怎么用excel做crm系统

一、什么是 Excel 做 CRM 系统

CRM 系统也就是客户关系管理系统，它能帮助企业更好地管理客户信息、跟进销售机会等。那用 Excel 做 CRM 系统是啥意思呢？其实就是利用 Excel 这个大家都比较熟悉的办公软件，来搭建一个简易的客户管理平台。比如说，小的创业公司或者个体商户，可能没有太多资金去购买专业的 CRM 软件，这时候用 Excel 来管理客户信息就很合适。

适用场景：对于一些客户数量不多、业务流程相对简单的企业，Excel 做的 CRM 系统就完全够用。像街边的小理发店，老板可以用 Excel 记录顾客的姓名、电话、消费记录等信息，方便后续做会员管理和营销活动。

优势：Excel 大家都很熟悉，几乎不用额外学习就能上手。而且它成本低，不用花钱买软件。它的灵活性也很高，可以根据自己的需求随意修改表格。

劣势：但它也有缺点，当客户数量增多、业务变复杂时，Excel 的数据处理能力就会受限，查找和分析数据可能会变得困难。而且它的安全性相对较差，如果电脑出问题或者文件丢失，数据就可能没了。

二、准备工作

在开始用 Excel 做 CRM 系统之前，得先做好一些准备工作。

明确需求：你得想清楚自己要用这个系统来做什么。比如，你是做销售的，可能就需要记录客户的基本信息、购买意向、跟进状态等。举个例子，一家卖办公用品的公司，销售要记录客户是对文具、办公设备还是耗材感兴趣，以及跟进到哪个阶段了，是初次沟通、报价还是已经成交。

规划表格结构：根据需求来设计表格的列和行。一般来说，客户信息表可以有客户编号、姓名、性别、联系方式、地址等列。销售跟进表可以有跟进日期、跟进内容、跟进人、下一步计划等列。比如，在跟进内容里，可以详细记录和客户沟通的具体情况，像客户对产品价格的反馈等。

收集数据：把现有的客户信息收集起来，录入到 Excel 表格中。这可能需要你从不同的地方找数据，比如纸质的客户登记本、之前的电子文档等。

三、创建客户信息表

这是 CRM 系统的基础，用来记录客户的各种信息。

基本信息列：要设置客户的基本信息列，像前面说的客户编号、姓名、性别、联系方式等。客户编号可以方便我们快速查找和识别客户，一般可以用数字或者字母加数字的组合。比如，用 A001 代表第一个客户。

分类信息列：除了基本信息，还可以设置一些分类信息列。比如客户的行业类型，是制造业、服务业还是其他行业。再比如客户的规模，是大型企业、中型企业还是小型企业。这样可以方便我们对客户进行分类管理和分析。

备注列：留一个备注列很重要，我们可以在里面记录一些特殊的信息。比如客户的特殊需求、偏好等。举个例子，如果客户对产品的颜色有特殊要求，就可以在备注里写清楚。

四、设计销售跟进表

销售跟进表能让我们清楚地知道每个客户的跟进情况。

跟进记录列：要设置跟进日期、跟进内容、跟进人等列。跟进日期可以让我们知道什么时候跟客户联系过，跟进内容详细记录沟通的情况，跟进人明确是谁在负责这个客户的跟进。比如，销售小李在 5 月 10 号给客户打电话，介绍了新产品的特点，这些信息都可以记录在跟进内容里。

跟进状态列：设置跟进状态列，比如初次沟通、报价、谈判、成交、失败等。这样可以直观地看到每个客户处于哪个阶段。当客户处于报价阶段时，我们就知道接下来要等客户的反馈，看是否能进入谈判阶段。

下一步计划列：在表格里设置下一步计划列，记录我们针对这个客户接下来要做什么。比如，下一步是给客户发送样品，或者安排再次面谈。

五、数据的分析与利用

有了数据还不够，我们要对数据进行分析，从中发现有价值的信息。

数据筛选：Excel 有强大的筛选功能，我们可以根据不同的条件筛选数据。比如，我们想看看某个行业的客户有哪些，就可以通过筛选行业类型这一列来快速找到。再比如，我们想找跟进状态是成交的客户，也可以通过筛选跟进状态列来实现。

