怎么填写进销存

一、什么是进销存

在开始聊怎么填写进销存之前，咱先搞清楚啥是进销存。简单来说，进销存就是记录企业商品的进货、销售和库存情况的一种管理方式。就好比你开了一家小超市，每天进了多少货，卖出去多少东西，仓库里还剩下多少，这些数据都得有个地方记下来，这就是进销存。

进货：就是你从供应商那里采购商品的过程。比如超市老板去批发市场进了一批饮料，这就是进货。进货的时候，要记录好进了哪些商品、数量是多少、进价是多少、进货日期是什么时候等等信息。

销售：也就是把商品卖给客户的过程。还是以超市为例，顾客来买了几瓶饮料，这就是销售。销售时要记录销售的商品名称、数量、售价、销售日期以及客户信息等。

库存：指的是企业仓库里还剩下的商品数量。库存信息很重要，它能让你知道什么时候该进货了，避免出现缺货或者积压货物的情况。

二、填写进销存的准备工作

在正式填写进销存之前，有一些准备工作得做好，这样填写起来才能更顺利。

确定记录方式：你可以选择用传统的纸质账本记录，也可以使用电子表格（像 Excel）或者专门的进销存软件。纸质账本比较直观，但是容易出错，修改起来也麻烦；电子表格操作相对简单，能进行一些数据计算和分析，但数据量太大时可能会卡顿；而专门的进销存软件功能更强大，能自动生成各种报表，数据安全性也更高。比如建米软件，它就是一款很不错的进销存管理工具，可以帮助你更高效地记录和管理进销存数据。

整理商品信息：把企业所有的商品信息进行整理，包括商品名称、规格、型号、单位等。给每个商品编一个唯一的编号，这样在填写进销存时就更容易识别和查找。

收集供应商和客户信息：记录好供应商的名称、联系方式、地址等，方便在进货时联系。也要收集客户的相关信息，比如姓名、电话、地址等，这有助于了解客户需求和维护客户关系。

三、进货信息的填写

进货是进销存的第一步，准确填写进货信息能为后续的管理打下基础。

进货日期：填写实际进货的日期，这可以帮助你了解商品的进货时间顺序，对于一些有保质期的商品尤为重要。

供应商信息：写上供应商的名称、联系方式等，方便以后和供应商沟通，比如退换货、查询订单等。

商品信息：详细记录商品的名称、规格、型号、单位、数量、进价等。例如，进了一批苹果，要记录苹果的品种（如红富士）、规格（如每箱 10 斤）、数量（如 20 箱）、进价（如每箱 50 元）。

进货单号：每个进货单都要有一个唯一的单号，方便查询和管理。单号可以按照一定的规则编写，比如日期 + 序号。

四、销售信息的填写

销售信息的填写能让你清楚了解企业的销售情况，为制定营销策略提供依据。

销售日期：记录实际销售的日期，通过分析不同时间段的销售数据，可以找出销售的高峰期和低谷期。

客户信息：填写客户的姓名、联系方式等，如果是老客户，还可以记录客户的购买历史，以便提供更个性化的服务。

商品信息：和进货信息类似，要记录销售商品的名称、规格、型号、单位、数量、售价等。比如，卖出了 5 箱红富士苹果，售价是每箱 60 元。

销售单号：同样，每个销售单也要有一个唯一的单号，方便查询和核对。

五、库存信息的填写

库存信息反映了企业商品的实际存储情况，及时准确地填写库存信息很关键。

期初库存：就是在开始记录进销存时仓库里商品的数量。这个数据要根据实际盘点的结果填写。

进货增加：每次进货后，要在库存信息里相应地增加商品的数量。比如，期初库存有 10 箱苹果，进了 20 箱，那么库存就变成了 30 箱。

销售减少：每销售一批商品，要在库存信息里减少相应的数量。接着上面的例子，卖出了 5 箱苹果，库存就变为 25 箱。

期末库存：期末库存就是经过一段时间的进货和销售后，仓库里剩余的商品数量。期末库存 = 期初库存 + 进货增加 - 销售减少。

六、进销存填写的注意事项

在填写进销存的过程中，有一些地方需要特别注意，不然很容易出现错误。

及时填写：无论是进货、销售还是库存信息，都要及时记录。如果拖延，很容易忘记一些细节，导致数据不准确。比如，当天进的货，当天就要把进货信息填写好。

准确填写：数据一定要准确，不能马虎。一个小小的错误可能会导致整个进销存数据出现偏差，影响企业的决策。比如，商品的数量、价格等信息要仔细核对。

定期核对：定期对进销存数据进行核对，和实际的商品数量、财务数据等进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因并进行调整。

数据备份：如果使用电子表格或者软件记录进销存，要定期对数据进行备份，防止数据丢失。比如，可以把数据备份到移动硬盘或者云端。

以上就是关于怎么填写进销存的一些详细介绍，希望能帮助你更好地管理企业的进销存数据。在实际操作中，你可以根据企业的具体情况进行调整和完善。要是在填写过程中遇到问题，也可以借助像建米软件这样的工具来解决，让你的进销存管理更加轻松高效。

