想做 Excel 进销存管理系统？快速上手的方法咋找？

一、什么是Excel进销存管理系统

在日常的商业活动中，无论是小店铺还是大公司，都需要对商品的进货、销售和库存情况进行管理。Excel进销存管理系统，其实就是利用Excel软件强大的表格处理和数据计算功能，来记录和分析商品的进出和库存数据。举个例子，一家小超市每天会有不同商品的进货，也会有顾客购买商品的销售行为，同时仓库里还存放着一定数量的商品。通过Excel进销存管理系统，就可以清晰地知道每种商品进了多少、卖了多少、还剩多少。

二、制作前的准备工作

明确需求和目标：在动手制作之前，得先想清楚自己用这个系统要达到什么目的。比如，是只需要简单记录商品的进出数量，还是要计算成本、利润等数据。要是你经营一家服装店，你可能就需要知道每件衣服的进价、售价，还要算出每笔交易的利润。

收集数据：把和商品相关的数据都收集起来，像商品名称、规格、进价、售价、供应商信息等。以一家文具店为例，要收集铅笔、橡皮、笔记本等商品的详细信息，这样才能准确地输入到系统中。

确定表格结构：也就是规划好Excel表格要设置哪些列和行。一般来说，会有商品编号、商品名称、进货数量、销售数量、库存数量等列。这也不是绝对的，比如在一些特殊行业，可能还需要增加其他列，像食品行业可能需要记录保质期。

三、创建基础表格

商品信息表：这个表格主要用来记录商品的基本信息。第一列可以是商品编号，这就像是商品的身份证，要保证每个商品的编号是唯一的。第二列是商品名称，要写得准确清晰。接下来还可以有规格、单位、进价、售价等列。比如，一家水果店，苹果的编号是001，名称就是“苹果”，规格可以写“500克/袋”，单位是“袋”，进价和售价根据实际情况填写。

进货记录表：记录每次商品的进货情况。有进货日期、商品编号、进货数量、进货单价、供应商等列。比如，3月1日进了100袋苹果，单价是5元，供应商是XX果园，就可以在相应的列中填写这些信息。

销售记录表：和进货记录表类似，不过记录的是销售信息。包括销售日期、商品编号、销售数量、销售单价等列。假如3月5日卖出了20袋苹果，单价是8元，就在销售记录表中记录下来。

库存表：这是一个很关键的表格，能实时反映商品的库存数量。可以通过公式来计算库存，库存数量 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。比如，苹果的初始库存是200袋，进了100袋，卖了20袋，那么现在的库存就是200 + 100 - 20 = 280袋。

四、设置公式和函数

求和函数：在进货记录表和销售记录表中，可能需要统计某段时间内的进货总量和销售总量。这时候就可以使用SUM函数。比如，要计算3月份苹果的进货总量，就可以选中3月份苹果进货数量的单元格，然后使用SUM函数求和。

查找函数：当需要根据商品编号查找商品的其他信息时，可以使用VLOOKUP函数。比如，在销售记录表中，只知道商品编号，想查找商品名称，就可以用VLOOKUP函数从商品信息表中查找对应的名称。

计算库存的公式：前面提到过，库存数量 = 初始库存 + 进货数量 - 销售数量。在Excel中可以通过单元格引用的方式来设置这个公式。比如，初始库存放在A1单元格，进货数量放在B1单元格，销售数量放在C1单元格，那么在库存数量对应的单元格中输入“=A1 + B1 - C1”就可以了。

五、数据验证和保护

数据验证：为了保证输入的数据准确无误，可以设置数据验证。比如，在商品编号列，可以设置只能输入数字，并且长度要符合规定。在进货数量和销售数量列，可以设置只能输入正整数。这样可以避免输入错误的数据，影响系统的准确性。

表格保护：要是不想让别人随意修改表格中的数据，可以对表格进行保护。可以设置密码，只有输入正确密码的人才能修改表格。比如，一家公司的财务人员制作了Excel进销存管理系统，为了防止其他员工误操作修改数据，就可以对表格进行保护。

六、美化和优化表格

调整格式：可以对表格的字体、字号、颜色等进行调整，让表格看起来更美观。比如，把标题行的字体加粗、变大，设置不同的颜色，这样可以让标题更醒目。还可以对单元格的边框、背景颜色进行设置，让表格更清晰易读。

添加图表：图表可以更直观地展示数据。比如，可以制作柱状图来展示不同商品的销售数量对比，或者制作折线图来展示库存数量的变化趋势。这样，管理者可以一眼看出商品的销售和库存情况。

七、使用建米软件辅助

虽然Excel可以制作进销存管理系统，但在一些复杂的业务场景下，可能会显得力不从心。比如，当企业的业务规模扩大，商品种类增多，数据量变大时，Excel处理起来可能会比较慢，而且容易出错。这时候可以试试建米软件，它专门针对企业的进销存管理需求进行了优化。建米软件可以实现数据的实时同步，无论你是在办公室还是外出办公，都能随时查看和管理商品的进出和库存情况。它还能自动生成各种报表，像销售报表、库存报表等，大大提高了工作效率。

