怎么用excel 进销存

一、Excel 进销存是什么

简单来说，Excel 进销存就是利用 Excel 表格来记录和管理企业的进货、销售和库存情况。在日常经营中，不管是小店铺还是一些规模不大的企业，都会涉及到货物的进出和库存管理。比如一家小超市，每天会有新的货物进货，也会有商品销售出去，同时还要清楚库存还有多少，这时候就可以用 Excel 来做一个简单的进销存管理。

适用场景：对于一些刚刚起步的小商家，业务量不是特别大，没有必要花费大量资金去购买专业的进销存软件，Excel 就可以满足他们的基本需求。还有一些临时性的项目，只需要短期记录货物的进出情况，用 Excel 来做进销存也是非常合适的。

二、搭建 Excel 进销存表格的前期准备

明确数据需求：在开始搭建表格之前，要先想清楚自己需要记录哪些数据。比如进货方面，要记录进货日期、供应商名称、货物名称、进货数量、进货单价等；销售方面，要记录销售日期、客户名称、货物名称、销售数量、销售单价等；库存方面，要记录货物名称、当前库存数量等。举个例子，一家文具店，在进货时要知道是从哪个文具供应商进的货，进了多少支笔，每支笔的价格是多少；销售时要知道卖给了哪个学校，卖了多少本笔记本，每本笔记本的售价是多少。

确定表格结构：根据前面确定的数据需求，来规划表格的结构。一般可以分为进货表、销售表和库存表。进货表就像是一个进货的账本，把每次进货的信息详细记录下来；销售表则是记录销售情况的账本；库存表就是实时反映货物库存数量的账本。这三个表格相互关联，共同构成了 Excel 进销存的基本框架。

三、创建进货表

表头设置：在 Excel 中新建一个工作表，把它命名为“进货表”。然后在第一行设置表头，依次输入“进货日期”“供应商名称”“货物名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。这些表头就像是给进货信息分类的标签，方便我们后续记录和查找。

数据录入：每次有进货业务发生时，就按照表头的要求把相应的数据填写进去。比如 5 月 1 日从晨光文具厂进了 100 支中性笔，每支笔的进价是 2 元，那么就在“进货日期”栏填写 5 月 1 日，“供应商名称”栏填写晨光文具厂，“货物名称”栏填写中性笔，“进货数量”栏填写 100，“进货单价”栏填写 2，“进货金额”可以通过公式“进货数量进货单价”自动计算得出，这里就是 1002 = 200 元。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如在“货物名称”栏，可以设置下拉菜单，把所有可能的货物名称都列在里面，这样在录入数据时就只能从下拉菜单中选择，避免输入错误的货物名称。

四、创建销售表

表头设置：同样新建一个工作表，命名为“销售表”。表头可以设置为“销售日期”“客户名称”“货物名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。和进货表类似，这些表头是为了规范销售数据的记录。

数据录入：当有销售业务发生时，按照表头要求录入数据。比如 5 月 5 日卖给了实验小学 50 支中性笔，每支笔的售价是 3 元，就在相应的栏位填写好信息，“销售金额”同样可以通过公式“销售数量销售单价”计算得出，这里就是 503 = 150 元。

与进货表关联：销售表和进货表是有联系的。在销售货物时，要保证库存有足够的数量。可以通过函数来实现这种关联，比如用 VLOOKUP 函数查找进货表中该货物的库存数量，避免出现超卖的情况。

五、创建库存表

表头设置：再新建一个工作表，命名为“库存表”。表头设置为“货物名称”“初始库存数量”“进货数量合计”“销售数量合计”“当前库存数量”等。库存表就像是一个仓库的实时监控器，能让我们随时了解货物的库存情况。

数据计算：“初始库存数量”需要手动输入，代表一开始仓库里该货物的数量。“进货数量合计”可以通过 SUMIF 函数对进货表中该货物的进货数量进行求和；“销售数量合计”可以通过 SUMIF 函数对销售表中该货物的销售数量进行求和；“当前库存数量”则通过公式“初始库存数量 + 进货数量合计 - 销售数量合计”计算得出。

库存预警：为了避免库存不足影响销售，可以设置库存预警。比如当某种货物的当前库存数量低于一定数值时，单元格会自动变色提醒。可以通过条件格式来实现这个功能。

六、使用 Excel 函数优化进销存表格

VLOOKUP 函数：这个函数非常实用，它可以在一个表格中查找指定的值，并返回该值所在行的其他列的数据。比如在销售表中，当输入货物名称后，可以用 VLOOKUP 函数从进货表中查找该货物的进货单价，方便计算利润。

SUMIF 函数：前面在计算库存表的进货数量合计和销售数量合计时已经用到了 SUMIF 函数。它可以根据指定的条件对符合条件的单元格进行求和。比如只对某个供应商的进货数量进行求和，就可以用 SUMIF 函数来实现。

IF 函数：IF 函数可以根据条件判断返回不同的值。比如在库存表中，可以用 IF 函数判断当前库存数量是否低于预警值，如果低于预警值就返回“库存不足”，提醒及时补货。

七、Excel 进销存的常见问题及解决办法

数据错误：在录入数据时，可能会出现输入错误的情况，比如把进货数量输错了。这时候可以仔细检查数据，利用 Excel 的数据验证功能减少错误的发生。如果已经发现错误，可以直接修改相应单元格的数据。

表格混乱：随着业务的发展，进销存表格的数据会越来越多，可能会变得混乱。可以对表格进行排序和筛选，比如按照进货日期对进货表进行排序，方便查看不同时间段的进货情况；也可以根据货物名称对库存表进行筛选，只查看某一种货物的库存信息。

