如何做一张进销存表格

一、进销存表格是什么

在日常的生意经营里，不管是开个小超市，还是经营一家小工厂，都得清楚商品的进货、销售和库存情况。这时候，进销存表格就派上大用场啦。简单来说，进销存表格就是用来记录商品从进到销，再到剩余库存这一系列情况的表格。

举个例子：小张开了一家文具店，每天有各种文具进货，也有不少文具被顾客买走。他通过进销存表格就能清楚知道进了多少支笔、卖出去多少、还剩下多少库存。这样，他就能合理安排进货量，避免某些文具积压，也不会出现缺货的情况。

二、做进销存表格前的准备

明确目的和需求：不同的生意场景，对进销存表格的需求是不一样的。如果是一家服装店，可能需要记录衣服的款式、颜色、尺码等信息；要是开个水果店，可能更关注水果的品种、进货日期、保质期等。所以在动手做表格之前，得先想清楚自己要通过表格了解哪些信息。

收集数据：把之前的进货单、销售记录等都找出来，这些数据可以作为表格的初始数据。比如小王开了一家小零食店，他把之前几个月的进货发票和销售小票都整理出来，这样在做表格的时候就能准确地填入数据。

选择工具：常见的制作表格工具有 Excel、WPS 表格等。这些工具操作简单，功能也很强大。一般来说，大家用得比较多的是 Excel，它在数据处理和分析方面有很多实用的功能。

三、设计进销存表格的结构

表头设计：表头就像是表格的“导航”，能让人一眼就知道每列数据代表什么。常见的表头有“商品名称”“进货日期”“进货数量”“进货单价”“销售日期”“销售数量”“销售单价”“库存数量”等。以一家五金店为例，“商品名称”可以是螺丝刀、扳手等；“进货日期”记录什么时候进的货；“进货数量”就是进了多少把螺丝刀；“进货单价”就是每把螺丝刀的进价。

列的设置：除了上面提到的基本列，还可以根据需要增加一些列。比如可以增加“供应商”列，记录每次进货是从哪个供应商那里进的货；再增加“备注”列，用来记录一些特殊情况，比如商品有质量问题等。

行的规划：每一行代表一条商品的进销存记录。可以根据自己的业务量来规划行数，如果业务量比较大，可能需要多预留一些行；如果业务量小，行数可以少一些。

四、录入数据

初始库存录入：先把现有的库存情况录入表格。比如小李的杂货店，他先把货架上的商品数量、名称等信息准确地填到表格里。录入的时候要仔细核对，避免出错。

进货数据录入：每次有新的进货，就及时把进货日期、商品名称、进货数量、进货单价等信息录入表格。比如进了一批洗发水，要把这批洗发水的相关信息准确无误地填进去。

销售数据录入：每完成一笔销售，就把销售日期、商品名称、销售数量、销售单价等信息录入。比如顾客买了一瓶洗发水，就要马上更新表格里的销售数据。

五、计算库存数量

库存数量的计算很关键，它能让我们随时了解商品的剩余情况。计算公式很简单，就是“初始库存数量 + 进货数量 - 销售数量 = 当前库存数量”。在 Excel 里，可以通过设置公式来自动计算库存数量。比如在“库存数量”这一列，输入相应的公式，当进货和销售数据录入后，库存数量就会自动更新。

值得注意的是，在设置公式的时候要确保公式正确，不然计算出来的库存数量就会出错。如果对 Excel 公式不太熟悉，可以在网上搜索相关教程，或者请教身边懂的人。

六、数据的检查和维护

定期检查数据：定期对表格里的数据进行检查，看看有没有录入错误、数据遗漏等情况。比如每周或者每月检查一次，发现问题及时更正。举个例子，如果发现某一种商品的库存数量出现负数，那肯定是数据录入有问题，要及时查找原因并修正。

备份数据：数据很重要，一旦丢失可能会造成很大的麻烦。所以要定期备份表格数据，可以把表格保存到 U 盘、移动硬盘或者云盘里。这样，即使电脑出现故障，数据也不会丢失。

更新表格：随着业务的发展，可能需要对表格的结构进行调整。比如增加新的商品种类，或者修改表头信息等。这时候就要及时更新表格，让它更符合实际需求。

七、借助软件做进销存表格

如果觉得手动做进销存表格比较麻烦，容易出错，也可以借助一些专业的软件。比如建米软件，它在处理进销存业务方面有很大的优势。建米软件可以自动录入和计算数据，减少人工操作的失误，还能生成各种报表，让我们更直观地了解商品的进销存情况。对于业务量比较大、数据处理比较复杂的企业来说，可以试试建米软件，能提高工作效率，节省时间和精力。

