怎么使用进销存账本

一、什么是进销存账本

在我们日常的生意经营里，进销存账本可是个必不可少的东西。简单来说，进销存账本就是用来记录商品的进货、销售和库存情况的账本。想象一下，你开了一家小超市，每天都会有各种各样的商品进来，也会有顾客把商品买走，那这些商品的数量变化怎么知道呢？这就需要用到进销存账本啦。

进货记录：当你从供应商那里进了一批货，比如进了 100 瓶饮料，你就得在账本上把这批饮料的信息详细记下来，像进货日期、饮料的品牌、数量、进价等等。

销售记录：顾客来买饮料，假如卖出了 20 瓶，你也要在账本上记录销售日期、销售数量、售价等信息。

库存记录：库存就是你仓库里还剩下的商品数量。通过进货和销售记录，就能算出库存。还是拿饮料举例，一开始进了 100 瓶，卖出 20 瓶，那库存就是 80 瓶。

二、准备工作

在开始使用进销存账本之前，有一些准备工作得做好。就像盖房子得先打好地基一样，这些准备工作能让你后面的记录更准确、更轻松。

选择合适的账本：账本有很多种，有纸质的账本，也有电子账本。纸质账本就像我们平时用的笔记本，优点是直观，拿起来就能写，缺点是容易丢失或者损坏。电子账本一般是用 Excel 表格或者专门的软件来记录，它的好处是计算方便，数据不容易丢失，还能进行数据分析。比如，你要是经营一家小型的文具店，业务量不是特别大，用纸质账本可能就够了；但如果你开的是一家大型的超市，商品种类繁多，交易频繁，那用电子账本会更合适。

确定记录项目：要明确在账本里记录哪些信息。一般来说，进货记录要包括进货日期、供应商名称、商品名称、规格、数量、进价、进货金额等；销售记录要包括销售日期、顾客信息（可以简单记录是个人还是企业）、商品名称、规格、数量、售价、销售金额等；库存记录要包括商品名称、规格、当前库存数量等。

设置账本格式：如果是纸质账本，你可以用尺子和笔把账本划分成不同的区域，分别用来记录进货、销售和库存信息。要是用电子账本，比如 Excel 表格，你可以设置不同的列来记录各项信息，还可以设置公式让它自动计算进货金额、销售金额和库存数量。

三、进货记录的填写

进货是生意的开始，准确记录进货信息能帮助你了解采购成本，掌握商品的来源。下面就来详细说说怎么填写进货记录。

记录进货日期：这是很重要的一项，它能让你清楚知道商品是什么时候进来的。比如，你在 5 月 10 号进了一批水果，就在账本上准确写下 5 月 10 号。这样以后查账的时候，就能根据日期来查找相关的进货信息。

填写供应商信息：要记录供应商的名称、联系方式等。比如，你从一家叫“水果批发中心”的供应商那里进了水果，就把这个名称记下来，联系方式也可以简单记一下，方便以后有问题能及时联系到供应商。

记录商品详细信息：包括商品名称、规格、数量、进价等。比如，进的是苹果，规格是每箱 10 斤，进了 20 箱，进价是每箱 50 元，那就在账本上分别记录清楚。然后根据数量和进价算出进货金额，这里 20 箱苹果，每箱 50 元，进货金额就是 1000 元。

备注特殊情况：如果进货过程中有一些特殊情况，比如商品有损坏、供应商给予了折扣等，也要在备注栏里记录下来。比如，进的 20 箱苹果中有 1 箱有点磕碰，供应商给了这箱苹果 10 元的折扣，你就把这些情况写清楚。

四、销售记录的填写

销售记录能让你了解商品的销售情况，知道哪些商品好卖，哪些不好卖。下面讲讲销售记录的填写方法。

记录销售日期：和进货日期一样，销售日期也得准确记录。比如，5 月 12 号卖出了 5 箱苹果，就记上 5 月 12 号。

填写顾客信息：如果是零售，顾客是个人，你可以简单记一下是男性还是女性，大概年龄范围；如果是卖给企业，就要记录企业的名称。比如，卖给了一位 30 岁左右的女士 5 箱苹果，或者卖给了“XX 公司”10 箱苹果。

