超详细！笔记本上搭建高效进销存管理系统的实用方法

一、什么是进销存及用笔记本做的原因

咱们先说说啥是进销存。简单来讲，进销存就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小超市，老板从供应商那里进货，把货物存放在仓库，然后再把商品卖给顾客，这一整个流程就是进销存。

那为啥要用笔记本做进销存呢？

对于一些小商家或者刚开始创业的人来说，购买专业的进销存软件可能成本较高，而且有些软件操作复杂，一时半会儿学不会。这时候，用笔记本记录进销存就成了一个简单又经济的办法。就像开个小文具店的老板，每天进货多少，卖出去多少，库存还有多少，用笔记本随时记录，一目了然。

二、准备工作

选择合适的笔记本

笔记本的选择很重要。你可以根据自己的需求来选，如果业务量比较小，选择一个普通的小本子就行；要是业务量较大，需要记录的信息多，就选一个厚一点、页面大一点的笔记本。比如，卖水果的小摊贩，业务相对简单，用个巴掌大的小本子就够了；但要是经营一家中型服装店，那可能就得选个A4大小的笔记本。

准备书写工具

一支好用的笔是必不可少的。建议选择中性笔，书写流畅，颜色也清晰。如果你喜欢用钢笔，也没问题，但要注意墨水别洇到本子上。还可以准备一支彩色笔，用来标记一些重要的信息，比如缺货的商品、畅销的商品等。

设计记录格式

在开始记录之前，要先设计好记录格式。一般来说，可以分为进货记录、销售记录和库存记录三部分。进货记录要包括进货日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、总价等信息；销售记录要包括销售日期、顾客信息（可以简单记录姓名或者联系方式）、商品名称、数量、单价、总价等；库存记录要实时更新，记录商品名称、当前库存数量等。

三、进货记录方法

详细记录进货信息

每次进货的时候，都要详细记录相关信息。比如，小王开了一家小零食店，进了一批薯片，他就要在笔记本上写清楚进货日期是哪天，从哪个供应商那里进的货，薯片的品牌、口味、数量是多少，每包薯片的单价是多少，最后算出这批薯片的总价。这样做的好处是，以后查账或者和供应商对账的时候，都有依据。

分类记录

可以按照商品的类别进行记录。还是以小零食店为例，可以把零食分为薯片类、糖果类、坚果类等。这样分类记录，能让你更清楚地知道每类商品的进货情况。如果某类商品销量好，就可以多进一些；如果销量不好，就少进或者不进。

保存进货凭证

进货的时候，一定要向供应商索要进货凭证，比如发票、收据等。然后把这些凭证和笔记本上的记录对应起来，粘贴在笔记本的相应位置。这样，即使以后对进货信息有疑问，也可以通过凭证来核实。

四、销售记录方法

及时记录销售信息

每完成一笔销售，都要马上记录下来。比如，一位顾客在小零食店买了两包薯片，老板就要立刻在笔记本上记录销售日期、顾客（可以简单写个“散客”）、薯片的品牌和口味、数量、单价和总价。及时记录能保证销售信息的准确性，避免漏记或者记错。

分析销售数据

定期对销售数据进行分析。可以按照时间段（比如每天、每周、每月）来统计不同商品的销售数量和销售额。通过分析销售数据，能了解哪些商品受欢迎，哪些商品滞销。比如，通过统计发现某款糖果在周末的销量特别好，那就可以在周末多备一些货。

记录顾客反馈

在销售过程中，要注意倾听顾客的反馈。如果顾客对某款商品提出了意见或者建议，要及时记录在笔记本上。比如，顾客说某款薯片太咸了，老板就可以把这个反馈记录下来，然后考虑是否更换供应商或者选择其他口味的薯片。

五、库存管理方法

实时更新库存

每次进货或者销售后，都要及时更新库存数量。比如，进了100包薯片，库存就增加100包；卖了20包，库存就减少20包。可以在笔记本上用不同颜色的笔来区分进货和销售对库存的影响，这样更直观。

设置安全库存

为每种商品设置一个安全库存。安全库存就是当库存数量降到这个水平时，就要及时进货，以免出现缺货的情况。比如，小零食店的某款薯片，平均每天能卖10包，从进货到到货需要3天时间，那么这款薯片的安全库存就可以设置为30包。

盘点库存

定期对库存进行盘点。可以每月或者每季度进行一次全面盘点，核对笔记本上的库存记录和实际库存是否一致。如果发现有差异，要及时查找原因，可能是记录错误，也可能是商品丢失等原因。

六、使用笔记本做进销存的优缺点及建米软件的推荐

优点

用笔记本做进销存成本低，不需要购买软件，只需要一个笔记本和一支笔就可以了；操作简单，不需要学习复杂的软件操作，只要会写字就能记录；记录灵活，可以根据自己的需求随时调整记录格式和内容。

