日常仓库管理，excel 怎么做收发存库存表？能替代人工制表吗？

一、为什么要用 Excel 做收发存库存表

在日常的库存管理工作中，大家经常会面临着记录货物进出和库存数量的问题。其实，Excel 就是一个非常实用的工具。它简单易上手，不需要复杂的操作就能完成基本的库存记录。比如，小商户在管理自己店铺的商品库存时，用 Excel 就可以轻松搞定。而且，Excel 可以根据我们的需求进行灵活的调整和修改，不像一些专门的库存管理软件，可能操作复杂，还需要一定的成本。

二、准备工作

确定表格内容：在动手做表格之前，得先想清楚表格里要记录哪些信息。一般来说，收发存库存表需要包含商品名称、规格、单位、期初数量、收入数量、发出数量、期末数量这些基本内容。比如，一家文具店，在记录库存时，就需要明确每种文具的名称（像铅笔、橡皮）、规格（如铅笔是 2B 还是 HB）、单位（支、块）等。

创建新表格：打开 Excel 软件，新建一个工作簿。可以给这个工作簿取一个合适的名字，比如“XX 公司收发存库存表”，方便以后查找。

三、设计表格结构

设置表头：在表格的第一行输入我们前面确定好的内容，也就是商品名称、规格、单位、期初数量、收入数量、发出数量、期末数量等。为了让表头更加清晰，可以设置一下字体的格式，比如加粗、加大字号等。

调整列宽和行高：根据输入内容的多少，调整每一列的宽度和每一行的高度。比如，商品名称可能比较长，就把对应的列宽调宽一些，让内容能够完整显示。

设置边框和底纹：给表格加上边框，这样看起来会更加清晰。还可以给表头设置一个底纹颜色，和表格内容区分开来。比如，把表头的底纹设置成浅蓝色，就很醒目。

四、输入基础数据

录入商品信息：按照实际的库存情况，依次输入商品的名称、规格、单位等信息。比如，一家水果店，就把苹果、香蕉、橙子等水果的信息录入进去。

输入期初数量：期初数量就是在开始记录库存时，每种商品的现有数量。把这些数量准确地填写到对应的单元格里。

五、设置计算公式

计算期末数量：期末数量的计算公式是期初数量加上收入数量再减去发出数量。在 Excel 里，可以使用公式来自动计算。比如，在期末数量对应的单元格里输入“=期初数量单元格+收入数量单元格-发出数量单元格”，然后按下回车键，就会自动算出结果。

数据更新：当有新的商品收入或者发出时，只需要在对应的收入数量或者发出数量单元格里输入新的数据，期末数量就会自动更新。

六、数据验证和保护

数据验证：为了保证输入数据的准确性，可以设置数据验证。比如，限制收入数量和发出数量只能输入正数。这样，当输入负数时，就会弹出提示框，提醒输入错误。

保护工作表：如果不想让别人随意修改表格里的数据，可以对工作表进行保护。设置一个密码，只有输入正确密码的人才能修改表格内容。

七、制作图表

选择图表类型：根据库存数据的特点，选择合适的图表类型。比如，想要直观地看出各种商品的库存数量对比，可以选择柱状图；如果库存数量的变化趋势，折线图就是一个不错的选择。

生成图表：选中要制作图表的数据，然后点击 Excel 里的图表按钮，按照提示选择图表类型，就可以生成图表了。图表可以让库存数据更加直观，方便我们分析和决策。

八、使用建米软件辅助库存管理

虽然 Excel 可以满足基本的库存管理需求，但当库存数据量比较大，管理流程比较复杂时，可能就会有些力不从心。这时候，可以试试建米软件。它可以对库存数据进行更高效的管理和分析，比如自动生成各种报表，实时监控库存数量，还能进行预警提醒。当库存数量低于设定的安全值时，建米软件会及时发出提醒，让我们及时补货，避免缺货情况的发生。

