小老板用一个 Excel 文件做进销存管理系统，能节省多少成本？

一、什么是 Excel 文件的进销存管理系统

在日常的商业活动中，进销存管理是非常重要的一环。简单来说，进就是采购进货，销就是销售出货，存就是库存管理。而 Excel 文件的进销存管理系统，就是利用 Excel 这个大家都比较熟悉的办公软件来实现对进货、销售和库存数据的管理。

使用场景：对于一些小型的店铺或者刚刚起步的企业来说，没有足够的资金去购买专业的进销存管理软件，Excel 就成了一个很好的选择。比如一家小超市，每天要记录进货的商品种类、数量、价格，销售出去的商品情况，以及库存的剩余量等信息，用 Excel 就能轻松搞定。

优势：Excel 几乎是电脑上必备的软件，不需要额外花钱去购买其他软件。它的操作相对简单，只要会基本的表格操作，就能上手使用。而且，Excel 可以根据自己的需求进行个性化设置，灵活性很高。

二、搭建 Excel 进销存管理系统的前期准备

明确需求：在开始搭建之前，要清楚自己的业务需求。比如一家服装店，要考虑记录哪些信息，像衣服的款式、颜色、尺码、进货日期、销售日期、进价、售价等。不同的行业需求会有所不同，所以一定要根据自身实际情况来确定。

规划表格结构：确定好需求后，就要规划 Excel 表格的结构了。一般来说，可以分为进货表、销售表和库存表。进货表要包含供应商信息、商品信息、进货数量、进货价格等；销售表要记录客户信息、销售商品信息、销售数量、销售价格等；库存表则要实时反映每种商品的库存数量。

收集基础数据：把涉及到的商品信息、供应商信息、客户信息等基础数据收集整理好。比如商品的编号、名称、规格等，供应商的名称、联系方式等，这些数据是后续系统运行的基础。

三、创建进货表

表头设计：进货表的表头要包含必要的信息。第一列可以是进货日期，记录商品是什么时候进的货；第二列是供应商名称，方便和供应商进行对账；第三列是商品编号，为每个商品赋予一个唯一的编号，便于管理；第四列是商品名称；第五列是商品规格；第六列是进货数量；第七列是进货单价；第八列是进货金额（进货数量乘以进货单价）。

数据录入：每次进货的时候，就按照表头的要求把相应的数据录入到表格中。比如 5 月 10 日从供应商 A 进了 100 件 T 恤，商品编号是 001，单价是 20 元，那么就在对应的行里依次录入 5 月 10 日、供应商 A、001、T 恤、常规尺码、100、20、2000。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如进货数量只能输入正整数，进货单价不能为负数等。这样在录入数据的时候，如果输入不符合要求，就会弹出提示框，避免错误数据的录入。

四、创建销售表

表头设计：销售表的表头和进货表有一些类似，但也有不同之处。第一列是销售日期；第二列是客户名称；第三列同样是商品编号；第四列是商品名称；第五列是销售数量；第六列是销售单价；第七列是销售金额（销售数量乘以销售单价）。

关联进货表：销售表中的商品编号要和进货表中的商品编号关联起来。这样做的好处是可以清楚地知道销售的商品是从哪次进货中来的，方便进行成本核算。比如销售了编号为 001 的 T 恤，通过关联就能找到对应的进货信息。

销售数据分析：利用 Excel 的函数功能，可以对销售数据进行分析。比如统计某个时间段内的销售总额、每种商品的销售数量等。通过分析这些数据，能了解哪些商品比较畅销，哪些商品滞销，从而调整进货策略。

五、创建库存表

表头设计：库存表的表头相对简单，第一列是商品编号；第二列是商品名称；第三列是初始库存数量；第四列是进货数量累计；第五列是销售数量累计；第六列是当前库存数量（初始库存数量加上进货数量累计减去销售数量累计）。

数据更新：每次进货和销售数据录入后，库存表要自动更新。可以使用 Excel 的公式来实现这一点。比如在当前库存数量这一列输入公式 “=初始库存数量+进货数量累计-销售数量累计”，这样当进货表和销售表的数据发生变化时，库存表的数据也会相应更新。

库存预警：设置库存预警值。当某种商品的库存数量低于预警值时，表格会自动提示。比如设定 T 恤的库存预警值是 20 件，当库存数量低于 20 件时，对应的单元格可以设置成红色字体或者弹出提示框，提醒及时补货。

