超详细！手把手教你用 Access 搭建高效实用的进销存管理系统

一、什么是进销存管理系统和Access

先跟大家说说啥是进销存管理系统。简单来讲，它就像是一个商店的大管家，能帮我们管理商品的进货、销售和库存情况。比如说，一家小超市，每天有新的货物进来，又有商品卖出去，这个系统就能清楚记录每一笔交易，让老板随时知道还剩多少货，哪些货该补货了。

那Access又是什么呢？其实它是微软开发的一款数据库管理系统，就像一个大仓库，能把各种数据有条理地存放起来。用Access来做进销存管理系统，就好比用一个专门定制的仓库来存放商店的交易信息，方便我们随时查找和使用。

二、准备工作

明确需求：在动手做之前，得先想清楚自己的需求。不同的企业或店铺，需求可能大不一样。比如一家服装店，可能更关注衣服的款式、颜色、尺码的进销存情况；而一家文具店，可能更在意不同文具的品牌、种类。要根据自己的实际情况，确定系统需要具备哪些功能，像商品信息管理、进货记录、销售记录、库存查询等。

安装Access软件：如果你还没安装Access，就得先把它装上。一般微软的Office套装里就有Access。安装完成后，打开软件，就可以开始创建自己的进销存管理系统了。

收集数据：要把系统建得好用，得先收集一些基础数据。比如商品的名称、编号、进价、售价、供应商信息等。这些数据就像是盖房子的砖块，是系统运行的基础。

三、创建数据库和表

创建数据库：打开Access软件后，点击“创建”，选择“空数据库”，给数据库取个名字，比如“进销存管理系统”，然后点击“创建”，这样一个新的数据库就建好了。

设计表结构：在进销存管理系统里，一般需要创建几个重要的表，像商品表、进货表、销售表和库存表。

- 商品表：用来记录商品的基本信息，比如商品编号、名称、规格、进价、售价等。就好比给每个商品都建了一个小档案，方便我们了解商品的情况。

- 进货表：记录商品的进货信息，包括进货日期、商品编号、进货数量、供应商等。通过这个表，我们能清楚知道什么时候进了多少货，从哪个供应商那里进的。

- 销售表：记录商品的销售信息，如销售日期、商品编号、销售数量、客户等。这样就能知道什么时候卖了多少货，卖给了谁。

- 库存表：实时反映商品的库存数量。每次进货或销售后，库存数量都会相应地更新。

在设计表结构时，要注意字段的类型，比如商品编号一般用文本类型，进货数量和销售数量用数字类型。

四、建立表之间的关系

表与表之间是有联系的，就像人与人之间有各种关系一样。在Access里，我们要建立这些表之间的关系，这样系统才能准确地处理数据。

比如，商品表和进货表、销售表、库存表都有关系。商品编号就是它们之间的桥梁，通过商品编号，我们可以把不同表中的数据关联起来。在Access中，可以通过“关系”视图来建立表之间的关系。点击“数据库工具”选项卡中的“关系”按钮，把相关的表拖到关系视图中，然后用鼠标拖动字段来建立关系。

建立好关系后，系统就能根据这些关系进行数据的查询和统计。比如，我们想知道某一种商品的销售情况，系统就可以通过商品编号在销售表中找到相关记录，然后进行统计分析。

五、创建查询

查询就像是一个小侦探，能帮我们从海量的数据中找出我们需要的信息。在Access里，我们可以创建各种查询，来满足不同的需求。

简单查询：比如我们想查询某一种商品的库存数量，就可以创建一个简单查询。在“创建”选项卡中点击“查询设计”，选择要查询的表和字段，设置查询条件，然后运行查询，就能得到我们想要的结果。

统计查询：如果我们想统计某一段时间内的销售总额，或者某种商品的进货总量，就需要创建统计查询。在查询设计中，选择要统计的字段，然后使用统计函数，如求和、计数等，来进行统计分析。

通过查询，我们可以快速获取各种有用的信息，为企业的决策提供依据。比如，老板通过查询销售数据，发现某一款产品销量很好，就可以考虑增加进货量。

六、创建窗体

窗体就像是系统的门面，是我们和系统交互的界面。通过窗体，我们可以方便地输入、修改和查看数据。

自动创建窗体：Access提供了自动创建窗体的功能，操作很简单。在“创建”选项卡中点击“窗体”按钮，Access会根据表的结构自动生成一个窗体。不过这种自动生成的窗体可能不太符合我们的个性化需求。

自定义窗体：如果想要一个更符合自己需求的窗体，就需要进行自定义设计。在“创建”选项卡中点击“窗体设计”，然后把需要的控件，如文本框、按钮、下拉列表等，拖到窗体上，设置好控件的属性和事件。比如，我们可以在窗体上添加一个“保存”按钮，点击这个按钮就能把输入的数据保存到数据库中。

有了一个好的窗体，使用系统就会更加方便。比如，员工在销售商品时，通过窗体输入销售信息，简单又快捷。

七、创建报表

报表就像是一份总结报告，能把数据以一种美观、清晰的方式呈现出来。通过报表，我们可以把统计分析的结果打印出来，方便查看和存档。

自动创建报表：和窗体一样，Access也提供了自动创建报表的功能。在“创建”选项卡中点击“报表”按钮，Access会根据表或查询的数据自动生成一个报表。

自定义报表：如果想让报表更个性化，就需要进行自定义设计。在“创建”选项卡中点击“报表设计”，然后添加需要的控件，设置报表的格式和布局。比如，我们可以在报表中添加图表，让数据更加直观。

