如何制做一个进销存表格

一、了解进销存表格

在我们的日常生活和工作中，进销存表格可是个非常实用的工具。简单来说，它就是用来记录商品的进货、销售和库存情况的表格。比如，你开了一家小超市，每天都有商品进货，也有顾客来买东西，那这些进货和销售的数据就可以通过进销存表格记录下来，这样你就能清楚地知道每种商品还剩下多少库存。

进货记录：这部分主要记录商品是从哪里进的货，进了多少数量，进价是多少，进货的日期是什么时候。就像你去水果批发市场进了 100 斤苹果，每斤 3 元，进货日期是 5 月 1 日，这些信息都要详细记录在表格里。

销售记录：销售记录就是记录商品卖给了谁，卖了多少数量，售价是多少，销售的日期。还是以超市为例，今天有顾客买了 10 斤苹果，每斤卖 5 元，销售日期是 5 月 2 日，这些内容都要在销售记录里体现出来。

库存记录：库存记录很重要，它是根据进货和销售的数据实时更新的。通过库存记录，你能知道每种商品还剩下多少，需不需要再次进货。假如一开始进了 100 斤苹果，卖了 10 斤，那库存就是 90 斤。

二、准备工作

在制作进销存表格之前，我们要先做好一些准备工作。其实就跟我们做饭前要准备好食材一样，准备工作做好了，后面制作表格就会很顺利。

确定表格用途：你要先想清楚这个表格是给谁用的，用在什么地方。如果你是个体小老板，那表格可能就不用太复杂，能记录基本的进销存信息就行。但如果你是大公司的采购或者销售部门，那表格可能就要更详细，要能满足数据分析等更多的需求。

收集数据：收集和进销存相关的数据，比如商品的名称、规格、进价、售价、供应商信息等。还是以超市为例，你要收集苹果、香蕉等各种水果的进价、售价，以及供应商的联系方式等信息。

选择工具：制作进销存表格可以选择很多工具，比较常见的就是 Excel。Excel 功能强大，操作也相对简单，很多人都用它来制作表格。你也可以根据自己的需求选择其他专业的表格制作软件。这里要给大家推荐一款实用的工具，建米软件，它在处理进销存数据方面非常出色，能自动生成各种报表，大大提高工作效率。

三、设计表格结构

设计表格结构就像是盖房子要先设计好图纸一样，合理的表格结构能让我们更方便地记录和查看数据。

表头设计：表头是表格的重要组成部分，它能让我们清楚地知道每一列数据代表的是什么。一般来说，表头可以包括商品名称、规格、进货日期、进货数量、进货单价、销售日期、销售数量、销售单价、库存数量等。比如在超市的进销存表格里，“苹果”就是商品名称，“红富士”就是规格。

列宽和行高调整：调整列宽和行高能让表格看起来更美观、易读。如果列宽太窄，数据可能就显示不全；行高太矮，文字可能会挤在一起。你可以根据数据的多少和长短来调整列宽和行高。比如“进货数量”这一列，如果数据都是比较大的数字，那列宽就要适当调宽一些。

设置单元格格式：设置单元格格式可以让数据显示得更规范。比如日期可以设置成“年/月/日”的格式，数字可以设置成保留两位小数。这样能让数据看起来更整齐，也方便我们进行计算和分析。

四、录入数据

设计好表格结构后，接下来就要把收集到的数据录入到表格里。录入数据的时候要认真仔细，不然一个小错误可能就会影响到整个表格的准确性。

按顺序录入：可以按照商品的进货顺序或者销售顺序来录入数据。比如先录入 5 月 1 日进的苹果的信息，再录入 5 月 2 日销售的苹果的信息。这样能保证数据的连贯性，也方便我们进行核对。

检查数据准确性：录入完数据后，要仔细检查一遍，看看有没有录入错误的地方。比如进价和售价有没有录反，数量有没有录错等。可以通过和原始单据进行核对来确保数据的准确性。

及时更新数据：进销存数据是实时变化的，所以要及时更新表格里的数据。比如今天又进了一批货或者卖出去了一些商品，就要马上把这些新的数据录入到表格里，这样才能保证库存数据的准确性。

五、设置公式和函数

在进销存表格里设置公式和函数能让我们更方便地进行数据计算和分析。就像有了神奇的魔法，能让表格自动帮我们算出很多数据。

计算进货金额：进货金额等于进货数量乘以进货单价。在 Excel 里，我们可以使用乘法公式来计算。比如在“进货金额”这一列的单元格里输入“=进货数量单元格进货单价单元格”，然后按下回车键，就能自动算出进货金额。

计算销售金额：销售金额的计算方法和进货金额类似，等于销售数量乘以销售单价。同样在 Excel 里使用乘法公式就能轻松算出销售金额。

计算库存数量：库存数量等于上一次的库存数量加上进货数量再减去销售数量。我们可以在 Excel 里使用加减法公式来计算库存数量。比如在“库存数量”这一列的单元格里输入“=上一次库存数量单元格+进货数量单元格-销售数量单元格”，这样就能实时更新库存数量。

六、美化表格

美化表格能让表格看起来更专业、更美观，也方便我们查看和分析数据。

添加边框和底纹：给表格添加边框可以让表格的线条更清晰，添加底纹可以突出显示某些重要的数据。比如可以给表头添加灰色的底纹，这样能让表头看起来更醒目。

设置字体和颜色：选择合适的字体和颜色能让表格的文字更易读。比如可以选择宋体或者黑体作为字体，文字颜色可以选择黑色或者深蓝色。对于一些重要的数据，比如库存不足的商品，可以用红色字体来显示，这样能引起我们的注意。