六、Excel 进销存管理系统的维护与优化

定期备份数据：数据是非常重要的，一定要定期对 Excel 文件进行备份。可以把备份文件存放在不同的存储设备上，比如 U 盘、移动硬盘等。万一原文件损坏或者丢失，还能从备份文件中恢复数据。

检查数据准确性：定期检查进货表、销售表和库存表的数据是否准确。可以通过对账的方式，和供应商、客户核对数据。如果发现数据有误，要及时进行修正。

功能扩展：随着业务的发展，可能需要对 Excel 进销存管理系统进行功能扩展。比如增加财务分析功能、客户关系管理功能等。可以通过学习 Excel 的高级函数和 VBA 编程来实现这些功能。当业务越来越复杂时，Excel 的局限性也会逐渐显现出来。这时候可以试试建米软件，它是一款专业的进销存管理工具，能够处理大规模的数据，提供更强大的数据分析和管理功能，让进销存管理更加高效。

以上就是关于一个 Excel 文件的进销存管理系统的详细介绍，希望能帮助大家更好地管理自己的业务数据。

常见用户关注的问题：

一、Excel 进销存管理系统适合小店铺用吗？

我听说很多小店铺老板都在纠结要不要用 Excel 进销存管理系统，我就想知道它到底适不适合小店铺呢。其实啊，这得从多个方面来看看。

成本方面：小店铺一般资金有限，Excel 本身是微软办公软件的一部分，只要有电脑基本就能用，不用额外花很多钱去买专门的进销存软件，成本比较低。建米软件也有适合小店铺的版本，不过前期 Excel 能省一笔开支。

操作难度：Excel 大家多少都有点基础，简单的公式和表格操作学起来快，小店铺老板自己就能上手，不用专门请人来操作，也不用花时间去培训员工。

功能需求：小店铺的业务相对简单，Excel 基本能满足简单的进货、销售和库存管理需求，比如记录进货数量、销售数量和库存余额等。

数据量：小店铺的数据量通常不大，Excel 处理起来绰绰有余，不会出现卡顿或者处理不了的情况。

灵活性：可以根据小店铺的实际情况随意调整表格格式和公式，非常灵活。

二、Excel 进销存管理系统能和其他软件对接吗？

朋友说他用 Excel 进销存管理系统，但是想和其他软件对接，我就想知道能不能实现呢。其实是有一定可能性的。

财务软件：和财务软件对接可以实现数据的共享，比如销售数据可以直接同步到财务软件中进行账务处理，方便又准确。建米软件在数据对接方面有很好的兼容性，能和不少财务软件无缝对接。

电商平台：如果小店铺有线上业务，和电商平台对接可以实时获取订单信息，及时更新库存，提高运营效率。

物流软件：和物流软件对接能跟踪货物的运输情况，知道什么时候到货，便于安排库存。

客户关系管理软件：对接后可以更好地了解客户信息，分析客户购买行为，进行精准营销。

注意事项：在对接过程中要注意数据的格式和接口问题，可能需要一些技术手段来实现。

三、Excel 进销存管理系统数据安全吗？

我想知道 Excel 进销存管理系统的数据安全不，毕竟里面有很多重要的进货、销售和库存数据呢。其实数据安全是个值得关注的问题。

存储风险：Excel 文件一般存在本地电脑，如果电脑出现故障、被盗或者感染病毒，数据可能会丢失。建米软件有专业的服务器存储数据，能更好地保障数据安全。

访问权限：Excel 本身对访问权限的设置比较简单，容易被他人随意查看和修改数据。

备份问题：需要手动定期备份，很容易忘记，一旦数据丢失就很难恢复。

网络传输：如果通过网络传输 Excel 文件，可能会被黑客拦截和篡改。

解决办法：可以设置复杂的密码，定期备份数据到外部存储设备，使用安全的网络传输方式。

四、Excel 进销存管理系统能生成报表吗？

朋友推荐用 Excel 进销存管理系统，我就想知道它能不能生成报表呢。其实 Excel 是很擅长生成报表的。

库存报表：可以生成库存数量报表，清楚知道每种商品的库存情况，方便及时补货或者处理滞销商品。建米软件生成的库存报表更加直观和详细。

销售报表：能统计不同时间段的销售数据，分析销售趋势，比如哪个月销售最好，哪些商品最受欢迎。

进货报表：记录进货的时间、数量和金额等信息，便于核算成本。

利润报表：通过销售数据和成本数据计算出利润，了解店铺的盈利情况。

报表定制：可以根据自己的需求定制报表的格式和内容，让报表更符合自己的查看习惯。