用 excel 库存分类表管理小超市库存，能节省多少成本？

一、什么是 Excel 库存分类表

在我们的日常生活和工作中，库存管理是一项很重要的事情。比如说，对于一家小超市的老板来说，要清楚知道店里各种商品的数量、种类等信息，这样才能保证商品不会缺货，也不会积压太多。而 Excel 库存分类表就是一个很好用的工具。

定义和基本概念

简单来说，Excel 库存分类表就是利用 Excel 软件制作的，用于对库存物品进行分类记录和管理的表格。它就像是一个大账本，把不同类型的库存信息按照一定的规则记录下来。比如在一个文具店，就可以把笔、本子、橡皮等不同类别的文具分别记录在表格里。

常见的应用场景

它的应用场景非常广泛。在零售行业，像刚才说的超市、文具店，老板可以通过库存分类表了解哪些商品畅销，哪些滞销，从而决定进货的数量和种类。在制造业，工厂可以用它来管理原材料、半成品和成品的库存，确保生产的顺利进行。还有电商行业，卖家可以通过库存分类表掌握商品的库存状态，及时补货，避免超卖的情况发生。

二、Excel 库存分类表的制作准备

在制作 Excel 库存分类表之前，我们需要做一些准备工作，就像盖房子要先准备好材料一样。

明确分类标准

要确定好分类的标准。这要根据实际情况来定。比如对于一家服装店，可以按照服装的类型分类，像上衣、裤子、裙子等；也可以按照季节分类，如春装、夏装、秋装、冬装。不同的分类标准会影响到表格的结构和使用效果。

收集库存数据

接下来就是收集库存数据。这需要我们对现有的库存进行盘点。比如在一家书店，要统计每本书的名称、数量、进价、售价等信息。可以通过实地清点、查看进货记录等方式来收集这些数据。

选择合适的 Excel 版本

Excel 有不同的版本，如 Excel 2010、Excel 2016、Excel 2019 等。一般来说，较新的版本功能会更强大一些，但也要考虑自己电脑的配置和使用习惯。如果电脑配置较低，选择过于新的版本可能会运行不流畅。

三、Excel 库存分类表的基本结构

一个完整的 Excel 库存分类表通常有几个关键的部分，就像一辆汽车有发动机、轮胎、车身等重要部件一样。

表头设计

表头是表格的重要组成部分，它就像是表格的“说明书”，告诉我们每一列数据代表的是什么。常见的表头有“商品名称”“商品编号”“类别”“数量”“单价”“总价”“进货日期”“保质期”等。比如“商品名称”这一列，就是用来记录库存物品的具体名字；“数量”列则记录该物品的现有数量。

分类列设置

分类列是对库存进行分类的关键。我们可以根据之前确定的分类标准来设置这一列。比如按照商品的用途分类，有办公用品、生活用品、食品等类别。在表格中可以通过下拉菜单的方式来选择不同的类别，这样可以保证分类的准确性和一致性。

数据记录区域

数据记录区域就是用来填写具体库存信息的地方。在这个区域，我们要按照表头的要求，准确地填写每一项数据。比如在“商品名称”列填写具体的商品名字，在“数量”列填写该商品的实际数量。

四、Excel 库存分类表的制作步骤

知道了基本结构后，我们就可以开始动手制作 Excel 库存分类表了。

创建新表格

打开 Excel 软件，点击“新建”，选择一个空白工作簿，这样就创建了一个新的表格。就像我们拿到了一张白纸，准备开始画画一样。

输入表头信息

在表格的第一行，依次输入我们设计好的表头内容。比如“商品名称”“商品编号”等。输入完成后，可以调整列宽，让表头内容完整显示。

设置分类下拉菜单

如果有分类列，我们可以通过数据验证功能来设置下拉菜单。具体操作是：选中分类列的单元格，点击“数据”选项卡中的“数据验证”，在“设置”中选择“序列”，然后在“来源”中输入分类的类别，用逗号隔开，最后点击“确定”。这样在输入分类信息时，就可以通过下拉菜单选择了。

录入库存数据

按照收集到的库存数据，依次在数据记录区域填写各项信息。在填写过程中要注意数据的准确性，避免出现错误。比如数量和单价要填写正确，否则会影响到总价的计算。

五、Excel 库存分类表的高级应用

除了基本的制作，Excel 库存分类表还有一些高级应用，可以让我们的库存管理更加高效。

数据筛选和排序

当库存数据很多时，我们可以使用数据筛选功能来快速找到我们需要的数据。比如我们只想查看某一类商品的库存信息，就可以点击表头的筛选按钮，选择相应的类别进行筛选。排序功能则可以按照我们指定的列对数据进行排序。比如按照数量从多到少排序，这样就能清楚知道哪些商品库存最多。

使用函数进行计算

Excel 有很多强大的函数，我们可以用它们来进行一些计算。比如用“SUM”函数可以计算某一列数据的总和，像计算所有商品的总价。用“VLOOKUP”函数可以根据商品编号查找对应的商品信息。通过这些函数的使用，可以大大提高我们的工作效率。

