电商仓库用 excel 表如何设置库存预警值？设置方法省心不？

一、为什么要设置库存预警值

在日常的库存管理中，库存预警值可是相当重要的。想象一下，你开了一家小超市，里面摆满了各种各样的商品。如果没有库存预警值，可能会出现两种让人头疼的情况。

避免缺货情况：要是某种商品卖得特别好，你却没注意到库存快没了，当顾客来买的时候却发现缺货，这不仅会让顾客失望，还可能会损失一笔生意。比如说，夏天的时候，饮料的销量大增，如果没有库存预警，饮料卖完了才发现，那之后几天就会错过很多销售机会。

防止库存积压：另一方面，如果库存没有合理的控制，进了太多货，导致库存积压。这不仅会占用大量的资金，还可能因为商品过期、变质等问题造成损失。比如一些保质期较短的食品，如果进多了卖不出去，最后只能扔掉，那可就白白浪费钱了。设置库存预警值可以帮助我们更好地管理库存，做到既不缺货也不积压。

二、设置库存预警值前的准备工作

在正式设置库存预警值之前，有一些准备工作是必不可少的。

整理库存数据：要把现有的库存数据整理清楚。这就好比盖房子要先打好地基一样，准确的数据是设置合理预警值的基础。你需要统计好每种商品的当前库存数量、进货日期、销售记录等信息。可以在 Excel 表格中新建几个列，分别记录这些数据。比如，在 A 列记录商品名称，B 列记录当前库存数量，C 列记录进货日期，D 列记录销售数量等。

分析销售数据：分析销售数据能让我们了解每种商品的销售规律。我们可以查看过去一段时间内每种商品的销售数量，找出销售的高峰期和低谷期。比如，通过分析发现某个品牌的洗发水在每个月的月初销量比较大，那我们在设置预警值的时候就要考虑到这个因素。还可以计算出每种商品的平均日销量，这对设置预警值很有帮助。

确定安全库存：安全库存是为了应对一些突发情况而预留的库存数量。比如，供应商突然延迟交货，或者遇到销售旺季销量大增等情况。确定安全库存需要考虑商品的采购周期、销售稳定性等因素。一般来说，采购周期越长，安全库存就要设置得越高。

三、简单的库存预警值设置方法

当我们完成了前面的准备工作后，就可以开始设置库存预警值了。这里介绍一种比较简单的方法。

确定固定的预警值：对于一些销售比较稳定的商品，我们可以根据经验或者历史数据确定一个固定的预警值。比如说，某款文具每个月的销量都比较稳定，平均每天销售 10 件，采购周期是 5 天，那我们可以把预警值设置为 50 件。当库存数量低于 50 件的时候，就提醒我们需要补货了。在 Excel 中，我们可以在库存数据旁边新建一列，输入预警值。比如，在 E 列输入每种商品的预警值。

使用条件格式进行预警：Excel 的条件格式功能可以帮助我们直观地看到库存是否达到预警值。我们可以选中库存数量所在的列，然后点击“开始”菜单中的“条件格式”。选择“突出显示单元格规则” - “小于”，在弹出的对话框中输入预警值，然后选择一种突出显示的格式，比如填充红色背景。这样，当库存数量低于预警值时，对应的单元格就会变成红色，非常醒目。

四、考虑多种因素的库存预警值设置

在实际的库存管理中，情况往往比较复杂，我们需要考虑更多的因素来设置更合理的预警值。

结合采购周期：采购周期是指从下订单到收到货物的时间。如果采购周期比较长，那我们的预警值就要设置得高一些。举个例子，假如某种商品的采购周期是 10 天，平均日销量是 20 件，那预警值至少要设置为 200 件，这样才能保证在新货到来之前不会缺货。我们可以在 Excel 中通过公式来计算预警值，比如预警值 = 平均日销量 × 采购周期。

考虑销售季节性：很多商品的销售都有季节性。比如，羽绒服在冬天销量很好，而在夏天几乎没人买。对于这类商品，我们要根据不同的季节设置不同的预警值。在 Excel 中，我们可以根据季节划分不同的时间段，然后分别设置预警值。可以在表格中增加一列记录季节，然后根据季节来调整预警值。

考虑促销活动：当我们进行促销活动时，商品的销量会大幅增加。所以在促销活动期间，要适当提高预警值。比如，超市在国庆节进行促销活动，某款饮料的销量可能会比平时增加好几倍。我们可以提前根据促销活动的规模和预期销量，调整该饮料的预警值。

五、使用函数设置库存预警值

Excel 中有很多强大的函数，利用这些函数可以更精确地设置库存预警值。

VLOOKUP 函数：VLOOKUP 函数可以帮助我们根据商品名称快速查找对应的预警值。假如我们有一个包含商品名称和预警值的表格，当我们在另一个表格中输入商品名称时，就可以使用 VLOOKUP 函数自动查找出对应的预警值。比如，在一个表格中 A 列是商品名称，B 列是预警值，在另一个表格中 D 列输入了商品名称，我们可以在 E 列输入公式“=VLOOKUP(D1, 表格范围, 2, FALSE)”，这样就可以自动查找出对应的预警值。

