如何做一份进销存表格

一、什么是进销存表格

进销存表格，简单来说，就是记录企业商品进出和库存情况的一种表格。它就像是企业经营的一本“账本”，能清晰地反映出商品从采购进来，到销售出去，最后还剩下多少库存的整个过程。

采购进货记录：这部分记录了企业从供应商那里采购商品的详细信息，比如采购的日期、商品的名称、数量、单价、总价以及供应商的信息等。举个例子，一家超市在 5 月 1 日从供应商 A 那里采购了 100 瓶饮料，每瓶单价 3 元，总价就是 300 元，这些信息都要详细记录在进销存表格的进货部分。

销售出货记录：当商品销售出去时，也要在表格里记录相关信息，像销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、销售总价以及客户信息等。还是以超市为例，5 月 5 日卖给客户 B 20 瓶饮料，每瓶售价 5 元，销售总价 100 元，这就是销售出货记录的内容。

库存记录：库存记录会实时反映商品的剩余数量。通过进货数量和销售数量的增减，就能算出当前的库存。比如超市一开始采购了 100 瓶饮料，卖出去 20 瓶，那库存就剩下 80 瓶。

二、做进销存表格前的准备工作

在动手做进销存表格之前，有一些准备工作是必不可少的，这能让后续的表格制作更加顺利。

明确表格用途和范围：不同的企业，进销存表格的用途和范围可能会有所不同。比如一家小型便利店，可能只需要记录日常销售的食品、日用品等商品的进销存情况；而一家大型的贸易公司，可能涉及到多种不同类型的商品，并且还要考虑进出口业务等。要先确定好自己做的表格是用于什么业务范围，是只针对某一个仓库，还是整个企业的所有仓库。

收集相关数据：这一步需要把现有的商品信息、采购记录、销售记录等数据收集起来。可以从之前的纸质账本、电子文档或者财务系统中获取这些数据。比如，把超市之前一个月的采购发票和销售小票整理出来，从中提取出商品名称、数量、价格等关键信息。

确定表格格式和软件：常见的制作表格的软件有 Excel、WPS 表格等。可以根据自己的使用习惯来选择。至于表格格式，要考虑到数据的录入、查询和分析是否方便。一般来说，会采用行列的形式，每一行代表一条记录，每一列代表一个数据项。

三、进销存表格的基本结构设计

一个完整的进销存表格，通常有几个基本的部分，下面来详细说说。

表头设计：表头是表格的重要组成部分，它明确了每一列数据的含义。常见的表头项目有商品编号、商品名称、规格型号、单位、期初库存、本期进货、本期销售、期末库存等。商品编号就像是商品的“身份证”，能唯一标识每一种商品；规格型号可以详细描述商品的特征，比如饮料的规格可能是 500ml 装。

进货记录部分：这部分要记录每次进货的具体情况。除了前面提到的采购日期、商品名称、数量、单价、总价、供应商信息外，还可以增加进货单号、验收情况等内容。进货单号可以方便后续的查询和管理，验收情况则能记录商品在进货时是否合格。

销售记录部分：销售记录部分要记录销售的详细信息，包括销售日期、商品名称、数量、单价、总价、客户信息、销售单号等。销售单号和进货单号一样，有助于对销售业务的跟踪和管理。

库存计算部分：库存计算是进销存表格的核心功能之一。期末库存可以通过期初库存加上本期进货，再减去本期销售来计算。在表格中，可以通过公式来自动计算期末库存，这样能提高计算的准确性和效率。

四、使用 Excel 制作进销存表格的具体步骤

Excel 是一款非常实用的表格制作软件，下面就以 Excel 为例，介绍制作进销存表格的具体步骤。

创建工作表：打开 Excel 软件，新建一个工作簿，然后在工作表中输入表头信息。可以根据前面设计的基本结构，依次输入商品编号、商品名称、规格型号等项目。

设置数据格式：为了让表格看起来更加规范和美观，需要设置数据的格式。比如，日期可以设置成“年/月/日”的格式，数量和价格可以设置成数值格式，并且保留合适的小数位数。

录入基础数据：把之前收集好的商品信息、采购记录和销售记录等数据录入到表格中。在录入数据时，要注意数据的准确性，避免录入错误。

设置计算公式：在库存计算部分，需要设置计算公式来自动计算期末库存。比如，在期末库存对应的单元格中输入“=期初库存+本期进货-本期销售”，然后按下回车键，就可以自动计算出结果。当进货和销售数据发生变化时，期末库存会自动更新。

添加数据验证和筛选功能：数据验证可以保证录入的数据符合要求，比如设置商品编号只能输入特定的格式，数量不能为负数等。筛选功能则可以方便用户快速查找和分析数据，比如只查看某一种商品的进销存情况。

五、进销存表格的维护和管理

做好进销存表格后，还需要进行日常的维护和管理，这样才能保证表格数据的准确性和及时性。

及时更新数据：每天或者定期把新的进货和销售数据录入到表格中，这样才能实时反映商品的库存情况。比如，超市每天晚上下班前，把当天的销售数据录入到进销存表格中，同时更新库存数量。