记录商品销售信息：包括商品名称、规格、数量、售价等。还是以苹果为例，卖出的苹果规格是每箱 10 斤，卖了 5 箱，售价是每箱 60 元，记录好这些信息后，算出销售金额，这里 5 箱苹果，每箱 60 元，销售金额就是 300 元。

记录销售方式：是现金交易、刷卡支付还是线上支付，都要记录下来。比如，这位女士是用微信支付的，就在账本上注明。

五、库存记录的更新

库存记录能让你随时了解仓库里还剩下多少商品，避免出现缺货或者积压的情况。下面看看怎么更新库存记录。

根据进货和销售记录更新：每次有进货或者销售发生后，都要及时更新库存数量。比如，一开始苹果的库存是 20 箱，进了 10 箱，库存就变成 30 箱；然后卖出 5 箱，库存就变成 25 箱。

定期盘点：除了根据日常的进货和销售记录更新库存，还要定期进行盘点。一般可以一个月或者一个季度盘点一次。就是实际去仓库数一数商品的数量，看看和账本上记录的库存数量是否一致。如果不一致，要找出原因，可能是记录错误，也可能是商品有丢失、损坏等情况。

设置库存预警：对于一些畅销商品，你可以设置一个最低库存数量。当库存数量低于这个预警值时，就要及时补货。比如，苹果的最低库存设置为 10 箱，当库存降到 8 箱时，就要赶紧联系供应商进货。

六、使用进销存账本的注意事项

在使用进销存账本的过程中，有一些注意事项能让你的记录更准确、更有效。

及时记录：每发生一笔进货或者销售业务，都要及时在账本上记录下来。不然时间长了，很容易忘记，导致记录不准确。比如，你今天进了一批货，当时没记，过了几天才想起来，可能就会把进货日期记错，或者把商品数量记错。

准确计算：在计算进货金额、销售金额和库存数量时，要保证计算准确。特别是用纸质账本手动计算的时候，更要仔细。比如，在计算多笔商品的进货金额时，要认真核对每一项的数量和进价，避免算错。

妥善保管账本：无论是纸质账本还是电子账本，都要妥善保管。纸质账本要放在干燥、安全的地方，避免受潮、丢失或者被损坏；电子账本要做好备份，防止数据丢失。比如，你可以把 Excel 表格定期保存到 U 盘或者云盘里。

数据分析：定期对进销存账本的数据进行分析，能帮助你了解生意的经营情况。比如，分析哪些商品的销售利润高，哪些商品的库存积压时间长，然后根据分析结果调整采购和销售策略。

在这里，给大家分享一个实用的工具，建米软件。如果你觉得手动记录进销存信息比较麻烦，容易出错，或者想要更方便地进行数据分析，建米软件可以试试。它能自动记录进货、销售和库存信息，还能生成各种报表，让你一目了然地了解生意状况，提高工作效率。

以上就是关于怎么使用进销存账本的详细介绍，希望这些内容能帮助你更好地管理生意的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、进销存账本适合哪些行业使用？

我听说很多做生意的朋友都在纠结自己的行业适不适合用进销存账本。其实啊，不同行业的需求不一样，进销存账本的适用性也有差别。下面咱们就来好好唠唠。

1. 零售行业

零售行业那肯定是非常适合用进销存账本的。像超市、便利店，每天进了多少货，卖出去多少，库存还有多少，都能通过账本清晰地记录下来。这样就能及时补货，避免缺货情况的发生，还能知道哪些商品畅销，哪些滞销，调整进货策略。建米软件的进销存账本就很适合零售行业，它能精准统计商品的进出情况，方便商家管理库存。

2. 批发行业

对于批发商来说，每天要处理大量的货物进出。使用进销存账本可以清楚地知道每个客户的进货量、进货时间，以及自己的库存成本。通过账本还能分析出不同季节、不同时间段的销售趋势，提前做好库存准备。建米软件的进销存账本可以帮助批发商更好地管理客户和库存，提高运营效率。

3. 制造业

制造业涉及到原材料的采购、生产过程中的投入和成品的销售。进销存账本可以记录原材料的进出库情况，监控生产过程中的物料消耗，以及成品的库存数量。这样能有效控制生产成本，避免浪费。建米软件的进销存账本可以与生产环节进行对接，实现更全面的管理。

