电商仓库用 excel 怎么建库存表？免费功能够用吗？

一、为啥要用 Excel 建库存表

在日常经营或者生活里，库存管理可是一件重要的事儿。比如一家小超市，每天都会有商品的进货和销售，如果不把库存管理好，很容易出现商品积压或者缺货的情况。而 Excel 就是一个很好用的工具，能帮助我们轻松管理库存。

操作简单：Excel 几乎是大家都熟悉的办公软件，只要会基本的表格操作，就能上手建库存表。不需要额外去学习复杂的软件操作。就像学生用 Excel 做课程表一样，简单又方便。

功能强大：它可以进行数据的录入、计算、排序、筛选等操作。比如我们可以用公式自动计算库存数量、成本等。举个例子，当我们知道进货数量和销售数量，就能用公式算出当前库存。

灵活度高：可以根据不同的需求来设计库存表的格式和内容。不管是小型店铺的库存管理，还是企业仓库的库存管理，都能满足。

二、建库存表前要做的准备

在动手建库存表之前，我们得先做好一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

明确库存管理的目标：要清楚自己建库存表是为了什么。比如是为了监控商品的库存数量，还是为了统计库存成本。如果是一家服装店，可能更关注不同款式衣服的库存数量，以便及时补货。

确定库存表的内容：一般来说，库存表需要包含商品名称、规格、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、当前库存等信息。还可以根据实际情况添加其他内容，比如供应商信息、商品价格等。

整理好相关数据：把现有的库存数据收集起来，进行分类整理。比如把不同类型的商品分开，按照商品名称或者编号进行排序。这样在录入数据的时候会更方便。

三、开始创建库存表的基本框架

现在我们可以开始在 Excel 里创建库存表的基本框架了。

打开 Excel 软件：这一步很简单，找到 Excel 图标双击打开就行。打开后会看到一个空白的工作表。

设置表头：在第一行输入我们前面确定好的库存表内容，比如“商品名称”“规格”“进货日期”等。每个内容占一个单元格，这样看起来会很清晰。

调整列宽和行高：根据输入内容的多少，调整列宽和行高，让表格看起来更美观。可以用鼠标拖动列标或者行标的边界来进行调整。

四、录入库存数据

框架建好了，接下来就可以把整理好的数据录入到表格里了。

逐行录入：从第二行开始，一行一行地录入商品的相关信息。比如先输入商品名称，再输入规格、进货日期等。录入的时候要注意数据的准确性，避免出现错误。

使用数据验证：为了保证数据的规范性，可以使用 Excel 的数据验证功能。比如对于“进货日期”这一列，可以设置数据验证，只允许输入日期格式的数据。这样能避免输入错误的日期。

批量录入：如果有大量的数据需要录入，可以使用复制粘贴的方法。先把数据整理成 Excel 表格能识别的格式，然后复制粘贴到库存表里。不过要注意粘贴的位置和格式是否正确。

五、用公式计算库存数量

录入数据后，我们可以用公式来自动计算当前库存数量。

简单的加减法公式：当前库存数量 = 进货数量 - 销售数量。在对应的单元格里输入公式，比如在“当前库存”这一列的单元格里输入“=进货数量单元格 - 销售数量单元格”，然后按下回车键，就能自动计算出当前库存数量。

多批次进货和销售的计算：如果有多次进货和销售的情况，可以用 SUM 函数来计算。比如进货数量有多个单元格的数据，就可以用“=SUM(进货数量单元格范围)”来计算总的进货数量，再减去总的销售数量，得到当前库存数量。

动态更新库存：当有新的进货或者销售数据录入时，公式会自动更新当前库存数量。这样就能实时掌握库存情况。

六、对库存表进行数据排序和筛选

为了方便查看和分析库存数据，我们可以对库存表进行排序和筛选。

数据排序：可以按照商品名称、进货日期、当前库存数量等进行排序。比如按照当前库存数量从高到低排序，就能快速看到哪些商品库存最多。操作方法是选中数据区域，然后点击“数据”菜单里的“排序”按钮，设置排序的条件。

数据筛选：如果只想查看某一类商品的库存情况，或者满足某个条件的库存数据，可以使用筛选功能。比如只查看当前库存数量小于 10 的商品。操作方法是选中数据区域，点击“数据”菜单里的“筛选”按钮，然后在表头的单元格里会出现筛选箭头，点击箭头可以设置筛选条件。

七、制作库存图表

除了表格数据，我们还可以用图表来直观地展示库存情况。

选择合适的图表类型：根据不同的需求选择不同的图表类型。比如要展示不同商品的库存数量对比，可以用柱状图；要展示库存数量随时间的变化，可以用折线图。

创建图表：选中要制作图表的数据区域，然后点击“插入”菜单里的图表类型按钮，Excel 会自动生成相应的图表。

美化图表：可以对图表的标题、坐标轴、数据系列等进行设置，让图表看起来更美观和清晰。比如修改图表标题，调整坐标轴的刻度等。

八、库存表的安全和备份

库存表包含了重要的库存数据，所以要做好安全和备份工作。

设置密码保护：可以为 Excel 文件设置密码，防止他人随意打开和修改库存表。操作方法是点击“文件”菜单里的“信息”，然后点击“保护工作簿”，选择“用密码进行加密”，输入密码并确认。