常见用户关注的问题：

一、怎么填写进销存数据才准确？

我听说很多人在填写进销存数据的时候都特别头疼，就怕填错了影响后续的统计和分析。我就想知道，到底怎么填才能保证数据准确呢？下面咱们就来好好聊聊。

1. 仔细核对原始凭证：在填写数据之前，一定要把进货单、销售单这些原始凭证仔细核对一遍。看看数量、单价、金额这些信息是不是准确无误。比如进货的时候，供应商给的送货单上的数量和自己实际收到的数量是不是一致，不一致的话要及时和供应商沟通。

2. 及时记录每一笔交易：不要把交易信息攒着一起填，这样很容易出错。每完成一笔进货或者销售，就马上把数据记录到进销存系统里。就像你卖出去一件商品，当场就把销售数量、售价这些信息填好，这样就不会忘记或者记错了。

3. 规范数据录入格式：统一好数量、金额这些数据的录入格式。比如数量是按件算还是按箱算，金额是保留两位小数还是三位小数，都要有个明确的规定。建米软件在这方面就做得很好，它可以帮助你规范数据录入格式，避免因为格式不统一导致的数据错误。

4. 定期进行数据复查：定期对已经填写的进销存数据进行复查，看看有没有错误或者遗漏的地方。可以一个月或者一个季度复查一次，发现问题及时纠正。

5. 培训相关人员：如果是多人一起填写进销存数据，要对相关人员进行培训，让他们都了解正确的填写方法和注意事项。这样可以保证大家填写的数据都是准确规范的。

二、进销存填写有哪些常见错误？

朋友说他在填写进销存的时候老是出错，搞得自己焦头烂额的。我想知道，到底有哪些常见的错误会在填写进销存的时候出现呢？下面就给大家分析分析。

1. 数量填写错误：这是最常见的错误之一。可能是因为粗心大意，把进货或者销售的数量填错了。比如本来进了 100 件商品，结果写成了 10 件，这样就会导致库存数据不准确。

2. 金额计算错误：在计算进货或者销售金额的时候，可能会因为计算失误导致金额填写错误。比如单价是 10 元，数量是 20 件，正确的金额应该是 200 元，但是如果算错了写成了 20 元，就会影响成本和利润的核算。

3. 日期填写错误：日期填写错误也会影响数据的准确性。比如把进货日期填错了，可能会导致库存的出入库时间混乱，影响后续的统计和分析。

4. 商品名称混淆：如果商品种类比较多，很容易把商品名称混淆。比如把 A 商品写成了 B 商品，这样就会导致库存数据和实际情况不符。

5. 重复录入数据：有时候可能会因为疏忽，把同一笔交易重复录入了。这样会导致库存和销售数据虚增，影响对业务情况的判断。建米软件可以通过智能识别和查重功能，避免重复录入数据的问题。

三、进销存填写需要注意什么？

假如你要开始填写进销存了，肯定得知道一些注意事项，不然很容易出问题。我就想知道，填写进销存的时候到底要注意些啥呢？下面就来给大家说说。

1. 遵守法律法规：填写进销存数据要遵守相关的法律法规，不能做假账。比如在记录销售数据的时候，要如实填写，不能隐瞒收入，不然会面临税务风险。

2. 保护数据安全：进销存数据包含了企业的重要信息，要注意保护数据安全。不要随意把数据泄露给外人，同时要定期对数据进行备份，防止数据丢失。建米软件有完善的数据安全保护机制，可以保障你的数据安全。

3. 与实际业务相符：填写的数据要和实际的进货、销售业务相符。不能为了好看或者其他目的随意修改数据。比如实际销售了 50 件商品，就不能写成 100 件。

4. 注意数据的连贯性：在填写进销存数据的时候，要注意数据的连贯性。比如库存的期初余额、本期进货、本期销售和期末余额之间要有合理的逻辑关系。

5. 及时更新商品信息：如果商品的规格、价格等信息发生了变化，要及时在进销存系统里更新。这样才能保证数据的准确性和及时性。

四、有没有简单的进销存填写方法？

朋友推荐说找一个简单的进销存填写方法能省不少事。我就想知道，到底有没有这样的方法呢？下面就来给大家介绍几种。

1. 使用进销存软件：现在有很多专门的进销存软件，操作简单方便。比如建米软件，它可以自动计算库存、生成报表，大大减少了人工填写的工作量。只需要把进货、销售的基本信息录入进去，软件就会自动处理其他的事情。

2. 制定填写模板：可以根据自己的业务情况制定一个进销存填写模板。把需要填写的项目都列出来，比如商品名称、数量、单价、金额、日期这些，每次填写的时候按照模板来，这样可以保证填写的内容完整、规范。

3. 简化流程：对进货、销售的流程进行简化，减少不必要的环节。比如可以和供应商协商，采用电子送货单，这样可以直接把数据导入到进销存系统里，减少人工录入的错误。

4. 定期总结经验：每次填写完进销存数据后，总结一下遇到的问题和解决方法。不断优化填写方法，提高填写效率和准确性。

5. 寻求专业帮助：如果自己对进销存填写不太熟悉，可以寻求专业人士的帮助。比如请会计事务所的人员来指导，或者参加相关的培训课程。