以上就是关于如何做一张进销存表格的详细介绍，希望能帮助到大家，让大家在生意经营中更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、做进销存表格需要用到哪些软件？

我听说很多人在做进销存表格的时候都犯难，不知道该用啥软件。其实啊，选择合适的软件能让做表格的事儿轻松不少呢。下面我就给你唠唠常见的一些软件。

Excel：这可是大家最常用的软件啦。它功能强大，操作也相对简单。可以用它来创建各种类型的表格，像进货记录、销售记录啥的都不在话下。而且网上有很多关于Excel制作进销存表格的教程，很容易就能学会。

WPS表格：和Excel有点类似，也是一款办公软件。它有很多免费的模板可以用，对于不太会设计表格样式的人来说很友好。并且在手机上也能方便地使用，随时随地都能查看和编辑表格。

建米软件：这是专门针对企业管理开发的软件，在进销存管理方面有独特的优势。它可以实现数据的实时更新和共享，方便不同部门之间的协作。还能生成详细的报表，让你对企业的进销存情况一目了然。

金蝶精斗云：它能提供一站式的解决方案，包括采购、销售、库存等多个环节的管理。有云端存储功能，数据安全有保障，而且操作界面简洁，容易上手。

二、进销存表格的基本结构是怎样的？

朋友说他想做进销存表格，但是不知道该怎么设计结构。其实啊，一个合理的结构能让表格清晰明了，方便我们记录和查看数据。下面我就说说基本结构。

表头：这是表格最上面的一行，用来标注每一列的内容。常见的表头有日期、商品名称、进货数量、销售数量、库存数量等。就像给每个数据列起了个名字，让我们一眼就能知道这列是干啥的。

进货记录：这里要详细记录每次进货的情况。包括进货的日期，这样能知道是什么时候进的货；商品的名称，明确进的是啥东西；进货的数量，清楚进了多少；进货的单价和总价，方便核算成本。

销售记录：和进货记录类似，要记录销售的日期、商品名称、销售数量、销售单价和销售总价。通过这些数据，我们可以分析出哪些商品比较畅销，销售情况如何。

库存记录：这部分要实时更新库存数量。每次进货和销售后，都要相应地调整库存数量。还可以设置安全库存线，当库存低于这个数值时，就提醒我们该进货啦。

三、如何保证进销存表格数据的准确性？

我就想知道，很多人做了进销存表格，但是数据老是不准确，这可咋办呢？其实啊，保证数据准确很重要，不然会影响我们对企业经营情况的判断。下面我来说说方法。

及时更新数据：每次有进货或者销售的情况，都要第一时间把数据记录到表格里。比如说今天进了一批货，那就赶紧把进货的数量、日期等信息填到表格的进货记录里。这样才能保证表格里的数据和实际情况一致。

双人核对：可以安排两个人来核对数据。一个人录入数据，另一个人进行检查。这样能减少因为人为失误导致的数据错误。就像两个人一起把关，更保险一些。

定期盘点：每隔一段时间，比如一个月或者一个季度，对实际的库存进行盘点。把盘点的结果和表格里的库存数据进行对比，如果有差异，就要找出原因并进行调整。这样能及时发现数据不准确的问题。

使用专业软件：像建米软件这种专业的进销存管理软件，有数据校验和审核功能。它可以在我们录入数据的时候，自动检查数据的合理性，避免一些明显的错误。而且软件的数据存储和处理更稳定，能减少数据丢失和错误的情况。

四、进销存表格能为企业带来哪些好处？

假如你开了一家企业，做了进销存表格，那能得到不少好处呢。我来给你细细说说。

方便管理库存：通过表格，我们可以清楚地知道每种商品的库存数量。这样就能合理安排进货计划，避免库存积压或者缺货的情况。比如说，看到某种商品的库存快没了，就可以及时进货，保证正常销售。

分析销售情况：从表格的销售记录中，我们可以分析出哪些商品卖得好，哪些卖得不好。根据这些分析结果，我们可以调整商品的采购和销售策略。比如畅销的商品可以多进一些，滞销的商品就少进或者不进。

核算成本和利润：表格里记录了进货和销售的单价、总价等信息，我们可以通过这些数据核算出商品的成本和利润。了解企业的盈利情况，为企业的决策提供依据。

便于数据共享和协作：如果企业使用像建米软件这样的软件来管理进销存表格，不同部门的人员可以实时共享表格数据。采购部门可以根据销售数据和库存情况进行采购，销售部门可以及时了解库存，更好地服务客户，提高企业的协作效率。