excel进销存管理系统制作详细教程，自己做比买软件能节省多少成本？

一、什么是 Excel 进销存管理系统

在日常的生意经营里，咱们经常要处理进货、销售和库存这些事儿。简单来说，进销存就是记录东西进来、出去以及还剩下多少的过程。而 Excel 进销存管理系统呢，就是利用 Excel 这个大家都比较熟悉的办公软件，来打造一个能帮我们管理进销存数据的工具。

为啥要用 Excel 做进销存管理系统：Excel 几乎是办公必备软件，大家都有，不用额外花钱去买专门的软件。它的操作相对简单，就算你不是计算机专业出身，稍微学一学也能上手。而且，Excel 有丰富的函数和图表功能，可以让我们很方便地对数据进行分析和展示。

二、前期准备工作

明确需求：在动手制作之前，得先想清楚自己的需求。比如你是开小超市的，那可能需要记录商品的名称、进价、售价、进货数量、销售数量等信息。如果你是做批发的，可能还需要记录客户信息、订单编号等。

规划表格结构：想好要记录哪些信息后，就可以规划一下表格的结构了。一般来说，进销存系统会有进货表、销售表和库存表。进货表要包含进货日期、供应商、商品名称、进货数量、进货单价等；销售表要有销售日期、客户、商品名称、销售数量、销售单价等；库存表则记录商品名称、当前库存数量、最低库存预警等。

准备基础数据：把商品的基本信息，如商品编号、名称、规格等整理好，还有供应商和客户的信息也提前准备好，这样在录入数据的时候会更方便。

三、创建进货表

设计表头：打开 Excel 新建一个工作表，在第一行依次输入“进货日期”“供应商”“商品编号”“商品名称”“规格”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等内容。这些就是进货表的表头，用来明确每一列数据的含义。

设置数据格式：选中“进货日期”这一列，右键选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡中选择“日期”，并选择你习惯的日期格式。对于“进货数量”和“进货单价”“进货金额”这些列，可以设置成数值格式，方便进行计算。

使用公式计算进货金额：在“进货金额”这一列对应的单元格中输入公式“=进货数量列单元格进货单价列单元格”，比如进货数量在 F 列，进货单价在 G 列，进货金额在 H 列，就在 H2 单元格输入“=F2G2”，然后按下回车键，就会自动计算出进货金额。再把鼠标指针放在该单元格右下角，当指针变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就可以快速计算出其他行的进货金额。

四、创建销售表

设计表头：同样新建一个工作表，在第一行输入“销售日期”“客户”“商品编号”“商品名称”“规格”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。

设置数据格式：和进货表一样，对“销售日期”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等列设置合适的数据格式。

计算销售金额：在“销售金额”列使用公式“=销售数量列单元格销售单价列单元格”来计算销售金额，方法和进货表计算进货金额类似。

五、创建库存表

设计表头：新建工作表，表头设置为“商品编号”“商品名称”“规格”“期初库存数量”“进货数量合计”“销售数量合计”“当前库存数量”“最低库存预警”等。

录入期初库存数量：把一开始仓库里商品的数量录入到“期初库存数量”这一列。

使用函数计算进货和销售数量合计：在“进货数量合计”列对应的单元格中使用 SUMIF 函数，比如进货表在 Sheet1 工作表，商品编号在 A 列，进货数量在 F 列，库存表商品编号在 A 列，就在库存表的“进货数量合计”列的 B2 单元格输入“=SUMIF(Sheet1!$A:$A,A2,Sheet1!$F:$F)”，按下回车键就能计算出该商品的进货数量合计。同理，在“销售数量合计”列使用类似的 SUMIF 函数来计算销售数量合计。

计算当前库存数量：在“当前库存数量”列输入公式“=期初库存数量+进货数量合计-销售数量合计”，就可以算出当前商品的库存数量。

设置最低库存预警：根据实际情况，给每种商品设置一个最低库存数量，当当前库存数量低于这个数值时，就需要提醒我们补货了。可以使用条件格式来实现预警功能。选中“当前库存数量”列，点击“开始”菜单中的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则”-“小于”，在对话框中输入最低库存预警值，然后选择一种突出显示的格式，比如红色填充，这样当库存数量低于预警值时，单元格就会变成红色提醒我们。

六、数据的录入与更新

日常数据录入：每天有进货和销售业务发生时，及时把相关数据录入到进货表和销售表中。录入时要注意数据的准确性，比如商品编号、名称、数量、单价等都要和实际情况一致。

定期更新库存表：可以每天或者每周对库存表进行更新，让库存数据始终保持准确。当进货表和销售表有新数据录入后，库存表中的进货数量合计、销售数量合计和当前库存数量会自动更新。

七、数据分析与可视化

使用函数进行数据分析：Excel 有很多强大的函数可以帮助我们进行数据分析。比如用 SUM 函数计算一段时间内的总进货金额和总销售金额，用 AVERAGE 函数计算商品的平均进货单价和平均销售单价等。

制作图表进行可视化展示：选中要分析的数据，点击“插入”菜单，选择合适的图表类型，如柱状图、折线图、饼图等。比如用柱状图可以直观地对比不同商品的销售数量，用折线图可以查看一段时间内库存数量的变化趋势。通过图表，我们能更清晰地看到数据背后的信息，为决策提供依据。

八、建米软件的推荐

在使用 Excel 制作进销存管理系统的过程中，可能会遇到一些问题，比如数据量很大时，Excel 的计算速度会变慢，而且数据的安全性和共享性也有限。这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理软件，能自动处理大量数据，计算速度快，还能保障数据的安全。建米软件支持多人在线协作，方便团队成员之间共享和更新数据，提高工作效率。

