excel表做库存，小成本投入搞定库存管理，这方法节省多少成本？

一、Excel做库存的好处

在日常的库存管理中，使用Excel表格来管理库存是很多小商家、仓库管理员甚至大企业部门常用的方法。它的好处可不少呢。

成本低：对于很多小店铺或者创业公司来说，购买专业的库存管理软件可能需要一笔不小的开支。而Excel是微软办公软件的一部分，很多电脑都预装了，就算没有预装，获取成本也很低。比如一个小型文具店，老板自己用Excel就能轻松管理库存，不用额外花钱买软件。

操作简单：只要你会基本的电脑操作，就能上手Excel。它的界面比较直观，输入数据、排序、筛选等功能都很容易掌握。像仓库里负责记录货物进出的工作人员，经过简单的培训就能用Excel来记录库存信息。

灵活性高：你可以根据自己的需求随意设计表格的格式。比如你可以设置不同的列来记录商品的名称、规格、数量、进货日期、保质期等等。如果你是一家服装店，你可以在表格里增加颜色、尺码等列，方便管理不同款式的衣服库存。

二、Excel库存表格的基本设置

要想用Excel做好库存管理，得把表格设置好。

表头设计：表头就是表格最上面一行，用来标识每一列的内容。常见的表头有“商品名称”“商品编号”“期初数量”“本期入库数量”“本期出库数量”“期末数量”等。比如一家水果店，“商品名称”就可以是苹果、香蕉等水果的名字；“商品编号”可以是自己设定的一个唯一代码，方便快速查找。

格式设置：为了让表格看起来更清晰，我们可以对单元格的格式进行设置。比如把数量这一列设置成数值格式，这样数字会按照一定的规则显示，方便计算和查看。对于日期列，可以设置成日期格式，让日期显示得更规范。

公式运用：Excel的公式功能非常强大，在库存管理中也很有用。比如“期末数量”这一列，我们可以用公式“=期初数量+本期入库数量-本期出库数量”来自动计算。这样每次录入入库和出库数量后，期末数量会自动更新，大大提高了工作效率。

三、用Excel记录库存信息

设置好表格后，接下来就是记录库存信息了。

初始库存录入：在开始使用Excel管理库存时，要先把现有的库存信息录入到表格中。这一步很重要，它是后续库存管理的基础。比如一家五金店，要把店里现有的螺丝、螺母等各种商品的数量、规格等信息准确地录入到表格里。

入库记录：当有新的货物入库时，要及时在表格里记录。除了记录入库的数量，还可以记录入库的日期、供应商等信息。比如一家超市，每次从供应商那里进了一批饮料，就要在表格里记录饮料的名称、数量、进货日期、供应商名称等，方便后续查询和对账。

出库记录：货物出库时，同样要做好记录。记录出库的数量、日期、客户等信息。比如一家办公用品店，客户买了一批打印纸，就要在表格里记录打印纸的名称、数量、出库日期、客户姓名等。

四、Excel库存数据的分析

记录库存信息只是第一步，更重要的是对这些数据进行分析，以便做出合理的决策。

库存数量分析：通过查看期末数量这一列，我们可以知道哪些商品的库存多，哪些商品的库存少。对于库存多的商品，要考虑是否需要减少进货量，避免积压库存；对于库存少的商品，要及时补货，以免影响销售。比如一家玩具店，发现某款热门玩具的库存快没了，就要赶紧联系供应商补货。

出入库频率分析：分析商品的出入库频率，可以了解哪些商品比较畅销，哪些商品不受欢迎。对于畅销商品，可以适当增加进货量；对于不受欢迎的商品，可以考虑调整营销策略或者减少进货。比如一家书店，发现某本畅销书的出库频率很高，就可以多进一些货；而某本冷门书的出库频率很低，就可以少进或者不进。

库存周转率分析：库存周转率是衡量库存管理效率的一个重要指标。它的计算公式是“销售成本/平均库存余额”。库存周转率越高，说明库存周转速度越快，资金利用效率越高。通过计算不同商品的库存周转率，我们可以找出库存管理中存在的问题，优化库存结构。

五、Excel库存管理的注意事项

在使用Excel做库存管理时，也有一些需要注意的地方。

数据准确性：录入数据时一定要认真仔细，避免出现错误。一个小小的数据错误可能会导致库存数量不准确，影响后续的决策。比如在记录入库数量时，把100写成了10，就会导致库存数据偏差很大。

数据备份：Excel表格存在电脑里，可能会因为各种原因丢失数据，比如电脑死机、硬盘损坏等。所以要定期对表格进行备份，可以备份到U盘、移动硬盘或者云盘上。这样即使电脑出了问题，也不会丢失重要的库存数据。

权限管理：如果有多个人使用同一个Excel表格来管理库存，要设置好权限。不是所有人都可以随意修改数据，只有授权的人员才能进行修改操作。这样可以保证数据的安全性和准确性。

六、建米软件助力库存管理

虽然Excel在库存管理中有很多优点，但当库存数据量很大、业务流程比较复杂时，Excel可能就有点力不从心了。这时候可以试试建米软件。

建米软件在库存管理方面有很多优势。它可以实现库存数据的实时同步，不同部门的人员都能及时看到最新的库存信息。而且它有强大的数据分析功能，能快速生成各种库存报表，帮助管理者做出更科学的决策。比如对于大型的制造企业，库存种类繁多，用建米软件可以更高效地管理库存，提高企业的运营效率。

