怎么填进销存账

一、什么是进销存账

在开始学习怎么填进销存账之前，咱们得先搞清楚啥是进销存账。简单来说，进销存账就是记录企业商品的购进、销售和库存情况的账本。它就像是企业商品的“健康档案”，能让你清楚地知道商品从哪里来，到哪里去，还剩下多少。

购进：这就是企业从供应商那里把商品买进来的过程。比如一家超市从批发商那里进了一批饮料，这一批饮料的数量、价格等信息就需要记录在进销存账的购进部分。

销售：当企业把购进的商品卖给客户时，就产生了销售。还是以超市为例，顾客来买了几瓶饮料，这几瓶饮料的销售数量、售价等信息也要记录在账上。

库存：库存就是企业仓库里还剩下的商品数量。通过进销存账，你可以随时了解库存情况，以便及时补货或者处理积压商品。

二、准备工作

在填写进销存账之前，有一些准备工作是必须要做的，这样才能保证记账的准确性和顺利进行。

选择合适的账本或软件：你可以选择传统的纸质账本，也可以使用电子表格软件，比如 Excel。如果企业规模较大，业务量较多，其实可以试试一些专业的进销存管理软件，比如建米软件，它能更高效地处理大量的进销存数据，避免手动记账可能出现的错误，提高工作效率。

确定记账周期：你得明确是按天、按周还是按月来记录进销存情况。一般来说，按天记录能更及时地反映商品的动态，但工作量相对较大；按月记录则比较省事，但信息可能不够及时。你可以根据企业的实际情况来选择。

收集相关凭证：购进商品时的发票、销售商品时的收据等都是记账的重要依据。你要把这些凭证整理好，按照时间顺序排列，方便后续记账时查找。

三、填写购进部分

购进部分是记录企业采购商品的情况，下面咱们来详细说说怎么填写。

日期：填写购进商品的具体日期，这样可以清晰地知道商品是什么时候进入企业的。比如，你在 5 月 10 日购进了一批文具，就在账本上相应的位置填写“5 月 10 日”。

供应商：记录提供商品的供应商名称。这有助于你了解和哪个供应商有业务往来，方便后续的合作和沟通。比如，这批文具是从“晨光文具供应商”那里进的，就写上“晨光文具供应商”。

商品名称：准确填写购进商品的名称。如果商品有规格、型号等信息，也要一并记录下来。比如，购进的是“晨光牌 0.5mm 黑色中性笔”，就完整地写清楚。

数量：填写购进商品的实际数量。要注意单位的统一，比如是按件、按箱还是按千克等。假如购进了 100 支中性笔，就写“100 支”。

单价：记录每一个商品的购进价格。这个价格是不含税的单价，方便后续计算成本。假设每支中性笔的进价是 1 元，就写“1 元/支”。

金额：金额等于数量乘以单价。在这个例子中，100 支中性笔，单价 1 元/支，那么金额就是 100×1 = 100 元，在账本上填写“100 元”。

四、填写销售部分

销售部分记录的是企业把商品卖出去的情况，填写方法和购进部分有相似之处，但也有一些不同。

日期：同样要填写销售商品的具体日期，这样能清楚地知道商品是何时销售出去的。比如，5 月 15 日卖出了 20 支中性笔，就写上“5 月 15 日”。

客户：记录购买商品的客户名称。如果是零售，可能客户信息不太详细，你可以简单写“零售客户”；如果是批发给其他企业，就写上企业的名称。

商品名称：和购进部分一样，要准确填写销售商品的名称和规格、型号等信息。这里还是“晨光牌 0.5mm 黑色中性笔”。

数量：填写销售商品的实际数量。比如卖出了 20 支中性笔，就写“20 支”。

单价：记录销售商品的单价，这个单价一般是含税的售价。假设每支中性笔的售价是 1.5 元，就写“1.5 元/支”。

金额：金额等于销售数量乘以销售单价。20 支中性笔，单价 1.5 元/支，金额就是 20×1.5 = 30 元，在账本上填写“30 元”。

五、填写库存部分

库存部分反映的是企业商品的剩余数量和价值，它和购进、销售部分是紧密相关的。

期初库存：就是在一个记账周期开始时的库存数量和金额。比如，在 5 月 1 日开始记账，此时仓库里有 50 支中性笔，每支成本 1 元，那么期初库存数量就是“50 支”，金额就是“50 元”。

本期购进：把这个记账周期内购进商品的数量和金额汇总填写在这里。假如在 5 月 1 日到 5 月 31 日期间，一共购进了 100 支中性笔，金额是 100 元，就分别填写“100 支”和“100 元”。

