怎么启用进销存

一、什么是进销存

在开始聊怎么启用进销存之前，咱们先搞清楚啥是进销存。简单来说，进销存就是对企业的进货、销售、库存这三个环节进行管理。想象一下你开了一家小超市，每天都有新的货物进到店里，这就是“进”；顾客来买东西，把商品卖出去，这就是“销”；而货架上还剩下多少货，就是“存”。这三个环节环环相扣，管理好了，生意才能顺风顺水。要是进货进多了，库存积压，资金就会被占用；进货进少了，又会出现缺货的情况，影响销售。进销存管理对企业来说至关重要。

二、启用进销存前的准备工作

明确企业需求：不同的企业对进销存的需求是不一样的。比如一家服装店，可能更关注服装的款式、颜色、尺码的库存情况，以及不同季节的销售数据；而一家文具店，可能更在意各类文具的进货成本、销售价格和库存周转率。所以在启用进销存之前，你得先想清楚自己企业的特点和需求。举个例子，如果你是做电商的，可能就需要和电商平台进行数据对接，方便同步订单信息。

整理基础数据：这一步也很关键。你得把企业现有的商品信息、供应商信息、客户信息等都整理出来。商品信息包括商品名称、规格、型号、进价、售价等；供应商信息有供应商名称、联系方式、供货价格等；客户信息则包含客户姓名、地址、联系方式等。这些数据是进销存系统运行的基础，数据准确了，系统才能发挥出应有的作用。比如说，你在录入商品信息时，把商品的进价录错了，那后续的成本核算和利润计算就都会出错。

选择合适的进销存软件：现在市面上的进销存软件有很多，功能和价格也各不相同。在选择软件时，要综合考虑软件的功能、易用性、稳定性和价格等因素。有些软件功能很强大，但操作起来比较复杂，对于一些小型企业来说可能不太适用；而有些软件价格很便宜，但功能却很有限，不能满足企业的实际需求。其实，在选择软件方面，建米软件是个不错的选择。它的操作界面简单易懂，即使是没有什么电脑基础的人也能很快上手。而且它的功能很丰富，可以满足不同企业的多样化需求，能帮助企业更高效地管理进销存业务。

三、安装和设置进销存软件

下载安装软件：选好软件后，就可以去软件的官方网站下载安装包了。下载完成后，双击安装包，按照提示一步一步进行安装。安装过程中，要注意选择合适的安装路径，一般建议安装在系统盘以外的磁盘，这样可以避免系统盘空间不足。安装完成后，打开软件，可能需要进行一些初始化的设置，比如设置企业的基本信息、用户账号和密码等。

系统参数设置：这一步主要是对软件的一些基本参数进行设置，比如设置计量单位、税率、结算方式等。这些参数会影响到后续的业务处理和财务核算。举个例子，如果你把税率设置错了，那在计算销售税金时就会出现错误。所以在设置这些参数时，一定要认真仔细，确保准确无误。

商品信息录入：接下来就是把之前整理好的商品信息录入到软件中。在录入时，要尽量详细地填写商品的各项信息，包括商品的名称、规格、型号、进价、售价、库存数量等。有些软件还支持批量导入商品信息，这样可以大大提高录入的效率。比如说，你有几百种商品需要录入，如果一个一个地手动录入，那会非常耗时耗力，而使用批量导入功能，几分钟就可以完成。

供应商和客户信息录入：除了商品信息，还需要把供应商和客户的信息录入到软件中。录入供应商信息时，要填写供应商的名称、联系方式、供货价格、结算方式等；录入客户信息时，要填写客户的姓名、地址、联系方式、信用额度等。这些信息可以方便企业在后续的业务中进行采购和销售管理。比如，当你需要采购商品时，可以直接在软件中查找供应商的信息，选择合适的供应商进行采购；当客户来购买商品时，可以快速查询客户的信用额度，判断是否可以赊销。

