开小超市咋用WPS表格做进销存？免费功能够用吗？

一、什么是进销存及用WPS表格做进销存的好处

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小超市，老板从供货商那里进货，货物存放在仓库或者货架上，然后把商品卖给顾客，这一系列的过程就是进销存。

用WPS表格做进销存的好处有很多：WPS表格是大家比较熟悉的办公软件，很多人都有一定的使用基础，不需要额外花大量时间去学习新软件的操作。它的成本低，不需要购买专门的进销存软件，只要有安装WPS的电脑就能使用。它的灵活性高，我们可以根据自己的实际需求随意设计表格的样式和功能。

二、准备工作

安装WPS软件：如果你的电脑还没有安装WPS表格，那么需要先去WPS的官方网站下载并安装。安装过程很简单，按照提示一步步操作就可以了。

明确需求：在开始制作之前，要想清楚自己的进销存管理需要哪些功能。比如，你是一家服装店，可能需要记录衣服的款式、颜色、尺码、进货价格、销售价格等信息；如果你是一家文具店，可能更关注文具的种类、品牌、进货数量、销售数量等。

规划表格结构：根据自己的需求，大致规划一下表格要分成哪些部分。一般来说，会有进货表、销售表、库存表这几个主要部分。

三、创建进货表

表头设计：打开WPS表格，新建一个工作表，在第一行输入表头信息。常见的表头有“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“商品规格”“进货数量”“进货单价”“进货金额”等。比如，一家水果店的进货表，“进货日期”可以记录水果是什么时候进的货，“供应商名称”就是从哪个果农或者水果批发商那里进的货，“商品名称”就是苹果、香蕉等具体水果名称。

数据录入：在表头下方的单元格里依次录入每次进货的相关数据。在录入“进货金额”时，可以使用公式来计算，在对应的单元格里输入“=进货数量进货单价”，然后按下回车键，就会自动算出进货金额。这样可以避免手动计算可能出现的错误。

数据排序与筛选：如果进货数据比较多，可以对数据进行排序和筛选。比如，你想查看某个供应商的所有进货记录，就可以点击“供应商名称”这一列的筛选按钮，然后只勾选该供应商的名称，这样就只显示该供应商的进货数据了。

四、创建销售表

表头设计：同样新建一个工作表来做销售表。表头可以设置为“销售日期”“客户名称”“商品名称”“商品规格”“销售数量”“销售单价”“销售金额”等。假如是一家书店，“销售日期”能明确书是什么时候卖出去的，“客户名称”可以记录是哪个顾客买了书。

数据录入与计算：和进货表一样，在表头下方录入销售数据。“销售金额”也可以用公式“=销售数量销售单价”来计算。而且，我们还可以通过销售表和进货表的数据对比，算出每笔销售的利润，公式为“销售金额 - 对应的进货金额”。

销售统计：可以使用数据透视表来对销售数据进行统计分析。比如，你想知道每个月哪种商品的销售额最高，就可以通过数据透视表快速得出结果。具体操作是，选中销售表的数据区域，然后点击“插入”选项卡中的“数据透视表”，按照向导一步步操作就可以了。

五、创建库存表

表头设计：库存表的表头可以有“商品名称”“商品规格”“期初库存数量”“本期进货数量”“本期销售数量”“期末库存数量”等。“期初库存数量”就是一开始仓库里有多少商品，“本期进货数量”和“本期销售数量”分别从进货表和销售表中获取数据。

数据计算：“期末库存数量”的计算公式是“期初库存数量 + 本期进货数量 - 本期销售数量”。我们可以在对应的单元格里输入这个公式，然后自动计算出期末库存数量。这样就能实时掌握商品的库存情况，避免出现库存积压或者缺货的情况。

库存预警：为了防止缺货，可以设置库存预警。比如，当某种商品的期末库存数量低于一定数值时，单元格会自动变色提醒。具体操作是，选中“期末库存数量”这一列的数据，然后点击“开始”选项卡中的“条件格式”，选择“突出显示单元格规则” - “小于”，输入预警数值，再选择一种突出显示的格式，比如红色填充色。