数据排序：可以按照不同的列对数据进行排序。比如，按照跟进日期排序，我们就能看到哪些客户是最近跟进的，哪些是很久之前跟进的。按照客户购买金额排序，就能知道哪些是大客户。

数据图表：利用 Excel 的图表功能，把数据以直观的图表形式展示出来。比如，用柱状图展示不同行业的客户数量，用折线图展示销售业绩的变化趋势。这样能让我们更清楚地看到数据之间的关系和规律。

当企业业务规模逐渐扩大，客户数据量和业务复杂度大幅提升时，Excel 的局限性就会愈发明显。这时候可以试试建米软件，它能处理大规模数据，提供更强大的数据分析和管理功能，帮助企业更高效地管理客户关系。

六、系统的维护与更新

为了保证 CRM 系统的准确性和有效性，需要定期进行维护和更新。

数据更新：及时更新客户的信息，比如客户的联系方式变了，或者跟进状态有了新的进展，都要马上更新到表格里。不然，错误的信息可能会影响我们的销售决策。比如，客户换了电话号码，我们还按照旧号码联系，就可能联系不上客户。

表格优化：根据实际使用情况，对表格结构进行优化。如果发现某个列用处不大，或者缺少某个重要的列，就可以进行调整。比如，发现记录客户生日对营销活动很有帮助，就可以在客户信息表中增加生日这一列。

数据备份：定期对 Excel 文件进行备份，防止数据丢失。可以把文件备份到移动硬盘、云盘等地方。比如，每个月把 CRM 系统的 Excel 文件备份到云盘上，这样即使电脑出问题了，数据也不会丢失。

以上就是用 Excel 做 CRM 系统的一些方法和步骤，希望能帮助你更好地管理客户信息和跟进销售业务。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做 CRM 系统难不难啊？

嘿，我就想知道用 Excel 做 CRM 系统到底难不难。我朋友之前尝试过，他说感觉有点挑战，但也不是完全做不了。我觉得这事儿可能得看个人对 Excel 的熟悉程度。

下面咱们来详细说说：

Excel 基础操作能力：要是你对 Excel 的基本函数、数据录入、表格排版这些操作都很熟练，那做 CRM 系统可能就没那么难。比如说，你能轻松运用 VLOOKUP 函数来查找和匹配数据，这在构建客户信息表的时候就会很有用。

系统功能复杂度：如果只是做一个简单的 CRM 系统，记录一下客户的基本信息、购买情况，那相对容易。但要是你想让系统具备更复杂的功能，像客户跟进提醒、销售数据分析等，难度就会增加不少。

数据量大小：当客户数据量比较小的时候，用 Excel 处理起来还挺方便。可一旦数据量变得很大，Excel 的性能可能就会受到影响，操作起来会变慢，甚至可能出现卡顿的情况。

个人学习能力：学习能力强的人，在遇到问题时能快速查找资料、学习新的 Excel 技巧来解决问题。要是你对新知识的接受速度比较慢，可能在做 CRM 系统的过程中就会觉得困难一些。

时间投入：构建一个完整的 CRM 系统需要投入一定的时间。如果你没有足够的时间去慢慢研究和完善，那也会觉得有难度。

二、Excel 做的 CRM 系统能满足企业需求吗？

我听说很多小公司会用 Excel 做 CRM 系统，我就想知道这玩意儿到底能不能满足企业的需求呢。感觉不同规模和业务类型的企业，需求肯定不一样。

下面来展开看看：

小型企业简单需求：对于一些刚刚起步的小型企业，业务比较简单，客户数量也不多。Excel 做的 CRM 系统可以记录客户基本信息、订单情况等，能满足日常的客户管理需求。比如一些小的零售店，用 Excel 就能轻松管理客户的购买记录和联系方式。