本期销售：汇总这个记账周期内销售商品的数量和金额。如果在 5 月份一共卖出了 60 支中性笔，金额是 90 元，就填写“60 支”和“90 元”。

期末库存：期末库存数量等于期初库存数量加上本期购进数量减去本期销售数量。在这个例子中，期末库存数量就是 50 + 100 - 60 = 90 支。期末库存金额的计算方法稍微复杂一些，一般采用加权平均法等方法来计算，这里就不详细展开了。

六、常见问题及解决方法

在填写进销存账的过程中，可能会遇到一些问题，下面给大家介绍一些常见问题的解决方法。

数据记录错误：有时候可能会因为粗心把数量、单价或者金额写错。如果发现错误，要及时更正。如果是纸质账本，可以用红笔划掉错误的内容，然后在旁边写上正确的内容，并签名确认；如果是电子表格，直接修改就可以了。

商品名称不统一：不同的人记录商品名称时可能会有差异，比如“中性笔”可能会写成“水笔”。这就需要制定一个统一的商品名称规范，大家都按照这个规范来记录，避免出现混淆。

库存数量和实际不符：这可能是因为盘点不准确、货物丢失或者记账错误等原因导致的。定期进行库存盘点，及时发现差异并查找原因进行调整。如果差异较大，要仔细核对购进、销售和库存记录，找出问题所在。

其实在处理这些问题时，使用专业的工具会更方便。比如建米软件，它可以自动校验数据的准确性，避免数据记录错误的问题。当商品名称不统一时，软件还能进行智能识别和纠正，提高记账的效率和准确性。

以上就是关于怎么填进销存账的详细介绍，希望能帮助大家更好地记录企业的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、进销存账一般都记录些啥内容啊？

我听说好多人都不太清楚进销存账到底该记啥，我就想知道这进销存账里到底要把哪些事儿给记下来。其实啊，进销存账记录的内容还挺关键的，把这些记好了，对咱们管理库存、了解生意情况都有帮助。

进货方面：

- 进货日期：这能让咱们清楚啥时候进的货，方便后续统计和分析进货的时间规律。比如说，看看是不是每个月固定时间进货，这样能更好地安排采购计划。

- 进货数量：进了多少货得记明白，不然库存数量就搞不清楚啦。像进了 100 件衣服，就得准确记下来，这样才能知道库存有多少。

- 进货单价：每件货花了多少钱进的，这关系到成本核算。知道进货单价，才能算出总成本，进而算出利润。

- 供应商信息：和哪个供应商进的货要记好，要是货有问题，能及时联系供应商解决。而且长期合作的供应商，还能根据记录看看合作情况咋样。

销售方面：

- 销售日期：和进货日期一样重要，能分析销售的时间规律，比如哪个时间段卖得好。

- 销售数量：卖出去多少货得记准，这能反映销售业绩。要是卖出去的数量一直上不去，就得想想办法促销啦。

- 销售单价：每件货卖了多少钱，和进货单价一对比，就能知道利润情况。

- 客户信息：卖给了哪些客户，要是有回头客，还能根据记录做些针对性的营销。

库存方面：

- 库存数量：实时记录库存有多少，避免缺货或者积压。要是库存数量不对，可能会影响生意。

- 库存位置：货放在哪儿得清楚，不然找货都费劲。比如说，衣服放在哪个货架第几层。

- 库存状态：货是完好的、损坏的还是待处理的，都要记下来。要是有损坏的货，得及时处理，不然占地方还浪费成本。

要是觉得手动记录这些太麻烦，建米软件就能帮上忙啦，它能自动记录和统计这些信息，方便又准确。

二、进销存账填错了咋整啊？

朋友说有时候填进销存账难免会出错，我就想知道要是填错了该咋处理。这填错账可不是小事儿，搞不好会影响对库存和生意情况的判断。

发现错误的时间不同处理方式也不同：

- 当天发现错误：如果是当天填错了，比较好处理。直接在账本上把错误的内容划掉，然后在旁边写上正确的内容，再签上修改人的名字和日期。比如说，把进货数量 100 写成了 10，发现后就划掉 10 改成 100。

- 过了几天才发现错误：要是过了几天才发现，就不能简单地划掉修改了。可以用红字冲销法，先写一张和错误记录一样的红字凭证，把错误的记录冲掉，然后再写一张正确的蓝字凭证。比如说，之前把销售金额 500 写成了 50，就先用红字写一张 50 的凭证冲掉，再用蓝字写一张 500 的凭证。

- 跨月发现错误：跨月发现错误处理起来更复杂一些。要根据具体情况调整账目，可能还需要调整财务报表。比如说，上个月的库存数量记错了，这个月要调整库存账和相关的成本账。

