电商仓库用 Excel 表管理库存，能替代专业库存管理软件吗？

一、为什么用 Excel 管理库存

在日常的库存管理工作中，Excel 可以说是一个非常实用的工具。它操作简单，几乎人人都会用，不需要额外花费大量时间去学习复杂的软件操作。而且它普及度高，只要有电脑，基本上都安装了 Excel 软件。

成本低：对于一些小型企业或者个体经营者来说，购买专业的库存管理软件可能需要一笔不小的开支，而 Excel 是免费就能使用的，能为他们节省成本。比如一个小杂货店老板，要管理店里的商品库存，用 Excel 就完全可以满足需求，没必要花大价钱去买专业软件。

灵活性强：Excel 可以根据自己的需求随意设计表格样式和功能。不同的企业，库存管理的重点和方式可能都不一样，Excel 就可以根据这些差异进行个性化设置。比如一家服装厂，它可能需要在库存表中记录服装的款式、颜色、尺码等信息，用 Excel 就能轻松实现。

二、创建库存管理 Excel 表格

创建一个合适的 Excel 表格是管理库存的基础。下面就来详细说说创建表格的步骤。

确定表格列项：要想好表格里需要哪些列项。一般来说，常见的列项有商品名称、商品编号、初始库存、入库数量、出库数量、当前库存、库存预警值等。举个例子，一家文具店，在 Excel 表格里就需要记录铅笔、橡皮、笔记本等商品的相关信息，商品编号可以方便快速查找和识别商品。

设置表头：表头要清晰明了，让使用者一眼就能看懂每列代表的含义。可以把表头设置成不同的颜色或者加粗字体，和表格内容区分开来。比如把表头设置成蓝色加粗字体，这样看起来就很醒目。

调整列宽和行高：根据列项内容的多少，调整列宽和行高，保证表格内容能够完整显示。如果列宽太窄，内容可能会显示不全；行高太矮，文字可能会挤在一起，影响查看。比如商品名称比较长，就需要把对应的列宽调宽一些。

三、录入库存数据

表格创建好后，接下来就是录入库存数据了。这一步要保证数据的准确性，不然会影响后续的库存管理。

初始库存录入：先把现有的库存数量录入到表格中。可以通过实地盘点的方式，准确记录每种商品的数量。比如一家五金店，店主亲自到仓库里数清楚螺丝、螺母、扳手等商品的数量，然后录入到 Excel 表格的初始库存列中。

入库数据录入：当有新的商品入库时，及时把入库数量录入到表格中。要记录好入库日期和供应商等信息，方便后续查询和统计。比如一家超市进了一批饮料，在录入入库数量的记录好进货日期和饮料供应商的名称。

出库数据录入：商品出库时，同样要及时录入出库数量。可以根据销售记录或者领料单等进行录入。比如一家餐厅，根据每天的点餐记录，把菜品的出库数量录入到 Excel 表格中。

四、使用公式计算库存

Excel 的公式功能非常强大，可以帮助我们快速准确地计算库存。

计算当前库存：当前库存等于初始库存加上入库数量减去出库数量。在 Excel 中，可以使用公式来实现这个计算。比如在当前库存列对应的单元格中输入“=初始库存单元格+入库数量单元格-出库数量单元格”，然后按下回车键，就可以自动计算出当前库存数量。

设置库存预警：为了避免库存不足或者积压，我们可以设置库存预警值。当当前库存低于预警值时，表格可以自动提醒我们补货。比如在库存预警值列中设置一个合适的数值，然后使用条件格式功能，当当前库存小于预警值时，单元格会自动变色提醒。

五、数据排序和筛选

在库存管理过程中，我们可能需要对数据进行排序和筛选，以便快速找到我们需要的信息。

数据排序：可以按照商品名称、当前库存数量等进行排序。比如按照当前库存数量从高到低排序，这样就能快速看到哪些商品库存最多，哪些最少。在 Excel 中，选中数据区域，然后点击“数据”菜单中的“排序”按钮，选择排序依据和排序方式就可以了。

数据筛选：如果只想查看某一类商品的库存信息，或者满足特定条件的商品信息，就可以使用筛选功能。比如只查看饮料类商品的库存，或者只查看当前库存低于 10 的商品。在 Excel 中，选中数据区域，点击“数据”菜单中的“筛选”按钮，然后在列标题旁边会出现筛选箭头，点击箭头就可以进行筛选设置。

六、制作库存报表

定期制作库存报表可以帮助我们了解库存的整体情况，为决策提供依据。

选择报表类型：常见的库存报表有库存余额报表、出入库报表等。库存余额报表可以显示当前各种商品的库存数量；出入库报表可以记录一段时间内商品的入库和出库情况。比如一家电商企业，可能每周需要制作一份库存余额报表，每月制作一份出入库报表。