以上就是 Excel 进销存管理系统制作的详细教程，希望能帮助你打造出适合自己的进销存管理工具，让生意经营更加轻松。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存管理系统制作复杂吗？

我听说很多人想自己做 Excel 进销存管理系统，但又担心太复杂做不来。我就想知道这到底难不难呢。下面来详细说说哈。

1. 数据处理难度

制作 Excel 进销存管理系统，要处理大量的进货、销售和库存数据。数据的录入、整理和分类就挺麻烦的，要是数据多了，一不小心录错一个数字，可能后面的计算结果就全错了。比如你录入进货数量的时候少输了一个零，那库存数量的统计就会出现大偏差。

2. 公式运用情况

在系统里，需要用到很多公式来计算库存余额、成本、利润等。像 VLOOKUP、SUMIF 这些公式，对于不太懂 Excel 函数的人来说，理解和运用起来都有一定难度。而且不同的业务场景可能需要不同的公式组合，这就更增加了制作的复杂性。

3. 功能实现程度

如果只是做一个简单的进销存表格，那相对容易一些。但要是想实现更多的功能，比如自动生成报表、预警库存不足等，就需要编写更复杂的代码或者使用宏。这对于普通用户来说，门槛就比较高了。

4. 学习成本高低

要制作一个完善的 Excel 进销存管理系统，得花时间去学习 Excel 的各种功能和技巧。从基本的表格操作到高级的函数运用，都需要不断地学习和实践。这对于工作比较忙的人来说，可能没有那么多时间去投入。要是觉得 Excel 制作太复杂，也可以考虑使用建米软件，它能更轻松地实现进销存管理。

二、Excel 进销存管理系统能满足企业需求吗？

朋友说他们企业想用 Excel 做进销存管理系统，我就想知道这到底能不能满足企业的实际需求呢。下面具体分析一下。

1. 数据量方面

对于一些小型企业，数据量相对较少，Excel 进销存管理系统基本能满足日常的数据记录和简单分析需求。但对于大型企业，数据量巨大，Excel 在处理大量数据时可能会出现运行缓慢甚至卡顿的情况，影响工作效率。

2. 功能扩展性

企业的业务是不断发展变化的，可能会有新的需求出现。Excel 的功能扩展相对有限，很难根据企业的个性化需求进行深度定制。比如企业想要和其他系统进行数据对接，Excel 就很难做到这一点。而建米软件在功能扩展性方面就比较强，可以根据企业的不同需求进行定制开发。

3. 数据安全性

企业的进销存数据包含了很多重要信息，如客户信息、产品成本等。Excel 文件容易被误删、篡改，而且缺乏有效的数据备份和恢复机制。一旦数据丢失或损坏，可能会给企业带来很大的损失。建米软件则有更完善的数据安全保障措施。

4. 多人协作性

在企业中，进销存管理往往需要多个部门协同工作。Excel 不太适合多人同时在线协作，容易出现数据冲突和版本混乱的问题。而建米软件支持多人同时操作，能有效提高工作效率和数据的准确性。

三、Excel 进销存管理系统有哪些缺点？

我想知道 Excel 进销存管理系统既然很多人用，那它肯定也有一些缺点。下面来看看都有哪些不足。

1. 数据准确性问题

由于 Excel 是手动录入数据，很容易出现人为的错误。比如输错数字、填错单元格等，而且一旦出现错误，很难快速定位和修正。尤其是在数据量较大的情况下，一个小错误可能会导致整个系统的数据不准确。

2. 缺乏实时性

Excel 表格的数据更新需要手动操作，不能实时反映库存和销售情况。当企业业务繁忙时，可能不能及时更新数据，导致数据滞后。这对于企业的决策会产生不利影响，比如可能会出现库存积压或者缺货的情况。

3. 分析功能有限

虽然 Excel 有一些基本的数据分析功能，但对于复杂的数据分析和挖掘，它的能力就比较弱了。企业可能需要更深入地了解销售趋势、客户需求等信息，Excel 很难提供全面、准确的分析结果。建米软件在数据分析方面就更强大一些。

4. 维护成本高

随着企业业务的发展，Excel 进销存管理系统需要不断地进行调整和优化。这需要专业的人员来进行操作，增加了企业的人力成本。而且一旦出现问题，修复起来也比较麻烦。

四、如何优化 Excel 进销存管理系统？

朋友推荐说可以对 Excel 进销存管理系统进行优化，我就想知道具体该怎么做呢。下面来分享一些方法。

1. 规范数据录入

制定统一的数据录入标准，比如规定数字的格式、日期的填写方式等。对录入人员进行培训，提高他们的操作准确性。可以设置数据验证，避免录入无效的数据。

2. 合理运用函数

学习和掌握更多的 Excel 函数，根据企业的实际需求，运用合适的函数来提高系统的计算效率和准确性。比如使用 SUMIFS 函数来统计符合多个条件的销售数据。

3. 增加图表分析

将数据以图表的形式展示出来，能更直观地反映库存和销售情况。可以制作柱状图、折线图等，让企业管理者一目了然地了解业务数据的变化趋势。

4. 引入建米软件辅助

如果觉得 Excel 优化后还是不能满足企业需求，可以考虑引入建米软件。建米软件有专业的进销存管理功能，能与 Excel 数据进行对接，弥补 Excel 的不足，实现更高效的管理。