定期核对数据：定期对表格中的数据进行核对，比如每个月或者每个季度，把表格中的库存数据和实际的仓库库存进行盘点核对。如果发现数据不一致，要及时查找原因并进行调整。

备份数据：为了防止数据丢失，要定期对进销存表格进行备份。可以把表格保存到不同的存储设备中，比如移动硬盘、云盘等。

六、借助专业软件提升进销存管理效率

虽然使用 Excel 等软件可以制作简单的进销存表格，但对于一些业务规模较大、数据量较多的企业来说，可能会存在一些局限性。这时候，可以试试专业的进销存管理软件，比如建米软件。

建米软件可以实现数据的实时同步和共享，不同部门的人员可以同时访问和更新数据，避免了数据不一致的问题。而且它还具有强大的数据分析功能，能快速生成各种报表，帮助企业更好地进行决策。比如，企业管理者可以通过建米软件快速了解哪些商品的销售情况好，哪些商品的库存积压严重，从而及时调整采购和销售策略。

以上就是关于如何做一份进销存表格的详细介绍，希望能帮助到你，让你能更好地管理企业的商品进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、做进销存表格需要用到哪些软件？

嘿，我听说好多人在做进销存表格的时候都纠结用啥软件。我就想知道，到底哪些软件比较好用呢？其实啊，选择合适的软件能让做表格的事儿轻松不少。

Excel：这是大家最常用的软件啦。它功能强大，基本的表格制作、数据计算都不在话下。可以用它设置各种公式来自动计算库存数量、成本之类的。而且网上有很多关于Excel制作进销存表格的教程，学习起来也比较方便。

WPS表格：和Excel类似，操作界面也很友好。它有很多免费的模板可以使用，对于不太会自己设计表格的人来说，直接套用模板能节省不少时间。它还支持云存储，方便在不同设备上查看和编辑表格。

建米软件：这是一款专门为企业管理设计的软件，在进销存管理方面有独特的优势。它可以实现数据的实时更新，让你随时掌握库存情况。而且它有强大的数据分析功能，能帮助你更好地分析销售趋势、库存周转率等。

金蝶精斗云：它能实现多端同步，不管是在电脑上、手机上还是平板上都能操作。可以自动生成各种报表，比如库存报表、销售报表等，方便你查看和分析数据。还支持多人协作，不同部门的人员可以同时在系统里录入和查看数据。

二、进销存表格里应该包含哪些内容？

朋友说，做进销存表格要是内容没选好，那可就白搭了。我就想知道，这表格里到底得有啥东西才合适呢？其实啊，合理的内容设置能让表格更实用。

商品信息：这是最基本的啦。要写上商品的名称、规格、型号等，这样才能准确区分不同的商品。比如你卖衣服，得写清楚衣服的款式、尺码、颜色。

进货信息：包括进货日期、进货数量、进货单价、供应商等。知道什么时候进了多少货，花了多少钱，从哪里进的货，对成本控制很有帮助。

销售信息：有销售日期、销售数量、销售单价、客户等。了解什么时候卖了多少东西，卖给了谁，能分析出销售情况。

库存信息：当前的库存数量、库存成本等。实时掌握库存情况，避免库存积压或者缺货。

备注信息：可以记录一些特殊情况，比如商品的损坏情况、退货原因等。方便后续查询和处理问题。

三、怎样保证进销存表格数据的准确性？

我听说数据不准确的话，进销存表格就没啥用了。我就想知道，咋才能保证数据准确呢？其实啊，准确的数据能让我们做出更合理的决策。

规范录入流程：制定一个标准的录入流程，让录入人员按照流程来操作。比如规定先录入商品信息，再录入进货或者销售信息，避免信息录入混乱。

定期核对数据：每隔一段时间，比如一周或者一个月，对表格里的数据进行核对。和实际的库存数量、销售记录等进行对比，发现错误及时更正。

培训录入人员：对负责录入数据的人员进行培训，让他们了解数据的重要性，掌握正确的录入方法。比如如何正确使用公式，如何避免录入错误。

使用软件辅助：像建米软件就有数据校验功能，能在录入数据的时候自动检查数据的合理性。如果录入的数据不符合规则，会及时提醒。

建立审核机制：录入的数据需要经过审核才能正式使用。安排专门的人员对数据进行审核，确保数据的准确性。

四、进销存表格做好后怎么分析数据？

朋友说，做好表格不分析数据就浪费了。我就想知道，该咋分析这些数据呢？其实啊，通过分析数据能发现很多有用的信息。

分析库存周转率：用销售成本除以平均库存，得到库存周转率。周转率高说明商品销售快，库存积压少；周转率低可能就需要考虑是不是进货太多或者销售策略有问题。

对比不同时间段的销售数据：看看不同月份、季度的销售数量、销售额有啥变化。找出销售的旺季和淡季，以便在旺季多备货，淡季控制库存。

分析商品的销售贡献：统计每种商品的销售额占总销售额的比例，找出哪些商品是畅销品，哪些是滞销品。对于畅销品可以多进货，滞销品考虑调整价格或者促销。

分析进货成本和销售利润：计算进货总成本和销售总利润，看看利润空间有多大。如果利润低，要分析是进货成本高还是销售价格低的原因。

结合建米软件分析：建米软件有强大的数据分析功能，能生成各种直观的图表，比如柱状图、折线图等。通过这些图表能更清晰地看到数据的变化趋势，帮助我们更好地分析数据。