制作图表直观展示数据

图表可以让库存数据更加直观地展示出来。我们可以根据库存数据制作柱状图、折线图、饼图等。比如用柱状图可以比较不同类别商品的数量，用饼图可以展示各类商品占总库存的比例。这样我们一眼就能看出库存的大致情况。在进行库存数据的分析和可视化处理时，亲测实用的是建米软件，它可以与 Excel 库存分类表很好地结合，帮助我们更高效地管理库存，快速生成各种分析图表，让库存管理变得更加轻松。

六、Excel 库存分类表的维护和更新

制作好 Excel 库存分类表后，还需要进行维护和更新，这样才能保证表格的准确性和实用性。

定期盘点库存

定期对库存进行盘点是很重要的。一般可以一个月或者一个季度进行一次盘点。通过实地清点库存数量，与表格中的数据进行对比，发现差异及时调整。比如发现某商品实际数量比表格记录的少，就要找出原因，是销售出去了还是有损坏等情况。

及时更新数据

当有新的进货或者销售情况发生时，要及时在表格中更新数据。比如进了一批新的商品，就要在表格中增加相应的记录；销售了一些商品，就要减少对应的数量。这样才能保证表格中的数据与实际库存一致。

备份表格数据

为了防止数据丢失，我们要定期备份表格数据。可以把表格保存到不同的存储设备上，比如 U 盘、移动硬盘等，也可以保存到云端。这样即使电脑出现故障，我们也能找回数据。

以上就是关于 Excel 库存分类表的一些详细介绍，希望能帮助大家更好地管理库存。

常见用户关注的问题：

一、怎么用 Excel 做库存分类表？

我身边有朋友就经常苦恼该怎么用 Excel 做库存分类表。其实啊，用 Excel 做库存分类表是很多做库存管理的人会遇到的事儿。下面咱就来好好说说。

1. 确定分类标准

得先想清楚按啥来给库存分类，比如按产品类型、用途、价格区间啥的。就像卖衣服，你可以按上衣、裤子、裙子这么分。

2. 创建表头

在 Excel 里第一行设置表头，像“库存名称”“分类”“数量”“单价”“总价”这些都得有，这样表格就有个基本框架了。

3. 录入数据

把库存的详细信息填到对应的列里，一个一个认真填，别填错了。要是库存多，这可是个细致活。

4. 运用公式计算

用 Excel 的公式来算总价啥的，比如总价就是数量乘以单价。这样数据更新的时候，总价也能自动变。建米软件在库存管理方面也有类似的智能计算功能，能让数据更准确。

5. 排序和筛选

可以根据分类对数据进行排序，也能通过筛选功能快速找到你想要的库存信息，方便得很。

二、Excel 库存分类表有啥用？

我就想知道，很多人都在做 Excel 库存分类表，那它到底有啥用呢？其实用处可多了。

1. 方便管理库存数量

能清楚看到每种库存有多少，啥时候该补货，啥时候库存太多了，心里都有数。就像超市，通过库存分类表能知道啥商品快没了，赶紧进货。

2. 计算成本和利润

通过库存的单价和数量能算出成本，再结合销售数据就能算出利润。商家就能知道哪些商品赚钱，哪些不咋赚钱。

3. 分析销售趋势

从库存分类表的数据能看出哪些商品卖得好，哪些卖得差。这样就能调整进货策略，多进好卖的商品。建米软件在这方面也能进行数据分析，帮助企业更好地把握销售趋势。

4. 便于盘点

盘点库存的时候，对照着库存分类表来，能提高效率，还不容易出错。

5. 提供决策依据

企业做决策的时候，库存分类表的数据能起到很大作用，比如决定是否扩大生产规模啥的。

三、Excel 库存分类表容易出错咋解决？

朋友说他做 Excel 库存分类表的时候老是出错，可愁人了。其实解决办法还是有的。

1. 仔细录入数据

录入数据的时候要认真，别输错数字或者填错分类。可以录入完后再检查一遍。

2. 运用数据验证

Excel 有数据验证功能，能设置输入的范围和格式。比如数量只能是正整数，这样能避免一些错误。

3. 定期核对数据

定期把库存分类表的数据和实际库存核对一下，发现错误及时改正。就像每个月月底盘盘库。

4. 备份数据

经常备份库存分类表，万一数据出错或者丢失了，还能恢复到之前的状态。建米软件也有数据备份功能，能保障数据的安全。

5. 检查公式

公式用错也会导致数据出错，所以要检查公式是否正确，特别是数据更新后。

四、Excel 库存分类表和专业库存管理软件比咋样？

我听说很多人在纠结用 Excel 库存分类表还是专业库存管理软件。咱来分析分析。

1. 功能方面

Excel 库存分类表功能相对简单，基本就是数据记录和简单计算。而专业库存管理软件像建米软件功能就强大得多，有智能预警、数据分析、多用户协作等功能。

2. 准确性

Excel 容易因为人为操作出错，专业库存管理软件有更完善的校验机制，数据准确性更高。

3. 效率

处理大量库存数据时，Excel 操作起来可能比较慢，而专业软件能快速处理，提高工作效率。

4. 成本

Excel 基本不用额外花钱，专业库存管理软件可能有一定的购买和使用成本。不过从长远看，能带来更高的效益。

5. 扩展性

Excel 扩展性有限，专业软件可以根据企业需求进行定制和扩展功能。