数据安全和共享：在数据安全方面，Excel 文件相对容易管理，但如果涉及多人共享和操作，可能会出现数据丢失或错误的情况。而企业可能需要更安全、稳定的数据存储和共享方式。如果企业内部有完善的文件管理和权限设置，也能在一定程度上解决这个问题。

业务拓展和变化：随着企业的发展，业务会不断拓展和变化。Excel 做的 CRM 系统可能难以灵活应对这些变化。比如企业要开展新的营销活动，需要对客户进行精准分类和分析，Excel 的功能可能就不够用了。

数据分析深度：企业在运营过程中需要对销售数据、客户行为数据等进行深入分析。Excel 虽然有一定的数据分析功能，但对于复杂的数据分析需求，比如预测销售趋势、挖掘客户潜在需求等，可能就不如专业的 CRM 系统。

与其他系统集成：企业可能还会使用其他的办公系统，如财务系统、人力资源系统等。Excel 做的 CRM 系统很难与这些系统进行有效的集成，这会影响企业整体的工作效率。

三、用 Excel 做 CRM 系统有哪些技巧？

朋友推荐说用 Excel 做 CRM 系统能省不少钱，我就想知道这里面有啥技巧。感觉掌握了技巧，做起来肯定会更轻松。

下面来分享一些技巧：

合理规划表格结构：在开始做之前，要先规划好表格的结构。比如把客户信息分成基本信息、交易信息、跟进信息等不同的板块，每个板块用不同的工作表来管理。这样可以让数据更加清晰，方便后续的操作和查询。

使用数据验证：数据验证可以限制输入的数据类型和范围，避免输入错误的数据。比如在客户性别那一列，设置只能输入“男”或“女”，这样可以保证数据的准确性。

利用函数进行数据分析：Excel 有很多强大的函数，像 SUM、AVERAGE、COUNT 等。可以用这些函数对销售数据、客户数量等进行统计分析。比如用 SUM 函数计算某个时间段内的销售总额。

创建数据透视表：数据透视表可以快速对大量数据进行汇总和分析。通过设置不同的行、列和值字段，可以从不同的角度查看数据。比如分析不同地区的客户购买情况。

设置条件格式：条件格式可以让数据更加直观。比如把逾期未跟进的客户信息用红色字体显示，这样可以快速关注到重要信息。

定期备份数据：为了防止数据丢失，要定期备份 Excel 文件。可以设置自动备份，或者手动复制一份文件到其他存储设备。

四、Excel 做的 CRM 系统和专业 CRM 系统比怎么样？

假如你在考虑用 Excel 做 CRM 系统，可能就会想和专业的 CRM 系统比一比。我觉得它们肯定各有优缺点。

下面来对比一下：

成本方面：用 Excel 做 CRM 系统基本不需要额外的费用，只需要有 Excel 软件就行。而专业的 CRM 系统通常需要购买软件许可证，还可能有后续的维护和升级费用。对于一些预算有限的企业来说，Excel 可能更有吸引力。

功能方面：专业 CRM 系统功能非常强大，涵盖了客户管理、销售管理、营销管理等多个方面，还能进行复杂的数据分析和预测。而 Excel 做的 CRM 系统功能相对简单，主要以数据记录和简单分析为主。

易用性方面：Excel 大家都比较熟悉，操作起来相对容易上手。专业 CRM 系统可能需要一定的培训才能熟练使用，尤其是一些功能复杂的系统。

数据安全方面：专业 CRM 系统有更完善的数据安全机制，包括数据加密、备份恢复、权限管理等。而 Excel 文件如果管理不当，容易出现数据丢失或泄露的情况。

扩展性方面：随着企业的发展，专业 CRM 系统可以根据企业的需求进行定制和扩展。而 Excel 做的 CRM 系统在扩展性上比较有限，很难满足企业不断变化的业务需求。

技术支持方面：使用专业 CRM 系统，通常会有软件厂商提供技术支持。而用 Excel 做 CRM 系统，如果遇到问题，可能需要自己去查找资料解决。