超详细！用 Excel 轻松搞定进销存操作的实用方法大

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

在日常的生意经营中，不管是开个小超市，还是经营一家网店，都涉及到进货、销售和库存管理，这就是我们常说的进销存。简单来说，进货就是把商品采购回来，销售就是把商品卖出去，库存就是还剩下多少商品。

使用 Excel 来做进销存管理有不少好处：Excel 几乎是大家电脑里都有的软件，不用额外花钱去买专门的管理软件。操作相对简单，只要你会基本的表格输入和计算，就能上手。比如说，一个小文具店老板，平时进货、卖货数量都不是特别多，用 Excel 就能轻松记录和管理这些数据。这也不是绝对的，要是业务量特别大，可能 Excel 就有点力不从心了。

二、准备工作

安装并熟悉 Excel 软件：如果你电脑里还没有安装 Excel，可以从微软官方网站或者正规渠道下载安装。安装好后，先熟悉一下基本的操作，比如新建工作表、输入数据、设置单元格格式等。就像你拿到一辆新车，得先熟悉一下怎么启动、怎么换挡一样。

规划表格结构：在正式开始记录数据之前，要先规划好表格的结构。一般来说，进销存表格至少要有进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货日期、商品名称、进货数量、进货单价等信息；销售表要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等；库存表则要实时反映每种商品的库存数量。举个例子，一家水果店，进货表要详细记录什么时候进了多少斤苹果、进价是多少；销售表要记录什么时候卖了多少斤苹果、卖价是多少；库存表要随时更新还剩下多少斤苹果。

三、创建进货表

表头设置：打开 Excel 新建一个工作表，在第一行依次输入“进货日期”“商品名称”“商品编号”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等内容作为表头。商品编号可以方便后续的查找和统计，就像每个人都有一个身份证号一样。

数据录入：当有新的进货时，就在对应的行里输入相关数据。比如，3 月 1 日进了 100 件 T 恤，每件进价 30 元，就在“进货日期”列输入 3 月 1 日，“商品名称”列输入 T 恤，“进货数量”列输入 100，“进货单价”列输入 30，“进货金额”可以通过公式“=进货数量进货单价”自动计算得出，这里就是 3000 元。

数据验证：为了保证数据的准确性，可以设置数据验证。比如，在“商品名称”列设置下拉菜单，把所有可能的商品名称都列在里面，这样输入时就不会出现错别字或者随意填写的情况。

四、创建销售表

表头设置：同样新建一个工作表，设置“销售日期”“商品名称”“商品编号”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等表头。

数据录入：每完成一笔销售，就及时在销售表中录入数据。例如，3 月 5 日卖出了 20 件 T 恤，每件售价 50 元，就按对应的列输入相应的数据，“销售金额”同样可以用公式计算得出，这里是 1000 元。

与进货表关联：可以通过 VLOOKUP 函数将销售表中的商品编号与进货表中的商品编号关联起来，这样就能快速获取商品的进货信息，方便核算成本和利润。比如，通过关联可以知道卖出的这 20 件 T 恤的进货单价是多少，从而算出这单生意的利润。

五、创建库存表

表头设置：库存表的表头可以设置为“商品名称”“商品编号”“初始库存”“进货数量”“销售数量”“当前库存”等。

初始库存录入：刚开始使用 Excel 做进销存管理时，要先录入每种商品的初始库存数量。比如，文具店一开始有 50 支钢笔，就在“初始库存”列对应的钢笔行输入 50。

动态更新库存：“进货数量”可以通过 SUMIF 函数从进货表中汇总得出，“销售数量”可以通过 SUMIF 函数从销售表中汇总得出，“当前库存”则通过公式“=初始库存+进货数量-销售数量”自动计算。这样，每次有进货或者销售，库存数量都会自动更新。比如，文具店又进了 20 支钢笔，卖出了 10 支钢笔，那么当前库存就是 50+20-10 = 60 支。

六、数据统计与分析

制作图表：Excel 有强大的图表功能，可以根据进货表、销售表和库存表的数据制作各种图表，比如柱状图、折线图等。通过图表可以更直观地看出商品的进货趋势、销售趋势和库存变化情况。举个例子，用折线图可以清晰地看到每个月某种商品的销售数量是上升还是下降。

计算利润：通过销售表中的销售金额减去进货表中的进货金额，就能算出每种商品的利润。还可以进一步计算出总的利润。比如，一个月内 T 恤的销售金额是 5000 元，进货金额是 3000 元，那么 T 恤的利润就是 2000 元。

分析销售情况：可以统计每种商品的销售数量和销售金额，找出畅销商品和滞销商品。对于畅销商品，可以适当增加进货量；对于滞销商品，可以考虑采取促销活动或者减少进货量。比如，发现某个款式的鞋子销量特别好，就可以多进一些；而某个颜色的帽子一直卖不出去，就可以少进或者不进。

