进销存负库存怎么调整

一、什么是进销存负库存

在咱们做买卖的过程中，进销存可是非常关键的事儿。简单来说，进就是进货，把货物采购回来；销就是销售，把货物卖出去；存就是库存，也就是仓库里还剩下多少货。那负库存是啥情况呢？就是系统里显示的库存数量是负数。举个例子，你开了一家小超市，系统里显示牛奶的库存是 -10 箱，但实际上仓库里不可能有负的牛奶呀，这就说明库存数据出问题了。

负库存产生的常见原因

1. 销售出库在前，采购入库在后。有时候生意太好，货还没来得及入库，就已经卖出去了。比如一家水果店，进了一批苹果，还没等把这批苹果录入系统，就已经有顾客来买，店员直接把苹果卖出去了，这就容易造成负库存。

2. 数据录入错误。在录入进货或者销售数据的时候，不小心输错了数量或者金额。比如本来进了 50 件衣服，结果录入系统的时候写成了 5 件，而销售的时候又正常记录，这样就很可能出现负库存。

3. 盘点不及时。没有定期对仓库里的实际货物进行盘点，导致系统数据和实际库存不一致。像一家五金店，几个月都不盘点一次，仓库里的货物被随意取用和销售，系统却没有及时更新，就会出现负库存的情况。

二、负库存会带来哪些问题

负库存可不是小问题，它会给咱们的生意带来不少麻烦。会影响财务核算的准确性。库存是企业资产的重要组成部分，负库存会让资产数据不准确，进而影响利润的计算。比如说，库存成本计算错误，就会导致利润虚高或者虚低，这对企业的决策会产生误导。

对销售和采购计划的影响

1. 销售方面，负库存可能导致超卖。比如系统显示有货，就接了订单，但实际上仓库里没货了，这就会影响客户体验，还可能面临违约赔偿。就像一家网店，顾客下单购买一款热门商品，结果商家因为负库存无法发货，顾客肯定会不满意，以后可能就不会再来这家店买东西了。

2. 采购方面，负库存会让采购计划混乱。采购人员看到负库存，可能会过度采购，造成库存积压，占用资金。比如一家餐厅，看到某种食材系统显示负库存，就大量采购，结果后来发现是数据错误，导致食材浪费。

三、调整负库存的方法

核对数据

发现负库存后，第一步就是要仔细核对数据。先检查进货单、销售单和库存记录，看看是不是录入错误。比如，对比纸质单据和系统数据，找出差异。如果是因为录入错误导致的负库存，及时更正数据就可以解决问题。举个例子，一家文具店发现铅笔出现负库存，经过核对发现是进货单录入数量少了，把正确的数量录入系统后，负库存就消除了。

进行库存盘点

库存盘点是调整负库存的重要手段。定期对仓库里的实际货物进行盘点，把实际数量和系统数据进行对比。如果实际数量比系统数据多，就说明系统数据有问题，需要进行调整。比如一家服装店，通过盘点发现某款衣服实际库存比系统显示的多 20 件，这时候就可以在系统里增加相应的库存数量。

做库存调整单

如果经过核对和盘点，确定了负库存的原因和实际库存数量，就可以做库存调整单。库存调整单可以增加或者减少库存数量，让系统数据和实际库存一致。比如，一家食品店发现某种零食因为过期被扔掉了，但系统里还没更新，这时候就可以做一张库存减少的调整单。

四、如何避免进销存负库存

规范数据录入流程

建立严格的数据录入制度，确保每一笔进货和销售数据都准确无误。比如，安排专人负责数据录入，录入后再进行审核。对录入人员进行培训，提高他们的业务水平。像一家电子设备店，规定所有进货单必须由仓库管理员和财务人员共同审核后再录入系统，这样可以大大减少数据录入错误的概率。

合理安排采购和销售

在采购和销售过程中，要做好计划和协调。采购要根据销售情况合理安排，避免出现销售出库在前，采购入库在后的情况。比如，一家化妆品店可以根据以往的销售数据，预测未来一段时间的销量，提前做好采购计划。在销售的时候，要及时更新库存数据，避免超卖。

定期进行库存管理

定期对库存进行检查和清理，及时处理滞销品和过期品。要做好库存的分类管理，提高库存管理的效率。比如，一家超市可以把商品按照畅销、滞销和季节性进行分类，对不同类型的商品采取不同的管理策略。

五、建米软件助力进销存管理

在处理进销存负库存问题以及日常的进销存管理中，选择一款合适的软件非常重要。建米软件就可以试试，它能实时更新库存数据，避免因为数据更新不及时导致的负库存问题。比如在销售出库和采购入库时，软件能迅速准确地记录相关信息，让库存数据始终保持准确。而且它操作简单，即使是没有太多电脑操作经验的员工也能快速上手，能有效提高企业的进销存管理效率。

