！手把手教你用电子表轻松搞定记账与进销存管理

一、电子表记账进销存的好处

在日常的生意经营当中，使用电子表来进行进销存记账有不少好处。成本低，基本上只要有电脑和办公软件就能操作，不需要额外花费大量资金去购买专业的进销存软件。比如一些小商贩，他们经营规模小，使用电子表记账就能满足基本需求，还能省下一笔软件购买费用。

操作简单：对于大多数人来说，电子表如 Excel 等软件是比较熟悉的，基本的表格操作很容易上手。就算没有专业的财务知识，也能快速学会用电子表记录进销存数据。就像开小便利店的老板，可能没学过复杂的财务知识，但通过简单的电子表操作就能记录商品的进货、销售情况。

灵活性高：可以根据自己的需求随意设计表格的格式和内容。不同的行业、不同的店铺，进销存管理的重点可能不同，使用电子表就能按照自己的实际情况进行个性化设置。例如服装店和文具店，它们关注的商品属性不同，用电子表就能分别设置适合自己的记账表格。

二、准备工作

确定记账内容：要先想清楚自己需要记录哪些信息。一般来说，进货方面要记录进货日期、商品名称、进货数量、进货单价、供应商等；销售方面要记录销售日期、商品名称、销售数量、销售单价、客户等；库存方面要记录当前库存数量、库存位置等。举个例子，如果你开的是水果店，进货时要记录水果的品种、进货的斤数、每斤的价格以及从哪个果农那里进的货。

选择合适的电子表格软件：常见的有 Excel、WPS 表格等。Excel 功能强大，应用广泛，很多人都在使用；WPS 表格则更符合国人的使用习惯，而且在免费版中也有很多实用的功能。你可以根据自己的使用习惯和电脑上已有的软件来选择。

规划表格结构：根据确定的记账内容，设计好表格的框架。可以先在纸上简单画一下，或者在电子表格中先大致布局。比如把进货信息放在一个工作表，销售信息放在另一个工作表，库存信息放在第三个工作表，这样分类清晰，便于查看和管理。

三、建立进货记录表

表头设计：在电子表格的第一行设置表头，包括进货日期、商品名称、规格型号（如果有）、进货数量、进货单价、进货金额（数量乘以单价）、供应商、备注等。例如，一家文具店进了一批铅笔，在表头对应的列中依次记录进货的日期、“铅笔”这个商品名称、铅笔的规格（如 HB 等）、进货的数量、每支铅笔的单价、总的进货金额、供应商的名称以及是否有优惠等备注信息。

数据录入：每次进货时，及时将相关信息录入到表格中。要保证数据的准确性，录入后可以检查一遍。比如进了 100 本笔记本，单价是 5 元，那么在数量列输入 100，单价列输入 5，金额列会自动计算出 500 元。

数据更新与维护：定期对进货记录表进行整理和更新。如果有退货等情况，要及时在表格中进行调整。比如进的一批货物中有部分质量不合格退给了供应商，就要在表格中相应地减少进货数量和金额，并在备注中说明退货原因。

四、建立销售记录表

表头设计：销售记录表的表头可以设置为销售日期、商品名称、规格型号、销售数量、销售单价、销售金额、客户、备注等。和进货记录表类似，但这里关注的是销售的情况。比如一家服装店卖出了一件衣服，在表头对应的列中记录销售的日期、衣服的名称、衣服的尺码（规格型号）、卖出的数量（一般为 1 件）、这件衣服的售价、购买衣服的客户信息以及是否有折扣等备注。

数据录入：每完成一笔销售，就把销售信息录入到表格中。可以在销售时直接在电子表格上操作，也可以先记录在纸上，等有空的时候再统一录入。例如，一家小超市在一天的营业结束后，把当天所有的销售记录集中录入到电子表格中。

销售数据分析：通过销售记录表，可以分析哪些商品卖得好，哪些商品滞销。比如统计一段时间内不同商品的销售数量和金额，就能知道哪些商品是畅销品，哪些商品需要调整销售策略。对于畅销品可以考虑增加进货量，对于滞销品可以进行促销活动。

五、建立库存记录表

表头设计：表头包括商品名称、规格型号、期初库存数量（即开始记录时的库存数量）、本期进货数量、本期销售数量、期末库存数量（期初数量加上进货数量减去销售数量）、库存位置等。以一家五金店为例，对于“螺丝刀”这个商品，记录它的期初库存数量、这一阶段进了多少把螺丝刀、卖出去多少把螺丝刀，最后算出期末的库存数量，并标记螺丝刀放在仓库的哪个位置。

数据更新：每次进货和销售后，及时更新库存数量。可以通过公式来自动计算期末库存数量，这样能减少手动计算的错误。比如在电子表格中设置公式，让期末库存数量这一列自动根据期初数量、进货数量和销售数量进行计算。

库存预警：可以设置一个库存预警值，当某种商品的库存数量低于预警值时，及时提醒补货。比如一家便利店的饮料，当库存数量低于 20 瓶时，就提醒店主及时进货，避免出现缺货的情况。

六、数据的核对与分析

数据核对：定期将进货记录、销售记录和库存记录进行核对，确保数据的一致性。比如每个月月底，对比进货的总数量和销售的总数量与库存的变化是否相符。如果发现数据有差异，要及时查找原因，可能是录入错误，也可能是有未记录的进货或销售情况。

