企业采购 ERP 系统，用在生产管理场景，选它值不值？

一、ERP系统采购功能简介

ERP系统也就是企业资源计划系统，它能把企业的各项资源整合起来进行管理。在采购方面，ERP系统就像是一个智能管家，帮助企业高效地完成采购工作。想象一下，一家制造企业每天都需要采购大量的原材料和零部件，如果没有一个好的管理系统，采购人员可能会手忙脚乱，要么采购多了造成库存积压浪费资金，要么采购少了影响生产进度。而ERP系统采购功能就能很好地解决这些问题。

采购流程自动化：ERP系统能自动处理采购流程中的很多环节，比如从采购申请的审批到采购订单的生成。举个例子，某公司的采购人员提交了一份采购申请，系统会根据预设的规则自动将申请发送给相关的审批人员，审批通过后，系统又会自动生成采购订单发送给供应商，大大提高了工作效率。

供应商管理：它可以对供应商进行全面的管理，记录供应商的基本信息、供应产品的质量、价格、交货期等。企业可以根据这些信息对供应商进行评估和选择，选择最优质的供应商合作。比如一家餐厅在选择食材供应商时，通过ERP系统就能清楚地知道各个供应商的食材价格、新鲜度和配送时间等，从而选出最合适的供应商。

二、采购申请管理

采购申请是采购工作的起点，ERP系统在这方面也有强大的功能。

申请提交：员工可以在系统中方便地提交采购申请。比如公司的行政部门需要采购一批办公用品，行政人员只需在系统中填写采购物品的名称、数量、预算等信息，然后提交申请即可。系统会自动记录申请的时间和申请人等信息。

审批流程：申请提交后，会按照预设的审批流程进行审批。不同金额的采购申请可能会有不同的审批人员和审批级别。例如，金额较小的采购申请可能只需部门经理审批，而金额较大的采购申请可能需要总经理审批。ERP系统会自动将申请推送给相应的审批人员，审批人员可以在系统中查看申请详情并进行审批操作，通过或者拒绝申请。

申请跟踪：申请人可以在系统中随时跟踪采购申请的审批进度。如果申请被拒绝，系统会显示拒绝的原因，申请人可以根据原因修改申请后重新提交。这样能让申请人清楚地知道申请的状态，避免盲目等待。

三、采购订单管理

当采购申请审批通过后，就进入了采购订单管理阶段。

订单生成：ERP系统会根据采购申请自动生成采购订单。订单中包含了采购物品的详细信息、供应商信息、交货时间、交货地点等。例如，一家电子厂采购芯片，订单中会明确芯片的型号、数量、单价，以及供应商的名称、地址和联系方式等，确保双方对交易内容清楚明确。

订单发送：生成的采购订单可以通过系统自动发送给供应商。现在很多ERP系统支持多种发送方式，比如邮件、短信等。这样能及时让供应商收到订单信息，开始安排生产和发货。

订单跟踪：企业可以在系统中实时跟踪采购订单的执行情况。可以看到供应商是否已经确认订单、是否已经发货、货物的运输状态等。如果出现供应商延迟发货等情况，企业可以及时与供应商沟通，采取相应的措施，保证生产不受影响。

四、采购收货管理

货物到达企业后，就需要进行采购收货管理。

收货确认：仓库管理人员在收到货物后，会在ERP系统中进行收货确认。他们需要核对货物的数量、规格、质量等是否与采购订单一致。比如收到一批服装，要检查服装的款式、颜色、尺码和数量是否正确。如果发现有问题，系统可以记录下来，并及时与供应商沟通解决。

入库处理：确认收货无误后，系统会自动将货物信息录入库存系统，完成入库处理。这样库存数据会实时更新，企业可以清楚地知道库存的实际情况。例如，一家超市采购了一批食品，入库后系统会显示该食品的库存数量增加，方便超市进行库存管理和销售安排。

发票管理：收货完成后，还涉及到发票的处理。ERP系统可以关联采购订单和发票，确保发票的信息与采购内容一致。财务人员可以在系统中查看发票信息，进行发票的审核和入账等操作。比如发票上的金额、货物名称等要与采购订单和收货信息相符，避免出现财务风险。

五、采购数据分析

ERP系统还能对采购数据进行分析，为企业的决策提供支持。

采购成本分析：通过对采购数据的分析，企业可以了解不同供应商的价格情况，找出成本较高的采购项目。例如，分析发现某一种原材料从某个供应商采购的价格一直比其他供应商高，企业就可以考虑更换供应商或者与该供应商重新谈判价格，降低采购成本。

采购趋势分析：可以分析一段时间内的采购数量和采购频率等趋势。比如一家电商企业通过分析发现某类商品在某个季节的采购量会明显增加，那么在这个季节来临之前，企业就可以提前做好采购计划，保证商品的供应。

供应商绩效分析：根据供应商的交货准时率、产品质量等数据对供应商进行绩效评估。对于绩效好的供应商，可以增加合作；对于绩效差的供应商，可以减少合作或者淘汰。比如某个供应商经常延迟交货，影响了企业的生产进度，那么企业就可以考虑寻找其他更可靠的供应商。

在使用ERP系统进行采购管理时，可能会遇到系统操作复杂、数据安全等问题。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件，它操作简单易懂，能快速上手，而且有强大的数据安全保障机制，能有效保护企业的采购数据安全，大家可以试试。

以上就是关于ERP系统采购使用功能的详细说明，希望能帮助大家更好地了解和使用ERP系统进行采购管理。

常见用户关注的问题：

一、ERP系统采购使用时，数据安全有保障吗？

我听说现在很多企业都在用ERP系统采购，但是数据安全问题挺让人担心的。就想知道这ERP系统在采购使用的时候，数据安全到底有没有保障呢？毕竟企业的采购数据啥的可都是很重要的。

