在工作中,你有没有遇见这样的状况?
经理,里程碑计划我编好了,您看需要发送给谁?谁来拍板确定啊?
经理,年终庆典买礼品这个工作,是咱们负责买还是公司采购部负责买啊?或者,我应该找行政部?
经理,质量部的人说了,项目的质量体系他们不负责写,只负责监督审核,怎么办啊?咱们的人写的不专业啊!
这些问题如果在项目中出现的多了,说明我们具体工作的权责分配有些不清楚。
这时可以借助一个工具——责任分配矩阵,来明确项目中每个个体的责任。
1、什么是责任分配矩阵
责任分配矩阵其实很简单,它是一种将所分解的工作任务落实到项目有关部门或个人,并明确表示出他们在组织工作中的关系、责任和地位的一种方法和工具。项目管理者联盟文章换句话说,责任分配矩阵就是针对WBS拆解出来的工作,在组织内进行分配。所以,只有你的项目计划具备了两个基本条件后,才能制定责任分配矩阵:
条件1:项目的WBS已经编制好了
条件2:涉及到人员/部门都已经清晰明确了,这两个条件缺一不可。
需要强调的是,这个工具的核心是配置权限,也就是说,责任分配矩阵并不会明确指出每个人在项目中的具体工作,它只是明确指出个体在每个工作包中的权限到底有多大。
比如,在上图这个案例中,在第三行的【修改外购软件包】这项工作中,程序员是负责人▲,项目工程师负责审批○,决定该工作是否通过,项目经理只需要被通知□,了解工作进展就可以了。
责任分配矩阵有不同的形式,上图这个是用符号表示的,此外,还有我们熟悉的RACI责任分配矩阵。
RACI将4种职责以不同的字母来表示,分别是:谁负责(R=Responsible),即负责执行任务的角色,ta具体负责操控项目、解决问题。项目管谁批准(A=Accountable),即对任务负全责的角色,只有经过ta的同意或签署之后,项目才能得以进行。
咨询谁(C=Consulted),拥有完成项目所需的信息或能力的人,属于辅助人员通知谁(I=Informed),应及时得到通知的人员。
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