高效运营，基础数据不可或缺！

　　什么是基础数据?

　　基础数据是指企业ERP系统中的数据，即使对于中小企业而言，其基础数据也非常庞大。基础数据可以从不同角度进行分类，例如静态数据和动态数据、显性数据和隐性数据、主数据和辅助数据。静态数据是指不随时间或其他数据变化而变化的数据，是企业公用的数据，同时也是动态数据的基础。静态数据包括系统设置所用到的数据以及系统运行实际业务所用到的数据，例如会计科目、各种比率参数、库位和物料主文件、BOM表、供应商主文件、客户主文件、账号及银行主文件等。动态数据是每笔具体业务发生时产生的数据，它随着时间的不同而变动。动态数据又可以根据时间点的不同分为期初数据和日常数据。期初数据包括系统上线切换时点的总账余额、车间在制品余额、库存余额、未结三大订单(CO、PO、MO)。

　　从另一个角度来说，物料主文件、BOM、供应商/客户信息、会计科目等属于显性数据，而系统配置的各种参数则属于隐性数据。尽管这些数据在业务中不可见，但它们却会影响到系统运算的结果。另一种划分方式将显性数据(如物料主文件、BOM、供应商/客户信息、会计科目)称为主数据，将会计期间、货币和汇率、银行主文件、工厂日历、付款方式、计量单位、结算方式、凭证类型等数据称为辅助数据。

　　ERP系统根据这些基础数据进行运算，生成各种报告和报表，供管理者了解生产经营状况，进行分析和决策。

　　如何整理基础数据?

　　基础数据的整理是实施过程中最复杂、工作量最大、耗时最长、涉及面最广、最容易出错的部分，需要进行细致艰苦的工作。

　　第一步是成立数据小组，并确定工作进度。数据小组由各个部门的业务人员组成，由项目经理或指定的专人负责领导工作。数据小组的职责包括分析数据准备的范围、建立ERP编码体系、组织培训、制作数据搜集表格模板、监督数据收集质量，并负责数据的最终导入和使用。数据小组需要根据ERP项目的实施进度制定基础数据整理的时间表，安排小组成员的分工，并定期召开会议，沟通问题，推进工作。

　　第二步是按照自下而上、先易后难的顺序整理数据。先整理相对固定且耗时长的静态数据，然后再整理动态数据。在整理之前，需要与基层人员充分沟通交流，设计他们能理解和操作的数据收集表格，并将表格下发到各个部门供基层人员收集、记录数据。整理过程中，需要根据数据的历史经验值进行统计，确保数据的准确性和一致性。

　　第三步是把好数据录入关。各部门报来的数据需要经过综合平衡，然后备份电子文档和纸制文档，并注明整理人员、完成时间和最后版本，再由专人录入系统。为确保数据录入的质量，可以建立相应的奖惩制度，提高录入人员的积极性，并督促他们进行认真的检查。

　　基础数据整理的工作重点

　　基础数据整理工作非常繁杂，没有捷径，但可以采取一些方法来提高工作效率。对于新上ERP系统的企业而言，在繁琐的工作中，可以抓住编码这一主线，重点关注物料主文件、物料清单(BOM)和库存数据三个重点。

　　基础数据整理是个艰苦细致的工作，数据质量的提高是一个渐进和求精的过程。实施ERP系统的企业必须高度重视基础数据的整理，只有基础数据达到要求的及时性、准确性和完整性，系统切换上线才能顺利进行，并且ERP系统才能发挥效益。

　　附录：

　　ERP基础数据收集8个步骤!

　　ERP的主要作用是对企业信息的整合，而信息的载体和表达都要通过数据完成。基础数据的准备工作是项目实施过程中最困难的部分。

　　首先，基础数据涉及面广，包括了企业中所有可见信息和不可见信息。可见信息如物料基本信息、产品结构数据、会计科目、供应商客户信息、部门、工厂、仓库、车间信息等，这些信息在手工作业中也会使用到。不可见信息如单据类型、仓库性质、计划参数等，在手工管理信息时通常不会涉及，但它们会影响到系统的计算。

　　其次，基础数据准备的工作量大，记录数和字段数都非常多，导致项目延期的主要原因就是基础数据整理工作。

　　再次，数据的正确性是最重要的，基础数据是许多程序正确运行的基础。如果数据与实际不符，计划结果将没有任何指导意义。

　　基础数据准备工作具有上述特点，因此需要大量的人力和时间，涉及多个部门的协调。为了更有效地实施ERP，可以采取以下方法来快速、低成本、低错误率地完成基础数据的准备。

　　第一步是确定工作范围。根据ERP项目范围确定需要准备哪些数据，并确定参与部门和人员的配备，制定工作计划，确保工作的艰难程度得到充分认识。在工作计划中要安排定期的会议，方便工作人员之间的沟通。

　　第二步是建立必要的编码原则。编码可以对数据进行唯一的标识，并在以后的查询和应用中使用。建立编码原则是为后续工作提供一个遵循的原则，并为庞杂的数据确定一个可以识别的唯一标识方法。

　　第三步是建立公用信息。包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些信息会在其他基础数据中被引用，并且数据量不大，可以在较短的时间和人力投入下完成。建立公用信息的优先级较高，如果在整理其他数据时发现缺少公用信息，会影响整体进度。

　　第四步是确定BOM结构(根据企业情况可选)。如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM是必须的基础数据。需要明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系，同时需要注意半成品设定的问题。对于需要对半成品建立库存账、采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务的情况，应该设定半成品编码管理。在设定BOM结构时，要避免层次过多，以控制数据量。

　　第五步是收集第一手资料，将原来的离散数据集中起来。通过统一格式的表格在各个部门之间交叉流转，让各部门将与自己相关的数据填入表格。需要注意表格的传递安排和路径，并对每张发出的表格进行编号和记录，以控制进度和避免数据丢失。

　　第六步是数据检查。需要进行完整性检查、正确性检查和唯一性检查。完整性检查包括记录数量和字段完整性的检查，正确性检查包括对数据的各个要素进行检查，唯一性检查包括检查数据的编码是否唯一。在改正错误的同时，要做好资料版本的控制，确保数据的准确性和完整性。

　　第七步是将数据录入软件系统。在录入之前，需要对基础数据原始档案进行归档，并备份电子文档和纸制文档。数据的录入可以采用手工录入或工具导入的方法。手工录入是安全可靠的方法，能够在录入过程中自动查错，但工作量大。工具导入可以提高效率，但隐含错误较多，需要在前期制定严格的检查步骤和进行辅助检查。

　　第八步是系统检核。在完成数据录入后，需要进行再次检查，可以利用软件程序测试数据，通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。

　　在基础数据的收集和整理过程中，可以利用一些工具软件来辅助工作，例如MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等。这些工具软件可以提高效率，减少错误，并且可以进行检查和查错。

　　基础数据准备工作的重点不在于数据本身，而在于严密的计划和合理的组织。通过合理的工作安排和科学的管理，可以快速、低成本、低错误率地完成基础数据的准备。

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