进销存本子怎么使用

一、什么是进销存本子

进销存本子其实就是用于记录商品或物资的进货、销售和库存情况的账本。在一些小店铺、个体经营户或者小型企业里，它可是管理商品流动的好帮手。就好比你开了一家小杂货店，每天进了多少货，卖出去多少，还剩下多少库存，这些信息都可以记录在进销存本子上。

传统与现代结合：以前的进销存本子就是纸质的账本，现在虽然有很多电子软件可以使用，但纸质本子依然有它的优势，比如随时可以拿起来记录，不用担心没电或者系统故障等问题。

适用场景广泛：无论是街边的小水果店、文具店，还是小型的加工厂，都可以用进销存本子来管理自己的货物。举个例子，一家文具店老板，每天早上进货的笔、本子等文具数量，白天销售出去的数量，晚上盘点剩下的库存，都能清晰地记录在本子上。

二、使用前的准备工作

选择合适的本子：市场上有各种各样的本子可供选择。如果业务量比较小，普通的笔记本就可以；要是业务量较大，最好选择有一定格式设计的进销存专用账本，比如已经划分好进货、销售、库存等栏目，使用起来会更方便。

准备好记录工具：一支笔是必不可少的，最好选择书写流畅、颜色鲜艳的笔，方便查看记录。还可以准备一把尺子，在记录表格时能画得更整齐。

规划记录内容：在本子上划分好不同的区域，比如日期、商品名称、进货数量、进货单价、销售数量、销售单价、库存数量等。也可以根据自己的实际需求添加一些其他内容，比如供应商信息、客户信息等。

三、进货记录方法

记录进货基本信息：当有商品进货时，要记录进货日期，这能清楚知道货物是什么时候进来的。然后写下商品的名称，要写得准确详细，比如“苹果（红富士）”“5L装花生油”等。接着记录进货数量和进货单价，通过这两个数据就能算出进货的总金额。

记录供应商信息：为了以后查询方便，最好记录下供应商的名称、联系方式等信息。比如你从某家水果批发商那里进了一批苹果，就把批发商的名字、电话记下来。这样如果商品出现质量问题或者需要再次进货，都能及时联系到供应商。

更新库存数量：每进一次货，要在库存数量那一栏相应地增加进货数量。比如原来库存有100个苹果，这次进了50个，那么库存数量就更新为150个。

四、销售记录方法

记录销售基本信息：销售时，同样要记录销售日期、商品名称、销售数量和销售单价。通过销售数量和销售单价可以算出销售的总金额。比如你在某一天卖出了20个苹果，每个苹果售价5元，那么销售总金额就是100元。

记录客户信息（可选）：如果是一些老客户或者大客户，可以记录下他们的信息，比如姓名、联系方式等。这样可以更好地维护客户关系，也方便进行销售数据分析。比如一家文具店，经常有附近学校的老师来买文具，记录下老师的信息，以后可以针对老师群体做一些促销活动。

更新库存数量：每销售一次商品，要在库存数量那一栏相应地减少销售数量。接着上面的例子，原来库存有150个苹果，卖出20个后，库存数量就变为130个。

五、库存管理与盘点

定期盘点库存：不能只靠本子上的记录，还需要定期对实际库存进行盘点。可以每周或者每月进行一次全面盘点，把实际的商品数量和本子上记录的库存数量进行对比。如果发现有差异，要及时查找原因，可能是记录错误，也可能是商品丢失、损坏等原因。

分析库存数据：通过进销存本子上的记录，可以分析出商品的销售情况。比如哪些商品销售得快，哪些商品销售得慢。对于销售快的商品，可以适当增加进货量；对于销售慢的商品，要考虑是否需要调整销售策略或者减少进货量。举个例子，一家服装店发现某款牛仔裤销售得特别好，就可以多进一些这款牛仔裤；而某款毛衣销售很慢，就可以考虑打折促销。

处理库存异常情况：如果发现库存数量出现负数，这肯定是记录或者实际操作有问题，要及时查找并纠正。如果有商品过期、损坏等情况，要在本子上记录下来，并进行相应的处理，比如报废或者退货。

六、数据分析与决策

计算利润：通过进货总金额和销售总金额可以算出利润。利润 = 销售总金额 - 进货总金额。比如一个月内进货花了5000元，销售收入是8000元，那么这个月的利润就是3000元。

分析销售趋势：观察不同时间段的销售数据，看看销售是呈上升趋势、下降趋势还是比较平稳。如果发现某个商品的销售一直在下降，就要思考是不是市场需求变了，或者是竞争对手推出了更好的产品。比如一家奶茶店发现某款奶茶的销量越来越少，可能是因为消费者口味变了，或者附近新开了一家更有特色的奶茶店。

制定采购和销售策略：根据数据分析的结果，制定合理的采购和销售策略。如果某个商品销售趋势好，就可以增加采购量；如果某个商品库存积压，就可以采取促销活动来加快销售。

其实，当业务量逐渐增大，手工记录和分析数据会变得越来越繁琐，容易出错。这时候可以试试建米软件，它能自动记录和分析进销存数据，生成各种报表，让管理变得更加轻松高效。

七、注意事项

记录要及时准确：每次进货和销售后，要及时在本子上记录，避免遗忘。而且记录的数据要准确，不能记错数量或者单价，否则会影响后续的分析和决策。

妥善保管本子：进销存本子记录了重要的商业信息，要妥善保管，避免丢失或者损坏。可以把本子放在安全的地方，比如锁在柜子里。

定期备份数据（如果有电子记录）：如果除了纸质本子，还使用了电子表格来记录进销存信息，要定期备份数据，防止数据丢失。可以把数据保存到移动硬盘或者云盘上。

以上就是关于进销存本子使用的一些方法和注意事项，希望能帮助你更好地管理商品的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、进销存本子适合哪些行业使用？