4. 餐饮行业

餐饮行业也需要用到进销存账本。餐厅每天要采购食材，记录食材的使用量和剩余量，避免食材过期浪费。还能根据销售情况调整菜品的供应。建米软件的进销存账本可以帮助餐饮企业更好地管理食材库存，提高利润。

二、进销存账本能带来哪些好处？

朋友说用了进销存账本之后，生意都好做了不少。我就想知道这账本到底能带来啥好处呢？下面咱们一起来看看。

1. 提高库存管理效率

有了进销存账本，就能清楚地知道库存数量，及时补货或者清理滞销商品。不用再像以前一样，靠人工去盘点库存，浪费时间还容易出错。建米软件的进销存账本可以实时更新库存信息，让你随时随地掌握库存动态。

2. 优化采购决策

通过账本记录的进货和销售数据，可以分析出商品的销售趋势，从而合理安排采购数量和时间。避免过度采购导致库存积压，或者采购不足影响销售。建米软件的进销存账本可以提供详细的数据分析，帮助你做出更明智的采购决策。

3. 提升销售业绩

了解商品的销售情况后，可以针对畅销商品加大推广力度，提高销售额。还能及时发现客户的需求，提供更好的服务。建米软件的进销存账本可以与销售系统对接，实现销售数据的实时同步，让你更好地把握销售机会。

4. 便于财务核算

进销存账本记录了商品的进出成本和销售收入，方便进行财务核算。可以清楚地知道每个月的利润情况，为企业的财务管理提供有力支持。建米软件的进销存账本可以生成财务报表，让财务核算更加简单快捷。

三、如何选择合适的进销存账本软件？

我想知道现在市场上的进销存账本软件这么多，该怎么选呢？朋友推荐了建米软件，说用着还不错。下面咱们就来分析分析选软件要考虑哪些方面。

1. 功能需求

不同行业对进销存账本软件的功能需求不一样。比如零售行业可能更注重商品的销售统计和库存管理，而制造业可能需要更复杂的生产管理功能。在选择软件时，要根据自己的行业特点和实际需求来挑选。建米软件可以根据不同行业的需求进行定制，满足多样化的功能要求。

2. 易用性

软件操作要简单易懂，员工容易上手。如果软件操作太复杂，员工需要花费大量时间去学习，会影响工作效率。建米软件的界面设计简洁明了，操作方便，即使是没有经验的员工也能快速掌握。

3. 数据安全

进销存账本软件记录了企业的重要数据，数据安全至关重要。要选择有可靠数据加密和备份功能的软件，防止数据丢失或泄露。建米软件采用了先进的数据加密技术，保障数据的安全和隐私。

4. 售后服务

在使用软件过程中难免会遇到问题，这就需要软件供应商提供及时的售后服务。要选择有专业售后团队，能够快速响应并解决问题的软件。建米软件拥有完善的售后服务体系，为用户提供全方位的技术支持。

四、使用进销存账本需要注意什么？

假如你已经开始使用进销存账本了，那也有一些事儿得注意。我就想知道大家在使用过程中都遇到过啥问题。下面咱们来详细说说。

1. 数据录入准确性

数据录入是使用进销存账本的基础，如果数据录入不准确，后面的分析和决策都会出错。所以在录入数据时，要认真仔细，核对清楚。建米软件可以设置数据校验功能，减少录入错误。

2. 及时更新数据

商品的进出情况是随时变化的，要及时更新账本数据。不然就会导致库存信息不准确，影响采购和销售决策。建米软件可以实现数据的实时同步，让你随时掌握最新情况。

3. 定期盘点库存

虽然有了进销存账本，但还是要定期进行库存盘点，核对账本数据和实际库存是否一致。如果发现差异，要及时查找原因并进行调整。建米软件可以生成盘点报告，方便你进行盘点工作。

4. 员工培训

要让员工了解进销存账本的使用方法和重要性，进行相关的培训。只有员工正确使用账本，才能发挥它的最大作用。建米软件提供培训服务，帮助员工快速掌握软件使用技巧。