如何使用进销存软件技巧

一、了解进销存软件的基本功能

要想用好进销存软件，得清楚它有哪些基本功能。其实，进销存软件就像一个智能管家，能帮我们管理好商品的进货、销售和库存。

采购管理功能：这个功能主要是处理商品的采购业务。比如，当你发现店里的某种商品库存快没了，就可以用这个功能生成采购订单。你可以在系统里填写供应商信息、采购商品的名称、数量、价格等。这样一来，采购过程就变得有条理多了，也不容易出错。举个例子，小张开了一家小超市，以前采购商品全靠手写记录，经常会出现漏买或者多买的情况。自从用了进销存软件的采购管理功能，他只要在系统里设置好安全库存，当某种商品库存低于安全库存时，系统就会自动提醒他生成采购订单，采购变得轻松又准确。

销售管理功能：这是处理商品销售业务的。当有顾客来买东西时，你可以在软件里快速开销售单，记录销售的商品信息、数量、价格以及顾客信息等。而且，软件还能自动计算销售金额和利润。比如，小李经营着一家服装店，顾客买了几件衣服，他在软件里输入商品信息后，软件马上就能算出总价，还能显示出这笔生意的利润。软件还可以对销售数据进行统计分析，让你知道哪些商品卖得好，哪些卖得不好，以便调整进货策略。

库存管理功能：这是进销存软件的核心功能之一。它能实时监控商品的库存数量、位置等信息。你可以随时查看每种商品的库存情况，避免出现库存积压或者缺货的情况。例如，王老板有一家五金店，以前他总是搞不清库存数量，有时候进了太多货卖不出去，占用了大量资金；有时候又因为缺货而错过生意。用了进销存软件的库存管理功能后，他能清楚地知道每种商品的库存动态，合理安排进货，资金周转也变得顺畅了。

二、前期数据准备与录入

在使用进销存软件之前，做好前期的数据准备和录入工作非常重要，这就好比盖房子要先打好地基。

商品信息录入：要把店里所有商品的详细信息录入到软件里，包括商品名称、规格、型号、单位、进价、售价等。录入时要尽量准确，不然会影响后续的业务处理。比如，小赵开了一家文具店，他在录入商品信息时，把某种笔记本的进价写错了，结果在计算利润时就出现了偏差。录入商品信息时一定要认真核对。

供应商与客户信息录入：把供应商和客户的信息也录入到软件里。供应商信息包括名称、联系方式、地址等，客户信息包括姓名、联系方式、购买习惯等。这样在采购和销售时就能快速找到对应的信息。例如，陈老板的贸易公司经常和很多供应商合作，有了软件里的供应商信息，他在采购时能快速联系到合适的供应商，提高了采购效率。对于客户信息，了解客户的购买习惯可以帮助你更好地进行营销，比如给经常购买某种商品的客户发送相关的促销信息。

初始库存录入：准确录入初始库存数量和金额。这是库存管理的起点，如果初始库存录入不准确，后续的库存数据就会混乱。比如，孙女士开了一家水果店，在录入初始库存时，她仔细盘点了店里的水果数量和成本，确保录入的数据准确无误。这样在后续的销售过程中，她就能清楚地知道库存的变化情况。

三、日常操作技巧

在日常使用进销存软件时，掌握一些操作技巧能让工作更高效。

快速开单技巧：在销售开单时，可以使用快捷键或者预设模板来提高开单速度。比如，很多软件都支持用快捷键输入商品编码，这样能快速调出商品信息。预设模板则可以把常用的销售组合设置好，开单时直接选择模板，就能快速完成开单。例如，刘老板的餐厅经常有一些固定的套餐，他把这些套餐设置成模板，顾客点套餐时，他直接选择模板就能快速开单，节省了时间。

数据查询技巧：要学会利用软件的查询功能快速找到所需的数据。可以按照日期、商品名称、客户名称等条件进行查询。比如，你想查看某个时间段内某种商品的销售情况，就可以通过日期和商品名称来查询。再比如，你想知道某个客户的购买记录，就可以通过客户名称来查询。这样能让你及时掌握业务动态。

