！手把手教你用电子表格实现高效进销存管理

一、认识进销存和电子表格

在咱们日常的商业活动里，进销存有很关键的地位。简单来说，进货就是采购商品，销售是把商品卖出去，而库存则是记录还有多少商品没卖。就拿一家小超市来说吧，老板从供应商那里进了一批饮料，这就是进货；顾客来买饮料，这就是销售；而货架上和仓库里剩下的饮料，就是库存。

电子表格大家应该都不陌生，像Excel、WPS表格等。它就像是一个大账本，能把各种数据清晰地记录下来。用电子表格做进销存，其实就是把进货、销售和库存的数据都整理到表格里，方便我们查看和管理。

二、创建进销存表格的前期准备

明确需求和目标：不同的生意，进销存管理的重点也不一样。比如服装店，可能更关注不同款式、颜色、尺码的衣服的进销存情况；而水果店则更在意水果的新鲜度和保质期。所以在开始创建表格之前，得先想清楚自己要管理哪些数据，想通过表格得到什么信息，是想知道每天的销售额，还是哪些商品库存快没了。

规划表格结构：一般来说，进销存表格至少要有进货表、销售表和库存表。进货表要记录进货日期、商品名称、数量、单价、供应商等信息；销售表要记录销售日期、商品名称、数量、单价、客户等信息；库存表则要实时反映每种商品的库存数量。可以先在纸上画个草图，规划好每个表格的列和行，这样创建起来就更有条理。

三、创建进货表

表头设计：进货表的表头就像是一份清单的标题，要包含必要的信息。第一列一般是进货日期，这能让我们清楚什么时候进的货；第二列是商品名称，准确记录进的是什么商品；第三列是商品编号，如果商品种类多，编号能方便快速查找；第四列是数量，记录进了多少件商品；第五列是单价，也就是每件商品的进货价格；第六列是金额，金额等于数量乘以单价；最后还可以加上供应商信息，方便以后和供应商对账。

数据录入：每次进货的时候，就按照表头的要求把数据填进去。比如，一家文具店进了一批笔记本，进货日期是2024年10月1日，商品名称就是“笔记本”，商品编号假设是001，进了100本，单价是5元，那么金额就是500元，供应商是XX文具厂。填好后，检查一下数据有没有错误。

数据计算：在电子表格里，我们可以用公式来自动计算金额。比如在金额那一列，选中单元格后，输入“=数量单元格单价单元格”，然后按下回车键，金额就自动算出来了。这样能避免手动计算出错，提高效率。

四、创建销售表

表头设计：销售表的表头和进货表有相似的地方，但也有不同。同样要有销售日期、商品名称、商品编号、数量、单价和金额，另外还可以加上客户信息，比如客户姓名或者客户编号。

数据录入：每完成一笔销售，就把相关数据录入到销售表中。比如，一位顾客在文具店买了5本笔记本，销售日期是2024年10月5日，商品名称和编号和进货表对应，数量是5本，单价假设是8元，金额就是40元，客户姓名可以记录下来。

销售统计：我们可以通过电子表格的筛选和排序功能，对销售数据进行统计。比如想知道某个时间段内某种商品的销售数量和金额，就可以筛选出相应的日期和商品名称，然后对数量和金额进行求和计算。

五、创建库存表

表头设计：库存表的表头主要有商品名称、商品编号、期初库存、本期进货、本期销售和期末库存。期初库存就是一开始的库存数量，本期进货是在这个时间段内进的货的数量，本期销售是卖出去的数量，期末库存等于期初库存加上本期进货减去本期销售。

数据关联：库存表的数据和进货表、销售表是相关联的。我们可以用函数来引用进货表和销售表中的数据。比如在本期进货这一列，用函数引用进货表中对应商品的进货数量总和；在本期销售这一列，引用销售表中对应商品的销售数量总和。这样，期末库存就能自动计算出来。

库存预警：为了避免商品缺货或者积压，我们可以设置库存预警。比如，当某种商品的期末库存低于一定数量时，电子表格会自动提醒我们补货。可以通过条件格式来设置，当库存数量小于某个值时，单元格的颜色会发生变化，这样一眼就能看到哪些商品需要补货了。

六、使用电子表格进行进销存分析

销售趋势分析：通过对销售表的数据进行分析，我们可以了解商品的销售趋势。比如，绘制折线图来展示不同时间段内某种商品的销售数量变化。如果发现某种商品的销售数量呈上升趋势，就可以考虑增加进货量；反之，如果呈下降趋势，就要分析原因，是市场需求减少了，还是有竞争对手推出了类似的产品。

库存周转率分析：库存周转率反映了库存的周转速度。计算公式是销售成本除以平均库存。库存周转率越高，说明库存周转越快，资金占用成本越低。我们可以定期计算库存周转率，来评估库存管理的效率。