以上就是关于进销存负库存怎么调整的一些内容，希望能对大家有所帮助，让大家在生意经营中避免负库存带来的麻烦。

常见用户关注的问题：

一、进销存负库存产生的原因有哪些？

我听说很多做进销存管理的朋友都在头疼负库存的事儿，我就想知道这负库存到底是咋产生的呢。下面咱就来唠唠可能的原因。

销售出库未及时入库：有时候货物还没来得及办理入库手续，就着急着先销售出库了。比如商家接到一笔紧急订单，直接从供应商那里把货发给客户了，没做入库记录，这就容易造成负库存。

数据录入错误：工作人员在录入数据的时候，可能会因为疏忽或者不熟练，把入库数量录少了，或者把出库数量录多了。就像在输入商品数量时，本来是100件，结果不小心输成了10件，这差距可就大了。

盘点不及时不准确：长时间不进行库存盘点，或者盘点的时候马马虎虎，没有准确统计实际库存数量。这样就会导致系统里的库存数据和实际库存对不上，出现负库存。

供应商交货延迟：供应商没有按照约定的时间交货，但是销售那边已经把货物卖出去了。比如原本预计今天到货，结果供应商拖到了明天，而今天已经把这批货卖给客户了，库存就成负数了。

赠品管理不当：对于赠品，如果没有做好相应的记录和管理，也可能会影响库存数据。比如赠品没有入库就直接送给客户了，库存就会减少，可能导致负库存。

二、进销存负库存会带来哪些影响？

朋友说负库存可不是小事儿，会带来不少麻烦呢。我就很好奇，这负库存到底会有啥影响。下面咱来仔细说说。

财务核算不准确：负库存会让成本核算出现偏差。因为库存成本是财务核算的重要部分，如果库存数量不准确，算出来的成本也就不对了。这可能会影响到企业的利润计算和税务申报。

影响销售决策：如果系统显示负库存，销售人员可能会错误地认为商品已经没有库存了，从而拒绝客户的订单。但实际上可能是数据问题，这样就白白丢失了一些生意。

供应商关系受影响：当企业出现负库存时，可能会频繁催促供应商补货。如果供应商觉得企业的库存管理很混乱，可能会对合作产生疑虑，甚至影响合作关系。

库存管理难度增加：负库存会让库存管理变得更加复杂。工作人员需要花费更多的时间和精力去查找原因、调整数据，这会降低工作效率，增加管理成本。

企业形象受损：如果因为负库存导致无法及时交货给客户，客户可能会对企业的信誉产生质疑，影响企业的形象和口碑。

三、如何预防进销存负库存的出现？

朋友推荐说预防负库存比调整负库存更重要。我就想知道咋做才能预防呢。下面来分享一些方法。

规范出入库流程：制定严格的出入库管理制度，要求必须先办理入库手续才能销售出库。比如每次货物到货后，仓库人员要及时验收、入库，记录好相关信息。

加强数据管理：安排专业、细心的人员负责数据录入工作，并且要对录入的数据进行审核。建米软件就有很好的数据管理功能，可以对录入的数据进行校验，减少错误。

定期盘点库存：建立定期盘点制度，比如每月或者每季度进行一次全面盘点。通过盘点，及时发现库存差异，调整系统数据，保证库存数据的准确性。

与供应商保持良好沟通：及时了解供应商的交货情况，对于可能出现的交货延迟等问题提前做好准备。可以和供应商签订明确的交货协议，保障货物按时供应。

设置库存预警：利用建米软件设置合理的库存预警值，当库存数量接近预警值时，系统自动发出提醒，方便及时补货，避免出现负库存。

四、除了手动调整，还有其他调整进销存负库存的方法吗？

我想知道除了手动一个个去调整负库存，还有没有更方便的办法呢。下面来看看其他可能的调整方法。

使用软件自动调整功能：像建米软件就具备自动调整负库存的功能。它可以根据系统里的规则和数据，自动对负库存进行修正。比如根据最近的入库记录，自动补充库存数量。

生成调整单据：在系统中生成专门的库存调整单据，详细记录调整的原因和数量。这样既可以保证调整的准确性，又方便后续的查询和审计。

与财务系统对接调整：将进销存系统与财务系统进行对接，当调整库存时，财务系统也能同步更新相关数据。这样可以保证财务核算和库存管理的一致性。

利用数据分析进行调整：通过对历史销售数据、库存数据的分析，找出负库存出现的规律和趋势。根据分析结果，有针对性地进行调整，避免再次出现类似问题。

设置系统规则调整：在系统中设置一些规则，比如当出现负库存时，自动从其他仓库调配货物或者自动生成采购订单。这样可以快速解决负库存问题。