数据备份技巧：定期对软件里的数据进行备份，防止数据丢失。可以选择手动备份，也可以设置自动备份。手动备份就是在合适的时间自己把数据保存到外部存储设备上；自动备份则是软件按照你设置的时间间隔自动进行备份。比如，周老板的超市每天晚上下班前都会手动备份当天的数据，以防万一。而有些企业则设置了每周自动备份一次数据，这样能更方便地保障数据安全。

四、数据分析与决策

进销存软件不仅能记录业务数据，还能通过数据分析为我们的决策提供支持。

销售数据分析：分析销售数据可以了解商品的销售趋势、客户的购买偏好等。比如，通过分析不同时间段的销售数据，你可以发现哪些商品在哪个季节卖得好，从而提前做好库存准备。举个例子，张老板的服装店通过分析销售数据发现，每年夏天短裤的销量都很好，于是他在夏天来临前就多进了一些短裤，结果销量大增。分析客户的购买偏好可以帮助你开展精准营销，提高客户满意度。

库存数据分析：对库存数据进行分析可以优化库存结构。你可以计算库存周转率，了解商品的库存周转速度。库存周转率高说明商品销售快，库存积压少；反之则说明商品销售慢，可能存在库存积压问题。比如，李老板的仓库里有一批商品的库存周转率很低，他通过分析发现是因为这种商品的款式过时了，于是他及时进行了促销处理，减少了库存积压。

采购数据分析：分析采购数据可以帮助你选择合适的供应商和确定合理的采购量。通过比较不同供应商的价格、质量和交货期等因素，选择性价比最高的供应商。根据销售数据和库存数据来确定合理的采购量，避免过度采购或者采购不足。比如，赵老板的企业通过分析采购数据发现，某个供应商的商品价格虽然低，但是质量不稳定，于是他更换了供应商，提高了商品质量。

五、软件的维护与更新

要让进销存软件始终保持良好的运行状态，就需要做好软件的维护与更新工作。

软件安全维护：设置好用户权限，不同的用户有不同的操作权限，防止数据被误操作或者泄露。比如，财务人员可以有查看财务数据的权限，而普通销售人员则没有。要安装杀毒软件和防火墙，防止软件受到病毒和黑客的攻击。例如，钱老板的公司为了保障软件安全，安装了专业的杀毒软件和防火墙，并且定期对软件进行安全检测，确保数据安全。

软件功能更新：关注软件开发商发布的更新信息，及时更新软件。软件更新通常会修复一些已知的漏洞，增加新的功能。比如，某款进销存软件更新后增加了移动办公功能，用户可以通过手机随时随地处理业务，非常方便。及时更新软件能让你享受到更好的使用体验。

与软件供应商保持沟通：如果在使用软件过程中遇到问题或者有新的需求，可以与软件供应商沟通。他们可以为你提供技术支持和解决方案。比如，孙女士在使用软件时遇到了一个操作问题，她联系了软件供应商的客服人员，客服人员通过远程协助帮她解决了问题。

在使用进销存软件的过程中，建米软件是一款亲测实用的工具。它的操作界面简单易懂，即使是没有太多电脑操作经验的人也能快速上手。而且，建米软件的功能非常贴合实际业务需求，像采购管理、销售管理和库存管理等功能都很强大。它还能对数据进行深入分析，为企业的决策提供有力支持，可以试试这款软件，相信会给你的业务管理带来很大的便利。

以上就是一些使用进销存软件的技巧，希望能帮到你在日常业务管理中更好地运用进销存软件。

常见用户关注的问题：

一、进销存软件能给小店铺带来什么好处？

我听说啊，很多小店铺老板都在考虑要不要用进销存软件，我就想知道这软件到底能给小店铺带来啥好处。其实啊，进销存软件对小店铺来说作用可大啦。

1. 提高管理效率

有了进销存软件，小店铺在管理商品的进货、销售和库存方面就方便多了。不用再像以前一样，靠手工记录，容易出错还麻烦。比如，建米软件就能快速准确地记录每一笔进货和销售信息，让老板随时了解商品的进出情况。