函数使用错误：在使用函数时，可能会因为函数参数设置错误导致计算结果不正确。这时候可以仔细检查函数的参数，也可以参考 Excel 的帮助文档或者在网上搜索相关的函数使用教程。

八、建米软件的推荐

虽然 Excel 可以满足一些简单的进销存管理需求，但当业务量不断增大，数据变得更加复杂时，Excel 的局限性就会逐渐显现出来，比如数据处理速度慢、难以实现多用户协同操作等。这时候可以试试建米软件，它可以实现更高效的进销存管理。建米软件能够实时更新库存数据，自动关联进货和销售信息，还能生成详细的报表，大大提高了工作效率，让进销存管理更加轻松。

以上就是关于怎么用 Excel 做进销存的详细介绍，希望能帮助你更好地管理企业的进货、销售和库存情况。

常见用户关注的问题：

一、怎么用 Excel 做简单的进销存表格？

我听说好多人都想用 Excel 做个简单的进销存表格，自己管理管理商品的进出情况啥的。我就想知道，这到底咋做呢？下面咱就来唠唠。

明确需求和数据项：得清楚自己要记录哪些信息，像商品名称、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量这些，都是常见的数据项。

创建工作表：打开 Excel 新建一个工作簿，根据需要创建进货表、销售表和库存表。进货表记录每次进货的详情，销售表记录销售情况，库存表则实时反映商品的库存数量。

设计表格结构：在每个工作表里设置好列标题，比如进货表可以有“商品名称”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。

设置计算公式：在库存表中，用公式来计算库存数量，比如“库存数量=初始库存+进货数量-销售数量”。这样每次有进货或销售记录时，库存数量就能自动更新。

数据录入和维护：日常使用时，按照实际情况在进货表和销售表中录入数据，库存表会自动计算。要定期检查数据的准确性，避免出错。

使用建米软件辅助：如果觉得 Excel 操作还是有点麻烦，建米软件是个不错的选择。它有更专业的进销存管理功能，能让数据管理更轻松。

二、Excel 进销存表格能实现自动计算吗？

朋友说要是 Excel 进销存表格能自动计算就好了，这样能省不少事儿。我也这么觉得，那它到底能不能实现自动计算呢？

利用公式实现自动计算：Excel 有强大的公式功能，可以用公式来实现自动计算。比如在计算进货金额时，用“进货金额=进货数量进货单价”，只要输入进货数量和单价，金额就会自动算出来。

设置数据关联：把进货表、销售表和库存表的数据关联起来，通过公式引用不同工作表的数据。比如在库存表中引用进货表和销售表的数量数据，实现库存数量的自动更新。

使用函数进行复杂计算：除了基本公式，还可以用一些函数来进行更复杂的计算。像 SUM 函数可以求和，VLOOKUP 函数可以查找数据。

数据验证和保护：为了保证自动计算的准确性，要对数据进行验证。比如设置进货数量和销售数量必须为正数，避免输入错误数据影响计算结果。还可以对重要的公式和数据进行保护，防止误修改。

借助建米软件提升计算效率：建米软件在自动计算方面更智能，它能快速处理大量数据，减少人工操作和出错的概率，让计算更准确、更高效。

三、Excel 进销存表格怎么进行数据备份？

我想知道 Excel 进销存表格的数据备份该咋弄，毕竟数据很重要，万一丢了可就麻烦了。

手动复制备份：最简单的方法就是定期手动复制一份表格文件到其他存储设备，比如 U 盘、移动硬盘。这样即使原文件出问题，还有备份可用。

云存储备份：把 Excel 文件上传到云存储服务，像百度网盘、腾讯微云等。云存储有很多优点，比如可以随时在不同设备上访问，还能防止本地设备损坏导致数据丢失。

设置自动备份：Excel 本身有自动保存功能，可以设置自动保存的时间间隔。也可以用一些第三方软件来实现自动备份，按照设定的时间自动复制文件。

版本控制：每次对表格进行重大修改后，另存为一个新的版本。这样可以保留不同阶段的数据，方便对比和回溯。

使用建米软件的备份功能：建米软件有专业的数据备份功能，能定期自动备份数据，还能对备份数据进行加密，保障数据的安全性。

四、Excel 进销存表格和专业进销存软件哪个好？

朋友推荐说专业进销存软件好用，但也有人觉得 Excel 表格就够了。我就想知道，到底哪个更好呢？

功能方面：Excel 表格功能相对基础，主要靠手动设置公式和函数来实现一些计算和管理。而专业的进销存软件，像建米软件，功能更全面，有采购管理、销售管理、库存管理等模块，还能生成各种报表。

操作难度：Excel 对于熟悉的人来说操作简单，但对于不太懂的人，设置公式和函数可能有点难。专业进销存软件通常有直观的界面和操作指南，容易上手。

数据安全性：Excel 表格的数据安全性相对较低，容易被误删除或修改。建米软件有完善的权限管理和数据加密功能，能更好地保护数据安全。

扩展性：当业务规模扩大，数据量增多时，Excel 表格可能会出现性能问题。而专业进销存软件可以根据业务需求进行扩展，适应不同规模的企业。

成本方面：Excel 是微软办公软件的一部分，只要有软件就可以使用。专业进销存软件可能需要付费购买，但从长期来看，能提高工作效率，节省人力成本。

综合来看，如果业务简单，数据量不大，Excel 表格可以满足需求。但如果业务复杂，对管理要求高，建米软件这样的专业进销存软件是更好的选择。