进销存账本如何使用凭证

一、什么是进销存账本和凭证

咱们先来说说什么是进销存账本和凭证。进销存账本，简单来说，就像是一个商店的“大管家”，它记录了商品的进货、销售和库存情况。比如你开了一家小超市，进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，这些信息都可以在进销存账本里找到。

而凭证呢，它就像是这些交易的“身份证”。每一次进货、销售，都得有个凭证来证明这件事确实发生了。常见的凭证有发票、收据、送货单等等。比如说你从供应商那里进了一批货，供应商给你开的发票就是这次进货的凭证；你卖货给顾客，给顾客开的收据就是销售凭证。

二、凭证在进销存账本中的重要性

凭证在进销存账本里那可是相当重要的。它是记录交易的依据。没有凭证，你怎么知道进了多少货、卖了多少货呢？就好比你去银行存钱取钱，得有个存单或者交易记录吧，凭证就是进销存交易的记录。

凭证能保证账本的准确性。有了凭证，我们在记录进销存账本的时候就有了可靠的参考。如果没有凭证，全凭记忆或者估计来记录，很容易出错。举个例子，你可能记得进了一批货，但具体数量可能记错了，如果有发票这个凭证，就可以准确地记录进货数量了。

凭证还能用于审计和税务检查。要是遇到审计或者税务部门来检查，他们要看的就是你的凭证。如果你的凭证齐全、规范，就说明你的进销存管理是正规的，没有问题。要是没有凭证或者凭证不规范，可能就会面临一些麻烦。

三、进货时凭证的使用

当我们进货的时候，会收到各种各样的凭证，这些凭证该怎么用呢？

1. 发票的处理

发票是进货时最重要的凭证之一。收到发票后，我们要仔细核对发票上的信息，比如商品名称、数量、单价、金额等是否和实际进货一致。核对无误后，我们可以根据发票上的信息在进销存账本里记录进货情况。比如，你进了 100 件衣服，发票上写得清清楚楚，你就在账本的进货栏里记录“衣服 100 件，单价 XX 元，金额 XX 元”。

2. 送货单的处理

送货单也是常见的进货凭证。送货单上一般会有商品的名称、数量等信息。有时候送货单和发票可能会有一些小差异，这时候我们要以实际收到的货物为准。收到送货单后，我们可以先和发票进行比对，如果一致，就可以作为进货记录的辅助凭证。比如，发票上写了进了 100 件商品，送货单上也写了 100 件，那就可以放心地记录了。

3. 其他凭证的处理

除了发票和送货单，可能还会有一些其他的凭证，比如质量检验报告等。这些凭证虽然不是直接用于记录进货数量和金额的，但它们也很重要。比如质量检验报告可以证明你进的货是合格的。我们可以把这些凭证和发票、送货单一起保存好，以备后续查询。

四、销售时凭证的使用

销售的时候，我们也需要使用凭证来记录销售情况。

1. 开具销售发票

当我们把商品卖给顾客的时候，如果顾客需要发票，我们就要给顾客开具销售发票。开具发票时，要确保发票上的信息准确无误，包括顾客名称、商品名称、数量、单价、金额等。开完发票后，我们要把发票的记账联留下来，作为销售记录的凭证。比如，你卖了 50 个杯子给一个顾客，开具的发票上就写清楚“杯子 50 个，单价 XX 元，金额 XX 元”，然后把记账联在账本里记录销售情况。

2. 收据的使用

如果顾客不需要发票，我们可以给顾客开具收据。收据也是一种销售凭证。收据上要写明收款金额、收款事由等信息。我们自己也要留一份收据的存根，作为销售记录的依据。比如，顾客买了一些小饰品，付了现金，你给他开了一张收据，上面写着“收到 XX 顾客购买饰品款 XX 元”，然后把存根在账本里记录销售。

3. 销售合同

在一些比较大的销售业务中，可能会签订销售合同。销售合同也是重要的销售凭证。合同里会规定商品的规格、数量、价格、交货时间等条款。我们要按照合同的约定来进行销售和记录。比如，和一家企业签订了销售 1000 套办公用品的合同，我们就要根据合同的要求按时交货，并在账本里记录这笔销售业务。

五、凭证的保存和管理

凭证的保存和管理也很关键。如果凭证保存不好，丢失了或者损坏了，可能会影响我们对进销存账本的记录和查询。

1. 分类保存

我们可以把凭证按照进货凭证和销售凭证进行分类保存。进货凭证可以按照供应商进行分类，销售凭证可以按照顾客进行分类。这样在查询的时候就会很方便。比如，你想查某个供应商的进货情况，就可以直接找到该供应商的进货凭证。

2. 装订成册

为了防止凭证丢失或者损坏，我们可以把凭证装订成册。每个月或者每个季度把这个时间段内的凭证整理好，用装订机装订起来。装订的时候要注意凭证的顺序，按照时间顺序或者业务顺序排列。比如，每个月把这个月的进货发票、送货单、销售发票、收据等装订在一起。

3. 电子存档

现在很多企业都采用电子存档的方式来保存凭证。我们可以把凭证扫描成电子文件，存储在电脑或者外部硬盘里。这样不仅可以节省空间，还方便查询和备份。比如，你想查几年前的一张凭证，不用去翻厚厚的纸质凭证，直接在电脑里搜索就可以找到。这里值得一提的是，建米软件就可以很好地帮助我们进行凭证的电子存档和管理。它可以将扫描好的凭证上传到系统中，进行分类存储，还能方便地进行查询和统计，提高我们的工作效率。