- 跨年发现错误：跨年发现错误就更得小心处理了。一般要通过以前年度损益调整科目来调整账目，避免影响当年的利润。比如说，上一年的销售成本记错了，就得通过这个科目来调整。

不同错误类型的处理方法：

- 数字错误：像把数量、金额写错了，按照上面说的发现错误时间不同的处理方式来改就行。

- 科目错误：如果把进货记成了销售，或者把库存记到了其他科目，就得重新调整科目。比如说，把进货记成销售了，就把销售的记录冲掉，再记到进货科目里。

- 漏记错误：要是有一笔进货或者销售没记，就得及时补上。先确定漏记的内容，然后按照正确的格式和方法记录下来。

- 重复记录错误：如果有重复记录的情况，把重复的那笔记录删掉就行。但要注意检查删掉后对其他数据有没有影响。

建米软件在处理这些错误时也很有优势，它能自动提示错误，还能按照正确的方法进行修改和调整。

三、进销存账多久更新一次合适啊？

我想知道进销存账更新的频率到底该怎么把握。好多人都不太清楚多久更新一次才合适，更新太频繁吧，费时间；更新不及时呢，又不能准确反映库存和生意情况。

根据业务量来决定：

- 业务量小的情况：要是每天的进货、销售数量都不多，比如说小便利店，可能一周更新一次就可以。这样既能保证账目能反映实际情况，又不会花太多时间在更新账目上。

- 业务量中等的情况：像一些小型的服装店，每天有一定的进货和销售，可能三天更新一次比较合适。这样能及时掌握库存变化，也能及时发现问题。

- 业务量很大的情况：对于大型的批发企业，每天的进货和销售数量都很多，可能就得每天更新了。不然库存数量和销售情况就会混乱，影响生意决策。

- 特殊业务情况：比如说遇到促销活动，业务量会突然增大，这时候就得增加更新频率，可能每天更新好几次，这样才能准确掌握库存和销售情况。

根据管理需求来决定：

- 实时掌握库存：要是想实时知道库存有多少，以便及时补货或者处理积压库存，那就需要每天更新。比如说，超市为了保证货架上有货，就得每天更新库存信息。

- 定期分析数据：如果是为了做月度、季度或者年度的销售分析，那就按照相应的周期更新。比如说，每个月月底更新一次，然后做月度销售分析。

- 应对审计和检查：要是有审计或者检查的需求，就得保证账目及时更新。比如说，税务部门要来检查，就得把账目更新到最新状态。

- 与供应商和客户对账：和供应商、客户对账的时候，也需要保证账目是最新的。比如说，每个月和供应商对一次账，那在对账前就得把账目更新好。

建米软件可以根据设置自动更新进销存账，不管你选择哪种更新频率，它都能轻松应对，让账目更新变得简单又准确。

四、进销存账和财务账有啥关系啊？

朋友推荐我了解一下进销存账和财务账的关系，我就想知道这两者到底有啥联系。好多人都把这两个账搞混，其实它们既有区别又有联系。

联系方面：

- 数据来源相关：进销存账里的进货成本、销售金额等数据是财务账里成本核算和收入确认的重要依据。比如说，财务账里计算销售成本，就得根据进销存账里记录的进货成本和销售数量来算。

- 反映业务全貌：两者结合起来能全面反映企业的经营情况。进销存账主要反映库存的进出情况，财务账则反映企业的资金流动和财务状况。比如说，通过进销存账知道卖了多少货，通过财务账知道赚了多少钱。

- 相互验证：进销存账和财务账的数据可以相互验证。如果两者的数据对不上，那就说明可能有错误或者遗漏。比如说，进销存账里记录的销售数量和财务账里记录的销售收入对不上，就得检查是不是哪里出问题了。

- 为决策提供支持：它们共同为企业的决策提供支持。企业在做采购计划、销售策略等决策时，既需要参考进销存账的库存信息，也需要参考财务账的资金和利润情况。

区别方面：

- 记录重点不同：进销存账重点记录库存的进出情况，包括进货、销售和库存数量等；财务账重点记录资金的流动和财务状况，包括收入、成本、利润等。

- 使用目的不同：进销存账主要用于库存管理和业务分析，帮助企业了解库存情况和销售业绩；财务账主要用于财务核算和税务申报，反映企业的财务状况和经营成果。

- 记录方法不同：进销存账一般采用数量金额式记账方法，记录库存的数量和金额；财务账采用复式记账法，记录资金的借贷关系。

- 遵循的准则不同：进销存账主要遵循企业的内部管理规定；财务账需要遵循国家的会计准则和税务法规。

建米软件可以把进销存账和财务账关联起来，实现数据的自动同步和共享，让企业管理更轻松。