七、使用 Excel 做进销存的局限性及建米软件的推荐

虽然 Excel 可以满足一些简单的进销存管理需求，但也有它的局限性。比如，当业务量增大，数据量变得非常庞大时，Excel 的计算速度会变慢，而且容易出现数据错误。多人协作时，Excel 很难实现实时的数据共享和更新。

这时候，可以试试建米软件。建米软件在进销存管理方面有很多优势，它可以实现多人同时在线操作，实时更新数据，避免了数据不一致的问题。而且，它的计算速度快，能够处理大量的数据，对于业务量较大的企业来说非常实用。比如，一家大型的批发企业，每天有大量的进货和销售订单，使用建米软件就能高效地管理这些数据。

以上就是用 Excel 做进销存的详细步骤和相关内容，希望能帮助你更好地管理生意中的进销存数据。

常见用户关注的问题：

一、进销存用 Excel 做能满足企业长期发展需求吗？

我听说好多小公司一开始都用 Excel 做进销存，我就想知道它能不能满足企业长期发展需求呢。下面咱来唠唠。

数据处理能力方面：刚开始企业业务量小，Excel 处理数据还算轻松。但随着企业发展，订单、库存数据增多，Excel 处理起来就费劲了，容易卡顿，还可能数据丢失。建米软件在数据处理上就更强大，能轻松应对大量数据。

功能扩展性方面：Excel 功能有限，基本就是简单的表格运算。企业发展后，可能需要更多功能，比如客户关系管理、数据分析等，Excel 很难扩展。而建米软件可以根据企业需求灵活扩展功能。

数据安全性方面：Excel 文件容易被误删、篡改，数据安全性低。企业长期发展，数据安全很重要。建米软件有完善的安全机制，保障数据安全。

团队协作方面：多人同时使用 Excel 容易出现冲突，影响工作效率。建米软件支持多人协作，大家可以同时操作，提高工作效率。

决策支持方面：Excel 数据分析能力弱，难以提供全面的决策支持。建米软件能生成各种报表，为企业决策提供有力支持。

二、用 Excel 做进销存会遇到哪些常见问题？

朋友说用 Excel 做进销存挺麻烦的，我就想知道会遇到哪些常见问题。咱接着分析。

数据录入错误：手动录入数据，很容易输错数字，比如数量、价格等，一旦出错，后续的统计和分析就全乱套了。建米软件可以减少手动录入，降低错误率。

数据更新不及时：业务随时在变化，库存数量、订单状态等都在变。用 Excel 可能不能及时更新数据，导致数据不准确。建米软件可以实时更新数据。

公式设置复杂：要计算库存、成本等，需要设置复杂的公式。公式设置错了，结果就不对。而且公式多了，自己都容易搞混。建米软件内置了各种计算功能，不用自己设置复杂公式。

数据共享困难：不同部门可能都需要进销存数据，但 Excel 文件共享不方便，还可能版本不一致。建米软件可以实现数据共享，大家看到的都是最新数据。

缺乏历史数据管理：Excel 文件多了，很难管理历史数据。查找以前的数据很费劲。建米软件可以很好地管理历史数据，方便查询。

三、Excel 做的进销存表格和专业软件有什么区别？

我想知道 Excel 做的进销存表格和专业软件有啥区别，下面来仔细说说。

功能完整性方面：Excel 主要就是表格功能，进销存相关功能简单。专业的建米软件功能更完整，涵盖采购、销售、库存管理等各个环节。

操作便捷性方面：Excel 操作相对繁琐，需要自己设置表格格式、公式等。建米软件操作更便捷，有直观的界面，容易上手。

数据分析能力方面：Excel 数据分析能力有限，只能做简单的统计。建米软件可以进行深入的数据分析，生成各种报表和图表。

数据安全性方面：前面也说过，Excel 文件安全性低。建米软件有专业的安全措施，保障数据安全。

可定制性方面：Excel 定制性差，很难根据企业特殊需求定制。建米软件可以根据企业需求进行定制开发。

四、如何从 Excel 进销存过渡到专业的建米软件？

假如你用 Excel 做进销存一段时间了，想过渡到专业的建米软件，该怎么做呢。下面来看看。

数据迁移：先把 Excel 里的进销存数据整理好，包括商品信息、客户信息、订单数据等。然后按照建米软件的要求，将数据导入到软件中。建米软件有专门的数据导入功能，方便数据迁移。

人员培训：组织员工参加建米软件的培训，让他们熟悉软件的操作流程和功能。培训可以提高员工的使用效率，减少过渡期间的不适应。

流程调整：对比 Excel 进销存和建米软件的流程，根据软件的特点调整企业的业务流程。建米软件的流程更规范、高效，可以优化企业的管理。

逐步切换：不要一下子完全抛弃 Excel，先在部分业务中试用建米软件，等员工熟悉后再全面推广。这样可以降低过渡风险。

技术支持：在过渡过程中，遇到问题及时联系建米软件的技术支持人员。他们可以提供专业的解决方案，确保过渡顺利进行。