利润分析：利润等于销售金额减去进货成本。通过电子表格，我们可以分别计算出每种商品的利润，然后对所有商品的利润进行汇总。这样就能清楚哪些商品是盈利的，哪些商品是亏损的，从而调整进货策略。

七、电子表格进销存的局限性和建米软件的引入

虽然电子表格能满足一些简单的进销存管理需求，但也有它的局限性。比如，当数据量很大时，电子表格的运算速度会变慢，而且容易出现数据错误；电子表格不便于多人同时操作，团队协作起来不太方便。

这时候，可以试试建米软件。它能很好地解决电子表格的这些问题。建米软件有强大的运算能力，能快速处理大量的进销存数据，保证数据的准确性。而且它支持多人同时在线操作，不同部门的人员可以同时对进销存数据进行录入和查询，大大提高了工作效率。

以上就是关于用电子表格进行进销存管理的一些方法和技巧，希望能对大家有所帮助。在实际使用中，可以根据自己的需求进行调整和优化。

常见用户关注的问题：

一、电子表格做进销存难不难啊？

我就想知道，好多人想用电子表格做进销存，这到底难不难呢。其实啊，这事儿不能一概而论。下面我来给你详细说说。

数据处理难度：电子表格处理少量数据的时候，确实不难。你可以很轻松地录入、修改数据。但要是数据量一大，比如每天有上百笔的进出货记录，那处理起来就容易乱套了，查找特定数据也会变得很麻烦。

公式运用：想让电子表格实现进销存的基本功能，像计算库存数量、成本之类的，就得用到公式。对于不太懂公式的人来说，这可有点头疼。而且公式一旦设置错了，结果就全错了。

数据安全：电子表格的数据安全相对较弱。要是不小心误删了数据，或者文件损坏了，恢复起来可能会很困难。不像一些专业的进销存软件有数据备份和恢复功能。

功能扩展性：电子表格的功能是有限的。如果后期你想增加一些复杂的功能，比如生成详细的报表分析、进行多仓库管理等，电子表格就很难满足了。这时候就可以考虑像建米软件这样专业的进销存软件，它能提供更丰富的功能。

二、电子表格进销存能满足企业需求吗？

朋友推荐我研究研究电子表格进销存，我就想知道它到底能不能满足企业的需求。下面来分析分析。

小型企业：对于一些规模较小、业务简单的企业，电子表格进销存可能暂时能满足需求。它成本低，操作也相对简单，企业可以快速上手使用。

数据准确性：电子表格容易出现人为输入错误，数据的准确性可能无法得到很好的保证。而企业的进销存数据关系到成本核算、利润计算等重要方面，不准确的数据可能会给企业带来损失。

业务发展：随着企业的发展，业务会越来越复杂，电子表格的局限性就会逐渐显现出来。它可能无法处理大量的订单、多渠道的销售数据等。这时候就需要更专业的软件，比如建米软件，它可以随着企业的发展不断升级和扩展功能。

协同工作：在企业中，不同部门可能都需要用到进销存数据。电子表格在协同工作方面比较弱，多人同时操作容易出现数据冲突。而专业软件可以实现多人实时协同操作，提高工作效率。

三、电子表格进销存和专业软件哪个好？

我听说好多人在纠结电子表格进销存和专业软件哪个好，我也想探讨探讨。

功能方面：电子表格的功能比较基础，主要就是数据的录入和简单计算。而专业软件，像建米软件，功能就丰富多了，有采购管理、销售管理、库存管理等多个模块，能全面满足企业的进销存需求。

操作便捷性：电子表格操作简单，容易上手。但对于复杂的业务流程，操作起来就会很繁琐。专业软件虽然前期需要一定的学习成本，但一旦熟悉了，操作起来会更高效，能节省大量的时间和精力。

数据安全性：前面也提到过，电子表格的数据安全存在隐患。专业软件有完善的数据安全机制，比如数据加密、备份恢复等功能，能更好地保护企业的重要数据。

成本方面：电子表格几乎没有成本，只需要有办公软件就行。专业软件可能需要一定的购买费用和后期的维护费用。但从长远来看，专业软件带来的效率提升和管理优化，能为企业节省更多的成本。

四、电子表格进销存怎么保证数据准确？

假如你用电子表格做进销存，肯定希望数据准确。我就来给你说说怎么保证。

规范录入流程：制定严格的数据录入规范，比如统一的日期格式、商品名称格式等。这样可以避免因为录入不规范导致的数据错误。

双人核对：安排两个人对录入的数据进行核对，一个人录入，另一个人检查。这样可以大大降低人为输入错误的概率。

定期盘点：定期对实际库存进行盘点，然后和电子表格中的数据进行对比。如果发现有差异，及时查找原因并进行修正。

使用公式验证：合理运用电子表格的公式进行数据验证。比如设置库存数量不能为负数的公式，一旦出现异常数据就能及时发现。要是觉得电子表格在数据准确保证方面还不够完善，也可以考虑使用建米软件，它有更智能的数据验证和纠错功能。