数据分析：通过对进销存数据的分析，可以了解生意的经营状况。比如分析不同时间段的销售数据，找出销售的高峰期和低谷期，以便在高峰期做好库存准备，在低谷期进行促销活动。还可以分析不同商品的利润情况，对于利润高的商品可以加大推广力度。

借助工具辅助分析：当数据量比较大，分析起来比较复杂时，可以借助一些工具。这里可以试试建米软件，它能对进销存数据进行更深入的分析，生成各种直观的报表和图表，帮助你更清晰地了解生意的运营情况，比如能快速分析出哪些商品的销售额增长快，哪些商品的库存周转率低等。

七、注意事项

数据安全：要定期备份电子表格文件，防止数据丢失。可以将文件保存到 U 盘、移动硬盘或者云盘等。比如每个星期把进销存的电子表格文件备份到云盘上，这样即使电脑出现故障，数据也不会丢失。

权限管理：如果有多个人使用电子表格进行记账，要设置好不同的权限。比如只有老板可以修改进货价格等重要信息，员工只能录入销售数据等，这样可以保证数据的安全性和准确性。

持续学习与改进：随着生意的发展和电子表格软件功能的更新，要不断学习新的知识和技巧，改进记账的方法和表格的设计。比如学习电子表格中的一些高级函数，能让数据处理和分析更加高效。

以上就是使用电子表进行进销存记账的一些方法和步骤，希望能帮助你更好地管理生意的进销存情况。

常见用户关注的问题：

一、电子表记账进销存适合哪些行业？

我听说很多人都在问电子表记账进销存适合哪些行业，我就想知道这到底能覆盖多少种不同的生意场景呢。其实啊，电子表记账进销存适用的行业还挺多的。

1. 零售行业：像超市、便利店这些，每天要处理大量的商品进出货。用电子表记账进销存可以清楚记录每种商品的进货量、销售量和库存，方便及时补货，避免缺货情况的发生。比如说，建米软件在零售行业就有不错的应用，能帮助商家更好地管理商品的进销存。

2. 服装行业：服装款式多样，颜色、尺码也各不相同。电子表记账进销存可以对不同款式、颜色、尺码的服装进行精准管理，清晰知道每个款式的库存情况，便于及时调整进货策略。

3. 食品行业：食品有保质期的限制，通过电子表记账进销存能准确掌握食品的进货日期、保质期等信息，先销售临近保质期的食品，减少过期食品带来的损失。

4. 文具行业：文具种类繁多，从笔、本子到各种办公用品。利用电子表记账进销存可以清晰记录每种文具的库存和销售情况，合理安排进货，提高资金的使用效率。

二、电子表记账进销存的优势有哪些？

朋友说电子表记账进销存好像挺厉害的，我就挺好奇它到底有啥优势。下面就来详细说说。

1. 操作简单：电子表大家都比较熟悉，基本都会简单的操作。用电子表来进行进销存记账，不需要专门去学习复杂的软件操作，普通人都能快速上手。

2. 成本低：不需要额外购买昂贵的进销存管理软件，只需要有电子表格软件就可以进行操作，大大降低了企业的管理成本。

3. 灵活性高：可以根据自己的需求和业务特点，自由设计电子表的格式和内容，满足不同的记账和管理需求。比如建米软件也有一定的灵活性，但电子表在这方面更能随意调整。

4. 数据直观：通过电子表呈现的数据一目了然，能快速看到商品的进货、销售和库存情况，方便进行数据分析和决策。

三、电子表记账进销存可能会遇到哪些问题？

我想知道电子表记账进销存这么方便，会不会也有一些问题呢。其实在使用过程中，还是可能会碰到一些状况的。

1. 数据安全问题：电子表一般保存在本地电脑，如果电脑出现故障、丢失或者被盗，数据就有可能丢失。而且电子表的加密功能相对较弱，容易被他人获取数据。

2. 数据准确性问题：人工录入数据时，难免会出现错误，比如输错数字、漏输信息等。一旦数据录入错误，就会影响整个进销存数据的准确性。

3. 数据处理效率低：当业务量较大时，电子表处理数据的速度会变慢，而且查找和统计数据也会变得困难。相比之下，建米软件在数据处理效率上会更有优势。

4. 缺乏实时性：电子表的数据更新需要手动操作，如果不能及时更新数据，就无法实时掌握商品的进销存情况。

四、如何从电子表记账进销存过渡到专业软件？

假如你用电子表记账进销存一段时间后，发现有些力不从心了，就会考虑过渡到专业软件。下面说说该怎么做。

1. 评估需求：先分析自己企业的业务需求，看看专业软件需要具备哪些功能，比如是否需要多用户协作、是否需要与其他系统集成等。

2. 选择软件：市场上有很多专业的进销存软件，像建米软件就是不错的选择。要综合考虑软件的功能、价格、口碑等因素，选择最适合自己企业的软件。

3. 数据迁移：将电子表中的数据准确无误地迁移到专业软件中。这需要仔细核对数据，确保数据的完整性和准确性。

4. 人员培训：让员工熟悉专业软件的操作。可以参加软件供应商提供的培训课程，或者请专业人员进行现场指导，提高员工的操作技能。