添加图表：添加图表能更直观地展示数据。比如可以用柱状图来展示不同商品的销售数量，用折线图来展示库存数量的变化趋势。这样我们就能更清楚地看到数据的变化情况，做出更合理的决策。

七、数据保护和备份

我们要做好数据保护和备份工作，就像保护我们的宝贝一样，不能让数据丢失或者被别人随意修改。

设置密码保护：可以给表格设置密码，这样只有知道密码的人才能打开和修改表格。比如你不想让别人随意查看你的进销存数据，就可以给表格设置一个复杂的密码。

定期备份数据：定期把表格数据备份到其他地方，比如移动硬盘、云盘等。这样即使电脑出现故障或者数据丢失，我们也能从备份里恢复数据。比如可以每周把进销存表格备份到云盘里一次。

以上就是制作一个进销存表格的详细步骤，希望这些内容能帮助你制作出一个实用、美观的进销存表格。

常见用户关注的问题：

一、制作进销存表格需要用到哪些软件？

我听说很多人在制作进销存表格的时候都会纠结用啥软件。其实啊，合适的软件能让制作表格轻松不少呢。下面就来聊聊制作进销存表格可能用到的软件。

1. Excel

这可是大家最常用的软件啦。它功能强大，操作也相对简单。你可以用它来创建各种样式的表格，还能进行数据的计算和分析。比如用公式计算库存数量、销售额等等。很多小型企业或者个体商户都喜欢用 Excel 来做进销存表格。

2. WPS表格

和 Excel 类似，WPS 表格也是一款很好用的办公软件。它有很多免费的模板可以使用，对于不太会设计表格样式的人来说很方便。而且它在国内的使用也很广泛，兼容性也不错。

3. 建米软件

建米软件是专门针对企业管理开发的软件，其中就包含了进销存管理模块。它能实现数据的实时更新和共享，让企业的进销存管理更加高效。对于一些规模较大、业务较复杂的企业来说，建米软件能很好地满足他们的需求。

4. Google Sheets

这是一款在线表格软件，只要有网络就能使用。它支持多人同时在线协作编辑，适合团队合作制作进销存表格。而且它还能和 Google 的其他服务集成，功能也很丰富。

二、进销存表格的基本结构是怎样的？

朋友说制作进销存表格得先了解它的基本结构。确实是这样，知道了基本结构，制作表格的时候就有方向啦。下面就来说说进销存表格的基本结构。

1. 表头部分

表头一般包含日期、商品名称、商品编号、进货数量、进货单价、销售数量、销售单价、库存数量等信息。这些信息是表格的核心，能让你清楚地了解每笔业务的情况。

2. 进货记录部分

这里记录每次进货的详细信息，比如进货日期、供应商名称、商品名称、进货数量、进货单价等。通过这部分内容，你可以知道商品的来源和成本。

3. 销售记录部分

销售记录部分记录每次销售的情况，包括销售日期、客户名称、商品名称、销售数量、销售单价等。这能让你了解商品的销售去向和收入。

4. 库存记录部分

库存记录部分会实时更新商品的库存数量。它通过进货数量和销售数量的计算得出当前的库存。这样你就能随时掌握商品的库存情况，避免缺货或者积压。

三、如何保证进销存表格数据的准确性？

我就想知道，很多人在制作进销存表格的时候都会遇到数据不准确的问题。其实保证数据的准确性很重要，不然会影响企业的决策。下面就来说说如何保证进销存表格数据的准确性。

1. 及时录入数据

每次有进货或者销售业务发生，都要及时把数据录入到表格中。这样才能保证数据的实时性和准确性。如果拖延录入，可能会忘记一些细节，导致数据错误。

2. 双人核对

可以安排两个人对录入的数据进行核对。一个人录入，另一个人核对，这样能减少人为的错误。如果发现数据不一致，要及时查找原因并进行修正。

3. 使用建米软件

建米软件能自动对数据进行校验和分析。它可以设置一些规则，比如进货数量不能为负数等。一旦数据不符合规则，软件就会发出提醒，帮助你及时发现和纠正错误。

4. 定期盘点

定期对库存进行盘点，将实际库存数量和表格中的数据进行对比。如果发现有差异，要及时调整表格中的数据。这样可以保证库存数据的准确性。

四、进销存表格能为企业带来哪些好处？

假如你是企业老板，肯定想知道进销存表格能给企业带来啥好处。其实它能为企业的管理和决策提供很多帮助呢。下面就来详细说说。

1. 库存管理更清晰

通过进销存表格，企业可以清楚地了解每种商品的库存数量。这样就能合理安排进货计划，避免库存积压或者缺货的情况发生。比如当库存数量接近安全库存时，及时安排进货。

2. 成本控制更有效

表格能记录商品的进货成本和销售价格，企业可以通过分析这些数据来控制成本。比如比较不同供应商的进货价格，选择成本更低的供应商。

3. 销售分析更准确

根据进销存表格中的销售数据，企业可以分析不同商品的销售情况。了解哪些商品畅销，哪些商品滞销，从而调整销售策略。

4. 决策依据更可靠

企业在做决策的时候，需要准确的数据支持。进销存表格提供了全面的业务数据，能让企业的决策更加科学和可靠。建米软件在这方面也能起到很好的辅助作用，它能对数据进行深度分析，为企业提供更有价值的决策建议。