以上就是关于用Excel表做库存的一些内容，希望能对大家在库存管理方面有所帮助。

常见用户关注的问题：

一、如何用 Excel 表做库存管理？

我听说很多小老板都喜欢用 Excel 来管库存，我就想知道具体咋操作呢。其实用 Excel 做库存管理挺方便的，下面咱就来唠唠。

创建库存表格：

得先建个工作表，把表头列好，像商品名称、规格、数量、进货日期、出货日期啥的。这就好比给库存建了个小档案，每个商品都有自己的“身份信息”。

录入基础数据：

把现有的库存信息填进去，商品名字要写准确，数量可别填错了，不然库存就对不上啦。这一步就像是给库存来个大点名，让你清楚知道都有啥货。

设置公式计算：

可以用公式算库存余额，比如用进货数量减去出货数量。这样每次有进出货，库存数量就自动更新了，省得自己一个一个去算。就像有个小助手帮你盯着库存一样。

建立数据验证：

给数量、日期这些单元格设置数据验证，比如数量不能填负数，日期格式要正确。这样能避免输入错误的数据，保证库存信息的准确性。就好比给库存信息上了把小锁，防止错误数据溜进去。

定期更新数据：

每次有进货或者出货，都要及时在 Excel 表里更新数据。不然库存信息就不准啦，可能会出现有货却以为没货，或者没货却还在卖的情况。就像每天都要给库存信息洗洗脸，让它保持干净准确。

要是觉得 Excel 管理库存有点麻烦，建米软件就能派上用场啦，它能更智能地管理库存，让你省心不少。

二、Excel 库存表怎么设置自动提醒？

朋友说用 Excel 做库存表，要是能自动提醒就好了，我想知道咋设置。其实自动提醒能让我们及时补货或者处理库存，挺实用的。

设置条件格式：

先选好要设置提醒的单元格，像库存数量这一列。然后设置条件格式，比如当库存数量低于某个值时，单元格颜色就变了。这样一眼就能看出哪些商品快没货了。就像给快没货的商品贴上了小红旗，提醒你要注意啦。

使用函数判断：

可以用 IF 函数来判断库存数量。比如“=IF(A2<10,"库存不足","正常")”，当库存数量小于 10 时，就显示“库存不足”。这样在表格里就能清楚看到库存状态。就像给库存状态安了个小喇叭，大声告诉你情况咋样。

设置数据验证提示：

给单元格设置数据验证，当输入不符合要求的数据时，弹出提示框。比如进货日期不能早于当前日期，要是输错了，就会弹出提示。这就像给数据输入加了个小警察，防止错误数据进来。

利用宏来实现提醒：

要是你懂点编程，还可以用宏来实现更复杂的提醒功能。比如定时检查库存，当有商品库存不足时，自动发邮件提醒你。这就像有个小秘书定时给你汇报库存情况。

结合建米软件：

建米软件在自动提醒方面更强大，它能根据你的设置，实时监控库存，一旦有异常就及时通知你，比 Excel 手动设置方便多了。

三、Excel 库存表如何进行数据分析？

我就想知道用 Excel 做的库存表咋进行数据分析呢。通过数据分析，能让我们更好地了解库存情况，做出合理的决策。

排序和筛选：

可以按库存数量、进货日期等进行排序，这样能快速找到库存最多或者最少的商品。筛选功能也很实用，比如只看某个时间段内进货的商品。就像在一堆商品里快速找出你想要的那部分。

数据透视表：

数据透视表能对库存数据进行汇总和分析。比如按商品类别统计库存数量、金额等。通过数据透视表，你能更清晰地看到库存的分布情况。就像把库存数据整理成一幅清晰的地图，让你一目了然。

图表分析：

用图表能更直观地展示库存数据。比如用柱状图对比不同商品的库存数量，用折线图看库存数量的变化趋势。图表就像给库存数据穿上了漂亮的衣服，让它更容易被理解。

计算比率和趋势：

可以计算库存周转率、缺货率等比率，还能分析库存数量的增长或下降趋势。通过这些数据，你能知道库存管理得好不好，需不需要调整策略。就像给库存管理做个体检，看看哪里有问题。

借助建米软件：

建米软件在数据分析方面有更强大的功能，它能自动生成各种报表和图表，还能进行更深入的数据分析，帮助你做出更科学的决策。

四、Excel 库存表与实际库存不符怎么办？

朋友说他用 Excel 做的库存表和实际库存对不上，我就想知道遇到这种情况咋解决呢。这可是个让人头疼的问题，下面咱就来想想办法。

重新盘点库存：

先停下手里的活，对实际库存来个全面盘点。把每个商品的数量都数清楚，做好记录。这就像给库存来个大扫除，把实际情况搞清楚。

核对出入库记录：

仔细检查 Excel 表里的出入库记录，看看是不是有记录错误或者遗漏的情况。可能是进货或者出货的时候，数据没及时准确地录入。就像检查账本，看看有没有记错账的地方。

查找数据录入错误：

检查数据录入过程中有没有输错数字、填错日期等情况。有时候一个小错误就能导致库存数据不准确。就像在一堆拼图里找那块放错位置的。

分析损耗和丢失情况：

想想是不是有商品损耗、丢失或者被盗的情况。如果有，要把这些情况记录下来，调整库存数据。就像给库存的“漏洞”补上。

使用建米软件：

建米软件能实时记录库存的出入库情况，减少数据录入错误，还能进行库存预警，让库存数据和实际情况更相符。