小商铺用 Excel 制作进销存软件，操作卡顿咋优化？

一、什么是进销存软件以及用 Excel 制作的缘由

进销存软件简单来说，就是对企业生产经营中商品的进货、销售、库存这三个环节进行管理的软件。它就像是企业运营的一个小管家，能帮助我们清晰地掌握商品的流动情况，比如进了多少货、卖出去多少、还剩下多少库存等等。

那为什么会想到用 Excel 来制作进销存软件呢？其实，Excel 是我们大家都比较熟悉的办公软件，几乎每个职场人都用过。它操作相对简单，不需要专门去学习复杂的编程知识。而且，对于一些小型企业或者个体经营者来说，购买专业的进销存软件可能成本较高，用 Excel 自己动手制作一个简易的进销存软件，既能满足基本的管理需求，又能节省开支。举个例子，开一家小便利店的老板，日常的进货、销售数据量不算太大，用 Excel 就能轻松搞定，没必要花大价钱去买一套复杂的软件。

二、制作前的准备工作

明确需求：在动手制作之前，得先清楚自己的需求。比如，你是做服装生意的，可能就需要记录服装的款式、颜色、尺码等信息；要是做食品生意，可能要关注食品的保质期、进货日期等。明确了这些需求，才能在制作 Excel 表格的时候有针对性地设置项目。

规划表格结构：这一步就像是给房子打地基，非常关键。要想好需要哪些表格，每个表格里有哪些字段。一般来说，至少需要进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货日期、供应商、商品名称、数量、单价等信息；销售表要记录销售日期、客户、商品名称、数量、单价等；库存表则要实时反映商品的当前库存数量。

收集数据：把之前的进货、销售数据收集整理好，这些数据可以作为测试表格的样本，看看制作出来的表格是否能满足实际需求。比如，把过去一个月的进货和销售记录整理成 Excel 表格，方便后续使用。

三、制作进货表

表头设置：在 Excel 工作表里，第一行设置表头。比如依次输入“进货日期”“供应商”“商品名称”“规格型号”“数量”“单价”“金额”等。这里的金额可以通过数量乘以单价自动计算得出，在对应的单元格里输入公式“=数量单元格单价单元格”，然后向下拖动填充柄，就能快速计算出每一行的金额。

数据录入：按照实际的进货情况，把数据依次录入到表格里。录入的时候要注意数据的准确性，比如商品名称不能写错，数量和单价要和实际一致。

数据验证：为了避免录入错误的数据，可以设置数据验证。比如，“数量”这一列只能输入正整数，在数据验证里设置允许“整数”，数据“大于”0。这样，当输入不符合要求的数据时，就会弹出提示框。

四、制作销售表

表头设计：和进货表类似，第一行设置表头，如“销售日期”“客户”“商品名称”“规格型号”“数量”“单价”“金额”等。同样，金额可以通过公式自动计算。

关联库存：在销售表录入销售数量时，要考虑库存是否足够。可以通过 VLOOKUP 函数来关联库存表，当输入的销售数量大于库存数量时，给出提示。例如，在销售数量单元格旁边设置一个条件格式，如果销售数量大于库存数量，单元格就变成红色。

销售统计：可以对销售数据进行统计分析，比如按商品名称统计销售数量和金额，用数据透视表就能轻松实现。选中销售表的数据区域，点击“插入” - “数据透视表”，把商品名称拖到“行”区域，数量和金额拖到“值”区域，就能快速得到统计结果。

五、制作库存表

初始库存录入：在库存表的第一行设置表头，如“商品名称”“规格型号”“初始库存”“进货数量”“销售数量”“当前库存”等。把现有的库存数据录入到“初始库存”列。

数据更新：库存表的数据要根据进货表和销售表实时更新。可以用 SUMIF 函数来计算进货数量和销售数量。比如，在“进货数量”列对应的单元格里输入公式“=SUMIF(进货表!$C:$C,商品名称单元格,进货表!$E:$E)”，“销售数量”列同理。“当前库存”则等于“初始库存”加上“进货数量”减去“销售数量”。

库存预警：为了避免库存不足或者积压，可以设置库存预警。比如，当当前库存低于某个数值时，单元格变成黄色。选中“当前库存”列，点击“开始” - “条件格式” - “新建规则”，设置条件为“单元格值小于”某个数值，然后选择填充颜色为黄色。

六、使用 Excel 制作进销存软件的局限性及建米软件的推荐

虽然用 Excel 制作进销存软件有一定的便利性，但也存在一些局限性。比如，当数据量较大时，Excel 的计算速度会变慢，而且容易出现数据错误。Excel 无法实现多人同时在线操作，数据共享不方便。

这时候，可以试试建米软件。建米软件是一款专业的企业管理软件，它在处理进销存业务方面非常出色。它可以实时更新数据，多人同时在线操作，提高工作效率。而且，建米软件有强大的数据分析功能，能帮助企业更好地了解销售趋势和库存情况，做出更合理的决策。

七、维护和优化

定期备份数据：数据是企业的重要资产，要定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以把文件保存到外部硬盘或者云盘上。