四、启用进销存系统进行业务操作

采购业务处理：当企业需要采购商品时，就可以在进销存系统中创建采购订单。在采购订单中，要填写采购的商品名称、数量、单价、供应商等信息。创建好采购订单后，发送给供应商进行确认。供应商确认后，根据采购订单进行发货。当货物到达企业后，在系统中进行采购入库操作，录入实际入库的商品数量和质量情况。这样，系统就会自动更新库存数量和采购成本。比如说，你向供应商采购了 100 件商品，实际入库时发现有 2 件商品有质量问题，那就只录入 98 件商品的入库信息，同时在系统中记录这 2 件商品的质量问题，以便和供应商进行协商处理。

销售业务处理：当有客户来购买商品时，在系统中创建销售订单。销售订单中要填写客户的信息、销售的商品名称、数量、单价等。创建好销售订单后，根据订单进行发货。发货后，在系统中进行销售出库操作，系统会自动更新库存数量和销售收入。比如说，客户购买了 50 件商品，你从库存中发货 50 件，然后在系统中进行销售出库操作，系统就会把库存数量减少 50 件，同时计算出这 50 件商品的销售收入。

库存管理：在日常业务中，要定期对库存进行盘点，确保系统中的库存数量和实际库存数量一致。如果发现有库存差异，要及时查找原因并进行调整。要设置合理的库存预警值，当库存数量低于预警值时，系统会自动发出提醒，以便及时进行采购补货。比如说，你设置某种商品的库存预警值为 20 件，当库存数量降到 20 件以下时，系统就会弹出提醒窗口，提醒你该商品需要补货了。

五、后续的维护和优化

数据备份：数据是企业的重要资产，所以要定期对进销存系统的数据进行备份。一般建议每周进行一次全量备份，每天进行一次增量备份。备份的数据要存放在安全的地方，比如外部硬盘或云存储。这样，万一系统出现故障或数据丢失，可以及时恢复数据，避免给企业带来损失。比如说，你的电脑突然死机了，系统无法正常启动，这时候如果有最近的备份数据，就可以很快地恢复系统，继续开展业务。

系统升级：随着企业业务的发展和市场环境的变化，进销存软件也需要不断地进行升级和优化。软件开发商会定期发布软件的新版本，修复一些已知的问题，增加一些新的功能。所以要及时关注软件的升级信息，当有新版本发布时，及时进行升级。升级过程中，要注意备份数据，以免数据丢失。比如说，软件升级后增加了一个新的报表功能，可以帮助企业更好地分析销售数据，那你及时升级软件就可以享受到这个新功能带来的便利。

员工培训：为了让员工更好地使用进销存系统，提高工作效率，要对员工进行系统的培训。培训内容包括软件的操作方法、业务流程和注意事项等。可以邀请软件供应商的技术人员进行现场培训，也可以通过在线视频教程进行培训。培训要定期进行，特别是当软件进行升级或业务流程发生变化时，要及时对员工进行培训。比如说，软件升级后操作界面发生了一些变化，员工可能不太熟悉新的操作方法，这时候就需要进行一次针对性的培训，让员工尽快掌握新的操作技能。

以上就是启用进销存的一些基本步骤和注意事项，希望能帮助你顺利启用进销存系统，提升企业的管理水平和运营效率。

常见用户关注的问题：

一、怎么启用进销存

我就想知道很多人都关心这个怎么启用进销存的事儿。其实啊，启用进销存系统能让生意管理变得更轻松呢。下面我来详细说说。

选择合适的软件：现在市面上有好多进销存软件，像建米软件就很不错，它功能挺全的，能满足不同规模企业的需求。你得根据自己企业的业务特点、预算这些来选。

注册账号：选好软件后，一般就是去软件官网或者应用商店下载，然后按照提示注册账号。填好企业的基本信息，比如名称、地址、联系方式啥的。

初始化设置：这一步很关键哦。要设置商品信息，把你卖的东西的名称、规格、进价、售价这些都录进去。还有仓库信息，像有几个仓库，每个仓库的位置啥的。供应商和客户信息也得录入，方便后续业务往来。