使用图表展示：为了让报表更加直观易懂，可以使用图表来展示数据。比如使用柱状图展示不同商品的库存数量，使用折线图展示一段时间内库存的变化趋势。在 Excel 中，选中要制作图表的数据区域，然后点击“插入”菜单中的图表类型按钮，就可以快速生成图表。

七、建米软件助力库存管理

虽然 Excel 可以满足基本的库存管理需求，但当企业规模扩大，库存数据变得复杂时，可能会遇到一些问题，比如数据处理速度慢、难以实现多部门协同等。这时候可以试试建米软件，它可以实现库存数据的实时更新和共享，提高库存管理的效率。比如在大型仓库管理中，建米软件能让不同岗位的员工同时获取准确的库存信息，避免因信息不及时导致的工作失误。

以上就是用 Excel 表管理库存的一些方法和技巧，希望能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 表管理库存有啥好处啊？

我听说好多小老板都喜欢用 Excel 来管理库存呢，我就想知道它到底有啥好处。其实啊，用 Excel 表管理库存确实有不少优点。

成本低：对于小商家或者刚开始创业的人来说，Excel 是免费就能用的软件，不用额外花大价钱去买专门的库存管理系统，能省不少钱呢。

容易上手：大家平时多少都接触过 Excel，基本的操作很容易学会。就算没什么电脑基础，稍微学一学也能很快用起来管理库存。

灵活性高：可以根据自己的需求随意设计表格的格式和内容。想加个字段，或者改个计算方式，都能轻松搞定。

方便分享：Excel 文件可以很方便地通过邮件、即时通讯工具等分享给同事或者合作伙伴，大家都能随时查看库存情况。

数据处理功能强：能进行简单的数据分析，比如统计库存数量、计算库存周转率等，帮助我们更好地了解库存状况。不过呢，如果库存数据量特别大，Excel 可能就有点力不从心了，这时候可以考虑像建米软件这样专业的库存管理软件。

二、Excel 表管理库存得注意些啥呀？

朋友说用 Excel 管理库存虽然方便，但也有不少要注意的地方。我就想知道具体要注意啥。

数据准确性：输入数据的时候一定要仔细，一个数字输错了，可能就会导致库存数量不准确。最好安排专人负责数据录入，并且录入后要进行核对。

及时更新：库存是动态变化的，有进货、出货就要及时在 Excel 表中更新数据。不然看到的库存数量和实际的对不上，会影响后续的采购和销售决策。

备份数据：电脑可能会出现故障，或者文件不小心被误删。所以要定期备份 Excel 文件，避免数据丢失。

权限设置：如果多人使用 Excel 表管理库存，要设置好不同的权限。比如有的人只能查看数据，有的人有修改数据的权限，防止数据被随意篡改。

格式规范：表格的格式要规范统一，比如日期、数量、金额等的填写格式。这样方便数据的统计和分析。要是 Excel 管理库存越来越复杂，建米软件可以提供更完善的管理功能和数据安全保障。

三、Excel 表能做库存预警不？咋做呀？

我想知道用 Excel 表能不能做库存预警呢。假如你库存快没了能及时提醒，那多方便啊。

设置临界值：先确定每种商品的最低库存数量，这就是临界值。当库存数量低于这个值的时候，就需要预警了。

使用条件格式：在 Excel 里可以利用条件格式功能。比如设置当库存数量小于临界值时，单元格背景颜色变成红色，这样一眼就能看到哪些商品库存不足了。

函数公式：可以用 IF 函数来判断库存数量是否低于临界值。如果低于，就在旁边的单元格显示“库存不足”等提示信息。

数据验证：通过数据验证功能，当输入的库存数量低于临界值时，弹出提示框提醒。不过 Excel 的库存预警功能相对有限，对于复杂的预警规则可能不太好实现，这时候建米软件就能发挥优势了，它能设置更灵活多样的预警规则。

定期检查：即使设置了预警，也不能完全依赖它，还是要定期检查 Excel 表，确保预警功能正常工作。

四、Excel 表管理库存和专业软件比咋样啊？

朋友推荐专业的库存管理软件，但我觉得 Excel 也挺好用的。我就想知道它们俩到底有啥区别。

功能方面：Excel 主要是简单的数据记录和基本的计算分析。而专业软件功能更强大，像建米软件可以实现采购管理、销售管理、库存盘点等一站式服务，还能和其他业务系统集成。

数据处理能力：对于少量的库存数据，Excel 能应付。但当数据量很大时，Excel 处理起来会很慢，甚至容易出错。专业软件则能高效处理大量数据。

安全性：Excel 文件容易被误删、篡改，安全性较低。专业软件有更完善的安全机制，能保障数据的安全。

操作便捷性：Excel 需要手动输入和更新数据，操作相对繁琐。专业软件有自动化的流程，操作更便捷。

成本：Excel 免费，前期投入成本低。专业软件需要购买许可证或者支付使用费用，但从长期来看，如果企业规模扩大，专业软件能提高效率，降低管理成本。要根据自己的实际情况来选择是用 Excel 还是像建米软件这样的专业库存管理软件。