以下几个方面来看看数据安全保障情况：

加密技术方面：靠谱的ERP系统会采用先进的加密算法对数据进行加密。比如说对采购订单、供应商信息这些关键数据，在传输和存储过程中都加密处理，就算数据被截取了，别人也看不懂里面的内容。建米软件的ERP系统就很注重这一点，它运用了高强度的加密技术，给数据上了一把“安全锁”。

访问权限管理：会对不同的用户设置不同的访问权限。采购部门的员工只能访问和操作与采购相关的数据，财务部门的员工有对应的财务数据访问权限。这样可以防止内部人员随意查看和篡改数据，保证数据的安全性和保密性。

数据备份与恢复：定期对数据进行备份是很有必要的。万一遇到系统故障、自然灾害这些意外情况，数据丢失了，就可以通过备份数据及时恢复。建米软件的ERP系统会提供完善的数据备份和恢复机制，让企业不用担心数据丢失的问题。

安全审计：系统会对用户的操作进行审计，记录下每一个操作的时间、操作人员、操作内容等信息。这样一旦出现数据安全问题，就可以通过审计记录快速找到问题所在，查明责任。

网络安全防护：部署防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部网络攻击。同时对系统进行定期的漏洞扫描和修复，及时消除安全隐患。

二、ERP系统采购功能能和供应商系统对接吗？

朋友说在采购过程中，如果ERP系统采购功能能和供应商系统对接，那会方便很多。我就想知道到底能不能对接呢？要是能对接的话，采购流程肯定能简化不少。

下面来具体分析对接的情况：

技术兼容性：要看ERP系统和供应商系统的技术架构是否兼容。如果两者的技术标准、数据格式等差异很大，对接起来就会比较困难。不过现在很多先进的ERP系统，像建米软件的ERP系统，都具有良好的开放性和兼容性，能够和多种供应商系统进行对接。

接口开发：需要开发专门的接口来实现两个系统之间的数据交互。接口开发需要专业的技术人员来完成，确保数据能够准确、实时地在两个系统之间传输。建米软件可以提供专业的接口开发服务，帮助企业实现与供应商系统的对接。

数据同步：对接之后，要保证两个系统之间的数据能够同步更新。比如采购订单的状态、库存信息等，在ERP系统和供应商系统中要保持一致。这样可以避免信息不一致导致的采购错误。

业务流程匹配：企业和供应商的业务流程可能存在差异，对接时需要对业务流程进行调整和优化，使其相互匹配。例如，采购订单的审批流程、发货流程等，要在两个系统中协调一致。

合作意愿：供应商是否愿意和企业的ERP系统进行对接也是一个关键因素。有些供应商可能担心数据安全问题或者觉得对接会增加成本，不愿意配合。这就需要企业和供应商进行沟通协商，达成合作意向。

三、ERP系统采购使用的操作复杂吗？

假如你要使用ERP系统采购，肯定会关心操作复杂不复杂。我就想知道这ERP系统采购使用起来是不是很难上手呢？要是太复杂了，员工学习成本就高了。

下面来看看操作的复杂程度：

界面设计：好的ERP系统会有简洁、直观的界面设计。各个功能模块布局合理，操作按钮清晰明了，员工很容易就能找到自己需要的功能。建米软件的ERP系统在界面设计上就很人性化，让员工能够快速上手。

操作流程：采购操作流程应该简单易懂。从采购申请、审批到订单生成、发货跟踪等环节，都要有明确的指引。比如建米软件的ERP系统，会将采购流程进行标准化，员工按照流程一步步操作就可以了。

培训支持：供应商会提供专业的培训服务，帮助员工熟悉系统的操作。培训方式可以有线上视频教程、线下集中培训等多种形式。建米软件会为企业提供全方位的培训支持，让员工尽快掌握系统操作。

功能定制：可以根据企业的实际需求对系统功能进行定制。如果企业的采购业务比较简单，就可以只保留常用的功能，去掉一些复杂的、用不到的功能，这样操作起来就会更简单。

用户反馈：可以参考其他使用过该ERP系统的企业用户的反馈。如果大部分用户都觉得操作简单方便，那么这个系统的操作复杂程度应该是比较低的。

四、ERP系统采购使用能降低成本吗？

我听说很多企业用ERP系统采购是为了降低成本，我就想知道这ERP系统采购使用真的能降低成本吗？要是能的话，具体是怎么降低的呢？

下面来分析一下降低成本的情况：

采购价格优化：ERP系统可以对采购数据进行分析，了解不同供应商的价格情况。企业可以根据分析结果选择价格更优惠的供应商，从而降低采购成本。建米软件的ERP系统能够准确地分析采购数据，帮助企业找到性价比高的供应商。

库存管理优化：通过实时监控库存水平，避免库存积压和缺货现象的发生。减少库存积压可以降低库存持有成本，避免缺货可以减少因缺货导致的紧急采购成本。建米软件的ERP系统能实现精准的库存管理，合理控制库存数量。

流程效率提升：简化采购流程，减少人工操作和审批环节，提高采购效率。这样可以节省时间和人力成本。比如采购订单的生成、审批等环节都可以在系统中自动完成，大大提高了工作效率。

减少错误和浪费：人工操作容易出现错误，而ERP系统可以避免这些错误的发生。例如，避免采购数量错误、采购价格错误等。系统可以对采购过程进行全程跟踪，减少不必要的浪费。

供应商合作优化：与供应商建立长期稳定的合作关系，可以获得更好的采购价格和服务。ERP系统可以帮助企业对供应商进行评估和管理，选择优质的供应商进行合作。建米软件的ERP系统可以提供供应商评估功能，为企业选择合适的供应商提供参考。