检查公式和数据：定期检查表格里的公式是否正确，数据是否准确。比如，每个月月底对进货、销售和库存数据进行一次核对，确保数据的一致性。

根据需求优化表格：随着企业的发展，需求可能会发生变化。比如，增加了新的商品类别，或者需要统计新的销售指标。这时候，就要对 Excel 表格进行相应的优化，调整表格结构和公式。

以上就是用 Excel 制作进销存软件的详细过程和相关注意事项，希望能帮助到有需要的朋友。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 制作进销存软件难不难？

我听说很多人都想自己用 Excel 做个进销存软件，可又担心太难搞不定。其实啊，这事儿说难也难，说不难也不难。下面咱就好好唠唠。

1. 基础操作层面

如果只是简单记录进出货数量和价格，那 Excel 的基本操作就能满足，比如输入数据、求和、排序这些，稍微有点电脑基础的人都能上手，不算难。就像记个流水账一样，把进货多少、出货多少记下来就行。

2. 函数运用方面

要是想让软件功能更强大，比如自动计算库存成本、利润啥的，就得用到 Excel 的函数了。像 VLOOKUP、SUMIF 这些函数，学起来还是有点难度的，得花点时间去理解和练习。就好比你学一门新的小技能，得慢慢琢磨。

3. 数据管理角度

当数据量越来越大的时候，管理起来就有点麻烦了。比如查找特定日期的进货记录，可能会找得晕头转向。而且数据多了还容易出错，一旦出错，查找错误原因也挺费劲的。

4. 复杂功能实现

要是想实现一些高级功能，像库存预警、自动生成报表等，光靠 Excel 可能就有点力不从心了，还得懂点编程知识，这对很多人来说就比较难了。这时候就可以考虑像建米软件这种专业的进销存软件，它们能轻松实现这些复杂功能。

二、用 Excel 制作的进销存软件能满足企业需求吗？

朋友说他们公司想用 Excel 做个进销存软件，不知道能不能满足公司的需求。我就想知道，Excel 做的软件到底行不行呢？下面来分析分析。

1. 小型企业简单需求

对于一些小型企业，业务比较简单，进出货量也不大，Excel 制作的进销存软件基本能满足需求。可以记录基本的进出货信息，简单统计一下库存和销售额，就像一个简单的账本。

2. 数据安全方面

Excel 文件容易丢失或者损坏，如果没有及时备份，数据就可能没了。而且 Excel 的权限管理比较弱，容易被误操作或者恶意修改。相比之下，建米软件有更完善的数据安全保障机制，能更好地保护企业数据。

3. 多部门协作需求

如果企业有多个部门需要协作，比如采购、销售、仓库等，Excel 做的软件可能就不太方便了。不同部门之间的数据共享和更新可能会不及时，容易出现信息误差。而建米软件可以实现多部门实时协作，提高工作效率。

4. 业务拓展需求

当企业业务不断拓展，对进销存管理的要求也会越来越高。Excel 软件可能无法满足新的功能需求，比如与其他系统的对接、数据分析等。建米软件则可以根据企业发展进行功能扩展和升级。

三、用 Excel 制作进销存软件需要注意什么？

假如你打算用 Excel 做个进销存软件，那可得注意一些事儿。我就想知道，到底要注意啥呢？下面给大家说说。

1. 表格设计

表格的设计要合理，列标题要清晰明了，让人一看就知道这列数据是干啥的。比如进货日期、进货数量、进货单价这些，都要分开列出来。而且表格的格式要统一，这样看起来才整齐。

2. 数据录入规范

数据录入一定要规范，比如日期格式要统一，数字的小数点位数也要一致。不然数据乱了套，后面统计和分析就会出错。就像盖房子，地基没打好，房子肯定不结实。

3. 公式设置

如果用到公式计算，一定要检查公式是否正确。一个小错误可能会导致整个计算结果出错。而且公式要随着数据的变化能自动更新，这样才能保证数据的准确性。

4. 备份数据

要定期备份 Excel 文件，防止数据丢失。可以把文件备份到不同的地方，比如 U 盘、云盘等。要是数据没了，那可就麻烦大了。建米软件也有自动备份功能，能让数据更安全。

四、有没有比用 Excel 制作进销存软件更好的选择？

朋友推荐用专业的进销存软件，说比 Excel 做的好多了。我就想知道，真的有更好的选择吗？下面来探讨一下。

1. 功能方面

专业的进销存软件功能更强大，比如建米软件，它可以实现库存预警、自动生成财务报表、多仓库管理等功能，这些是 Excel 很难做到的。就像一辆跑车和一辆自行车，功能上差距很大。

2. 操作便捷性

专业软件有更友好的操作界面，操作起来更方便。不需要像 Excel 那样自己设置复杂的公式和格式。而且可以通过手机、平板等设备随时随地操作，非常灵活。

3. 数据分析能力

专业软件能对进销存数据进行深入分析，提供各种统计图表和报表，帮助企业更好地了解业务情况。而 Excel 的数据分析功能相对较弱，需要自己手动制作图表。

4. 技术支持

使用专业软件可以得到专业的技术支持，遇到问题可以随时咨询客服。而用 Excel 制作软件，遇到问题可能只能自己慢慢摸索。所以说，建米软件这样的专业进销存软件是个不错的选择。