Excel表做库存单，小店铺用它管理库存，节省多少成本？

一、为什么用Excel表做库存单

在日常的库存管理中，很多人都会选择用Excel表来制作库存单。其实，这是有很多原因的。

操作简单易上手：对于大多数人来说，Excel是一款非常熟悉的软件，几乎每个办公人员都或多或少地使用过。它的界面和基本操作都很直观，不需要专门去学习复杂的软件操作知识。就好比小张，他是一家小文具店的老板，之前没有接触过专业的库存管理软件，但是通过简单的Excel教程学习，就能轻松地用Excel表来记录文具的库存情况。

灵活性高：Excel表可以根据不同的需求进行个性化的设置。比如，一家服装店可以根据自己的服装款式、颜色、尺码等信息，在Excel表中设置不同的列来详细记录库存。如果发现某个分类记录得不够详细，还能随时添加新的列进行补充。

成本低：使用Excel表制作库存单几乎不需要额外的成本，只要有安装了Excel软件的电脑就可以。对于一些小型企业或者个体商户来说，这可以节省一笔购买专业库存管理软件的费用。

二、Excel库存单的基本结构

要制作一个实用的Excel库存单，得了解它的基本结构。

表头信息：表头是库存单的重要组成部分，它包含了库存单的基本分类信息。一般来说，表头会有“商品名称”“规格型号”“期初数量”“入库数量”“出库数量”“期末数量”等内容。比如一家水果店，“商品名称”就是各种水果，像苹果、香蕉等；“规格型号”可以是水果的包装规格，如5斤装、10斤装等。

数据记录区域：这是用来填写具体库存数据的地方。每一行代表一种商品的库存信息，按照表头的分类依次填写相应的数据。例如，在记录苹果的库存时，就在“商品名称”列填写“苹果”，“期初数量”列填写一开始有的苹果数量，“入库数量”列填写新进货的苹果数量等。

汇总区域：汇总区域可以对库存数据进行统计和分析。比如可以计算所有商品的总库存数量、入库总数量、出库总数量等。可以使用Excel的函数来实现这些计算，像SUM函数就可以快速计算某一列数据的总和。

三、制作Excel库存单的步骤

下面就来详细说说制作Excel库存单的具体步骤。

创建新表格：打开Excel软件，新建一个空白的工作表。这就像是为库存单搭建了一个“房子”，接下来要在这个“房子”里布置各种“家具”。

设计表头：根据前面说的基本结构，在第一行输入表头信息。输入的时候要注意列的顺序和内容的准确性，这就好比给“房子”的每个房间贴上正确的标签。

设置格式：为了让库存单看起来更清晰、易读，可以对表格的格式进行设置。比如调整列宽和行高，让数据能够完整显示；设置字体、字号和颜色，突出重点内容。还可以给表头添加背景颜色，使它和数据记录区域区分开来。

输入初始数据：在数据记录区域输入现有的库存数据。输入数据时要认真仔细，避免出现错误。如果数据比较多，可以分批次输入，输入完一部分后检查一下是否正确。

设置计算公式：在汇总区域和一些需要计算的地方设置计算公式。比如“期末数量”可以通过“期初数量 + 入库数量 - 出库数量”来计算。在Excel中，可以使用公式栏输入相应的公式，然后按下回车键，就会自动计算出结果。

四、Excel库存单的管理技巧

制作好库存单后，还需要掌握一些管理技巧，让库存管理更加高效。

定期更新数据：库存情况是不断变化的，所以要定期更新库存单的数据。比如每天下班前，把当天的入库和出库数量记录到库存单中。这样才能保证库存数据的准确性，避免出现库存数量和实际不符的情况。

数据备份：为了防止数据丢失，要定期对Excel库存单进行备份。可以把文件保存到不同的存储设备中，比如U盘、移动硬盘等，也可以上传到云端存储。这样即使电脑出现故障，也不会丢失重要的库存数据。

数据筛选和排序：当库存单中的数据比较多的时候，可以使用Excel的筛选和排序功能来快速查找和分析数据。比如可以按照“期末数量”进行排序，找出库存数量较少的商品，及时进行补货。也可以通过筛选功能，只显示某一类商品的库存信息。

五、Excel库存单的局限性及解决办法

虽然Excel表做库存单有很多优点，但也存在一些局限性。

数据安全问题：Excel文件容易受到病毒、误删除等因素的影响，导致数据丢失或损坏。为了解决这个问题，可以设置文件密码，限制对库存单的访问权限。按照前面说的定期进行数据备份。

数据处理能力有限：当库存数据量非常大时，Excel的运行速度会变慢，甚至可能出现卡顿的情况。对于这种情况，如果企业的库存管理需求比较复杂、数据量很大，可以考虑使用专业的库存管理软件。比如建米软件，它能够处理大量的库存数据，并且具备强大的数据分析和管理功能，可以提高库存管理的效率和准确性。

多人协作困难：如果有多人需要同时对库存单进行操作和更新，Excel就不太方便了。建米软件支持多人在线协作，不同的人员可以根据权限对库存数据进行操作，数据实时同步，避免了多人操作时的数据冲突问题。

