超详细！手把手教你用 Excel 做出专业实用的进销存报表

一、什么是进销存

咱们先说说啥是进销存。简单来讲，进销存就是企业管理中采购（进）、销售（销）、库存（存）的一系列动态管理过程。比如一家小超市，老板从供应商那里进货，这就是“进”；顾客来超市买东西，这就是“销”；而超市仓库里存放的商品数量就是“存”。通过对这三个环节的管理，能清楚知道商品的流动情况，方便企业做决策。

二、准备工作

确定表格结构：在动手做表格之前，得先想清楚表格要包含哪些内容。一般来说，进销存表格会有日期、商品名称、进货数量、进货单价、进货金额、销售数量、销售单价、销售金额、库存数量这些基本信息。比如说你开了一家文具店，要记录每一种文具的进销存情况，那这些信息就能帮你把每一笔交易都弄得明明白白。

收集数据：这一步就是把之前的进货、销售数据都收集起来。要是你是新开店，那就从第一笔交易开始记录。像前面说的文具店，你得把每次进了多少支笔、本子，卖出去多少，都详细记下来。

创建工作表：打开Excel软件，新建一个工作簿，然后给工作表命名，比如“进销存记录表”。这样方便你以后查找和管理。

三、创建进货表格

设置表头：在工作表的第一行依次输入“日期”“商品名称”“进货数量”“进货单价”“进货金额”。这些表头就像是表格的框架，把每一列的内容给规定好了。

输入数据：按照收集到的数据，一行一行地把进货信息填进去。比如3月1号进了100支铅笔，每支1元，那就在对应的行里填上3月1号、铅笔、100、1、100（进货金额是数量乘以单价）。

计算进货金额：在“进货金额”这一列，用公式来计算。选中这一列的第一个单元格，输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就能自动算出金额。再把鼠标指针放到这个单元格右下角，等指针变成黑色十字时，按住鼠标左键往下拖动，下面的单元格就会自动套用这个公式算出相应的金额。

四、创建销售表格

设置表头：同样在工作表里，再设置一行表头，写上“日期”“商品名称”“销售数量”“销售单价”“销售金额”。

输入数据：把销售的信息逐行填进去。比如3月2号卖了20支铅笔，每支1.5元，就对应填好相应的内容。

计算销售金额：和计算进货金额一样，用公式“=销售数量单元格销售单价单元格”来算出销售金额，然后拖动鼠标自动填充下面的单元格。

五、创建库存表格

设置表头：表头设置为“商品名称”“期初库存”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存”。期初库存就是一开始仓库里有的商品数量。

输入期初库存：把每种商品一开始的库存数量填进去。

计算本期进货和销售数量：可以用SUM函数来统计进货表格和销售表格里每种商品的总进货数量和总销售数量。比如在“本期进货数量”这一列的单元格里输入“=SUM(进货表格里该商品的数量单元格范围)”，销售数量同理。

计算期末库存：用公式“=期初库存+本期进货数量-本期销售数量”来算出期末库存。比如一开始有50支铅笔，本期进了100支，卖了20支，那期末库存就是50 + 100 - 20 = 130支。

六、数据验证和保护

数据验证：为了保证输入的数据准确，咱们可以设置数据验证。比如在“进货数量”和“销售数量”这两列，设置只能输入正整数。选中这两列，点击“数据”选项卡，再点击“数据验证”，在设置里选择“整数”，然后设置最小值为1，这样就不会输入错误的数据了。

保护工作表：要是不想让别人随便修改表格里的数据，可以对工作表进行保护。点击“审阅”选项卡，再点击“保护工作表”，设置好密码，这样没有密码就不能修改表格内容了。

七、使用技巧和注意事项

使用函数提高效率：除了前面说的SUM函数，还可以用VLOOKUP函数来查找数据。比如想知道某种商品的进货单价，就可以用VLOOKUP函数在进货表格里查找。

定期备份：数据很重要，所以要定期备份表格。可以把表格复制一份存到其他地方，或者上传到云盘，防止数据丢失。

更新数据：每次有新的进货或者销售，都要及时更新表格里的数据，这样才能保证库存数据的准确性。

八、建米软件的推荐

当企业业务规模逐渐扩大，进销存数据变得复杂时，Excel可能会显得力不从心，比如数据处理速度慢、难以实现多部门协同等。这时候可以试试建米软件，它能快速处理大量的进销存数据，还支持多用户同时操作，方便不同部门之间的数据共享和协同工作，提高企业的管理效率。

以上就是用Excel做一份进销存表格的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做进销存表格需要掌握哪些基本操作？