我听说好多做生意的人都在问进销存本子适合啥行业用，我就想知道是不是各行各业都能用呢。下面咱们来详细说说。

1. 零售行业

零售行业那肯定是能用进销存本子的。比如超市，每天要进各种货物，像食品、日用品啥的，用本子记录进货的数量、价格，卖出去多少，还剩多少库存，一目了然。便利店也是，小到一瓶饮料、一包零食，都能在本子上记清楚，方便老板掌握商品的销售情况，及时补货。

2. 餐饮行业

餐饮行业也适用。餐厅每天要采购食材，像蔬菜、肉类、海鲜等，用进销存本子记录采购的量和花费。记录每天菜品的销售情况，看看哪种菜卖得好，哪种卖得不好，这样就能合理调整采购量，避免浪费。而且还能根据库存情况，推出一些特色菜品。

3. 服装行业

服装行业用进销存本子也很实用。服装店进了新款衣服，要记录款式、颜色、尺码、数量和进价。在销售过程中，记录卖出的情况，了解哪些款式受欢迎，哪些滞销。这样在下次进货的时候，就能多进畅销款，少进滞销款，提高店铺的利润。

4. 文具行业

文具店也是需要进销存本子的。文具种类繁多，像笔、本子、橡皮等，用本子记录进货和销售情况，能清楚知道每种文具的库存数量。当库存不足时，可以及时补货，保证店铺的正常经营。而且还能分析出哪些文具是学生们常用的，多进一些这类商品。

建米软件也有适合这些行业的进销存管理系统，如果觉得本子记录太麻烦，也可以考虑用软件来管理，会更方便快捷。

二、进销存本子和电子软件记录有啥区别？

朋友说现在有人用进销存本子记录，也有人用电子软件记录，我就想知道这俩到底有啥区别呢。下面来仔细分析分析。

1. 记录方式

进销存本子是用手写的方式记录，需要一支笔和本子，随时都能记录。而电子软件记录是通过电脑、手机等设备，在软件上输入数据。手写记录比较有真实感，但是速度可能会慢一些；电子软件记录速度快，还能自动计算。

2. 存储方式

本子记录的数据都在本子上，如果本子丢了或者损坏了，数据就没了。而电子软件记录的数据存储在服务器或者本地硬盘里，只要做好备份，数据就比较安全。而且电子软件还能进行云存储，方便随时随地查看数据。

3. 数据分析

用本子记录数据后，要进行数据分析比较麻烦，得自己手动计算和统计。而电子软件有强大的数据分析功能，能快速生成各种报表，像销售报表、库存报表等，还能进行数据的可视化展示，让数据更直观。

4. 共享性

本子记录的数据只能一个人查看，如果其他人需要查看，得把本子拿给对方。而电子软件记录的数据可以设置不同的权限，多人同时查看和操作，方便团队协作。建米软件的进销存管理系统就有很好的共享性，能提高工作效率。

三、进销存本子记录不准确怎么办？

我想知道要是进销存本子记录不准确该咋办呢。这肯定会给生意带来一些麻烦，下面来看看解决办法。

1. 重新核对数据

发现记录不准确，要做的就是重新核对数据。把进货单、销售单和本子上的记录一一对比，看看是哪里出了问题。比如进货数量和本子上记录的不一样，那就找出进货单，重新确认实际的进货数量。

2. 检查记录过程

检查记录过程中是不是有粗心大意的地方。是不是记录的时候看错了数字，或者写错了小数点。比如把 100 写成了 10，这样就会导致数据不准确。以后记录的时候要更加细心，写完后再检查一遍。

3. 建立复查机制

可以建立一个复查机制，定期对本子上的记录进行复查。比如每周或者每月对进销存数据进行一次全面的复查，发现问题及时纠正。这样能避免错误积累，保证数据的准确性。

4. 借助工具辅助

如果觉得本子记录容易出错，可以借助一些工具辅助。比如计算器，在计算进货成本、销售利润等数据时，用计算器计算能减少错误。也可以考虑使用建米软件的进销存管理系统，软件能自动计算和记录数据，减少人为错误。

四、进销存本子需要定期更换吗？

朋友推荐说用进销存本子记录挺好的，我就想知道这本子需不需要定期更换呢。下面来探讨一下。

1. 根据使用情况

如果本子快写满了，那肯定要更换。不然继续写下去，会很拥挤，也不方便查看数据。而且写得太满，本子容易损坏，数据就可能丢失。所以当本子快写完的时候，就应该及时更换新的本子。

2. 考虑时间周期

可以按照时间周期来更换本子。比如每年更换一次，这样能把一年的进销存数据分开记录，方便进行年度的数据分析。也可以每季度更换一次，能更清晰地看到每个季度的经营情况。

3. 保证数据连续性

更换本子的时候，要保证数据的连续性。在新本子的开头，要把旧本子上的期末数据记录下来，作为新本子的期初数据。这样在查看数据的时候，能了解到整个经营过程的情况。

4. 结合软件使用

如果觉得定期更换本子麻烦，也可以结合建米软件使用。软件能长期存储数据，不用担心本子写满或者损坏的问题。而且软件还能对数据进行分类和整理，方便查询和分析。