定期备份：定期把库存表备份到其他存储设备上，比如移动硬盘、云盘等。这样即使电脑出现故障，也不会丢失数据。

九、建米软件助力库存管理

如果觉得 Excel 建库存表在功能上还不能完全满足需求，比如需要更强大的数据分析功能、多用户协同操作等，可以试试建米软件。它可以帮助我们更高效地管理库存，实现库存数据的实时共享和动态更新，让库存管理变得更加轻松和便捷。

以上就是用 Excel 建库存表的详细步骤和方法，希望能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 建库存表怎么设置自动更新数据？

我听说很多人在 Excel 里建库存表时，都希望数据能自动更新，这样就不用每次都手动去改啦，我就想知道这到底咋设置呢。下面就来详细说说。

使用函数关联数据源：可以用 VLOOKUP、INDEX、MATCH 等函数，把库存表和数据源关联起来。比如用 VLOOKUP 函数，当数据源里的数据有变化，库存表的数据也会跟着变。

数据链接：通过“数据”选项卡中的“现有连接”功能，把库存表和其他文件或者数据库连接起来。这样只要源文件数据更新，库存表也会更新。

宏和 VBA 编程：要是你懂点编程知识，可以用 VBA 编写宏。比如定时更新数据，或者在满足特定条件时更新数据。像建米软件，它也有类似的自动化功能，能让数据更新更方便。

数据透视表：创建数据透视表，它可以动态地反映数据变化。当数据源更新后，刷新数据透视表就能看到最新的库存数据。

设置刷新频率：在 Excel 里可以设置数据的刷新频率，比如每隔几分钟或者每次打开文件时刷新。这样能保证数据的及时性。

二、Excel 建库存表如何进行分类统计？

朋友说在 Excel 建库存表时，分类统计可太重要了，能让人一眼就看清不同类型的库存情况。我就很好奇到底有啥办法能做好分类统计。

按商品类别分类：先在库存表中设置一个“商品类别”列，然后根据商品的属性进行分类。比如分为食品、日用品、文具等。之后用数据透视表对不同类别进行统计。

按存放位置分类：如果仓库有不同的区域，可以设置“存放位置”列，像 A 区、B 区等。这样就能统计每个区域的库存数量。

按进货时间分类：设置“进货时间”列，按年、月、日进行分类。比如统计每个月的进货量，了解库存的进货规律。建米软件在这方面也有不错的表现，能更智能地进行分类统计。

按供应商分类：添加“供应商”列，统计不同供应商提供的库存数量和金额。可以分析哪个供应商的供货量最大。

使用筛选和排序功能：利用 Excel 的筛选和排序功能，对分类后的数据进行整理。比如筛选出某一类别下库存数量最多的商品。

三、Excel 建库存表怎么设置预警功能？

我想知道在 Excel 建库存表时，怎么设置预警功能，这样库存数量不足或者过多时就能及时发现啦。下面来看看具体方法。

条件格式设置：选中库存数量列，通过“开始”选项卡中的“条件格式”功能，设置规则。比如当库存数量低于某个值时，单元格背景颜色变成红色。

函数判断：使用 IF 函数进行判断。比如在旁边列输入公式“=IF(库存数量<最低库存, "预警", "")”，当库存数量低于最低库存时，就会显示“预警”字样。

数据验证：设置数据验证，当输入的库存数量超出正常范围时，弹出提示框。建米软件也有类似的预警功能，而且更加智能和灵活。

图表预警：制作库存数量的图表，当库存数量接近预警值时，图表会有明显的变化，让人一眼就能看出。

宏和 VBA 编程：用 VBA 编写代码，实现更复杂的预警功能。比如当库存数量低于预警值时，自动发送邮件提醒。

四、Excel 建库存表如何与其他软件数据同步？

朋友推荐说，在 Excel 建库存表时，要是能和其他软件数据同步就太方便了。我就想知道具体该怎么做。

使用数据导入导出功能：很多软件都支持将数据导出为 Excel 格式，也能从 Excel 导入数据。可以定期进行数据的导入导出，实现数据同步。

API 接口对接：一些软件提供 API 接口，通过编程实现 Excel 与其他软件的数据交互。建米软件也有开放的 API 接口，方便和 Excel 进行数据同步。

中间数据库：建立一个中间数据库，Excel 和其他软件都与这个数据库进行数据交互。这样可以保证数据的一致性。

云存储同步：把 Excel 表格和其他软件的数据都存储在云盘上，利用云盘的同步功能实现数据同步。

第三方数据同步工具：市面上有一些专门的数据同步工具，可以实现 Excel 与其他软件的数据同步。