小店铺用 Exace 做进销存咋操作？核心功能实测来啦！

一、什么是进销存以及用 Excel 做进销存的好处

进销存，简单来说就是企业管理过程中采购（进）、入库（存）、销售（销）的动态管理过程。比如一家小超市，老板从供应商那里进货，把货物存放在仓库，然后再把商品卖给顾客，这就是一个典型的进销存场景。

使用 Excel 做进销存的好处有很多：

Excel 是大家比较熟悉的办公软件，几乎每个人的电脑里都有，不需要额外花钱去购买专门的软件，成本低。操作相对简单，只要你会基本的表格操作，就可以上手做进销存管理。Excel 的灵活性很强，你可以根据自己的业务需求随意调整表格的格式和内容。

二、准备工作

确定表格结构

要先想好你的进销存表格需要哪些内容。一般来说，进货表格需要有进货日期、供应商名称、商品名称、数量、单价、金额等信息；库存表格要有商品名称、期初库存、本期进货、本期销售、期末库存等；销售表格则要有销售日期、客户名称、商品名称、数量、单价、金额等。

收集基础数据

把现有的商品信息、供应商信息、客户信息等收集起来。比如你是开服装店的，就要把店里所有衣服的款式、颜色、尺码等信息整理好，还有供应商的联系方式、客户的购买记录等。

三、创建进货表格

表头设置

在 Excel 里新建一个工作表，把它命名为“进货表”。然后在第一行依次输入“进货日期”“供应商名称”“商品名称”“数量”“单价”“金额”等内容，这些就是表头。

数据录入

每次进货的时候，就按照表头的内容把相应的信息填进去。比如 5 月 1 号从 A 供应商那里进了 100 件 T 恤，单价是 20 元，那么就在“进货日期”里填 5 月 1 号，“供应商名称”填 A 供应商，“商品名称”填 T 恤，“数量”填 100，“单价”填 20，“金额”这里可以用公式计算，在对应的单元格里输入“=数量单价”，也就是“=10020”，回车后就会自动算出金额是 2000 元。

数据验证

为了避免输入错误的数据，可以设置数据验证。比如“商品名称”这一列，你可以预先设置好所有商品的名称，当输入的时候只能从这些预设的名称里选择。具体操作是选中“商品名称”这一列，然后在菜单栏里找到“数据验证”，在“允许”里选择“序列”，在“来源”里输入所有商品名称，用逗号隔开，确定就可以了。

四、创建库存表格

表头设计

再新建一个工作表，命名为“库存表”。表头可以设置为“商品名称”“期初库存”“本期进货”“本期销售”“期末库存”。

期初库存录入

把刚开始的库存数量填到“期初库存”这一列。比如店里一开始有 50 件衬衫，就在“商品名称”对应的衬衫那一行的“期初库存”里填 50。

数据关联与计算

“本期进货”这一列的数据可以从“进货表”里引用过来。比如在“库存表”的“本期进货”单元格里输入“=SUMIF(进货表!$C:$C,商品名称单元格,进货表!$D:$D)”，这里的“进货表!$C:$C”表示“进货表”的“商品名称”列，“商品名称单元格”就是当前“库存表”里对应的商品名称单元格，“进货表!$D:$D”表示“进货表”的“数量”列，这个公式的意思就是在“进货表”里找到和当前“库存表”商品名称相同的所有进货数量并求和。“本期销售”同理，可以从“销售表”引用数据。“期末库存”就用公式“=期初库存+本期进货-本期销售”计算。

五、创建销售表格

表头规划

新建工作表“销售表”，表头设置为“销售日期”“客户名称”“商品名称”“数量”“单价”“金额”。

数据记录

每完成一笔销售，就把相关信息填进去。和进货表类似，“金额”可以用公式计算。

销售统计

可以用数据透视表来统计不同时间段、不同商品的销售情况。比如想知道每个月各种商品的销售金额，选中“销售表”的数据区域，然后在菜单栏里找到“插入” - “数据透视表”，把“销售日期”拖到“行”区域，“商品名称”拖到“列”区域，“金额”拖到“值”区域，这样就可以快速看到每个月每种商品的销售金额了。

六、常见问题及解决办法

数据错误

有时候可能会不小心输错数据，这时候可以通过数据验证和公式的自动计算来发现错误。比如库存表的“期末库存”算出来是负数，那就说明数据可能有问题，要去检查进货表和销售表的数据录入是否正确。

数据更新不及时

如果没有及时更新进货、销售的数据，库存表的数据就不准确了。所以要养成及时录入数据的习惯，每次进货或者销售后，马上把数据填到相应的表格里。

数据丢失

为了防止数据丢失，要定期备份 Excel 文件。可以把文件复制一份存到其他地方，或者使用云盘自动备份。

七、建米软件的推荐

虽然 Excel 可以做进销存管理，但当业务量越来越大，数据越来越复杂的时候，Excel 可能就有点力不从心了。比如数据处理速度变慢，公式设置复杂容易出错等。这时候可以试试建米软件，它专门针对进销存管理设计，能够自动处理大量的数据，生成各种报表，而且操作简单，即使业务再复杂也能轻松应对，能大大提高工作效率。