IF 函数：IF 函数可以根据条件判断是否达到预警值。我们可以在 Excel 中新建一列，使用 IF 函数来判断库存数量是否低于预警值。比如，在 F 列输入公式“=IF(B1

六、借助建米软件优化库存预警管理

在库存管理过程中，可能会遇到数据更新不及时、预警设置复杂等问题。其实这类问题可以通过工具解决，比如建米软件。它可以自动同步库存数据，实时更新库存信息，还能根据预设的规则智能设置库存预警值，大大提高了库存管理的效率和准确性，让库存预警管理变得更加轻松。

以上就是关于 Excel 表如何设置库存预警值的一些方法和技巧，希望能帮助你更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 表设置库存预警值有啥用啊？

我听说好多做库存管理的朋友都在 Excel 里设置库存预警值，我就想知道这到底有啥用呢。其实啊，设置库存预警值用处可大啦。

及时补货：当库存数量降到预警值以下，就能提醒你赶紧补货，避免出现缺货的情况。比如说你是卖水果的，要是苹果库存快没了还不知道，顾客来买却没有，那多影响生意呀。

控制成本：可以防止库存积压。如果库存太多，会占用大量资金和仓储空间。设置预警值后，能让你合理控制进货量，把钱花在刀刃上。

提高效率：不用人工时刻盯着库存数量，系统自动提醒，节省了时间和精力。就像你不用每天都去仓库数一遍货物，多方便。

数据分析：通过预警值的设置和触发情况，能分析出商品的销售规律。比如某个商品经常触发预警，说明它销量好，可以多进点货。建米软件在库存管理方面也有类似的功能，能更智能地分析数据，帮助你更好地决策。

保障供应链稳定：让整个供应链的运转更顺畅。供应商能根据你的预警及时供货，减少供应中断的风险。

二、Excel 表设置库存预警值复杂不？

朋友说想在 Excel 里设置库存预警值，但又怕太复杂搞不定。其实啊，说复杂也不复杂。

确定预警值：得根据自己的业务情况确定每个商品的预警值。比如你卖文具，像铅笔这种常用的，可能库存到 50 支就该预警了；而一些不常用的彩色蜡笔，库存到 20 支预警就行。

使用函数：可以用 IF 函数来设置预警条件。比如在库存数量那一列旁边，用公式判断库存是否低于预警值，如果低于就显示“预警”。这在 Excel 里操作并不难，网上也有很多教程。

条件格式：还能利用条件格式让预警更直观。比如把低于预警值的库存数量单元格设置成红色背景，一眼就能看到。

数据更新：要保证库存数据及时更新。每次进货或者出货后，都要在 Excel 里修改库存数量，这样预警才准确。建米软件在数据更新方面更方便快捷，能实时同步库存信息。

测试验证：设置好后要进行测试，看看预警功能是否正常。可以模拟一些库存变化的情况，检查是否能正确触发预警。

三、Excel 表设置库存预警值准不准啊？

我就想知道 Excel 表设置的库存预警值到底准不准呢。其实它的准确性和很多因素有关。

数据准确性：如果输入的库存数据本身就不准确，那预警值肯定也不准。比如你进货 100 件，结果在 Excel 里只记了 80 件，那预警就会出问题。

预警值设定：预警值设置得不合理也会影响准确性。要是把预警值设得太高，可能会导致过度补货；设得太低，又容易缺货。

数据更新频率：库存数据更新不及时，预警就会滞后。比如已经出货了，但 Excel 里的库存数量没改，就不能及时触发预警。建米软件能实时更新数据，在这方面能提高预警的准确性。

销售波动：商品的销售情况是有波动的。如果遇到促销活动或者特殊时期，销量突然增加，原来的预警值可能就不适用了。

系统稳定性：Excel 本身可能会出现一些小问题，比如公式错误、数据丢失等，这也会影响预警的准确性。

四、除了 Excel 表，还有啥办法设置库存预警值？

假如你觉得 Excel 表设置库存预警值有点麻烦，其实还有其他办法。

专业库存管理软件：像建米软件，功能很强大。它能自动同步库存数据，设置预警值更方便，还能生成各种报表，分析库存情况。

企业资源规划系统（ERP）：这是比较大型的管理系统，涵盖了企业的各个方面，库存管理也是其中一部分。能和其他部门的数据打通，实现更全面的管理。

云库存管理平台：可以在云端存储库存数据，随时随地都能查看和设置预警。而且还能多人协作，方便团队管理。

扫码枪配合软件：用扫码枪扫描商品条码，能快速更新库存数量，再结合相应的软件设置预警值，操作简单又准确。

定制开发系统：如果企业有特殊的需求，可以定制开发适合自己的库存管理系统。虽然成本可能高一些，但能满足个性化的要求。