以上就是关于用Excel表做库存单的一些内容，希望这些分享能帮助大家更好地进行库存管理。

常见用户关注的问题：

一、Excel 做库存单如何设置自动计算功能？

我听说好多人用 Excel 做库存单的时候，都想让它能自动计算，这样就省了好多事儿。我就想知道这自动计算功能到底咋设置呢。

1. 利用公式计算库存数量：在 Excel 里，可以用简单的加减法公式来计算库存数量。比如，初始库存加上进货数量再减去出货数量，就是当前库存。在对应的单元格里输入“=初始库存单元格+进货数量单元格 - 出货数量单元格”，回车后就能自动算出结果啦。

2. 设置自动更新小计：如果库存单里有不同种类的货物，需要计算每种货物的小计。可以用 SUM 函数，选中要计算小计的单元格区域，在公式栏输入“=SUM(单元格区域)”，这样当数据有变化时，小计会自动更新。

3. 自动计算金额：库存单里经常要算货物的金额，这时候可以用单价乘以数量的公式。在金额单元格输入“=单价单元格数量单元格”，就能自动算出金额。而且如果单价或者数量有变动，金额也会跟着变。

4. 利用数据验证保证计算准确：为了避免输入错误的数据影响自动计算结果，可以设置数据验证。比如，限制数量只能输入正整数，这样能保证计算的准确性。

5. 建米软件助力：要是觉得 Excel 设置自动计算功能太麻烦，建米软件是个不错的选择。它有专门的库存管理模块，能自动完成各种计算，还能实时更新库存数据，非常方便。

二、Excel 库存单如何进行数据排序和筛选？

朋友说在 Excel 里做库存单，数据一多就不好找了，要是能排序和筛选就方便多了。我就想知道这排序和筛选功能咋用呢。

1. 按日期排序：库存单里一般都有进货日期或者出货日期，按日期排序能让数据更有条理。选中日期列，点击“数据”选项卡中的“排序”按钮，选择按日期升序或者降序排列，这样就能快速找到最新或者最旧的记录。

2. 按货物名称筛选：如果只想查看某一种货物的库存情况，可以用筛选功能。选中数据区域，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，在货物名称列的筛选箭头里，只勾选要查看的货物名称，其他的就会隐藏起来。

3. 按库存数量筛选：有时候想知道库存数量在某个范围内的货物有哪些，也可以用筛选功能。在库存数量列的筛选箭头里，选择“数字筛选”，然后设置数量范围，就能快速找到符合条件的货物。

4. 自定义排序：除了按常规的日期、名称等排序，还可以自定义排序规则。比如，按照货物的重要程度排序。在“排序”对话框里，点击“选项”，选择“自定义排序次序”，然后设置自己的排序规则。

5. 建米软件的优势：建米软件在数据排序和筛选方面做得更智能。它能根据用户的习惯自动推荐排序和筛选方式，而且操作更简单，即使是不太懂 Excel 的人也能轻松上手。

三、Excel 库存单如何制作图表展示数据？

我想知道用 Excel 做库存单，能不能把数据做成图表，这样看起来更直观。朋友推荐说图表能让人一眼就看出库存的变化情况。

1. 选择合适的图表类型：常见的库存单图表有柱状图、折线图和饼图。柱状图适合比较不同货物的库存数量；折线图能清晰地展示库存随时间的变化趋势；饼图可以直观地看出各种货物占总库存的比例。

2. 创建柱状图：选中要制作图表的数据区域，点击“插入”选项卡中的“柱状图”按钮，选择合适的柱状图样式，Excel 就会自动生成柱状图。可以对图表进行一些格式设置，比如调整颜色、字体等，让它更美观。

3. 制作折线图：如果想展示库存随时间的变化，就可以用折线图。同样选中数据区域，点击“插入” - “折线图”，选择合适的折线图类型。折线图能很清楚地看到库存的增减趋势。

4. 绘制饼图：要了解各种货物占总库存的比例，就用饼图。选中数据后，点击“插入” - “饼图”，Excel 会生成饼图。还可以在饼图上添加数据标签，显示具体的比例数值。

5. 建米软件的图表功能：建米软件也有强大的图表制作功能。它能根据库存数据自动生成多种类型的图表，而且图表的样式更丰富，还能进行动态展示，让用户更清晰地了解库存情况。

四、Excel 库存单如何进行数据备份和恢复？

假如你辛辛苦苦做的 Excel 库存单数据丢失了，那可就麻烦了。我就想知道咋对这些数据进行备份和恢复呢。

1. 手动备份：最简单的方法就是手动复制 Excel 文件到其他存储设备，比如 U 盘或者移动硬盘。定期进行手动备份，能防止数据因为电脑故障或者误删除而丢失。

2. 利用 Excel 的自动保存功能：Excel 有自动保存的设置。在“文件” - “选项” - “保存”里，可以设置自动保存的时间间隔和保存位置。这样即使遇到突然断电等情况，也能最大程度地减少数据丢失。

3. 使用云存储备份：把 Excel 库存单文件上传到云存储，比如百度网盘、腾讯微云等。云存储有很多优点，比如可以随时随地访问，而且安全性也比较高。

4. 数据恢复方法：如果 Excel 文件损坏或者丢失了，可以尝试用 Excel 的“打开并修复”功能。在“打开”对话框里，选择要打开的文件，点击“打开”旁边的下拉箭头，选择“打开并修复”。

5. 建米软件的数据安全保障：建米软件在数据备份和恢复方面做得很出色。它会自动定期备份库存数据，而且有专业的技术团队保障数据的安全。如果遇到问题，能快速恢复数据，让用户没有后顾之忧。