以上就是用 Excel 做进销存的详细步骤和相关注意事项，希望能帮助你更好地管理企业的进销存业务。

常见用户关注的问题：

一、用 Excel 做进销存难不难啊？

我就想知道啊，好多人都问用 Excel 做进销存难不难。其实吧，这事儿得看咱自己的基础和要求。要是你对 Excel 比较熟，那做个简单的进销存表格应该不算太难。要是对 Excel 不太懂，可能就会觉得有点头大咯。

以下几个方面会影响难度感受：

Excel 基础水平：如果你经常用 Excel 做数据统计、表格制作啥的，那操作起来会顺手很多。比如你会用公式计算，像求和、平均值这些，做进销存的时候就能快速算出库存数量、成本啥的。要是连基本的单元格操作都不熟练，那难度肯定就大啦。

进销存业务复杂度：要是业务简单，就那么几种商品，进出货频率也不高，那用 Excel 做个简单的表格记录一下就行。但要是业务复杂，商品种类多，还有不同的进货渠道、销售方式，那用 Excel 处理起来就容易出错，难度就增加了。

数据量大小：数据量小的时候，Excel 处理起来还轻松。可要是数据量大了，比如每天有大量的进出货记录，Excel 可能就会运行缓慢，甚至容易崩溃，这时候用 Excel 做进销存就有点吃力了。

更新维护频率：如果进销存数据需要经常更新，比如每天都要记录进出货情况，那用 Excel 手动更新就很麻烦，还容易出错。要是更新不及时，数据就不准确了。这时候可以考虑用建米软件，它能自动更新数据，让数据更准确。

二、Excel 做的进销存能满足企业需求不？

朋友说啊，好多企业都在考虑用 Excel 做进销存，就想知道能不能满足需求。其实这得看企业的规模和业务特点。有些小企业业务简单，Excel 可能能凑合着用，但对于大企业来说，可能就有点力不从心了。

下面从几个方面说说：

企业规模：小企业商品种类少，进出货量不大，Excel 做的进销存表格能记录基本的信息，满足日常的简单管理。但大企业商品多、业务复杂，Excel 很难处理大量的数据和复杂的业务流程，可能就无法满足需求了。

业务拓展：要是企业有业务拓展的计划，未来商品种类会增加，进出货量会变大，Excel 可能就难以应对。而建米软件可以根据企业的发展进行功能扩展，更适合企业的长期发展。

数据分析需求：企业需要对进销存数据进行深入分析，比如分析销售趋势、库存周转率等，Excel 的分析功能相对有限。建米软件有强大的数据分析功能，能为企业提供更全面、准确的数据分析结果。

数据安全：Excel 文件容易丢失、损坏，数据安全得不到保障。建米软件有专业的数据存储和备份机制，能保证企业数据的安全。

三、Excel 进销存表格怎么设计啊？

我听说好多人都在为 Excel 进销存表格怎么设计发愁。其实设计表格也有一些方法和技巧的。咱们得先想清楚要记录哪些信息，然后再合理安排单元格。

下面说说设计的要点：

确定表头：表头就是表格最上面那一行，要把需要记录的信息列出来。比如商品名称、进货日期、进货数量、销售日期、销售数量、库存数量这些。

设置公式：为了方便计算，要设置一些公式。比如库存数量可以用进货数量减去销售数量来计算。在 Excel 里可以用 SUM、IF 等公式来实现。

数据排序和筛选：为了方便查找和分析数据，可以设置数据排序和筛选功能。比如按进货日期排序，就能看到不同时间段的进货情况。

格式设置：把表格的格式设置得清晰明了，比如不同的列用不同的颜色区分，数字格式设置成合适的样式。这样看起来更舒服，也容易操作。要是觉得 Excel 设计表格太麻烦，也可以考虑用建米软件，它有现成的模板，直接用就行。

四、Excel 进销存和专业软件比咋样啊？

朋友推荐说，现在有很多专业的进销存软件，就想知道和 Excel 进销存比起来咋样。其实它们各有优缺点，得看具体情况来选择。

下面来对比一下：

功能方面：专业软件功能更强大，除了基本的进销存管理，还可能有财务管理、客户管理等功能。而 Excel 主要就是做表格记录和简单计算。比如建米软件，它能实现多部门协同办公，提高工作效率。

数据处理能力：专业软件能处理大量的数据，运行速度快，还不容易出错。Excel 在数据量大的时候就容易出现卡顿、崩溃的情况。

操作便捷性：专业软件一般有更友好的界面和操作流程，即使不太懂电脑的人也能快速上手。Excel 需要一定的学习成本，操作相对复杂一些。

成本方面：Excel 是免费的，对于一些预算有限的小企业来说，成本低。但专业软件可能需要付费购买，不过从长期来看，能提高工作效率，节省人力成本。