六、数据关联与更新

数据关联：进货表、销售表和库存表之间是相互关联的。比如，库存表中的“本期进货数量”和“本期销售数量”可以通过引用进货表和销售表的数据来获取。在库存表的“本期进货数量”单元格里输入“=SUMIF(进货表!$C:$C,商品名称单元格,进货表!$E:$E)”，这里的“进货表”是进货表的工作表名称，“$C:$C”是进货表中“商品名称”所在的列，“商品名称单元格”是库存表中对应的商品名称单元格，“$E:$E”是进货表中“进货数量”所在的列。“本期销售数量”的引用方法类似。

数据更新：每次有新的进货或者销售记录时，要及时在相应的表格中录入数据，这样库存表的数据也会自动更新。比如，今天又进了一批货，就在进货表中录入新的进货数据，库存表中的“本期进货数量”和“期末库存数量”就会自动计算更新。

七、使用WPS表格做进销存的注意事项及建米软件的推荐

在使用WPS表格做进销存时，可能会遇到一些问题。比如，当数据量非常大时，表格的计算速度可能会变慢，而且数据的安全性也相对较低，如果不小心误删了某些数据，可能会造成很大的麻烦。对于一些复杂的统计分析功能，WPS表格可能操作起来比较繁琐。

这时候可以试试建米软件，它在处理大量进销存数据时速度快，而且有完善的数据备份和恢复功能，能保证数据的安全。建米软件提供了丰富的统计分析模板，能快速生成各种报表，比用WPS表格手动操作方便很多。

以上就是用WPS表格做进销存的详细方法，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、WPS表格做进销存需要哪些基础操作知识？

我听说好多人想用WPS表格做进销存，可又不知道要掌握啥基础操作知识。我就想知道，要是不懂这些基础，是不是就很难做好进销存表格呀。下面我来详细说说。

1. 表格基本编辑

得会新建、保存和打开表格。在WPS表格里，点击左上角的“新建”就能创建新表格，“保存”和“打开”也都在这个菜单里。然后要会输入数据，直接在单元格里点击就能输入文字、数字等内容。还得掌握单元格的合并、拆分，选中多个单元格后，点击“合并后居中”就能把它们合并成一个大单元格；要是想拆分，点击“取消合并单元格”就行。

2. 公式运用

做进销存肯定离不开公式。像求和公式SUM，比如要计算某一批货物的进货总量，就可以用SUM函数把相关单元格的数据加起来。还有计数公式COUNT，能统计进货或者销售的记录数量。VLOOKUP函数也很重要，它可以根据某个关键字查找对应的数据，比如根据商品名称查找它的进价、售价等信息。

3. 数据排序与筛选

排序能让数据更有条理。可以按照进货日期、商品名称等进行排序。选中要排序的数据列，点击“数据”菜单里的“排序”，选择排序的依据和顺序就行。筛选则能让我们快速找到需要的数据。点击“数据”菜单里的“筛选”，每个列标题旁边会出现筛选箭头，通过设置筛选条件，就能只显示符合条件的数据，比如只显示某个时间段内的进货数据。

4. 图表制作

图表能更直观地展示数据。比如用柱状图可以对比不同商品的进货量，折线图可以反映商品的销售趋势。选中要制作图表的数据，点击“插入”菜单里的图表类型，WPS表格会自动生成相应的图表，还能对图表进行样式、颜色等方面的设置。建米软件在数据处理和分析方面也有很强大的功能，如果觉得WPS表格的操作还是有点复杂，也可以考虑使用建米软件来做进销存管理。

二、怎样用WPS表格设计进销存表格的结构？

朋友说想用WPS表格做进销存，可就是不知道咋设计表格结构。我就想啊，一个好的表格结构肯定能让进销存管理更方便。下面来仔细讲讲。

1. 确定表头

表头是表格的关键，要包含进销存管理中最核心的信息。比如“商品名称”，这是识别不同商品的基础；“进货日期”能记录商品什么时候进入仓库；“进货数量”明确进了多少货；“销售日期”和“销售数量”则对应商品的销售情况；还有“库存数量”，能随时知道仓库里还剩多少货。

