如何使用进销存管理系统

一、什么是进销存管理系统

简单来说，进销存管理系统就是帮助企业管理进货、销售和库存的一套软件。想象一下，你开了一家小超市，每天有各种各样的商品进货，又有很多顾客来买东西，还有一些商品会放在仓库里。如果没有一个好的管理办法，你很可能会搞不清进了多少货、卖了多少、仓库里还剩多少。而进销存管理系统就能帮你把这些事情都理得清清楚楚。

适用场景：它适用于各种类型的企业，不管是小商铺，还是大的批发商、零售商。比如，服装店可以用它来管理不同款式、颜色、尺码衣服的进货、销售和库存情况；文具店可以用它来记录各种文具的进出货数量。

主要功能：这个系统一般有进货管理、销售管理、库存管理等功能。进货管理可以让你记录每次进货的商品信息、数量、价格、供应商等；销售管理能帮你记录每一笔销售订单，包括顾客信息、购买的商品、金额等；库存管理则可以实时显示每种商品的库存数量，还能设置库存预警，当库存低于一定数量时提醒你补货。

二、准备工作

在使用进销存管理系统之前，需要做一些准备工作，就像盖房子要先打好地基一样。

选择合适的系统：市面上有很多种进销存管理系统，功能和价格也各不相同。你要根据自己企业的规模、业务需求和预算来选择。比如，如果你是一家小型的零售店，可能只需要一个功能简单、价格便宜的系统；如果你是一家大型的批发商，就需要一个功能强大、能处理大量数据的系统。这里可以试试建米软件，它能根据不同企业的规模和业务特点，提供个性化的解决方案，满足企业多样化的需求。

整理基础数据：你需要把企业现有的商品信息、供应商信息、客户信息等整理好。商品信息包括商品名称、规格、型号、进价、售价等；供应商信息有供应商名称、联系方式、地址等；客户信息包含客户姓名、电话、地址等。这些数据是系统运行的基础，整理得越准确，系统的使用效果就越好。

培训员工：如果你的企业有多个员工使用这个系统，就需要对他们进行培训。让他们了解系统的基本功能和操作方法，这样才能保证大家都能正确地使用系统。培训可以通过线上视频教程、线下集中培训等方式进行。

三、系统设置

选好系统并整理好数据后，就要进行系统设置了，这一步就像是给系统穿上合适的衣服，让它更好地为你服务。

公司信息设置：在系统里输入公司的基本信息，比如公司名称、地址、联系方式等。这些信息会显示在各种单据和报表上，方便与供应商和客户沟通。

商品信息录入：把之前整理好的商品信息一条一条地录入到系统中。有些系统支持批量导入，这样可以节省很多时间。录入商品信息时，要确保信息的准确性，比如进价和售价不能输错，否则会影响成本核算和利润计算。

供应商和客户信息录入：同样地，把供应商和客户的信息录入到系统中。你可以给供应商和客户设置不同的等级和信用额度，方便管理。比如，对于信用良好的客户，可以给予一定的赊账额度。

仓库设置：如果你有多个仓库，需要在系统里设置好每个仓库的信息。可以给仓库命名，设置仓库的地址和负责人等。这样在进行库存管理时，就能清楚地知道每个仓库里有多少商品。

四、进货管理

进货是企业经营的重要环节，使用进销存管理系统可以让进货管理变得更加轻松。

创建采购订单：当你需要进货时，在系统里创建采购订单。填写采购的商品名称、数量、价格、供应商等信息。采购订单可以帮助你和供应商沟通，明确双方的责任和义务。

收货处理：当货物到达时，在系统里进行收货处理。核对实际收到的商品数量和采购订单上的数量是否一致，如果有差异，要及时与供应商沟通。收货处理完成后，系统会自动更新库存数量。

付款管理：根据采购订单和收货情况，在系统里进行付款管理。可以记录付款日期、付款方式、付款金额等信息。系统还可以生成付款报表，让你清楚地了解每一笔付款的情况。

五、销售管理

销售是企业盈利的关键，进销存管理系统能帮助你更好地管理销售业务。

创建销售订单：当有客户下单时，在系统里创建销售订单。填写客户信息、商品名称、数量、价格等。销售订单可以作为你和客户之间的合同，保障双方的权益。

发货处理：根据销售订单，准备货物并进行发货处理。在系统里记录发货日期、发货数量、物流信息等。发货处理完成后，系统会自动减少库存数量。

收款管理：收到客户的货款后，在系统里进行收款管理。记录收款日期、收款方式、收款金额等。系统可以生成收款报表，让你随时了解收款情况。

六、库存管理

库存管理是进销存管理系统的核心功能之一，它能帮助你合理控制库存，避免积压或缺货。

库存查询：你可以随时在系统里查询每种商品的库存数量、存放位置等信息。比如，当有客户询问某款商品是否有货时，你可以马上在系统里查询到结果。

库存盘点：定期对库存进行盘点，核对实际库存数量和系统里记录的数量是否一致。如果有差异，要找出原因并进行调整。库存盘点可以帮助你发现库存管理中存在的问题，及时采取措施解决。