六、使用凭证记录进销存账本的注意事项

在使用凭证记录进销存账本的时候，有一些注意事项需要我们了解。

1. 及时记录

收到凭证后要及时在账本里记录相关信息。如果拖延时间，可能会忘记一些细节，导致记录不准确。比如，收到进货发票后，当天就要在账本里记录进货情况，不要等到几天之后才想起来。

2. 准确记录

记录的时候要确保信息准确无误。要仔细核对凭证上的每一个数据，避免出现错误。比如，发票上的金额是 1000 元，就不能记录成 100 元。

3. 完整性

要保证凭证的完整性。一张凭证可能会有好几联，我们要把所有相关的联次都保存好，不能丢失。比如，销售发票有记账联、发票联、抵扣联等，都要妥善保存。

以上就是关于进销存账本如何使用凭证的一些介绍，希望这些内容能帮助大家更好地管理进销存账本。

常见用户关注的问题：

一、进销存账本使用凭证的基本步骤有哪些？

我听说好多人都不太清楚进销存账本使用凭证的基本步骤，我就想知道这到底是咋回事。其实这在日常的进销存管理里还挺重要的。

第一步：收集凭证

要把和进货、销售、库存相关的各种凭证都收集起来，像进货发票、销售小票、库存盘点单啥的。这些凭证就是记录业务的依据，可不能丢了。

第二步：分类整理

把收集来的凭证按照不同的类型分好类，比如进货凭证放一起，销售凭证放一起。这样后面查找和使用的时候就方便多了。

第三步：登记账本

根据分类好的凭证，把相关信息登记到进销存账本里。比如进货的数量、价格，销售的金额、日期等。登记的时候要认真，别写错了。

第四步：核对数据

登记完账本后，要仔细核对数据，看看和凭证上的信息是不是一致。要是发现有错误，要及时更正。建米软件在这方面能帮助我们更准确地进行数据核对，提高工作效率。

第五步：保存凭证

最后要把整理好的凭证妥善保存起来，以备以后查询和审计用。可以按照时间顺序或者业务类型进行装订保存。

二、使用凭证记录进销存账本时容易出现哪些错误？

朋友说在使用凭证记录进销存账本的时候，老是容易出些错误，我就一下到底有哪些常见错误。

错误一：凭证信息填写错误

有时候可能会把凭证上的金额、数量或者日期写错。比如把进货数量多写了一个零，这就会导致账本数据不准确。

错误二：凭证丢失或损坏

不小心把凭证弄丢了或者弄坏了，就没办法准确记录业务了。这可能会影响到对库存和销售情况的判断。

错误三：重复记录

在登记账本的时候，可能会不小心把同一张凭证记录了两次，这样就会使数据虚增。建米软件可以避免这种重复记录的问题，让数据更加真实可靠。

错误四：分类错误

把进货凭证当成销售凭证登记，或者把不同类型的业务凭证混在一起，会导致账本混乱，不利于数据分析。

错误五：数据录入不及时

没有及时把凭证上的信息录入到账本里，会使账本数据不能及时反映实际业务情况。比如销售已经完成了，但凭证还没登记，就不知道实际库存减少了。

三、进销存账本使用凭证对企业管理有什么重要性？

我想知道进销存账本使用凭证对企业管理到底有多重要，感觉好多企业都挺重视这个的。

重要性一：准确反映业务情况

通过使用凭证记录进销存账本，可以清楚地知道企业的进货、销售和库存情况。比如进了多少货，卖了多少货，还剩多少库存，心里都有数。

重要性二：便于成本核算

根据凭证上的信息，可以准确计算出进货成本、销售成本等。这样就能更好地控制成本，提高企业的利润。建米软件在成本核算方面有很好的功能，可以帮助企业更精准地进行成本管理。

重要性三：为决策提供依据

企业管理者可以根据进销存账本的数据和凭证信息，做出合理的决策。比如根据销售情况决定是否要增加进货量，或者调整销售策略。

重要性四：符合财务审计要求

在进行财务审计的时候，进销存账本和相关凭证是重要的审计资料。规范使用凭证记录账本，可以让企业更容易通过审计。

重要性五：加强内部控制

对凭证的管理和使用，可以监督企业内部的业务流程，防止出现舞弊和错误。比如通过核对凭证和账本，可以发现是否存在私自挪用库存等问题。

四、如何选择适合进销存账本使用凭证的软件？

朋友推荐说使用软件来管理进销存账本和凭证会更方便，我就想知道该怎么选择适合的软件。

考虑因素一：功能完整性

软件要具备凭证录入、分类、查询、统计等基本功能，还要能和进销存账本的数据进行无缝对接。建米软件在功能方面就很全面，能满足企业的各种需求。

考虑因素二：操作便捷性

软件的操作要简单易懂，员工容易上手。要是操作太复杂，会增加员工的学习成本，影响工作效率。

考虑因素三：数据安全性

要保证软件能安全地存储和管理企业的凭证和账本数据，防止数据泄露和丢失。比如要有数据备份和加密功能。

考虑因素四：价格合理性

软件的价格要和企业的预算相匹配，不能太贵也不能太便宜。要综合考虑软件的功能和价格，选择性价比高的产品。

考虑因素五：售后服务

软件供应商要能提供良好的售后服务，比如及时解决软件使用过程中出现的问题，提供软件升级等。