超详细！手把手教你制作实用又高效的动态进销存台账

一、啥是动态进销存台账

简单来说，动态进销存台账就是记录企业商品或物资的进货、销售和库存情况的一本“账”，而且这个“账”是实时变化的。就好比你开了一家小卖部，每天进了多少货，卖出去多少货，还剩下多少货，这些信息都要在这个台账里体现出来。通过这个台账，老板能清楚知道店里各种商品的流转情况，及时补货或者处理滞销商品。

二、做动态进销存台账前的准备工作

明确记录内容：要确定好台账里到底记哪些东西。一般来说，进货要记清楚进货日期、供货商名称、商品名称、数量、单价、金额等；销售则要记录销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、金额等；库存方面要记录实时的库存数量、成本价等。比如，你开的文具店进了一批笔记本，那在进货记录里就要详细写上哪天进的，从哪个供货商进的，笔记本的品牌、规格、数量、每个本子多少钱，一共花了多少钱。

选择记录工具：可以用传统的纸质账本，也可以借助电子表格软件，像 Excel。纸质账本比较直观，适合一些小店铺，随手就能记录；而电子表格软件功能强大，计算方便，还能自动生成图表。要是企业规模比较大，业务复杂，还可以试试专门的进销存管理软件，比如建米软件，它能实现数据的实时更新和共享，提高工作效率，减少人工出错的概率。

规范商品编码：给每一种商品都编上一个独特的代码，这样方便管理和查找。比如，在服装店，不同款式、颜色、尺码的衣服都有对应的编码。就像一件红色的 M 码衬衫，它有自己专属的编码，在记录进货、销售和库存时，直接输入这个编码，相关信息就都能关联起来了。

三、进货记录的做法

及时记录：货物一到，就要马上记录进货信息。还是拿小卖部举例，供货商送了一批饮料过来，送货师傅刚把货卸完，你就得赶紧把进货日期、饮料的品牌、规格、数量、单价、总价等信息记到台账里。这样才能保证数据的及时性和准确性。

核实信息：记录完进货信息后，要和供货商提供的送货单进行核对，看看数量、金额等对不对得上。如果发现有差异，要及时和供货商沟通解决。比如，送货单上写着进了 100 瓶饮料，但实际收到 98 瓶，那就要搞清楚是运输过程中丢失了，还是送货单写错了。

更新库存：根据进货数量，及时更新库存数据。比如，原来店里某种饮料库存是 50 瓶，这次进了 100 瓶，那更新后的库存就是 150 瓶。

四、销售记录的做法

详细记录销售信息：每卖出一件商品，都要记录好销售日期、客户名称（如果是零售，客户名称可以写“散客”）、商品名称、数量、单价、金额等。比如，在书店卖了一本小说给一位顾客，要记录清楚是哪天卖的，顾客姓什么，书的名字、价格，卖了几本等。

关联销售与库存：销售记录完成后，要相应地减少库存数量。比如，店里原来有 20 本这种小说，卖出去 1 本，那库存就变成 19 本了。

分析销售数据：定期对销售数据进行分析，看看哪些商品卖得好，哪些卖得不好。比如，通过分析发现某款零食销量一直很高，那就可以多进一些货；而有些商品长时间卖不出去，就要考虑做促销活动或者减少进货量。

五、库存管理与盘点

实时监控库存：随时关注库存数量的变化，设置合理的库存预警值。比如，当某种商品的库存数量低于 10 件时，就要提醒自己及时补货了。这样可以避免出现缺货的情况，影响生意。

定期盘点：一般每个月或者每个季度要对库存进行一次全面盘点。就是把实际的商品数量和台账上记录的数量进行对比，看看是否一致。如果发现有差异，要找出原因，可能是记录错误、商品损坏或者被盗等。比如，盘点时发现某种商品实际数量比台账记录少了 5 件，就要仔细查找是哪里出了问题。

处理滞销库存：对于长时间卖不出去的商品，要想办法处理。可以搞促销活动，比如打折、买一送一；也可以和供货商协商退货。比如，店里有一批过时的玩具，一直没人买，就可以在店门口贴个促销海报，低价处理掉。

六、动态更新与数据分析

实时更新数据：无论是进货、销售还是库存变动，都要及时在台账里更新数据。只有保证数据的实时性，才能让台账准确反映企业的实际经营情况。比如，今天又进了一批新货，就要马上把新的进货信息录入台账。