2. 划分区域

可以把表格划分为进货区、销售区和库存区。进货区专门记录商品的进货信息，包括供应商、进货单价等；销售区记录销售的相关内容，如客户信息、销售单价等；库存区则实时更新商品的库存数量和价值。这样划分能让数据更清晰，便于管理和查看。

3. 预留空间

在设计表格时，要考虑到未来可能会增加的信息。比如以后可能会记录商品的保质期、进货批次等，所以在表格中适当预留一些列，避免后期需要添加信息时表格结构混乱。

4. 设置格式

为了让表格更美观和易读，可以设置一些格式。比如给表头设置不同的字体颜色和加粗效果，区分表头和数据内容；给不同区域设置不同的背景颜色，像进货区用蓝色，销售区用绿色，库存区用黄色。还可以设置数据的对齐方式，让表格看起来更整齐。要是觉得自己设计表格结构太麻烦，建米软件有现成的进销存表格模板，拿来就能用，很方便。

三、WPS表格做进销存如何保证数据的准确性？

我想知道用WPS表格做进销存，怎么才能保证数据准确呢。要是数据不准确，那进销存管理可就乱套了。下面来分析分析。

1. 数据录入审核

在录入数据时，要仔细核对。比如录入进货数量和金额时，要和进货单据上的信息一一对应。可以安排两个人分别录入同一批数据，然后对比录入结果，如果有差异，再重新核对原始单据。在录入一些关键数据，如商品单价、数量等时，可以设置数据验证，只允许输入符合规则的数据，避免录入错误的数据。

2. 定期数据复查

定期对进销存数据进行复查是很有必要的。可以每周或者每月对数据进行一次全面检查。检查进货和销售数据是否匹配，库存数量是否正确。比如通过计算进货总量减去销售总量，看是否和当前库存数量一致。如果发现数据有异常，要及时查找原因并进行修正。

3. 公式检查

在使用公式计算库存数量、成本等数据时，要经常检查公式是否正确。有时候公式里的单元格引用可能会出错，导致计算结果不准确。可以对公式进行分步计算，检查每一步的计算结果是否合理。要注意公式的适用范围，比如某些公式只适用于特定的数据类型和格式。

4. 数据备份

为了防止数据丢失或者损坏，要定期对进销存表格进行备份。可以把表格保存到不同的存储设备上，比如硬盘、U盘等。也可以使用云端存储服务，如WPS云文档，这样即使本地设备出现问题，数据也不会丢失。建米软件有更完善的数据安全保障机制，能自动备份数据，还能防止数据被误删除或者篡改，如果对数据准确性和安全性要求很高，建米软件是个不错的选择。

四、用WPS表格做进销存能实现自动化管理吗？

假如你想用WPS表格做进销存，肯定希望能实现自动化管理，这样能省不少事儿。我就想知道，WPS表格到底能不能做到呢。下面来探讨一下。

1. 公式自动计算

WPS表格可以通过设置公式来实现一些数据的自动计算。比如设置库存数量的计算公式，当进货或者销售数据录入后，库存数量会自动更新。还可以设置成本、利润等计算公式，根据进货价格、销售价格和数量自动计算出相应的结果。这样就不用手动一个个去计算，提高了工作效率。

2. 数据自动填充

对于一些有规律的数据，如日期、编号等，可以使用自动填充功能。比如在输入第一个日期后，鼠标指针放在单元格右下角变成黑色十字时，按住鼠标左键向下拖动，就能自动填充后续的日期。同样，对于一些编号，也可以按照一定的规律进行自动填充，减少手动输入的工作量。

3. 条件格式自动提醒

利用条件格式可以实现自动提醒功能。比如当库存数量低于某个设定值时，单元格会自动变色提醒。可以选中库存数量列，设置条件格式，当数值小于设定值时，将单元格背景颜色设置为红色。这样就能及时发现库存不足的情况，以便及时补货。

4. 局限性与建米软件补充

WPS表格做进销存的自动化管理还是有一定局限性的。比如对于复杂的业务流程，如多仓库管理、多部门协同等，WPS表格很难实现完全自动化。而建米软件在这方面就有很大优势，它能实现更高级的自动化管理，包括自动化的采购流程、销售流程等。如果业务规模较大，对自动化管理要求较高，不妨考虑使用建米软件来完善进销存管理。