我听说很多人想用 Excel 做进销存表格，但是又不知道从哪儿下手，我就想知道到底得掌握哪些基本操作才能做好呢。下面我就来唠唠。

数据录入：这可是最基础的啦。得会把进货、销售、库存这些数据准确地填到表格里。比如进货日期、商品名称、数量、单价啥的，都得一个一个填好，可不能填错了，不然数据就不准啦。

公式运用：得会用一些简单的公式，像求和、求平均值啥的。比如算进货的总价，就可以用数量乘以单价的公式。还有算库存数量，用进货数量减去销售数量，这些公式能让数据计算变得轻松多了。

数据排序：有时候想看看哪种商品进货多，或者哪种销售得多，就可以对数据进行排序。按照数量或者金额从大到小或者从小到大排，这样一眼就能看出来啦。

数据筛选：要是只想看某一段时间的进货数据，或者某一类商品的销售数据，就可以用筛选功能。把不需要的数据先隐藏起来，只看自己想看的，多方便呀。

图表制作：用图表能更直观地看出数据的变化趋势。比如用柱状图看看不同商品的销售对比，用折线图看看库存数量的变化，这样数据就一目了然啦。建米软件在数据处理和呈现方面也有很强大的功能，如果 Excel 满足不了需求，也可以考虑试试建米软件。

二、Excel 进销存表格如何保证数据准确性？

朋友说用 Excel 做进销存表格，数据准确性特别重要，不然就白做了。我就想知道到底该怎么保证数据准确呢。

双人录入核对：可以找两个人分别录入同样的数据，然后对比一下，看看录入的是不是一样。要是有不一样的地方，就再仔细核对一下，这样能减少录入错误。

设置数据验证：在表格里设置一些规则，比如数量只能填正数，单价不能超过一定范围。这样在录入数据的时候，如果不符合规则，就会提示错误，能避免一些不合理的数据录入。

定期盘点：隔一段时间，比如一个月或者一个季度，对实际的库存进行盘点，然后和表格里的数据对比一下。要是有差异，就找出原因，看看是录入错误，还是有其他情况。

数据备份：经常把表格数据备份一下，以防万一数据丢失或者损坏。可以备份到 U 盘或者云盘里，这样就算电脑出问题了，数据也不会丢。

审核流程：建立一个审核流程，让专人对录入的数据进行审核。审核人员仔细检查数据的准确性和完整性，没问题了再通过。建米软件有严格的数据审核机制，能更好地保证数据的准确性。

三、Excel 进销存表格能实现自动预警功能吗？

我想知道 Excel 进销存表格能不能像一些专业软件一样，实现自动预警功能呢。要是能自动提醒库存不足或者进货过多就好了。

条件格式设置：可以通过设置条件格式来实现简单的预警。比如当库存数量低于一定值的时候，单元格就变成红色。这样一眼就能看出哪些商品库存快没了。

函数运用：用一些函数来判断数据是否达到预警条件。比如用 IF 函数，如果库存数量小于安全库存，就显示“库存不足”。

数据透视表预警：通过数据透视表对数据进行分析，然后设置预警条件。当某一类商品的销售数据异常的时候，就发出预警。

宏的使用：要是对 Excel 宏比较熟悉的话，可以编写宏代码来实现更复杂的预警功能。比如定时检查库存数据，一旦达到预警条件就弹出提示框。

借助建米软件：如果 Excel 的预警功能满足不了需求，建米软件有更强大的自动预警功能。它能实时监测数据，根据设置的规则及时发出预警，非常方便。

四、Excel 进销存表格和专业进销存软件相比有哪些优缺点？

我朋友推荐用 Excel 做进销存表格，但是也有人说专业进销存软件更好。我就想知道它们到底各有啥优缺点呢。

Excel 优点：

成本低：只要有 Excel 软件就行，不用额外花钱买其他软件，对于小商家来说很划算。

灵活性高：可以根据自己的需求随意设计表格样式和内容，想怎么改就怎么改。

易上手：很多人都用过 Excel，基本操作都比较熟悉，学起来也快。

Excel 缺点：

功能有限：对于复杂的业务流程，Excel 可能就满足不了需求了，像多仓库管理、多用户协作等。

数据安全低：容易出现数据丢失、损坏的情况，而且数据共享也不太方便。

专业进销存软件优点：

功能强大：能满足各种复杂的业务需求，像建米软件，有完善的进销存管理功能，还能和财务系统对接。

数据安全高：有专业的技术保障数据安全，还能进行数据备份和恢复。

专业进销存软件缺点：

成本高：需要购买软件，还可能有后续的维护费用。

学习成本高：软件功能多，学起来可能需要一些时间。