以上就是使用 Excel 制作收发存库存表的详细步骤和一些实用的技巧，希望能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做收发存库存表有啥简单方法不？

我听说好多人都在为用 Excel 做收发存库存表犯难呢，就想知道有没有那种简单又容易上手的方法。其实啊，要是能找到简单方法，能省不少事儿呢。

下面来详细说说：

第一步：规划表格结构：先得想好表格要包含哪些内容，像日期、商品名称、入库数量、出库数量、库存数量这些基本信息都得有。

第二步：设置表头：在 Excel 里把规划好的内容作为表头依次列出来，这样表格的框架就有了。

第三步：录入初始数据：把现有的库存数据填到表格里，这是基础。

第四步：使用公式计算：用 Excel 的公式来计算库存数量，比如库存数量=初始库存+入库数量 - 出库数量。

第五步：定期更新数据：每次有入库或者出库操作，都及时把数据更新到表格里。

第六步：数据验证：可以设置数据验证规则，保证录入的数据准确合理。

第七步：添加筛选和排序功能：方便查看和分析数据。要是觉得 Excel 操作还是有点麻烦，建米软件能提供更便捷的库存管理解决方案，让你轻松搞定库存表。

二、Excel 做的收发存库存表咋保证数据准确？

朋友说用 Excel 做收发存库存表，最担心的就是数据不准确，我就想知道怎么才能保证数据准确呢。毕竟数据不准确，那库存管理可就乱套了。

下面是一些方法：

数据录入仔细核对：录入数据的时候要一个一个认真核对，避免输错数字或者信息。

双人录入验证：可以让两个人分别录入相同的数据，然后对比结果，不一致的地方再仔细检查。

定期盘点：定期对实际库存进行盘点，和表格里的数据进行对比，有差异及时调整。

设置数据验证规则：比如设置入库数量和出库数量不能为负数等规则。

建立审核机制：录入的数据要有专人审核，确保准确无误。

数据备份：定期备份表格数据，防止数据丢失或者损坏。建米软件在数据准确性方面有很好的保障机制，能帮助你更好地管理库存数据。

及时更新数据：有新的入库或者出库操作，马上更新表格数据。

三、Excel 做的收发存库存表能自动更新不？

我想知道 Excel 做的收发存库存表能不能自动更新啊，要是能自动更新，那可太方便了，就不用每次都手动去改数据了。

下面来探讨一下：

使用函数关联数据：可以用 Excel 的函数把不同表格或者单元格的数据关联起来，当源数据变化时，关联的数据也会更新。

数据链接：通过数据链接功能，把库存表和其他数据源连接起来，实现数据的自动更新。

宏的使用：编写宏程序，让 Excel 按照设定的规则自动更新数据。

定时刷新：设置定时刷新功能，让表格定期自动更新数据。

借助第三方工具：有些第三方工具可以帮助 Excel 实现自动更新功能。建米软件也具备自动更新库存数据的功能，能让你的库存管理更高效。

数据导入：如果有新的数据文件，可以设置自动导入功能，更新库存表。

实时监控：实时监控数据源的变化，一旦有变化就自动更新表格。

四、Excel 做收发存库存表能做可视化图表不？

朋友推荐说要是 Excel 做的收发存库存表能做成可视化图表就好了，能更直观地看到库存情况。我就想知道到底能不能做呢。

当然可以啦，下面介绍方法：

选择合适的图表类型：像柱状图适合对比不同商品的库存数量，折线图适合展示库存数量的变化趋势。

准备数据：把要做成图表的数据整理好，确保数据准确。

插入图表：在 Excel 里找到插入图表的功能，选择合适的图表类型。

调整图表样式：可以调整图表的颜色、字体、大小等样式，让图表更美观。

添加数据标签：让图表上显示具体的数据，方便查看。

设置图表标题和坐标轴标签：让图表的含义更清晰。建米软件也能生成各种可视化的库存图表，为你的库存管理提供更直观的展示。

定期更新图表：随着库存数据的变化，及时更新图表。