以上就是制作Excel进销存管理系统的详细步骤和方法，希望能帮助你打造一个适合自己的进销存管理系统。

常见用户关注的问题：

一、制作 excel 进销存管理系统需要哪些基础的 excel 知识？

我听说很多人想自己做 excel 进销存管理系统，但又不知道得掌握啥基础的 excel 知识。我就想知道，要是啥都不懂，是不是就做不了啦？其实啊，掌握一些基础的 excel 知识，就能迈出制作进销存管理系统的第一步。

1. 基本操作：得会新建、保存、打开文件这些基本操作。就像盖房子得先有个地基，这些基本操作就是制作系统的地基。比如新建一个空白的 excel 文件，然后给它起个合适的名字保存起来，以后就能随时打开接着弄。

2. 数据录入：要能熟练地在单元格里输入数据，像商品名称、数量、价格这些。而且得保证数据输入准确，不然系统算出来的结果就不准啦。比如输入商品数量的时候，可不能输错，不然库存就对不上了。

3. 公式运用：这可是很重要的一点。像求和公式 SUM，能快速算出进货或者销售的总数。还有 VLOOKUP 函数，能根据条件查找对应的数据。比如想知道某个商品的进价，用 VLOOKUP 函数就能快速找到。建米软件在处理数据方面也有类似强大的功能，能让数据的查找和计算更高效。

4. 数据排序和筛选：排序能让数据按照一定的规则排列，筛选能只显示符合条件的数据。比如按照商品的销售数量从高到低排序，或者筛选出某个时间段内的销售数据。这样能更方便地分析数据。

5. 图表制作：可以把数据做成图表，像柱状图、折线图这些，能更直观地看出数据的变化趋势。比如用柱状图展示不同商品的销售情况，一眼就能看出哪个卖得好。

二、怎样让 excel 进销存管理系统更高效地运行？

朋友说他做了个 excel 进销存管理系统，但是运行起来有点慢，我就想知道有没有啥办法能让它更高效地运行。毕竟，一个运行快的系统，能节省不少时间呢。

1. 优化数据结构：合理规划表格的结构，避免数据冗余。比如把相同类型的数据放在一起，不同类型的数据分开。这样在查找和计算数据的时候，系统就能更快地找到需要的信息。

2. 减少公式嵌套：公式嵌套太多，会让系统运行变慢。尽量把复杂的公式拆分成几个简单的公式。比如一个很长的嵌套公式，可以分成几个步骤来计算。建米软件在处理复杂业务逻辑时，能避免过多的公式嵌套，让系统运行更流畅。

3. 定期清理数据：把一些不需要的数据删除，像已经过期的销售记录。这样能减少系统处理的数据量，提高运行速度。

4. 关闭不必要的功能：比如自动保存、自动更新这些功能，如果暂时不需要，可以先关闭。这样能减少系统的负担。

5. 使用数据透视表：数据透视表能快速对大量数据进行汇总和分析，而且运行速度比较快。比如想知道不同地区的销售情况，用数据透视表就能快速得到结果。

三、如何保证 excel 进销存管理系统的数据安全？

假如你辛辛苦苦做了个 excel 进销存管理系统，里面有很多重要的数据，要是数据丢了或者被别人看到了，那可就麻烦了。我就想知道，怎么才能保证这些数据的安全呢？

1. 设置密码：给 excel 文件设置打开密码和修改密码。这样只有知道密码的人才能打开和修改文件。就像给家门上了把锁，只有有钥匙的人才能进去。

2. 定期备份：把文件备份到不同的地方，比如移动硬盘、云盘。这样就算原文件出了问题，还有备份可以用。就像有个备胎，车胎坏了也不怕。建米软件有完善的备份机制，能自动定期备份数据，让数据更安全。

3. 限制访问权限：如果是多人使用系统，要给不同的人设置不同的访问权限。比如有的人只能查看数据，有的人可以修改数据。这样能避免数据被误操作或者恶意修改。

4. 安装杀毒软件：电脑里安装正版的杀毒软件，并且定期更新病毒库。这样能防止病毒和恶意软件攻击文件，保护数据安全。

5. 谨慎共享文件：如果要把文件共享给别人，要确定对方是可靠的。而且尽量不要通过不安全的网络共享文件，避免数据泄露。

四、制作 excel 进销存管理系统有哪些常见的错误需要避免？

我听说很多人在制作 excel 进销存管理系统的时候会犯一些错误，导致系统不好用。我就想知道，有哪些常见的错误是需要避免的呢？

1. 数据格式错误：比如把数字格式设置成了文本格式，这样公式就不能正确计算。在输入数据的时候，要注意选择正确的数据格式。就像穿衣服要选合适的尺码，数据格式选对了，系统才能正常工作。

2. 公式引用错误：引用单元格的时候，地址写错了，或者引用的范围不对。这样算出来的结果肯定是错的。在写公式的时候，要仔细检查引用的单元格地址。

3. 逻辑错误：比如在计算库存的时候，逻辑不对，导致库存数量算错。在设计系统的时候，要把业务逻辑想清楚，保证计算结果准确。建米软件在设计上就避免了常见的逻辑错误，能更准确地处理业务。

4. 忽略数据验证：没有对输入的数据进行验证，导致输入了一些不合理的数据。比如输入的商品数量是负数。要设置数据验证规则，保证输入的数据是合理的。

5. 缺乏测试：系统做好了，没有进行充分的测试就直接使用。这样可能会在使用过程中出现各种问题。在系统完成后，要进行全面的测试，发现问题及时修改。