数据分析：通过对进销存数据的分析，可以了解企业的经营状况。比如，分析不同时间段的销售数据，就能知道哪个季节、哪个月份生意最好，哪个商品最受欢迎。还可以计算库存周转率，看看商品的流转速度快不快。根据这些分析结果，企业可以调整经营策略，提高效益。要是在分析数据时觉得手动计算和分析太麻烦，其实可以借助一些工具，比如建米软件，它能自动生成各种报表和分析图表，让数据分析变得更简单、更高效。

以上就是关于动态进销存台账怎么做的一些方法和要点，希望能帮助你做好企业的进销存管理。

常见用户关注的问题：

一、动态进销存台账需要用到哪些软件工具？

我听说很多人在做动态进销存台账的时候都纠结用啥软件工具。我就想知道现在软件这么多，到底哪个才是最适合做这个台账的呢。下面就来给大家唠唠可能会用到的软件工具。

Excel：这是大家最熟悉的了，操作简单，功能也不少。它能做各种表格，还能做简单的数据分析，很多小企业一开始做进销存台账就用它。而且它的函数功能强大，可以根据自己的需求设置公式，自动计算库存数量、成本这些。

金蝶：它是专业的财务软件，在进销存管理方面也很厉害。有很多现成的模板可以用，能提高工作效率。还能和财务模块对接，方便财务人员核算成本和利润。

用友：也是一款知名的企业管理软件，功能全面，能满足不同规模企业的需求。在动态进销存管理上，它可以实时监控库存变化，还能生成各种报表，方便管理层决策。

建米软件：这个软件专注于项目管理和进销存管理，对于有项目需求的企业来说很合适。它能把项目和进销存结合起来，让企业更好地掌握项目中的物资流动情况，还能进行精准的成本控制。

二、动态进销存台账数据怎么保证准确性？

朋友说动态进销存台账的数据要是不准确，那可就麻烦大了。我就想知道怎么才能保证这些数据准确呢。下面就来详细说说。

定期盘点：这是最基本的方法。定期对库存进行实地盘点，把实际数量和台账上的数量进行对比，发现差异及时调整。比如说每个月或者每个季度盘点一次。

规范操作流程：制定严格的出入库流程，所有的物资出入库都要按照流程来操作。比如入库要有入库单，出库要有出库单，而且单据上的信息要填写完整准确。

及时更新数据：只要有物资的出入库，就要马上在台账上更新数据。不能拖延，不然时间长了容易出错。

数据审核：安排专人对录入的数据进行审核，检查数据的准确性和完整性。审核人员要认真负责，发现问题及时反馈并纠正。

三、动态进销存台账能给企业带来什么好处？

我想知道动态进销存台账到底能给企业带来啥好处呢。下面就来给大家分析分析。

提高库存管理效率：通过动态进销存台账，企业可以实时掌握库存数量和状态，合理安排采购和销售计划。比如库存快没了就及时采购，避免缺货情况发生。

降低成本：能准确计算库存成本，避免库存积压造成的资金浪费。还能根据销售情况调整采购量，降低采购成本。

加强财务管理：和财务数据对接后，能更准确地核算成本和利润，为企业的财务决策提供有力支持。

提升客户满意度：有了准确的库存信息，就能及时满足客户的需求，提高客户的满意度和忠诚度。

四、动态进销存台账和静态进销存台账有啥区别？

我听说很多人都分不清动态进销存台账和静态进销存台账。我就想知道它们到底有啥区别呢。下面就来详细说说。

数据更新频率：动态进销存台账是实时更新数据的，只要有物资的出入库，数据就会马上变化。而静态进销存台账可能是一段时间更新一次，比如一个月或者一个季度更新一次。

反映情况：动态进销存台账能及时反映库存的动态变化，企业可以随时了解库存的最新情况。静态进销存台账只能反映某个时间点的库存情况。

适用场景：动态进销存台账适合业务变化快、库存流动频繁的企业。静态进销存台账适合业务相对稳定、库存变化不大的企业。

管理难度：动态进销存台账需要及时准确地录入数据，管理难度相对较大。静态进销存台账数据更新不频繁，管理起来相对轻松一些。