如何进销存台账

一、什么是进销存台账

简单来说，进销存台账就是记录企业商品进出和库存情况的账本。就好比你开了一家小卖部，每天进了多少瓶饮料、卖出去多少瓶、还剩下多少瓶，把这些信息都详细记录下来，这就是在做进销存台账。它是企业管理中非常重要的一环，能让老板清楚地知道自己店里的商品流动情况，从而做出合理的决策。

记录内容：一般包括进货的时间、商品名称、数量、单价、供应商；销售的时间、商品名称、数量、单价、客户；以及库存的数量、成本等信息。比如，一家服装店进了一批新款T恤，在台账里就要记录进了多少件、每件多少钱、从哪个服装厂进的货。当有顾客来买T恤时，又要记录卖出去几件、卖了多少钱、卖给了谁。

作用：通过进销存台账，企业可以掌握商品的销售趋势。比如发现某个月某款鞋子的销量突然大增，那就可以考虑多进一些这款鞋子。还能帮助核算成本和利润，清楚地知道每一笔生意赚了多少钱。也方便对库存进行管理，及时发现滞销商品，避免积压库存占用资金。

二、建立进销存台账的准备工作

在开始建立进销存台账之前，有一些准备工作是必须要做的，就像盖房子要先打好地基一样。

确定记录方式：可以选择传统的纸质账本，用手工记录每一笔进出货信息。这种方式比较适合小型企业或者业务量比较少的店铺，成本低，操作简单。也可以使用电子表格，比如Excel，它的功能强大，可以进行数据的计算和统计。对于业务量稍大一些的企业来说，电子表格是个不错的选择。现在还有很多专门的进销存管理软件，功能更加完善，操作也更方便。比如建米软件，它可以实现数据的实时更新和共享，还能生成各种报表，大大提高工作效率。

商品分类：对企业的商品进行合理分类很重要。以超市为例，可以把商品分为食品类、日用品类、文具类等。这样在记录和查询信息时会更加方便。比如要统计食品类的销售情况，只需要在相应的分类里查找就可以了。

设定编码规则：为每一种商品设定一个唯一的编码。就像每个人都有自己的身份证号码一样，商品的编码可以方便快速地识别和记录商品信息。编码可以根据商品的分类、规格等因素来设定。比如，一款白色纯棉的短袖衬衫，可以编码为“TS001W”，“TS”表示T恤，“001”表示这是该分类下的第一款商品，“W”表示白色。

三、进货台账的记录方法

进货是企业商品来源的第一步，准确记录进货台账非常关键。

进货信息收集：当有商品进货时，要收集好相关的信息。包括进货发票或者送货单，上面会有商品的名称、数量、单价、供应商等信息。还要注意查看商品的质量和规格是否与订单一致。比如，一家水果店进了一批苹果，要检查苹果的大小、色泽、甜度等是否符合要求。

记录内容：在台账里详细记录进货日期、商品编码、商品名称、数量、单价、金额、供应商等信息。例如，某文具店在3月10日从晨光文具厂进了100支中性笔，每支2元，那么在台账里就要记录“3月10日，ZXB001（中性笔编码），中性笔，100支，2元/支，200元，晨光文具厂”。

审核与核对：记录完进货信息后，要进行审核和核对。检查记录的信息是否准确无误，数量和金额是否计算正确。可以与供应商提供的发票或者送货单进行比对。如果发现有错误，要及时更正。

四、销售台账的记录方法

销售是企业盈利的关键环节，销售台账的记录也不容忽视。

销售信息收集：收集销售小票、发票或者销售合同等相关资料，上面会有销售的商品信息、数量、单价、客户等内容。比如，一家餐厅在顾客结账时会提供小票，上面记录了顾客点的菜品、数量、价格等信息。

记录内容：在销售台账里记录销售日期、商品编码、商品名称、数量、单价、金额、客户等信息。假设一家书店在4月15日卖出了一本《三国演义》，售价30元，卖给了张女士，那么记录就是“4月15日，SGYY001（《三国演义》编码），《三国演义》，1本，30元，30元，张女士”。

销售统计与分析：定期对销售台账进行统计和分析。可以统计某个时间段内的销售总额、各类商品的销售数量和金额等。通过分析销售数据，了解哪些商品比较畅销，哪些商品滞销，从而调整进货策略。比如发现某个品牌的洗发水销量一直很好，就可以多进一些该品牌的洗发水。

五、库存台账的记录与管理

库存管理是进销存管理的核心，准确记录库存台账能保证企业的正常运营。

库存初始数据录入：在开始建立库存台账时，要准确录入库存的初始数据。包括商品的名称、数量、成本等信息。比如，一家五金店开始做库存台账，要把店里现有的各种螺丝、螺母、扳手等工具的数量和成本记录下来。

库存变动记录：随着商品的进货和销售，库存会不断发生变化。每次进货时，要在库存台账里增加相应的数量；每次销售时，要减少相应的数量。还要记录库存的盘点情况。比如，每月进行一次库存盘点，发现实际库存数量与台账记录的数量有差异，要及时查找原因并进行调整。