缺点

效率低，每次记录和查询都需要手动翻笔记本，比较麻烦；容易出错，人工记录难免会出现笔误或者漏记的情况；数据分析困难，很难对大量的记录进行快速准确的分析。

建米软件的推荐

当业务量逐渐增大，用笔记本做进销存可能就有点力不从心了。这时候可以试试建米软件，它能很好地解决上述问题。建米软件可以快速记录进货、销售和库存信息，查询也很方便，还能自动生成各种报表，对数据进行深入分析，大大提高工作效率，减少出错的概率。

以上就是关于用笔记本怎么做进销存的一些方法和建议，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，可以根据自己的业务情况灵活运用这些方法，不断优化进销存管理。

常见用户关注的问题：

一、笔记本进销存需要用到哪些软件？

我听说现在做笔记本进销存很多人都用软件来管理，这样能方便不少呢。我就想知道到底哪些软件比较适合用来做笔记本的进销存管理。

1. 建米软件：这是一款比较受欢迎的进销存软件，它功能很强大，能对笔记本的进货、销售、库存等数据进行精准管理。可以实时掌握库存数量，避免出现库存积压或者缺货的情况。而且操作相对简单，就算是不太懂电脑技术的人也能很快上手。

2. 管家婆：这个软件在进销存领域也有一定的知名度。它可以对笔记本的采购、销售、库存等环节进行全面管理，还能生成各种报表，方便查看和分析数据。

3. 金蝶精斗云：它提供了云服务，不用安装在本地电脑上，通过网页就能操作。对于笔记本的进销存管理，它可以实现多仓库管理、批次管理等功能，让管理更加精细化。

4. 用友商贸通：能帮助企业管理笔记本的进销存业务，包括采购订单、销售订单、库存盘点等。它的财务功能也比较完善，可以和进销存数据进行对接，方便进行财务核算。

二、笔记本进销存的流程是怎样的？

朋友说做笔记本进销存得有个清晰的流程，不然很容易乱套。我就想知道具体的流程是啥样的。

1. 采购环节：要确定需要采购的笔记本型号、数量等信息。和供应商谈好价格、交货时间等细节，签订采购合同。收到货物后，要进行验收，检查笔记本的数量、质量是否和合同一致。

2. 入库环节：验收合格的笔记本要办理入库手续，把笔记本放到指定的仓库位置。在进销存软件中录入入库信息，包括入库时间、数量、型号等，这样就能实时更新库存数据。

3. 销售环节：当有客户来购买笔记本时，要根据客户的需求提供合适的产品。签订销售合同，明确销售价格、交货时间等。发货后，要在软件中记录销售信息，包括销售时间、数量、客户信息等。

4. 库存管理环节：定期对库存进行盘点，检查实际库存和软件中的数据是否一致。如果有差异，要及时查找原因并进行调整。还要根据销售情况和市场需求，合理调整库存水平，避免库存积压或者缺货。

三、如何做好笔记本进销存的库存管理？

我想知道做好笔记本进销存的库存管理有没有什么好办法。库存管理不好的话，可能会影响到生意呢。

1. 合理规划库存：根据以往的销售数据和市场需求预测，确定合理的库存水平。对于畅销的笔记本型号，可以适当多备一些货；对于不太畅销的型号，要控制库存数量，避免积压。

2. 定期盘点：定期对库存进行全面盘点，一般可以每月或者每季度进行一次。通过盘点可以发现库存中的问题，比如是否有损坏、丢失的笔记本，实际库存和软件记录是否一致等。

3. 优化库存结构：淘汰一些过时的、滞销的笔记本型号，及时引进新的、受欢迎的产品。这样可以提高库存的周转率，减少资金占用。

4. 利用软件管理：像建米软件就可以实时监控库存数量，设置库存预警值。当库存数量低于预警值时，软件会自动提醒补货，避免出现缺货的情况。

四、笔记本进销存数据不准确怎么办？

朋友说有时候进销存数据会不准确，这可让人头疼。我就想知道遇到这种情况该怎么解决。

1. 检查录入错误：要看看是不是在录入数据的时候出现了错误，比如数量输错、型号写错等。仔细核对每一笔录入的数据，发现错误及时更正。

2. 盘点库存：进行一次全面的库存盘点，把实际库存数量和软件中的数据进行对比。找出差异的原因，是因为发货没记录，还是入库没登记等。

3. 检查软件设置：看看进销存软件的设置是否正确，比如计量单位、核算方式等。不正确的设置可能会导致数据计算错误。

4. 加强人员培训：如果是操作人员不熟悉软件或者操作不规范导致的数据不准确，要对相关人员进行培训，提高他们的操作水平和责任心。建米软件有详细的操作手册和培训教程，可以帮助操作人员更好地使用软件，减少数据录入错误。