2. 精准掌握库存

小店铺的资金有限，不能让太多商品积压在仓库。进销存软件可以实时更新库存数据，老板能清楚知道哪些商品快没货了，哪些商品库存太多，及时调整进货策略。建米软件的库存预警功能就很实用，当库存低于设定值时会及时提醒。

3. 分析销售数据

通过软件能分析出哪些商品卖得好，哪些卖得不好。老板可以根据这些数据，调整商品的种类和进货量。建米软件能生成详细的销售报表，让老板一目了然。

4. 提升客户服务

了解客户的购买习惯和偏好，就能更好地服务客户。进销存软件可以记录客户的购买信息，方便老板进行客户关系管理。比如，建米软件可以对老客户进行精准营销，提高客户的忠诚度。

二、怎么选择适合自己的进销存软件？

朋友说现在市场上的进销存软件太多了，都不知道怎么选。我就想啊，要是能有个选软件的小窍门就好了。下面就来说说怎么选适合自己的软件。

1. 功能需求

不同的店铺有不同的需求。比如，有的店铺需要管理多个仓库，有的需要进行会员管理。要先明确自己的需求，再选择功能匹配的软件。建米软件功能丰富，可以根据不同店铺的需求进行定制。

2. 易用性

软件要容易上手，不能太复杂。小店铺老板可能没有太多时间去学习复杂的操作。建米软件的界面简洁明了，操作方便，就算是不太懂电脑的人也能很快学会。

3. 稳定性

软件要稳定，不能经常出问题。要是在销售高峰期软件崩溃了，那损失可就大了。建米软件经过了严格的测试，稳定性有保障。

4. 价格

小店铺的预算有限，要选择性价比高的软件。建米软件的价格合理，能满足小店铺的需求，又不会给老板带来太大的经济压力。

三、进销存软件的数据安全吗？

我想知道啊，把店铺的重要数据都放在进销存软件里，到底安不安全呢？毕竟这些数据可关系到店铺的生死存亡。下面就来分析分析。

1. 软件开发商的实力

选择有实力的软件开发商很重要。建米软件的开发商有专业的技术团队，会采用先进的技术来保障数据的安全。他们会对数据进行加密处理，防止数据被窃取。

2. 数据备份

定期进行数据备份是很有必要的。建米软件支持自动备份和手动备份两种方式，就算软件出现问题或者遇到突发情况，也能及时恢复数据。

3. 访问权限设置

可以设置不同的访问权限，只有授权的人员才能查看和修改数据。建米软件可以对不同的员工设置不同的权限，保证数据的安全性。

4. 网络安全防护

软件要具备完善的网络安全防护机制，防止黑客攻击。建米软件会不断更新安全补丁，抵御各种网络威胁。

四、进销存软件和手工记账哪个好？

朋友推荐说用进销存软件好，可也有人觉得手工记账更踏实。我就想知道这两者到底哪个好。下面来对比一下。

1. 准确性

手工记账容易出错，特别是数据多的时候。而进销存软件计算准确，不会出现人为的错误。建米软件能快速准确地处理大量数据，保证数据的准确性。

2. 效率

手工记账速度慢，要花费大量的时间和精力。进销存软件可以快速完成各种操作，提高工作效率。比如，建米软件可以一键生成报表，节省了很多时间。

3. 数据分析

手工记账很难进行复杂的数据分析。进销存软件可以对数据进行深入分析，为老板提供决策依据。建米软件能生成各种报表和图表，让数据更直观。

4. 成本

虽然购买进销存软件需要一定的费用，但从长远来看，能节省人力成本。手工记账需要专门的人员来记录和整理数据，增加了人力成本。建米软件的性价比高，能为店铺节省开支。