库存预警：设定库存的上下限。当库存数量低于下限的时候，要及时补货，避免缺货影响销售；当库存数量高于上限时，要采取促销等措施，减少库存积压。比如，一家便利店设定某种饮料的库存下限是10瓶，当库存数量降到10瓶以下时，就要及时进货。

六、进销存台账的定期检查与分析

定期对进销存台账进行检查和分析，能发现企业运营中存在的问题，为决策提供依据。

数据准确性检查：检查进货、销售和库存台账的数据是否准确，有没有漏记、错记的情况。可以通过与原始凭证进行核对来确保数据的准确性。比如，核对进货台账与进货发票上的信息是否一致。

数据分析：分析进销存数据，了解企业的经营状况。比如，计算商品的毛利率，分析哪些商品的利润比较高；分析销售趋势，预测未来的销售情况。通过数据分析，还可以发现企业在采购、销售等环节存在的问题，及时进行改进。

决策依据：根据进销存台账的检查和分析结果，做出合理的决策。比如，如果发现某种商品的库存积压严重，就可以考虑降低价格促销；如果某种商品的销量一直很好，就可以增加进货量。

以上就是关于如何做进销存台账的一些方法和要点，希望能对大家有所帮助。在实际操作中，可以根据企业的具体情况进行适当的调整和完善。

常见用户关注的问题：

一、进销存台账怎么做？

我听说很多做小生意的朋友都在为进销存台账发愁，我就想知道这到底咋做才好。其实做进销存台账也不难，下面给大家详细说说。

明确目的和范围：得清楚为啥要做这个台账，是为了自己清楚库存情况，还是为了应付税务啥的。然后确定好要记录的范围，比如是只记店里的商品，还是连办公用品啥的都算上。

选择记录方式：可以用传统的纸质账本，自己动手写，虽然麻烦点，但心里踏实。也可以用电子表格，像 Excel 就挺方便的，还能自动计算。要是业务量大，建米软件就是个不错的选择，它能更高效地管理进销存数据，操作也简单。

设置项目：一般要记录商品名称、规格、数量、单价、进货日期、出货日期这些基本信息。要是有特殊要求，还可以加上供应商、客户啥的。

及时记录：每次进货或者出货，都要马上记下来，不然时间长了就容易忘。要是当天太忙，第二天一早也得补上。

定期核对：每个月或者每个季度，要把台账和实际库存对一对，看看有没有出入。要是发现不对，赶紧找找原因，是记错了，还是东西丢了。

二、进销存台账有什么用？

朋友说他一直不明白进销存台账有啥用，我就跟他好好唠了唠。其实这台账用处可大了。

了解库存情况：通过台账，能清楚知道店里还有多少货，啥时候该进货了。这样就不会出现缺货或者积压太多货的情况。

核算成本和利润：知道了进货的成本和出货的收入，就能算出赚了多少钱。还能分析哪种商品利润高，哪种不咋赚钱，以后进货就有方向了。

税务申报：税务部门有时候会查账，有了准确的进销存台账，就能很轻松地申报税务，避免不必要的麻烦。

管理供应商和客户：从台账里能看到和哪些供应商合作得好，哪些客户买得多。这样就能和优质的供应商保持长期合作，对大客户也能提供更好的服务。

数据分析：可以根据台账的数据，分析商品的销售趋势，比如哪个季节哪种商品好卖。有了这些数据，做决策就更有依据了。建米软件就能很好地对这些数据进行分析，帮你快速做出正确的决策。

三、进销存台账需要注意什么？

我想知道很多人在做进销存台账的时候是不是经常出错，其实只要注意一些细节，就能少走很多弯路。

数据准确性：这是最重要的一点，要是数据都不准，那台账就白做了。所以记录的时候一定要认真，检查好了再记。

保密性：台账里有很多商业机密，像进货价格、客户信息啥的，一定要保管好，别让外人随便看。建米软件在数据安全方面做得就挺好，能保障你的信息不泄露。

备份数据：不管是纸质账本还是电子表格，都有可能出问题，所以要定期备份。电子数据可以存到 U 盘或者云盘里。

合规性：要按照相关的法律法规来做台账，比如税务要求的格式和内容。要是不合规，被查出来就麻烦了。

更新和维护：随着业务的发展，台账的内容和格式可能需要调整。要及时更新，保证它能适应新的情况。

四、进销存台账和财务报表有什么关系？

朋友推荐我研究研究进销存台账和财务报表的关系，我就发现这里面学问还挺大。

数据来源：进销存台账是财务报表的数据基础之一。财务报表里的存货、成本啥的，很多都要从进销存台账里取数。

反映经营情况：两者都能反映企业的经营状况。进销存台账更侧重于商品的进出情况，财务报表则是从整体的财务角度来体现。

相互验证：可以通过对比进销存台账和财务报表的数据，看看有没有问题。要是对不上，就得找找原因，是不是哪里记错了。

辅助决策：它们都能为企业的决策提供依据。比如根据进销存台账和财务报表，能决定要不要扩大生产、进更多的货。建米软件可以把进销存台账和财务报表的数据整合起来，让你更直观地了解企业的经营状况。

税务申报：在税务申报的时候，进销存台账和财务报表都很重要。正确的台账能保证财务报表的准确，从而顺利完成税务申报。