功能，对输入的数据进行限制。比如设置数量只能输入正整数，单价不能为负数等。这样可以防止输入不合理的数据。

3. 定期核对

定期把 Excel 里的数据和实际的库存、进货、销售情况进行核对。比如每个月或者每个季度核对一次，发现问题及时调整。

4. 双人录入核对

可以安排两个人分别录入相同的数据，然后对比录入结果。如果有不一致的地方，再进行核实修改。这样能大大提高数据的准确性。要是觉得 Excel 核对数据麻烦，建米软件在数据准确性方面有更好的保障机制。

5. 备份数据

经常对 Excel 文件进行备份，防止数据丢失。可以把备份文件存到不同的地方，比如 U 盘、云端等。一旦数据出现问题，可以及时恢复。

三、Excel 制作的进销存能满足企业长期使用需求吗？

我听说有些企业用 Excel 做进销存，我就想知道这东西能不能满足企业长期使用需求呢？下面咱来分析分析。

1. 数据量方面

对于数据量比较小的企业，Excel 基本能满足需求。但随着企业业务的发展，数据量会越来越大，Excel 在处理大量数据时可能会变得很慢，甚至出现卡顿的情况。

2. 功能扩展性

Excel 的功能相对有限，只能做一些基本的进销存管理。企业如果有更多的需求，比如生成复杂的报表、进行数据分析、与其他系统集成等，Excel 就很难满足了。

3. 数据安全性

Excel 文件容易被误删、修改，数据安全性较低。企业的进销存数据是重要的商业机密，一旦数据丢失或泄露，会给企业带来很大的损失。

4. 多人协作方面

如果企业需要多人同时操作进销存数据，Excel 就不太方便了。多人同时编辑一个文件容易出现冲突，而且数据的一致性也很难保证。这个时候建米软件就能发挥优势了，它支持多人协作，数据实时同步。

5. 成本方面

Excel 是免费的，前期使用成本低。但从长期来看，如果因为 Excel 不能满足需求而导致效率低下，可能会增加企业的运营成本。

四、Excel 制作进销存和专业软件相比有哪些优缺点？

朋友推荐用专业软件做进销存，但也有人觉得 Excel 就行。我就想知道它们到底各有啥优缺点呢？下面咱来对比对比。

Excel 制作进销存的优点

1. 成本低

Excel 是微软办公软件的一部分，很多人电脑上都有，不需要额外花钱购买软件。对于一些小商家来说，这能节省不少成本。

2. 操作简单

只要会基本的 Excel 操作，就能制作简单的进销存表格。不需要专门的培训，上手比较快。

3. 灵活性高

可以根据自己的需求随意修改表格的格式和内容。想加个字段或者改个公式都很方便。

Excel 制作进销存的缺点

1. 功能有限

前面也提到了，Excel 只能做一些基本的进销存管理，对于复杂的业务需求很难满足。

2. 数据安全性差

Excel 文件容易丢失、损坏，数据容易被误操作。而专业的建米软件在数据安全方面有更完善的保障措施。

3. 不适合多人协作

多人同时使用 Excel 进行进销存管理很不方便，容易出现数据冲突和不一致的情况。专业软件则支持多人同时操作，数据实时更新。