报表对于企业的管理很重要。比如，老板每个月通过查看销售报表，就能了解这个月的销售情况，制定下个月的销售策略。

八、使用建米软件优化进销存管理

虽然用Access可以自己动手搭建一个进销存管理系统，但对于一些企业来说，可能还是希望有一个更专业、更完善的解决方案。这时候，建米软件就是一个不错的选择。

建米软件在进销存管理方面有很多优势。它有简洁易用的界面，即使是没有专业技术知识的员工也能快速上手。而且它的功能非常强大，能实时更新库存数据，准确记录进货和销售信息。比如，当库存数量低于设定的预警值时，建米软件会自动提醒补货，避免出现缺货的情况。建米软件还能生成各种详细的报表和分析图表，帮助企业更好地了解经营状况，做出更明智的决策。如果你在使用Access做进销存管理系统时遇到一些难题，或者想要一个更高效的管理工具，可以试试建米软件。

以上就是用Access做进销存管理系统的基本步骤和方法，希望能对你有所帮助。在实际操作过程中，可能会遇到一些问题，只要多摸索、多尝试，就能把系统建得越来越好。

常见用户关注的问题：

一、用 Access 做进销存管理系统难不难呀？

我听说很多人想自己用 Access 做进销存管理系统，但又担心太难搞不定。其实呢，这事儿说难不难，说简单也不简单。下面咱来仔细唠唠。

Access 基础要求方面：得懂点 Access 的基本操作，像创建表、查询啥的。要是完全零基础，那一开始肯定有点懵。不过现在网上教程多，花点时间学学也能上手。

系统复杂度方面：如果只是做个简单的，记录下进货、销售和库存数量，那相对容易。但要是想把采购、销售、库存管理等各个环节都做得很精细，功能复杂，那就有难度了。

数据量方面：数据量小的时候，Access 处理起来轻松。可一旦数据量变得特别大，系统运行速度可能就会受影响，处理起来就不那么容易了。

技术支持方面：要是遇到问题，有专业的人能帮忙解答，那做起来会顺利很多。要是自己闷头搞，碰到难题可能就会卡在那儿。建米软件在这方面有专业的团队，如果遇到难题可以考虑咨询他们。

二、Access 进销存管理系统能满足企业需求不？

朋友说他们公司想弄个进销存管理系统，在考虑用 Access 做。我就想知道这到底能不能满足企业需求呢？下面来分析分析。

功能匹配度方面：不同企业需求不同。有些小企业，需求简单，Access 做的系统基本能满足日常的进货、销售和库存管理。但对于大企业，功能要求多，Access 可能就有点力不从心了。

数据安全方面：企业数据很重要。Access 在数据安全上有一定保障，但和专业的大型管理系统比起来，还是稍逊一筹。如果企业对数据安全要求高，可能得慎重考虑。

扩展性方面：企业是会发展的，需求也会变。Access 系统扩展性相对有限，要是企业后续想增加功能，可能会比较麻烦。

操作便捷性方面：Access 操作相对简单，员工容易上手。对于一些对信息化操作不太熟练的企业员工来说，这是个优点。建米软件的系统在操作便捷性上也有不错的表现，企业可以对比看看。

三、做 Access 进销存管理系统得花多少钱？

我朋友想做个 Access 进销存管理系统，就想知道得花多少钱。这花费可不能一概而论，下面详细说说。

开发人员费用方面：要是找专业的开发人员来做，费用和他们的经验、技术水平有关。经验丰富的，收费肯定高。而且开发时间越长，费用也会越多。

软件授权费用方面：使用 Access 软件本身可能需要一定的授权费用，不过有些版本可能有免费试用。要是对功能有特殊要求，可能还得购买额外的插件，这也得花钱。

后期维护费用方面：系统做出来后，还得维护。维护包括修复漏洞、更新功能等，这也需要费用。如果自己没技术人员，找外面的人维护，费用就会增加。

培训费用方面：员工得会用系统才行，所以可能需要进行培训。培训方式不同，费用也不一样。线上培训相对便宜，线下培训可能就贵点。建米软件在费用方面有多种套餐可供选择，性价比还不错。

四、Access 进销存管理系统和其他系统比咋样？

假如你在选择进销存管理系统，肯定会想知道 Access 进销存管理系统和其他系统比起来咋样。下面来对比对比。

功能完整性方面：和专业的大型进销存管理系统比，Access 系统功能相对简单。专业系统可能有更多高级功能，像数据分析、报表生成等。

操作难度方面：Access 操作简单，容易上手。而一些大型系统操作复杂，员工可能需要长时间培训才能熟练使用。

成本方面：Access 系统开发和使用成本相对较低。大型系统可能需要购买软件授权、支付高额的开发费用等。

数据处理能力方面：大型系统能处理海量数据，并且处理速度快。Access 系统在数据量小的时候还行，数据量大了就可能出现性能问题。建米软件的系统在功能和数据处理能力上表现不错，可以和 Access 系统对比后再做选择。