库存预警：在系统里设置库存预警值，当某种商品的库存数量低于预警值时，系统会自动发出提醒。这样可以避免因缺货而影响销售。

七、报表分析

进销存管理系统会生成各种报表，通过对这些报表的分析，你可以了解企业的经营状况，为决策提供依据。

进货报表：进货报表可以显示一段时间内的进货数量、进货金额、供应商等信息。通过分析进货报表，你可以了解哪些商品的进货量比较大，哪些供应商的供货比较稳定。

销售报表：销售报表能展示一段时间内的销售数量、销售金额、客户等信息。分析销售报表，你可以知道哪些商品比较畅销，哪些客户的购买量比较大。

库存报表：库存报表会呈现库存的数量、金额、周转率等信息。通过分析库存报表，你可以判断库存是否合理，是否需要调整采购计划。

以上就是使用进销存管理系统的基本步骤和方法。希望这些内容能帮助你更好地使用进销存管理系统，提高企业的经营效率和管理水平。

常见用户关注的问题：

一、进销存管理系统能给小店铺带来啥好处？

我听说好多小店铺老板都在考虑要不要用进销存管理系统，我就想知道这系统到底能给小店铺带来啥好处呢。其实啊，这好处还真不少。

提高效率方面

快速出入库登记：有了进销存管理系统，小店铺在进货和卖货的时候，不用再手动记录了，直接在系统里一输，速度快还不容易出错。就好比以前登记一次出入库得好几分钟，现在可能几十秒就搞定了。

自动生成报表：系统能自动统计销售、库存等数据，生成各种报表。老板不用再一个个去算，一眼就能看到店铺的经营情况，像每天卖了多少货，赚了多少钱，库存还有多少。

节省人力成本：以前可能需要专门雇个人来管库存和记账，用了系统之后，一个人就能轻松搞定，能省下一笔人工费用。

库存管理方面

实时掌握库存：老板随时都能知道店里各种商品的库存数量，不会出现卖着卖着没货了，或者进了太多货积压的情况。

库存预警：系统可以设置库存上下限，当库存快没了或者太多的时候，会自动提醒老板补货或者处理积压商品。

精准采购：根据销售数据和库存情况，系统能给出合理的采购建议，让老板进货进得更精准，避免浪费钱。建米软件的进销存管理系统在库存管理方面就做得很不错，能帮助小店铺更好地管理库存。

二、怎么选择适合自己的进销存管理系统？

朋友说现在市面上的进销存管理系统太多了，都不知道该怎么选。我也很好奇，到底怎么才能选到适合自己的系统呢。

功能需求方面

基本功能要全：像进货、销售、库存管理这些基本功能肯定得有，不然系统就没啥用了。

个性化功能：不同行业、不同店铺可能有一些特殊的需求，比如餐饮行业可能需要有菜品管理、外卖对接等功能，那就要选能满足这些个性化需求的系统。

操作难易程度：最好选操作简单的系统，这样员工容易上手，不用花太多时间去培训。

数据安全方面

数据加密：系统要对店铺的各种数据进行加密处理，防止数据泄露。

数据备份：要有定期自动备份数据的功能，万一系统出问题或者遇到自然灾害啥的，数据也不会丢失。

供应商信誉：选信誉好的供应商开发的系统，这样数据安全更有保障。建米软件在数据安全方面有自己的一套保障体系，能让用户更放心地使用系统。

三、进销存管理系统好学吗，员工能很快上手不？

假如你开了个店，买了进销存管理系统，肯定希望员工能很快学会用。我就想知道这系统到底好不好学呢。

系统设计方面

界面友好：好的进销存管理系统界面设计得很简洁，按钮、菜单啥的都很清晰，员工一看就知道大概咋操作。

操作流程简单：系统的操作步骤不会太复杂，就像平时用手机软件一样，一步步跟着提示走就行。

提供教程：很多系统都会提供操作教程，有视频教程、文字教程啥的，员工可以自己照着学。

员工自身情况方面

年龄和学习能力：年轻员工一般学习能力强，可能学个一两天就能上手，年纪大一点的员工可能需要多花点时间。

培训情况：要是公司组织专门的培训，有专业的人来教，员工学起来会更快。建米软件的进销存管理系统就有详细的教程和专业的售后培训，能帮助员工更快上手。

实际操作体验：让员工多在系统里实际操作操作，遇到问题及时解决，慢慢地就熟练了。

四、用了进销存管理系统，店铺的经营数据能保密不？

朋友推荐说用进销存管理系统能让店铺管理更方便，但我有点担心店铺的经营数据能不能保密。毕竟这些数据可都是店铺的机密啊。

系统技术保障方面

数据加密技术：先进的进销存管理系统会采用数据加密技术，把店铺的数据变成一串乱码，就算数据被窃取了，别人也看不懂。

安全防护机制：系统有防火墙、入侵检测等安全防护机制，能防止黑客攻击，保护数据安全。

服务器安全：系统的服务器一般都有专业的安全措施，像防火、防水、防盗等，保证数据存储安全。

企业管理方面

权限设置：企业可以给不同的员工设置不同的操作权限，比如有的员工只能看销售数据，不能修改，这样能防止内部人员泄露数据。

签订保密协议：和员工签订保密协议，规定员工不能把店铺的经营数据泄露出去，不然要承担法律责任。建米软件在数据保密方面有完善的措施，能让店铺的经营数据得到很好的保护。

定期数据备份：就算数据真的出了问题，还有备份的数据可以恢复，不会造成太大损失。