员工权限分配：不同员工负责不同的工作，所以要给他们分配不同的权限。比如销售人员可能只能查看客户和销售相关的信息，仓库管理人员能操作库存进出。这样能保证数据安全和业务流程的顺畅。

数据导入：如果你之前有一些业务数据，像库存数量、销售记录等，可以把它们导入到新的进销存系统里。不过要注意数据格式得符合软件要求。

测试运行：在正式使用前，先进行测试运行。模拟一些业务操作，比如进货、销售、退货等，看看系统运行是否正常，数据是否准确。发现问题及时调整。

二、进销存系统能给企业带来什么好处

我听说好多企业都在考虑要不要用进销存系统，那它到底能带来啥好处呢？下面来聊聊。

提高工作效率：以前手工记录库存和销售数据，又慢又容易出错。有了进销存系统，数据自动更新，像进货、销售、库存盘点这些操作都能快速完成，员工能把更多时间花在拓展业务上。

精准库存管理：能实时掌握库存数量，知道哪些商品库存多了，哪些快没货了。这样就可以合理安排进货，避免积压库存或者缺货的情况，节省资金。

优化销售策略：通过分析销售数据，能了解哪些商品畅销，哪些滞销。企业可以根据这些信息调整商品种类和价格，制定更有效的销售策略。

加强财务管理：系统能清晰记录每一笔业务的收支情况，方便财务人员进行核算和对账。还能生成各种财务报表，让企业管理者对财务状况一目了然。

提升客户满意度：快速准确地处理订单，及时补货，能保证按时交货。客户能更满意，也更愿意和企业长期合作。

便于决策分析：系统提供的各种数据和报表，能帮助企业管理者做出更科学的决策。比如根据销售趋势决定是否要拓展业务或者进入新市场。

三、进销存系统难不难学

朋友说好多人担心进销存系统难学，其实不用太担心啦。下面说说它的学习难度。

操作界面友好：现在很多进销存软件都注重用户体验，操作界面设计得很简洁直观。像建米软件，菜单和按钮都很清晰，一看就大概知道是干啥的。

有教程和培训：软件开发商一般都会提供详细的教程，有的还有视频教程，跟着学很容易上手。而且有些还会提供培训服务，专业人员会教你怎么使用。

功能模块化：进销存系统的功能是模块化的，比如采购管理、销售管理、库存管理等。你可以先从常用的功能学起，逐步掌握其他功能。

社区和论坛交流：有很多使用进销存系统的用户会在社区和论坛里交流经验。你遇到问题可以去上面问问，能得到很多有用的建议。

实践出真知：光看教程和听培训还不够，要自己动手操作。在实际业务中使用系统，慢慢就熟练了。

更新和升级：软件会不断更新和升级，新功能可能一开始不太熟悉，但一般都会有提示和引导，不会增加太多学习成本。

四、进销存系统需要多少钱

我想知道很多企业在选择进销存系统时都很关心价格问题。下面来分析分析。

软件类型：有免费版和付费版。免费版功能相对较少，适合一些小型个体商户。付费版功能更强大，价格根据功能和服务不同有所差异。建米软件就有不同版本可供选择，能满足不同预算。

企业规模：企业规模越大，需要的功能可能越多，价格也会越高。比如大型企业可能需要多仓库管理、多门店管理等复杂功能，费用就会比小型企业高。

服务内容：除了软件本身费用，有些还包含售后服务、数据存储等费用。好的售后服务能保证系统稳定运行，遇到问题能及时解决。

使用时长：有些软件是按年收费，有些是一次性买断。按年收费的前期投入少，但长期下来费用可能会高一些。一次性买断费用高，但后期不用再为软件使用付费。

定制化需求：如果企业有特殊的业务需求，需要对软件进行定制开发，那费用会更高。定制化能让软件更贴合企业业务，但成本也会增加。

增值服务：一些软件还提供增值服务，像数据分析报告、移动应用等。这些服务可能需要额外付费，但能为企业带来更多价值。